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Personalplanung

Personalplanung: Definition, Ziele, Instrumente und mehr

Das Personal zählt zu den bedeutendsten Kosten- und Erfolgsfaktoren in einem Unternehmen. Das Management wird mit der Planung des Personals vor große Herausforderungen gestellt: Qualifizierte Arbeitskräfte finden, gleichzeitig steigende Anforderungen an den Mitarbeiter durch technischen Wandel sowie Möglichkeiten bei der Personalplanung – all das ist durch gesetzliche, tarifliche und betriebliche Bedingungen beschränkt und wird oftmals durch die mangelnde Anpassungsgabe des Personals an veränderte Marktbedingungen erschwert.

Die Personalplanung zu steuern benötigt ein gewisses Know How, um entsprechende Maßnahmen einleiten zu können. Zudem kann die Suche nach Personal einen erheblichen Zeitaufwand darstellen. Eine strategische Personalplanung ist also wichtig für den Unternehmenserfolg. In diesem Artikel fassen wir alles Wissenswerte für Sie zusammen.

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Definition: Was bedeutet Personalplanung?

Die Personalplanung ist Teil des Human Resources Management und beschäftigt sich mit der Planung des Bedarfs an Beschäftigten in Unternehmen. Den Schwerpunkt legt sie in der Versorgung von benötigten Arbeitnehmern mit den richtigen Qualifikationen. 

Dies stellt den Einsatz von Mitarbeitern zur richtigen Zeit am richtigen Ort sicher und ermöglicht eine bestmögliche Realisierung von unternehmenspolitischen Zielen. Die Personalplanung gilt als Teilaufgabe der Personalwirtschaft und der Unternehmensplanung.

Ziele und Aufgaben der Personalplanung

Ziel der Personalplanung ist das Erreichen eines idealen personellen Zustands. Die ideale Verteilung von zur Verfügung stehenden Mitarbeitern bewirkt eine Steigerung der Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter und folglich des Unternehmens. Konkrete Ziele leiten sich aus den individuellen Unternehmenszielen ab. Das Unternehmen stellt sich an dieser Stelle folgende Fragen:

  • Wie hoch ist der Personalbedarf und welche Qualifikation wird benötigt?
  • Für welche Art von Unternehmenskultur wird sich entschieden?
  • Wie sieht die demographische Struktur aus?
  • Welche Positionen sind zu besetzen?

Die Wahrung der Mitarbeiterzufriedenheit spielt dabei eine wesentliche Rolle. Das größte Ziel ist es, den personellen Zustand zu erfassen und einen idealen Soll Zustand mit durchgehender Optimierung zu erreichen. Als Werkzeug dienen hierbei die Teilbereiche der Personalplanung.

Die Aufgaben der Personalplanung sind auf den Personalbestand ausgerichtet. Die Entscheidung, für welche Schwerpunkte sich das Unternehmen entscheidet, richtet sich nach den Unternehmenszielen.

Bereiche der Personalplanung im Überblick

Die Personalplanung umfasst verschiedene Teilbereiche:

Kollektive Personalplanung

Ein Teilbereich ist die kollektive Personalplanung. Hierbei geht es um Maßnahmen, die das Personal generell betrifft und Anwendung auf einzelne Mitarbeiter findet.

Personalbestandsplanung

Ein weiterer Teilbereich ist die Personalbestandsplanung. In der Personalbestandsplanung wird die Anzahl an Arbeitnehmern für die einzelnen Abteilungen eines Unternehmens entschieden.

Kriterien für die Auswahl sind bspw. Altersdurchschnitt und Qualifikationen. Wird ein erfahrenes oder junges Team gebraucht? Dazu gehört auch die Verwaltung des aktiven Personals und die Entscheidung darüber, welche Mitarbeiter das Unternehmen weiterhin anstellen möchte.

Um neue Arbeitnehmer an sich zu ziehen, sind Personalmarketing sowie Employer Branding beliebte Maßnahmen.

Instrumente der Personalplanung

Personalbedarfsplanung

Der nächste Teilbereich ist die Personalbedarfsplanung. Sie ermittelt, in welchen Bereichen eine Über- bzw. Unterversorgung mit Personal besteht. Zugleich wird geprüft, ob genügend qualifizierte Fachkräfte zur Verfügung stehen. Wird ein Mangel festgestellt, trägt das Personalwesen die Verantwortung dafür, entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung sorgt für eine passende Verteilung des Personals auf die zu vergebenden Stellen. Ziel ist es, die Auswahl der Mitarbeiter für die einzelnen Stellen zu finden und zu entscheiden, welche Mitarbeiter sich als Führungskraft eignen und wie die Arbeitszeit geregelt wird.

Dabei sind rechtliche sowie tarifliche Regelungen, die eine Umverteilung des Personals erschweren können, zu beachten.

Eine Möglichkeit wäre z. B. die Beschäftigung von vielen gleichwertig qualifizierten Mitarbeitern, die die gleiche Art von Aufgaben verrichten können. Das können z. B. Schwestern in einem Krankenhaus sein.

Personalentwicklungplanung

Die Personalentwicklungsplanung stellt eine hohe fachliche Qualifikation der Mitarbeiter sicher. Diese umfasst die Ausbildung neuer Mitarbeiter und die fachliche sowie persönliche Weiterbildung der bereits angestellten Mitarbeiter. Dem Schaffen neuer Strukturen wie z. B. ein Schulungsprogramm, Coaching etc. wird aus diesem Grund eine hohe Bedeutung zugeschrieben.

Personalkostenplanung

Die Personalkostenplanung verwaltet das Budget, das für die Anstellung des Personals erforderlich ist. Es handelt sich um Fixkosten, die ein Unternehmen mit Ihrem Betrieb decken muss. Eine genaue Planung des Budgets ist für den Erfolg des Unternehmens entscheidend.

Werden Mitarbeiter gerecht bezahlt und sogar Maßnahmen dafür eingeleitet, die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen, stellt dies eine gute Investition dar. Zudem erzeugen Unternehmen eine hohe Motivation, Identifikation und Bindung an das Unternehmen.

Ziele der Personalplanung

Instrumente der Personalplanung

Die Instrumente der Personalplanung fundieren als Hilfsmittel der Mitarbeiterplanung. Wir haben sie im folgenden Abschnitt für Sie zusammengefasst:

Stellenbeschreibung

Die Stellenbeschreibung bestimmt die Anforderungen, die mit dem Arbeitsplatz einhergehen. Daraus leitet sich das Anforderungsprofil an den Arbeitnehmer ab. Eine Stellenbeschreibung enthält i.d.R. folgende Eigenschaften:

  1. Genaue Bezeichnung der anzubietenden Stelle
  2. Die organisatorische Einbindung in das Unternehmen
  3. Über- und Unterstellung
  4. Ziel der Stelle
  5. Hauptaufgaben der Stelle
  6. Verantwortungen des Stelleninhabers
  7. Art der Stellvertreter-Lösung
  8. Beziehung zu anderen Stellen im Betrieb
  9. Sonstige Anforderungen an den Inhaber der Stelle

Stellenplan

Der Stellenplan beinhaltet alle Stellen mit der Angabe, ob sie besetzt ist oder nicht. Er zeigt die kompletten Leistungszusammenhänge auf. Außerdem zeigt er den Bedarf an Stellen und Personal, die zur Erledigung von Aufgaben benötigt werden. Eine Darstellung als Organigramm oder Liste erweist sich als geeignet.

Stellenbesetzungsplan

Der Stellenbesetzungsplan basiert auf dem Stellenplan. Er zeigt die Ist-Situation des Unternehmens auf und welche Stellen von wem momentan besetzt sind. Die Differenz des Stellenplans und dem Stellenbesetzungsplan entspricht entweder einem Personalüberhang oder zeigt einen Personalbeschaffungsbedarf an.

Anforderungsprofil

Das Anforderungsprofil enthält alle Fähigkeiten und weitere Anforderungen, denen ein Stelleninhaber gerecht zu werden hat. Die Anforderungsprofile auf Stellen beziehen sich immer nur auf die Stelle und nicht auf den einzelnen Mitarbeiter.

Die Personalbeschaffung stellt dem Anforderungsprofil eine hohen Stellenwert zu, denn es gilt die ausschließliche Aufnahme von eindeutig definierbaren und überprüfbaren Merkmalen.

Qualifikationsprofil

Das Qualifikationsprofil besteht aus allen Fähigkeiten, die ein Bewerber für eine Stelle zu erfüllen hat. Es schließt das gesamte Leistungspotenzial sowie die Leistungsbereitschaft mit ein.

Laufbahn-/ Nachfolgeplan

Der Laufbahn-/ Nachfolgeplan enthält alle Informationen über die Positionen, die ein Mitarbeiter erreichen kann, um in der Hierarchie nach oben aufzusteigen. Ein Nachfolgeplan beschreibt eine Stelle mit Informationen, die eine Person erfüllen muss, um in der Zukunft eine frei zu werdende Stelle zu besetzen.

Personalstatistiken

Die Personalstatistiken veranschaulichen die Informationen über die Personalplanung eines Unternehmens. Darzustellende Daten sind unter anderem die Altersstruktur und die Qualifikationsstruktur unter fachlichen und beruflichen Gesichtspunkten.

Vorteile der Personalplanung

Die Personalplanung sorgt dafür, dass zukünftige Entwicklungen rechtzeitig vorhergesagt und Personalverantwortliche somit vorausschauend handeln können. Ein Mangel an Personal z.B. wird frühzeitig erkannt und kann in der Personalplanung berücksichtigt werden.

Zudem stellt die Planung sicher, dass Stellen ausschließlich mit Personal besetzt sind, das die benötigten Qualifikationen aufweist. Dadurch werden die Kosten für die Personalbeschaffung gesenkt.

Ungeplante und plötzlich notwendige Maßnahmen können teuer werden. Die Personalplanung ermöglicht das Vorhersehen der Entwicklung von Personalkosten und hilft dabei, Innovationen umzusetzen. Sie schafft Klarheit über Arbeitsbereiche und deren Anforderungen und zeigt auf, wie bereits vorhandene Qualifikationen und Arbeitskräfte optimal eingesetzt werden können.

Die Mitarbeiter erhalten eine hohe Arbeitsplatzsicherheit, da eine frühzeitige Anpassung der Mitarbeiter an veränderte Anforderungen ermöglicht wird. Die Aufstiegschancen der Mitarbeiter steigen durch eine höhere Transparenz bspw. im Laufbahn- und Nachfolgeplan.

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