Ein Forecast im Controlling ist eine datenbasierte Prognose zukünftiger Geschäftsentwicklungen. Diese sind mittlerweile für Unternehmen unverzichtbar, um Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig gegenzusteuern, sei es im Bereich Finanzen, Personal oder im Vertrieb. Im Vergleich zum klassischen Budget bieten Forecasts eine realistische Sicht auf die nahe Zukunft, denn sie werden regelmäßig angepasst, um eine maximale Reaktionsfähigkeit zu ermöglichen.
Key Facts
- Forecasts sind heute ein strategisches Steuerungsinstrument, ob in der Personalplanung, in Investitionen oder beim Sales Forecasting.
- Forecasts sind dynamischer als Budgets.
- Es gibt drei Forecast-Methoden: rollierend, werttreiberbasiert und effektbasiert.
Vorweg geklärt: Was ist Controlling?
Controlling beschreibt die zielgerichtete Planung, Steuerung und Überwachung sämtlicher Abläufe im Unternehmen. Dabei geht es nicht nur um die Auswertung von Zahlen, sondern vor allem um die Bereitstellung entscheidungsrelevanter Informationen, die sowohl strategische als auch operative Unternehmensziele unterstützen. Als zentrales Steuerungsinstrument hilft Controlling dabei, frühzeitig Handlungsspielräume zu erkennen und Maßnahmen zur Zielerreichung aktiv zu gestalten.
Definition: Was genau ist ein Forecast?
Ein Forecast ist eine dynamische, datenbasierte Prognose über die künftige Entwicklung eines Unternehmens. Er basiert auf historischen Werten, aktuellen Ist-Zahlen und zukunftsgerichteten Trends, sowie externen Faktoren wie Marktveränderungen oder politischen Einflüssen. Während Budgets einmal jährlich festgelegt werden, erlaubt der Forecast eine laufende Anpassung. Dies ist insbesondere in unsicheren oder wachsenden Märkten relevant. Das Ziel besteht darin, Chancen zu identifizieren und Risiken abzuwehren, bevor sie entstehen.
Im Kontext moderner Unternehmenssteuerung spielt auch FP&A (Financial Planning & Analysis) eine wachsende Rolle. FP&A verknüpft Forecasting mit Planung und Reporting und schafft so eine transparente Entscheidungsgrundlage für das Management.
Was ist ein Forecast im Controlling?
Mithilfe des Forecasts soll das Controlling frühzeitig Abweichungen zwischen Plan und Realität erkennen und rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten. Besonders in Bereichen wie der Personal- oder Investitionsplanung ist es entscheidend, die Realität fortlaufend mit den ursprünglichen Plänen abzugleichen.
Dabei kommen verschiedene Forecast-Methoden zum Einsatz, die Unternehmen je nach Branche, Datenlage und Zielsetzung individuell kombinieren können:
| Methoden | Beschreibung |
| Rolling Forecast | Regelmäßige Aktualisierung; eignet sich für wechselhafte Märkte. |
| Werttreiberbasiert | Fokus auf zentrale Einflussgrößen (z. B. Absatz, Personalkosten), fokussiert auf das Wesentliche. |
| Effektbasiert | Betrachtung externer Faktoren (z. B. Gesetzesanpassungen, Rohstoffpreise, Marktveränderungen). |
Wie mache ich einen Forecast?
Ein effektiver Forecast konzentriert sich auf das Wesentliche und lässt sich mit wenigen, aber relevanten Kennzahlen erstellen. Er folgt einem strukturierten Ablauf von der Datensammlung bis zur Szenarienanalyse. Ein möglicher Ablauf könnte wie folgt aussehen:
- Festlegung des Forecast-Ziels und des -Zeitraums: Was soll vorhergesagt werden (z. B. Umsatz, Kosten)? Über welchen Zeitraum soll die Vorhersage gelten?
- Daten sammeln und aufbereiten: Historische Ist-Daten, Informationen zu externen und internen Faktoren sowie die Qualität und Aktualität der Daten, zum Beispiel aus ERP- oder CRM-Systemen, sind entscheidend.
- Auswahl der Methode: Rolling, werttreiberbasiert oder effektbasiert
- Berechnung und Modellierung: Prognose wird mit mathematischen Modellen oder Algorithmen berechnet.
- Prüfen und Anpassen: Die Ergebnisse sind durch Controller und Fachbereiche zu prüfen, mit aktuellen Entwicklungen abzugleichen und ggf. anzupassen.
- Szenarioanalysen können bei Abweichungen durchgeführt werden, um die Reaktionsmöglichkeiten zu definieren.
- Regelmäßige Aktualisierung: um auf Marktveränderungen zu reagieren und sicherzustellen, dass die Planung immer auf dem neuesten Stand ist.
Die Qualität eines Forecasts lässt sich auch messen, beispielsweise anhand folgender KPIs:
- Forecast-Trefferquote,
- Durchlaufzeit,
- Effizienzquote (Anteil Analysezeit vs. Datensammlung) und
- Datenaktualität.
Diese Kennzahlen helfen dabei, Forecast-Prozesse effizient und steuerbar zu gestalten. Dafür sind klar definierte Verantwortlichkeiten, saubere Datenquellen und idealerweise eine Toolunterstützung notwendig, da ansonsten ineffiziente Prozesse und hohe Durchlaufzeiten drohen.
Was ist ein Forecast im Vertrieb?
Vorhersagen können auch in speziellen Anwendungsbereichen eingesetzt werden. Im Vertrieb wird er Sales Forecast genannt und spielt eine zentrale Rolle bei der Umsatzplanung, der Kapazitätssteuerung, der Produktionsplanung und der Zielvereinbarung. Die Prognosen basieren auf CRM-Daten, Opportunity-Stufen und historischen Verkaufszahlen.
Flexibler planen mit dem richtigen Forecast
Forecasts sind heute mehr als ein Planungsinstrument. Sie sind eine agile Entscheidungsgrundlage, die Unternehmen dabei unterstützt, ihren wirtschaftlichen Kurs regelmäßig zu überprüfen, auf neue Gegebenheiten zu reagieren und fundierte Entscheidungen zu treffen, bevor Risiken entstehen. Ein gut strukturierter Forecasterhöht die Planungssicherheit und ist besonders wertvoll, wenn sich Märkte, Teams oder Budgets schnell verändern, ob im Controlling, im Vertrieb oder im Personalbereich.Mit der HR-Berichten von Factorial lassen sich Forecasts effizient umsetzen. Echtzeitdaten aus HR, Finanzen, Projekten und Zeiterfassung stehen in einem zentralen System zur Verfügung. Die integrierten Analytics-Funktionen ermöglichen es, über personalisierte Dashboards Forecasts zu erstellen, zu überwachen und anzupassen.
