Sie sind auf der Suche nach einer Umantis-Alternative für das Personalmanagement Ihres Unternehmens? Zwischen den unzähligen Anbietern auf dem Markt ist es manchmal gar nicht so einfach, eine passende HR-Software auszuwählen.
Wir haben Umantis mit einigen sinnvollen Alternativen verglichen und die jeweiligen Vor- und Nachteile der einzelnen Tools herausgearbeitet. Zuerst sollten wir aber klären, welche Anforderungen eine All-in-one-Software im Bereich Human Resources überhaupt abdecken sollte.
Wichtige Fakten
- Laut imarcgroup.com wird der Markt für HR-Technologie in Europa bis 2034 voraussichtlich auf 9,1 Mrd. US-Dollar anwachsen, was die zunehmende Bedeutung der Digitalisierung für Personalprozesse unterstreicht.
- Laut Eurostat setzen bereits über 60 % der Großunternehmen in der EU auf Datenanalysetools in ihren Personalabteilungen ein, um strategische Entscheidungen zu verbessern.
- Wie Analysen der European Commission zeigen, können Unternehmen, die integrierte HR-Software nutzen, die Effizienz ihrer Personalprozesse um bis zu 20 % steigern.
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Welche Funktionen bieten die Umantis-Alternativen im Vergleich?
| Funktion | Umantis | Factorial | rexx Systems | |
| Benutzerfreundlichkeit | Mittel – funktional, aber komplizierter | Sehr gut – einfach zu bedienen | Mittel – funktional, aber komplizierter |
Sehr gut – einfach zu bedienen
|
| Dokumentenmanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zeiterfassung & Abwesenheiten | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Schichtplanung | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Schulungen | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Zielverfolgung | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Projektverwaltung | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| ❌ | ✅ | ✅ | ❌ | |
| Bewerbermanagement | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Sicherheit & Datenschutz | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Deutscher Kundensupport | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| ISO | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| SOC II | ❌ | ✅ | ❌ | ✅ |
Was muss eine moderne HR-Software leisten?
Dokumente digitalisieren und zentralisieren sowie eine offene und transparente Kommunikation im Unternehmen sicherstellen – das sind grundlegende Funktionen, die eine Personalverwaltungssoftware bewerkstelligen sollte.
Der Bereich Human Resources ist jedoch groß und umfasst weit mehr als nur reine Verwaltungsaufgaben. Eine gute HR-Plattform bietet in der Regel Module für folgende Personalprozesse:
- Arbeitszeitverwaltung: unter anderem Zeiterfassung, Schichtplanung, Abwesenheiten
- Talentmanagement-Software: Bewerbermanagement, Leistungsüberwachung, Mitarbeiterentwicklung usw.
- Gehaltsabrechnung: eigene Software oder Schnittstelle zu Lohnabrechnungssoftware
- Finanzmanagement: Ausgaben, Firmenkreditkarte usw.
- Personalorganisation: Dokumentenmanagement, Organigramm, interne Kommunikationsmöglichkeiten, digitale Personalakte
- Sicherheit: Compliance, Datenschutz, Berechtigungssystem
- Integrationen & Schnittstellen
Diese Features ermöglichen eine ganzheitliche Vereinfachung von Personalprozessen im Unternehmen und tragen zu einer Effizienzsteigerung der Arbeitsabläufe bei.
Was jedoch auch nicht unbeachtet bleiben darf, sind Aspekte wie die Anwenderfreundlichkeit und Usability, Self-Service-Optionen oder auch der Support.
Sind diese Kriterien erfüllt, ist der wichtigste Grundstein für den Erfolg Ihres Unternehmens gelegt: Schnelle und einfache Workflows und Funktionen, welche eine Integration der Angestellten und eine bereichsübergreifende Kommunikation erlauben, sorgen für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit.
Diese wiederum macht aus Ihrem Betrieb einen attraktiven Arbeitgeber und führt zu einer starken Mitarbeiterbindung, was ein entscheidender Faktor für die Leistung auf dem Arbeitsmarkt ist.
Was sind die Kernfunktionen von Umantis?
Das bereits im Jahr 2000 gegründete Softwareunternehmen stammt aus der Schweiz und hat seinen Serverstandort in Deutschland.
Ursprünglich nur eine Talentmanagement-Software, bietet das Tool heutzutage Lösungen für diverse weitere HR-Bereiche.
Verwaltung und Zeitmanagement
Administrative Angelegenheiten wie die Organisation von Mitarbeiterstammdaten und das Definieren von Zugriffsrechten kann die HR-Abteilung ohne Weiteres mit Umantis Core erledigen. Es gibt eine digitale Personalakte mit Selbstverwaltungsfunktionen für Anwendende und die Möglichkeit, automatisierte Workflows zu erstellen.
Über die App Abaclik können Beschäftigte unter anderem ihre Arbeitszeiten erfassen und Abwesenheiten beantragen. Das digitale Unterzeichnen von Dokumenten wird über eine Integration des Anbieters DeepSign gewährleistet, wobei an dieser Stelle zusätzliche Kosten pro Unterschrift anfallen.
Im sogenannten Datencockpit können Mitarbeitende aktuelle Auswertungen und grafische Aufbereitungen von Analysen einsehen, welche anhand von Widgets auf einem zusätzlichen Dashboard bereitgestellt werden.
Talent- und Bewerbermanagement-Software
Die HR-Software vereinfacht das Recruiting neuer Talente mithilfe einer umfangreichen Multiposting-Funktion und Vorlagen für Stellenanzeigen. Die Kommunikation mit Bewerbenden ist ebenfalls über E-Mail-Vorlagen möglich und Videointerviews können mithilfe der Kalenderfunktion geplant werden.
Eine eigene Karriereseite erstellen Sie mit Umantis nicht. Ebenso wenig verfügt die Recruiting-Software über ein internes Stellenportal. Off- und Onboarding-Workflows können aber mit entsprechenden Vorlagen automatisiert werden, sodass die Kandidierenden alle Aufgaben im Blick haben.
Die Mitarbeitenden-Performance lässt sich anhand von Dokumentationen im System leicht nachverfolgen. Legen Sie Zielvereinbarungen fest und entlasten Sie Ihre HR-Teams durch 360-Grad-Feedback und Beurteilungen, sodass auf einen Blick klar wird, welche Kompetenzen im Unternehmen vorhanden sind und wo Personalbedarf herrscht.
Finden Sie durch Analysen und Mitarbeitergespräche heraus, an welchen Stellen Sie Entwicklungsangebote platzieren sollten, und verwalten Sie über das Lernmanagement-System Schulungen und Kurse zur Weiterbildung.
Abrechnung und Vergütung
Eine eigene oder vorbereitende Lohnabrechnung ist mit Umantis nicht umsetzbar, allerdings können Sie die Gehaltsabrechnungsdaten Ihrer Beschäftigten über eine Schnittstelle in die Software aufnehmen. Die Software enthält unter anderem ein Tool zur leistungsgerechten Gehaltsplanung oder Bonuszahlungen.
Benutzerfreundlichkeit
Intuitiv ist die Anwendung nicht immer, und hinsichtlich der Usability sowie des User Interface gibt es noch Verbesserungspotenzial. Nutzende berichten von teilweise komplizierter Bedienung, zu kleinen Schaltflächen und langen Ladezeiten.
Kosten
Die Preise für die verschiedenen Umantis-Module, welche Unternehmen auch einzeln nutzen können, werden leider nicht auf der Website des Anbieters offengelegt und sind daher nur auf Anfrage verfügbar.
1. Factorial
Wo Umantis einige Defizite aufweist, kann Factorial überzeugen. Die Cloud-HR-Lösung mit Serverstandort in Deutschland hat sich seit 2016 international auf dem Markt etabliert und erreichte 2026 sogar den Unicorn-Status.
Dokumentenmanagement und Zeiterfassung
Die digitale Personalakte stellt der Software-Anbieter sowohl in der Desktop-Variante als auch über die mobile App zur Verfügung. Ein ausgebauter Self-Service für Beschäftigte erlaubt es den Nutzenden, jederzeit auf ihre persönlichen Daten und Dokumente zuzugreifen und diese bei Bedarf anpassen zu können. Mit Factorial haben Sie übrigens unbegrenzte elektronische Signaturen zur Verfügung.
Die digitale Arbeitszeiterfassung sowie die Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten sind intuitiv und mit wenigen Klicks erledigt. Das Zeitmanagement-Modul wird außerdem durch ein Schichtplanungs-Tool ergänzt, welches dem gesamten Team einen guten Überblick über die Arbeitszeiten verschafft.
Dank des interaktiven Dashboards verpassen Sie keine wichtigen Ankündigungen und sind jederzeit über Ereignisse und die Aktivitäten Ihrer Teammitglieder informiert. Durch die Offenlegung von unternehmensspezifischen Auswertungen und Leistungsdaten wird die allgemeine Transparenz erhöht und ein gutes Retention Management gewährleistet.
Bewerbungsprozess und Leistungsmanagement
Factorials e-Recruiting-Software verfügt über ein Applicant-Tracking-System (ATS) und integriert moderne Technik wie beispielsweise künstliche Intelligenz (KI). Dies ermöglicht es, Stellenanzeigen in Sekundenschnelle zu erstellen und die besten Talente durch CV-Screening herauszufiltern.
Unternehmen können ihre individuelle Karriereseite gestalten und Stellen sowohl im internen Portal als auch über Jobplattformen veröffentlichen. Das Onboarding neuer Mitarbeitender wird durch vorgefertigte Workflows und eine Onboarding-Plattform unterstützt, die eine nahtlose Integration neuer Teammitglieder ermöglicht.
Die Talentmanagement-Software enthält Werkzeuge zur Zielsetzung und Leistungsüberwachung, einschließlich personalisierbarer Beurteilungen und Feedbackmöglichkeiten.
Gehaltsabrechnung
Usability
Benutzerfreundlichkeit (Usability) steht bei Factorial im Vordergrund. Die Software ist sowohl über den Desktop als auch mobil leicht zugänglich und bietet ein intuitives Design, das HR-Prozesse übersichtlich darstellt.
Flexible Preisgestaltung
Die Personalsoftware lässt sich auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und perfekt auf Faktoren und Rahmenbedingungen wie Ihre Branche, Unternehmensgröße und Entwicklungsziele abstimmen. Auf diese Weise zahlen Sie für ein Produkt, das Ihr Unternehmen auch wirklich weiterbringt.
2. rexx Systems
Das deutsche Unternehmen rexx Systems bietet eine umfangreiche HR-Software und eignet sich dabei besonders auch für größere Unternehmen. Die Server der Umantis-Alternative befinden sich ebenfalls in Deutschland.
Personalressourcen und Zeitwirtschaft
Die HR-Software verfügt über eine Massenimportfunktion. Personaldaten verwalten Sie effizient mithilfe einer digitalen Akte. Hier gibt es einen gut ausgebauten Self-Service für Beschäftigte und ein übersichtliches Dashboard. Der Export von Dateien ist ebenfalls einfach.
Ein internes Chatportal fördert neben anderen Austauschmöglichkeiten die Kommunikation innerhalb Ihres Teams. Außerdem gibt es, wie bei Factorial auch, einen Whistleblowing-Kanal.
Überdies ist ein Zeiterfassungs-Tool in rexx Systems integriert und ermöglicht eine präzise Nachverfolgung der Arbeitszeiten.
Recruiting-Software und Leistungsmanagement
Mit der Multiposting-Option können Sie Stellenanzeigen auf über 800 Jobportalen gleichzeitig veröffentlichen. Zusätzlich bietet die Bewerbermanagement-Software von rexx eine OCR-Texterkennung und einen CV-Parser, durch die der Bewerbungsprozess automatisiert und beschleunigt wird. Unternehmen können ihre eigene Karriereseite erstellen und durch das Video-Tool auch Interviews direkt über die Plattform führen.
Im Talentmanagement unterstützt rexx Systems mit Tools wie 360°-Feedback und Bewertungsformularen, sodass Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeitenden analysieren und anhand der Erkenntnisse Weiterentwicklungsmaßnahmen umsetzen können.
Entgeltabrechnung
Welche Funktionen zur Gehaltsabrechnung können Sie erwarten?
Der Softwareanbieter ermöglicht unter anderem eine sichere Speicherung von Verträgen und Gehaltsdaten. Der Abrechnungsprozess wird vereinfacht, indem Sie relevante Daten einfach exportieren und in externe Systeme übertragen können (z. B.
Benutzerfreundlichkeit
Die Software ist aufgrund des Funktionsumfangs sehr umfassend. Es kann also eine Weile dauern, bis sich alle Nutzenden in der Anwendung zurechtfindet. Oft sind sogar Schulungen und detaillierte Einführungen notwendig. Das User Interface wirkt teilweise etwas komplex und umständlich.
Lösungen und Preis
Laut softwarefinder.com von Anfang 2026 beginnen die Preise für rexx Systems bei 0,50 € pro Person und Monat, variieren jedoch je nach Modul und Unternehmensgröße. Für genaue Preisinformationen ist eine individuelle Anfrage beim Anbieter erforderlich.
Die All-in-one-Software rexx Suite ist ab 600 Euro monatlich verfügbar und kann sowohl als Cloud- als auch als On-Premise-Lösung betrieben werden.
3. BambooHR
Die Server des amerikanischen Unternehmens befinden sich in Irland und den USA.
Personalverwaltung und Zeiterfassung
Wie bei den meisten anderen Softwareanbietern auch, ist die zentrale Verwaltung und Speicherung von Personaldaten mithilfe einer digitalen Akte gelöst.
Führungskräfte können Abwesenheitsanfragen sofort genehmigen und die Anwesenheit der Mitarbeitenden in Echtzeit einsehen.
Recruiting-Prozess und Personalentwicklung
Zur Unterstützung des Bewerbungsprozesses stellt die Softwarelösung ein leistungsstarkes Bewerber-Tracking-System (ATS) bereit.
Für eine effiziente Kommunikation stehen E-Mail-Vorlagen zur Verfügung, und das Onboarding neuer Mitarbeitender wird durch Vorlagen und Onboarding-Aufgaben erleichtert. Als zusätzliches Feature gibt es eine Hiring-App, die als Add-on erhältlich ist.
Gehaltsabrechnung
Alle Funktionen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung sind leider auf das amerikanische Steuerrecht zugeschnitten. Dies kann für Unternehmen außerhalb der USA eine Herausforderung darstellen.
Benutzerfreundlichkeit
Die Software bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die es auch weniger technikaffinen Personen leicht macht, Informationen zu finden und Prozesse umzusetzen. Daten sind übersichtlich dargestellt und leicht einsehbar, beispielsweise im Reporting-Bereich. Allerdings sollten Sie beachten, dass der Kundensupport nicht auf Deutsch verfügbar ist.
Kostenaufwand
Branchenberichten aus dem Jahr 2026 zufolge liegen die Kosten je nach Plan und Unternehmensgröße zwischen ca. 10 und 25 US-Dollar pro beschäftigter Person und Monat. Für kleine Teams unter 25 Personen gilt oft eine monatliche Mindestgebühr.
Fazit
Welche Umantis-Alternative ist jetzt aber die richtige für Ihr Unternehmen? Ein wichtiger Punkt beim Vergleich der jeweiligen Tools ist von zentraler Bedeutung: Ihre eigenen Bedürfnisse!
Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, müssen Sie wissen, welche Anforderungen die HR-Abteilung bzw. Ihr Betrieb selbst von einer entsprechenden All-in-one-Lösung voraussetzt.
Sind Sie auf der Suche nach zusätzlichen Tools zur Personalentwicklung und mehr Angeboten im Bereich Talentmanagement? Oder geht es Ihnen vor allem um eine bessere Handhabung von Bewerbungen und generell um den Recruiting- und Onboarding-Prozess?
Wählen Sie Ihren Anbieter also nach den Funktionen aus, die Ihr Unternehmen braucht und worauf der Fokus liegen soll. Holen Sie sich außerdem Meinungen Ihrer Belegschaft ein, denn diese werden die zukünftigen täglichen Anwendenden der HR-Software sein.
Hilfreich ist es auch, seriöse Vergleichsplattformen zu besuchen, um sich eine Übersicht über die verschiedenen Softwareanbieter zu verschaffen und unabhängige Bewertungen einzubeziehen.
Zu guter Letzt finden Sie Ihre Umantis-Alternative am einfachsten, wenn Sie die für Sie interessante HR-Software erst einmal ausprobieren. In der Regel gibt es immer die Möglichkeit einer kostenlosen Testversion bzw. einer Demo. Auf diese Weise können Sie die Funktionen selbst testen und eine eigene Analyse vornehmen.
Die Digitalisierung von Personalprozessen ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch eine strategische Notwendigkeit im Kampf gegen den Fachkräftemangel. Wie das Vodafone Institut aus dem Jahr 2026 analysiert, können durch umfassende Digitalisierung bis 2035 in Deutschland rund 1,5 Millionen Arbeitskräfte kompensiert werden. Eine moderne HR-Software ist ein zentraler Baustein dieser Strategie.
Bei Factorial beispielsweise können Sie eine umfassende Beratung durch unsere Fachleute erwarten, die Ihnen nicht nur eine Einführung in die Software geben, sondern auch alle Fragen beantworten und Sie mit relevanten Informationen ausstatten. Worauf warten Sie also noch?
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Hinweis:
Die auf dieser Seite dargestellten Informationen basieren auf öffentlich zugänglichen Quellen. Die Vergleiche zwischen Factorial und anderen Anbietern dienen ausschließlich der Veranschaulichung der jeweiligen Softwarefunktionen, Preisgestaltung und Funktionalitäten. Alle Angaben zu Funktionen, Preisen und Integrationen können sich jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Factorial übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Wir empfehlen, die jeweiligen Anbieter direkt zu kontaktieren, um die genauesten und aktuellsten Informationen zu erhalten. Alle gesetzlichen Vorschriften des spanischen Wettbewerbs- und Werberechts werden von uns vollständig eingehalten. Falls Sie Bedenken haben, können Sie uns gerne kontaktieren. Die dargestellten Vergleiche stellen keine abschließende Bewertung oder Empfehlung für einen Anbieter dar, sondern dienen ausschließlich als Informationsquelle.
