Das Auftauchen von Problemen und Herausforderungen im Betriebsalltag ist beinahe unvermeidbar. Was Sie dabei umgehen können: Das lange Suchen nach dem Sachverhalt, welcher der Auslöser für ein Problem war. Mit der 5-Why-Methode haben Sie ein Instrument an der Hand, mit dem Sie schnell und unkompliziert Ursache-Wirkung-Beziehungen ermitteln können. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie die Methode funktioniert und wann sie am besten einzusetzen ist.
Key Facts
- Die 5-Why-Methode ist ein Instrument, um die Ursache für ein Problem schnell zu identifizieren.
- Die Methode eignet sich vor allem für die Prozessoptimierung und im Qualitätsmanagement.
- Betriebe, die solche Methoden für effizientere Abläufe einsetzen, weisen laut einer Studie eine höhere Produktivität auf.
Definition: Was ist die 5-Why-Methode?
Bei dieser Methode, die auch 5W-Methode oder 5-Why-Technik genannt wird, geht es darum, durch das wiederholte Fragen von „Warum“ der Ursache eines Problems auf den Grund zu gehen.
Dabei soll also nicht nach dem ersten „Warum“ aufgehört werden, sondern so lange weitergefragt werden, bis die tatsächliche Wurzel des Problems gefunden ist. Die Zahl 5 ist dabei keine feste Vorgabe. Die Problemlösung kann auch schon nach weniger als fünf Nachfragen gefunden werden.
Anwendung der 5W-Methode
Diese Ursachenanalyse (Root Cause Analysis) geht zurück auf den Gründer von Toyota. Der japanische Unternehmer Toyoda Sakichi entwickelte die 5-Why-Methode als Teil des Toyota-Produktionssystems. Die Methode wurde verwendet, um schnell die wahren Ursachen von Problemen in der Produktion zu identifizieren. Mit der 5-Why-Methode konnten ineffiziente Prozesse schnell erkannt und die Betriebsabläufe kontinuierlich verbessert werden.
Die Methode ist ein essenzieller Teil der Kaizen-Philosophie bzw. des Lean Managements, nach der kleine Veränderungen im Laufe der Zeit eine große Wirkung erzielen. Ziel hierbei ist die Verringerung und Vermeidung von Verschwendung sowie die Steigerung der Effizienz im Betrieb.
Das Verfahren eignet sich also besonders dann, wenn schnelle Lösungen gefragt sind oder auch kurzfristig Probleme beseitigt werden sollen.
Eine Studie des Fraunhofer-Instituts zeigt, dass Unternehmen, die Lean-Prinzipien anwenden, eine höhere Produktivität und Innovationskraft aufweisen.
Beispiel für die 5 Whys und Vorlage
Die 5-Why-Verfahren anwenden
Die 5-Why-Methode erfordert zunächst eine Problembeschreibung.
Problemstellung: Die Kundschaft hat in den letzten zwei Wochen wiederholt Beschwerden über verspätete Lieferungen eingereicht.
Um den Kern des Problems zu identifizieren, werden jetzt wiederholt Nachfragen gestellt.
- Warum gab es wiederholt Beschwerden über verspätete Lieferungen?
Antwort: Die Produkte wurden zwar rechtzeitig versandt und auch ausgeliefert, aber der Zeitraum zwischen Bestelleingang und Auslieferung war sehr lang. - Warum erfolgte die Auftragsabwicklung so verzögert?
Antwort: Es gab sehr viele Bestelleingänge, und die Mitarbeitenden kamen mit der Abwicklung nicht hinterher. - Warum kamen die Mitarbeitenden mit der Abwicklung nicht hinterher?
Antwort: Es waren nicht genügend Mitarbeitende in der Auftragsabwicklung, um die hohe Nachfrage rechtzeitig zu bearbeiten. Viele Kolleg*innen waren gleichzeitig im Urlaub, ohne dass ausreichend Vertretungen verfügbar waren. - Warum waren drei Mitarbeitende gleichzeitig im Urlaub?
Antwort: Drei Mitarbeitende wurden zur gleichen Zeit ein zweiwöchiger Urlaub genehmigt, ohne dass die Auswirkungen auf die Arbeitskraft und die Vertretung rechtzeitig erkannt wurden. - Warum wurde der Urlaub gleichzeitig genehmigt, obwohl keine Vertretung verfügbar war?
Antwort: Überschneidungen im Urlaubsplan wurden übersehen, da die Urlaubsverwaltung im Betrieb manuell vorgenommen wird.
Die Grundursache für das Problem liegt also in einem administrativen Fehler.
Tipp: Dieses Beispiel zeigt zudem, was passieren kann, wenn Urlaubsanträge doppelt genehmigt werden. Zur 5-Why-Methode gehört es auch, nach der Ursachenfindung Maßnahmen zu entwickeln oder einzusetzen, um das Problem langfristig zu lösen. In unserem Fall wäre eine Software wie die von Factorial ideal. Mit dem Urlaubsverwaltungs-Tool können Sie Überschneidungen direkt erkennen, da das System Ihnen dies anzeigt. Mitarbeitende können ihren Urlaub zudem über die Factorial-App einreichen, und Urlaubsanfragen können einfach über die App oder vom Desktop genehmigt oder getauscht werden.
Vorlage für die 5-Why-Methode
Die folgende Vorlage stellt die Vorgehensweise der Methode grafisch dar. Sie können diese als Orientierung nutzen. Die Vorgehensweise besteht stets darin, bei jedem Schritt eine weitere Abzweigung zu nehmen oder eine Ebene tiefer zu gehen. Denken Sie auch breit und beziehen Sie verschiedene Bereiche und Abteilungen mit ein. Berücksichtigen Sie außerdem technische Defekte oder Probleme außerhalb Ihres Unternehmens, wie zum Beispiel Lieferverzögerungen durch Veranstaltungen in der Stadt oder gesperrte Straßen, etwa durch einen Marathon.
