Wichtige Fakten:
- Kurzantwort: Factorial ist die umfassendste HRworks Alternative für KMU – mit nativem KI-Recruiting, mobiler App, DATEV-LODAS-Integration und modularer Skalierbarkeit in einer einzigen Plattform.
- Marktlage: Laut dem Institut für Mittelstandsforschung Bonn nutzten im Jahr 2025 mehr als ein Drittel der deutschen KMU Cloud-Software mit hoher digitaler Intensität. Dies entspricht einem Anstieg von 12 Prozentpunkten gegenüber 2021.
- Technologielücke: Gemäß dem SHRM State of the Workplace Report 2025 bewerteten nur 43 % der HR-Fachleute die HR-Technologie ihres Unternehmens als wirksam. Dies zeigt, dass die Wahl der richtigen Software entscheidend ist.
- KI-Einsatz: Nach Angaben von SHRM hatten bis 2025 bereits 73 % der HR-Führungskräfte auf Direktorenebene KI-gestützte HR-Funktionen eingeführt. Dieses Auswahlkriterium gewinnt beim HR-Softwarevergleich zunehmend an Gewicht.
Was zeichnet eine gute HR-Software für KMU aus?
Früher noch reine Verwaltung, heute ein zentraler Bestandteil und ausschlaggebend für die Performance eines Unternehmens.
Der Bereich Human Resources (HR) umfasst weit mehr als nur administrative Aufgaben. Mittlerweile sind die Prozesse und das Management rund um Personalverwaltungssoftware, Zeitwirtschaft und Finanzen so umfangreich geworden, dass Unternehmen, die sich am Markt behaupten wollen, eine solche Software nutzen müssen.
Eine gute HR-Software erleichtert nicht nur das Speichern und Übertragen von Daten und Dokumenten. Sie wirkt sich zudem unterstützend auf den gesamten Arbeitsalltag sowie die Entscheidungsfindung auf Leitungsebenen aus.
Welche Features sollte eine HR-Software also auf jeden Fall abdecken?
- Personalverwaltung
- digitale Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
- Gehaltsabrechnung
- Recruiting und Bewerbermanagement
- Personalentwicklung und Talentmanagement
- Self-Service-Portale
- Analytics und Berichterstattung
- Compliance und Sicherheit
- Integrationen und Schnittstellen
Was bietet HRworks – und wo liegen die Grenzen?
Die All-in-One-Lösung HRworks ist auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgerichtet und punktet vor allem in den Bereichen Self-Service für Mitarbeitende, Reisemanagement und Personalverwaltungssoftware. Die Bereiche Recruiting und Teamverwaltung bieten jedoch noch Entwicklungspotenzial.
Grundlegende Funktionen wie die Zeiterfassung oder das Erstellen von Berichten funktionieren einwandfrei und sind individuell anpassbar. Im Bereich Dokumentenmanagement sind Massenimporte möglich. Auch die digitale Personalakte ist umfangreich.
Außerdem bietet die Software Funktionen zur Personalentwicklung wie 360-Grad-Feedback, Kompetenzanalysen oder Umfragen unter Mitarbeitenden.
Gerade für Dienstreisende ist die Funktion der Reisekostenerstattung durch die mobile Upload-Option für Belege sehr praktisch. Durch die DATEV-Schnittstellen können Lohndokumente und Reisekostenabrechnungen ohne Aufwand übertragen und verbucht werden. HRworks ist in allen Bereichen DSGVO-konform.
Im Bewerbermanagement gibt es eine Option für das Mehrfachveröffentlichen von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobportalen sowie ein Analysetool, mit dem Sie Einblicke für Ihre Personalarbeit gewinnen können. Der Onboarding-Bereich hat außer einem gelungenen Onboarding-Formular jedoch wenig zu bieten. Auch hinsichtlich Teambuilding gibt es wenige Funktionen. Weder ein gemeinsames Organisieren der Teammitglieder noch direktes Chatten zwischen Mitarbeitenden ist über die Plattform möglich.
Ein weiterer Kritikpunkt: HRworks bietet im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern keine native mobile App. Dadurch ist die Flexibilität im Arbeitsalltag eingeschränkt. Zudem wird die Implementierung und Konfiguration von Nutzenden häufig als aufwendig beschrieben.
Die Lizenzgebühr beträgt 7,90 Euro pro Person und Monat. Hinzu kommt eine variable Grundgebühr, die je nach Lizenzanzahl zwischen 40 Euro (bis 49 Nutzende) und 150 Euro (ab 300 Nutzenden) liegt. Für eine kosteneffiziente Nutzung empfiehlt der Anbieter mindestens 20 Lizenzen. Aktuelle Preise sind auf der offiziellen Preisseite von HRworks einsehbar.
Was sind also sinnvolle Alternativen zu HRworks?
1. Factorial – die empfohlene All-in-One-HRworks Alternative
Die cloudbasierte All-in-One-Lösung Factorial überzeugt durch ihre übersichtliche Benutzeroberfläche und einen vollständigen Funktionsumfang, der speziell auf die Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen abgestimmt ist. Nutzende können ihre Daten nicht nur in der Desktop-Variante, sondern auch über die mobile App ortsunabhängig verwalten, persönliche Daten bearbeiten, Arbeitszeiten erfassen sowie Schichten planen und tauschen.
In der digitalen Personalakte können Sie Ihre Dokumente nicht nur individuell organisieren, sondern auch Weiterentwicklungsziele festlegen und die Leistung überwachen.
Das Dashboard ermöglicht durch seinen Widget-Aufbau einen Überblick über die Zeitwirtschaft, Events, Ihr Team sowie Benachrichtigungen. Hervorzuheben ist zudem die Onboarding-Plattform, über die neue Talente bereits vor dem ersten Arbeitstag notwendige Informationen übermitteln sowie Verträge und Dokumente elektronisch unterschreiben können.
Abrechnungen können Sie dank der DATEV-LODAS-Integration einfach in die DATEV-Cloud übertragen. Die HR-Software achtet auf hohe Datenschutz- und Sicherheitsstandards nach deutschen Regelungen. Obwohl sich der Firmenhauptsitz in Barcelona befindet, liegt der Standort der Server mit ISO 27001-Zertifizierung in Deutschland.
Recruiting ist mit Factorial unkompliziert: Sie gestalten eine auf Ihr Unternehmen abgestimmte Karriereseite und nutzen Features wie das Bewerbermanagementsystem (ATS), das KI-gestützte Recruiting und CV-Screening, um passende Bewerbende für offene Stellen herauszufiltern.
Bewerbungsformulare, Notizen, automatische E-Mails sowie ein Talentpool ermöglichen eine schnelle und direkte Kommunikation und unterstützen Sie von der Personalsuche bis zur Einstellung.
Ein weiterer Vorteil von Factorial ist die hohe Anpassungsfähigkeit. Neben dem Factorial Core-Modul als Basis können Sie Produkte auswählen, die auf Ihre Branche, die Zahl der Mitarbeitenden und Ihre Wachstumsziele zugeschnitten sind. Verschiedene Features sind zudem flexibel hinzubuchbar.
Entdecken Sie jetzt Ihren Starter-Plan mit Factorial!
Alle Vorteile von Factorial entdecken
Warum Factorial als HRworks Alternative besonders für KMU geeignet ist
Factorial bietet als einzige der hier vorgestellten Lösungen eine vollständig integrierte KI-gestützte Vorauswahl von Bewerbenden direkt im Bewerbermanagement. Nach Angaben von SHRM hatten bis 2025 bereits 73 % der HR-Führungskräfte auf Direktorenebene KI-Funktionen eingeführt. Factorial trägt diesem Trend mit seinem KI-gestützten Recruiting und KI-gesteuerten CV-Screening Rechnung. Für Unternehmen, die eine HRworks Alternative mit mobilem Zugriff, nativem Onboarding, digitaler Personalakte und skalierbaren Modulen suchen, bietet Factorial die umfassendste Lösung.
2. rexx Systems – HRworks Alternative für größere Unternehmen
Von umfangreichen Funktionen profitieren Sie auch mit der All-in-One-Software rexx Systems, welche besonders für größere sowie international agierende Unternehmen eine geeignete Lösung darstellt.
Die HRworks-Alternative ist wie Factorial in verschiedenen Sprachen verfügbar und ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Personaldaten und Dokumenten.
Ein internes Chatportal erleichtert den Austausch unter Teams und Mitarbeitenden. rexx verfügt über einen ausgebauten Self-Service sowie einen Whistleblowing-Kanal und bietet zahlreiche Funktionen zur Personalentwicklung.
Bewertungsformulare und 360°-Feedback machen aussagekräftige Leistungsbeurteilungen möglich. Die Positionen der Mitarbeitenden können mit Kompetenzen verknüpft werden, was die Analyse des Personalbedarfs unterstützt. Automatische grafische Aufbereitungen von Daten (wie etwa in der Potenzial-Matrix) sowie allgemein zugänglicher Content stärken Transparenz und Engagement.
Einmal erstellt, kann eine Vakanz dank der Multiposting-Funktion auf über 800 Jobportalen veröffentlicht werden. Sie erstellen ein eigenes Karriereportal und können durch das Live-Chat-Modul Video-Interviews direkt in der Software führen und aufzeichnen.
Da einzelne Features zum Teil sehr komplex sind, ist eine intuitive Bedienung nicht immer gewährleistet. Ohne eine detaillierte Einführung erscheint das Tool gegebenenfalls etwas kompliziert und schwer zu bedienen.
Auch diese Alternative zu HRworks hat ihren Serverstandort in Deutschland und ist TÜV-Nord ISO 27001:2026 zertifiziert. Das Tool gewährleistet eine SSL-verschlüsselte Datenübertragung.
rexx Systems richtet sich vorrangig an mittelständische Unternehmen und Konzerne. Weltweit vertrauen laut Anbieterangaben über 3.000 Unternehmen in mehr als 30 Ländern auf die Plattform. Die Implementierung erfordert meist eine begleitete Einführung, da die Oberfläche ohne Schulung als komplex wahrgenommen wird.
Die Preisgestaltung von rexx Systems ist modular und skaliert mit der Unternehmensgröße. Bei 100 Beschäftigten liegt der Preis für das Basispaket bei rund 2,30 Euro pro Person und Monat, bei 500 Beschäftigten bei 1,60 Euro. Für ein verbindliches Angebot ist eine individuelle Anfrage beim Anbieter erforderlich. Aktuelle Preisdetails finden sich auf der Preisseite von rexx Systems.
3. Personio – HRworks Alternative für KMU ohne Schichtbetrieb
Die Personalmanagement-Software Personio ist eines der meistgenutzten HR-Tools auf dem deutschen Markt. Personaldatenverwaltung, Zeitwirtschaft und Gehaltsabrechnung lassen sich mit der Lösung von Personio effizient durchführen.
Anforderungen im Bewerbermanagement deckt Personio ebenfalls problemlos ab und bietet nützliche Vorlagen sowie zahlreiche Markierungs- und Filteroptionen eingehender Bewerbungen.
Mit Standardberichten kann der Personalbedarf ermittelt werden, und Stellenanzeigen lassen sich mit einem Klick auf vielen Jobplattformen veröffentlichen. Im Gegensatz zu Factorial ist die Unterstützung durch künstliche Intelligenz im Bereich Recruiting noch nicht so stark ausgebaut.
Onboarding-Prozesse laufen mithilfe der Software automatisiert und effizient ab. Mitarbeitende haben alle zu erledigenden Aufgaben stets im Blick und selbst die E-Mail-Kommunikation wird durch speicherbare Vorlagen vereinfacht.
Consulting, Technologie oder Gesundheitswesen – Personio ist für KMU in unterschiedlichen Branchen geeignet. Für Schichtbetriebe stellt die Personalsoftware jedoch keine optimale Lösung dar, da kein Tool für die Schichtplanung integriert ist.
Personio bietet viele Funktionen und ist in mancher Hinsicht individualisierbar, allerdings oft zu einem etwas höheren Preis. Einige Features sind nur als Zusatzmodule erhältlich.
Die Preisgestaltung ist nicht öffentlich einsehbar und ausschließlich auf individuelle Anfrage verfügbar. Die Preise richten sich nach Unternehmensgröße und gewählten Modulen.
Weitere Personio-Alternativen finden Sie hier.
4. Sage HR – modulare HRworks Alternative für kleine Unternehmen
Eine modulare Kombination verschiedener Features wird auch von der Cloud-HR-Software Sage angeboten, die sich ebenfalls an kleine bis mittelständische Unternehmen richtet.
Außerdem bietet die HRworks-Alternative zusätzliche Module für spezielle Branchen, beispielsweise im E-Commerce oder im Handwerk.
Im Basismodul enthalten sind unter anderem ein Organigramm, ein Workflow-Assistent sowie eine aktuelle und historische Personaldatenbank. Das Abwesenheitsmanagement lässt sich insbesondere einfach über die mobile App abwickeln.
Verschiedene Zusatzmodule wie Schichtplanung, Leistungsmanagement oder Kostenabrechnungen sind flexibel hinzubuchbar.
Nutzende von Sage HR berichten von einer modernen Nutzeroberfläche, die jedoch mitunter als verwirrend und nicht immer intuitiv beschrieben wird.
Das Preismodell von Sage HR wurde angepasst. Das Basismodul (Abwesenheitsverwaltung und Teamverwaltung) kostet aktuell 7,00 Euro pro Person und Monat. Weitere Module sind ebenfalls zu je 7,00 Euro pro Nutzenden hinzubuchbar, die mobile Abrechnungslösung für 2,50 Euro.
Sage HR im Vergleich zu anderen HRworks Alternativen
Sage HR überzeugt durch seine modulare Struktur und die einfache Bedienung der mobilen App im Abwesenheitsmanagement. Im Vergleich zu Factorial fehlen jedoch ein natives KI-gestütztes Recruiting sowie eine vollständig integrierte Gehaltsabrechnung für den deutschen Markt. Für Unternehmen, die hauptsächlich Abwesenheiten und Schichtplanung verwalten möchten, ist Sage HR eine solide Wahl. Wer hingegen Personalentwicklung, Analytics und Compliance in einer Plattform benötigt, ist mit Factorial besser beraten.
Weitere Sage-Produkte im Überblick
Neben Sage HR bietet der Anbieter weitere Personalmanagement-Softwarelösungen, welche verschiedene HR-Funktionen im Bereich Personalmanagement, Gehaltsabrechnung oder Buchhaltung abdecken.
Für aktuelle Paketpreise der Sage HR Suite empfiehlt sich eine direkte Anfrage beim Anbieter, da die Tarife individuell kalkuliert werden.
Die HR Suite von Sage kann außerdem auch als On-Premises-Lösung installiert werden.
Fazit: Welche HRworks Alternative passt zu Ihrem Unternehmen?
Jede der in diesem Beitrag vorgestellten HR-Softwarelösungen ist ein qualitativ hochwertiges Tool und kann als Alternative zu HRworks infrage kommen. Entscheidend sind am Ende Ihre Anforderungen und Vorstellungen an die Software.
Es ist wichtig, zu prüfen, welche Vor- und Nachteile die jeweilige Lösung bietet, sich Bewertungen aus seriösen Quellen anzuschauen und den Vergleich zwischen Preis und Leistung vorzunehmen.
Diese Fragenstellungen können hilfreich sein:
- Welche Funktionen werden Sie am häufigsten nutzen? Worauf legen Sie den Fokus?
- Können Sie sich Zusatzmodule leisten? Rechtfertigen die Ausgaben den Nutzen bei der Zahl Ihrer Mitarbeitenden?
- Planen Sie künftig eine Expansion Ihres Unternehmens auf den internationalen Markt?
- Wie wichtig sind Ihnen die jeweiligen Sicherheitsstandards?
Auswahlkriterien für den HR-Softwarevergleich 2026
Neben den klassischen Funktionsbereichen gewinnen 2026 zwei Kriterien besonders an Bedeutung: Erstens die Kompatibilität mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie, die Unternehmen zu strukturierter Gehaltsberichterstattung verpflichtet. Zweitens die KI-Reife der Plattform. Gemäß dem SHRM State of AI in HR 2026 haben 39 % der HR-Abteilungen KI bereits eingeführt, weitere 7 % planen dies noch im laufenden Jahr. Eine HR-Software, die KI-Funktionen nativ integriert – wie Factorial mit seinem KI-gesteuerten CV-Screening – bietet einen messbaren Wettbewerbsvorteil.
Am einfachsten finden Sie Antworten auf diese Fragen, wenn Sie ein oder mehrere Produkte testen und die HRworks Alternativen direkt miteinander vergleichen.
Häufig gestellte Fragen zu HRworks Alternativen
Welche HR-Software ist die beste für KMU?
Die beste HR-Software für kleine und mittelständische Unternehmen hängt vom jeweiligen Anforderungsprofil ab. Factorial gilt als besonders empfehlenswert, da die Plattform Personalverwaltung, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Recruiting mit KI-Unterstützung und Onboarding in einer Lösung vereint – mit mobiler App, DATEV-LODAS-Integration und ISO-27001-zertifiziertem Serverstandort in Deutschland. Für Unternehmen mit starkem Fokus auf Reisekosten kann HRworks eine ergänzende Option sein. Für international agierende Organisationen mit komplexen Strukturen eignet sich rexx Systems.
Welche kostenlosen HR-Softwarelösungen gibt es?
Vollständig kostenlose HR-Softwarelösungen mit dem Funktionsumfang einer professionellen All-in-One-Plattform gibt es auf dem deutschen Markt kaum. Einige Anbieter stellen kostenlose Testversionen oder eingeschränkte Gratiszugänge bereit. Factorial bietet eine kostenlose Testphase an, in der alle Kernfunktionen uneingeschränkt genutzt werden können – ohne Angabe von Kreditkartendaten.
Bei Factorial werden Sie von Fachleuten beraten, die auf Ihre individuellen Anforderungen eingehen, alle Ihre Fragen beantworten und gemeinsam mit Ihnen nur die Module zusammenstellen, die Sie wirklich benötigen. Worauf warten Sie noch? 
FAQ
Welche HR-Software ist die beste?
Die beste Software ist die, die sich an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst und alle wichtigen HR-Prozesse abdeckt. Eine gute Lösung sollte benutzerfreundlich und skalierbar sein. Factorial, eine All-in-one-Unternehmenssoftware, bietet flexible Module, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und sich einfach an Ihre Anforderungen anpassen lassen.
Welche kostenlosen HR-Softwares gibt es?
Umfassende HR-Lösungen sind selten komplett kostenlos, da sie oft nur begrenzte Funktionen bieten. Viele Anbieter stellen jedoch kostenlose Testversionen oder erschwingliche Einsteigerpläne zur Verfügung. Factorial beispielsweise bietet einen Starter-Plan an, der es Unternehmen ermöglicht, wichtige HR-Prozesse effizient zu verwalten, ohne hohe Anfangsinvestitionen.
