In einer zunehmend komplexen Zeit mit zahlreichen Aufgaben, die sowohl am Arbeitsplatz als auch privat erledigt werden müssen, fühlen sich immer mehr Menschen durch ständiges Multitasking gestresst. Auch Studien zeigen, dass Multitasking die Produktivität mindert. Aus diesem Grund entwickelte David Allen die Getting-Things-Done-Methode (GTD), nach der durch die Externalisierung von To-dos der Kopf frei wird. Durch die dadurch gewonnene mentale Entlastung können wir deutlich produktiver arbeiten.
Wie die Methode im Detail funktioniert, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze:
- Die Getting-Things-Done-Methode (GTD) entlastet den Kopf, indem To-dos in ein digitales oder analoges System ausgelagert werden.
- Studien zeigen, dass Multitasking Stress verursacht – GTD schafft hier Abhilfe durch klare Struktur und Fokus.
- Zu den Vorteilen der Methode zählen bessere Übersicht und reduzierte mentale Belastung. Das System muss jedoch regelmäßig gepflegt werden, und die Ersteinrichtung kostet etwas Zeit, kann durch digitale HR-Tools jedoch deutlich beschleunigt werden.
Was ist die Getting-Things-Done-Methode?
Sie haben so viel im Kopf, werden innerlich unruhig und angespannt, wissen gar nicht, wo Sie zuerst anfangen sollen, weil Ihnen so viele Gedanken gleichzeitig durch den Kopf schwirren? Diese mentale Überlastung kann schnell zu Nervosität, Angespanntheit und Stress führen – und damit sind Sie nicht allein.
Auch der US-amerikanische Autor und Berater David Allen hat dieses Problem erkannt. Mit seiner „Getting Things Done“-Methode beschreibt er in seinem Buch „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“, dass unser Geist kein guter Speicherort für all die kleinen und großen Aufgaben des Alltags ist. Wenn wir versuchen, alles im Kopf zu behalten, blockiert das unsere Konzentration und mindert unsere Produktivität.
Sein Tipp: Übertragen Sie alles – von Deadlines bis To-dos – in ein externes System, egal ob auf Papier oder in einem digitalen Tool. Auf diese Weise wird Raum im Kopf geschaffen und Sie können sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren.
Und: Dass Multitasking unserer Gesundheit nicht zuträglich ist, zeigen zahlreiche Studien. So konnte eine Untersuchung von Wissenschaftler*innen aus Erlangen/Nürnberg nachweisen, dass Multitasking bei den Proband*innen signifikant Stress ausgelöst hat.
Was bedeutet GTD?
GTD steht für Getting Things Done (Getting Things Done Deutsch: „Dinge erledigen“).
Ablauf: Wie viele Schritte umfasst die GTD-Methode?
Doch wie kann man sich das GTD-System konkret vorstellen? David Allen beschreibt fünf Handlungsschritte, um anstehende Aufgaben zu erfassen und zu externalisieren.
Was also gehört zu einem GTD-System, um sich bestmöglich organisieren zu können?
1. Sammeln und Erfassen von anstehenden Aufgaben
Im ersten Schritt erfassen Sie alle anstehenden Aufgaben in einer, wie Allen es nannte, „Inbox“ (Eingangskorb). Dabei ist die „Inbox“ weniger als E-Mail-Postfach vorstellbar, sondern vielmehr als externe To-do-Liste/n. Je nach Anforderung oder Anspruch können Sie diese ganz einfach auf einem Blatt Papier notieren oder aber auch ein digitales Tool nutzen.
2. Verarbeiten der Aufgaben
Im nächsten Schritt werden die gesammelten Informationen aus dem „Eingangskorb“ in umsetzbare Aufgaben oder Projekte überführt. Das ist wichtig, um Klarheit zu schaffen.
Dafür müssen Sie alle nötigen Kontextinformationen ergänzen:
- Titel und Beschreibung: Geben Sie der Aufgabe einen präzisen Titel und fügen Sie eine kurze Beschreibung oder Hintergrundinformationen hinzu.
- Zuständigkeiten: Weisen Sie die Aufgabe der verantwortlichen Rolle oder Person zu.
- Deadlines und Priorität: Legen Sie Fälligkeitsdaten fest und legen Sie Prioritäten fest.
- Ressourcen: Hinterlegen Sie alle zugehörigen Dokumente oder benötigten Unterlagen.
Tipps: Kleine Aufgaben zuerst erledigen. Das ist ein psychologischer Trick, weil die Anzahl der Aufgaben schnell weniger wird. Wenn eine Aufgabe in zwei Minuten oder weniger erledigt ist, machen Sie das sofort.
Sie können diese Methode natürlich auch mit anderen Selbstmanagement-Methoden bzw. Zeitmanagement-Methoden wie beispielsweise „Eat the Frog“ oder der „Pomodoro-Technik“ kombinieren.
Exkurs: Digitales Projektmanagement und Organisation mit Factorial
Wenn Sie für die GTD-Methode ein digitales Tool nutzen möchten, kann Factorial Sie unterstützen. Mit der HR-Software von Factorial können Sie Ihre gesammelten Aufgaben effizient verwalten, den Arbeitsfortschritt verfolgen und Verantwortlichkeiten zuweisen.
Factorial unterstützt die Organisation der gesammelten Aufgaben durch zwei Hauptansichten:
- Listenansicht: Ein strukturiertes Tabellenlayout, in dem Sie alle Aufgabendetails schnell anzeigen, filtern und sortieren können. Hier behalten Sie den Überblick über Status (Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt, Verworfen), Fälligkeitstermine und Zuständigkeiten.
- Kanban-Ansicht: Ein visuelles Drag-and-Drop-Board, das es Ihnen ermöglicht, Aufgaben nach ihrem Status zu organisieren, sie flexibel über Phasen zu ziehen und Engpässe sowie Fortschritte auf einen Blick zu erkennen.
Zudem hilft die KI von Factorial, Ihren „Eingang“ zu organisieren und zu verwalten:
- KI-gestützte Workflow-Automatisierung: Die Factorial KI ist direkt in Ihre Workflows eingebettet und nutzt Ihre Unternehmensdaten. Sie hilft dabei, wiederkehrende Aufgaben zu erkennen, vorzuschlagen und auszulösen (z. B. das automatische Erstellen von Onboarding-Aufgaben). Dadurch müssen Sie Routineaufgaben nicht manuell sammeln und verarbeiten, was die Menge der Elemente im „Eingangskorb“ drastisch reduziert. Die KI kann zudem auf Basis von Fälligkeiten und Zusammenhängen logische nächste Schritte vorschlagen. Die Nutzung der Unternehmensdaten erfolgt dabei DSGVO– und EU AI Act-konform.
3. Organisieren
In diesem Schritt werden die Aufgaben strukturiert, zum Beispiel in Kategorien oder Projekten. Dies kann über ein digitales Tool wie Factorial erfolgen. So behalten Sie den Überblick, wann welche Aufgabe erledigt werden muss und – falls relevant – von wem. Eine klare Struktur sorgt dafür, dass nichts vergessen wird und die Übersicht jederzeit gewahrt bleibt.
4. Überprüfen und Durchsehen
Es ist wichtig, alle Aufgaben regelmäßig zu überprüfen:
- Ist eine Aufgabe erledigt? Dann können Sie sie streichen oder abhaken.
- Prüfen Sie Aufgaben am besten morgens und kurz vor Arbeitsende.
- Ein wöchentlicher Review, zum Beispiel zu Wochenbeginn, hilft bei der Planung der kommenden Woche und der Priorisierung der Aufgaben.
5. Erledigen der Aufgaben
Der wichtigste Schritt ist die tatsächliche Umsetzung. Dabei gilt:
- Beginnen Sie mit Aufgaben mit höchster Priorität.
- Vermeiden Sie ständiges Wechseln zwischen ähnlichen Aufgaben, z. B. Newsletter schreiben und zwischendurch E-Mails bearbeiten, da dies die Konzentration stört.
- Beachten Sie Ihr Energielevel und Ihre Tageszeit: Kreative oder anspruchsvolle Aufgaben erledigen Sie am besten morgens, während weniger anspruchsvolle Tätigkeiten, wie Listen pflegen, gut in den Nachmittag passen.
- Planen Sie realistisch: Beginnen Sie keine Aufgabe, wenn Sie in Kürze unterbrochen werden, zum Beispiel durch ein Meeting.
Fazit: Vor- und Nachteile der GTD-Methode
Vorteile der GTD-Methode:
- Reduzierte mentale Belastung: Durch die Externalisierung der To-dos wird der Kopf deutlich entlastet. Anspannung und Stress nehmen spürbar ab.
- Erhöhte Produktivität: Ein freier Kopf und eine klar strukturierte Organisation erleichtern das Selbstmanagement erheblich. Dadurch können Aufgaben fokussierter und effizienter bearbeitet werden, was insgesamt zu einer deutlichen Steigerung der Produktivität führt.
- Zentrale Übersicht: Alle anstehenden Aufgaben sind übersichtlich an einem Ort gebündelt. Nichts geht verloren, und alle wichtigen Punkte sind auf einen Blick erkennbar – das schafft Sicherheit und Orientierung.
- Klarer Überblick: Prioritäten, Zuständigkeiten und Fortschritte lassen sich sofort erfassen. So bleibt stets ersichtlich, wer woran arbeitet und welche Aufgaben als Nächstes anstehen.
Nachteile der GTD-Methode:
- Zeitaufwendige Ersteinrichtung: Der Einstieg in die GTD-Methode erfordert zunächst einen gewissen Aufwand. Alle bestehenden Aufgaben, Projekte und Verpflichtungen müssen erfasst und in das System überführt werden – das kostet Zeit und Konzentration, lohnt sich aber langfristig.
- Regelmäßige Pflege notwendig: Damit das System zuverlässig funktioniert, muss es kontinuierlich aktualisiert und überprüft werden. Bleiben diese Routinen aus, verliert die Methode schnell an Struktur und Übersichtlichkeit.
- Disziplin erforderlich: Die Methode funktioniert nur, wenn sie konsequent angewendet wird.
- Eingeschränkte Flexibilität: In sehr dynamischen Arbeitsumgebungen kann die strikte Struktur von GTD als zu starr empfunden werden. Spontane oder unvorhergesehene Aufgaben lassen sich manchmal nur schwer in das bestehende System integrieren.
