Zum 1. Januar 2025 veränderte sich in Deutschland die Art und Weise, wie Unternehmen anderen Unternehmen gegenüber eine Rechnung stellen – zumindest teilweise. Wichtig ist das für Sie, weil die nun verabschiedete E-Rechnung-Pflicht alle Unternehmen betrifft, die eine B2B-Rechnung stellen und erhalten.
Aber wie so oft: Es gibt Ausnahmen und Übergangsregelungen. Für Sie bringen wir nachfolgend Klarheit in den E-Rechnung-Dschungel.
Kurz erklärt
- E-Rechnungen liegen in einem speziell strukturierten Format vor. Eine einfache PDF ist beispielsweise zwar digital, aber aufgrund des fehlenden strukturierten Formats keine E-Rechnung.
- Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen. Eine Versandpflicht, als Rechnungssteller, existiert im Jahr 2025 noch nicht. Die kommt aber in den Folgejahren.
Gesetzliche Grundlage
Durch eine Änderung im Wachstumschancengesetz wurde die Einführung der E-Rechnung-Pflicht beschlossene Sache. Dafür wurde über das Wachstumschancengesetz der § 14 des Umsatzsteuergesetz angepasst. Hier werden zugleich die verpflichtenden Rahmenbedingungen zur Strukturierung dargelegt: Das ist die europäische Norm EN 16931.
Was ist die E-Rechnung-Pflicht?
Gemeint ist die verpflichtende Ausstellung ebenso wie der verpflichtende Empfang von E-Rechnungen. Als solche gelten ausschließlich Rechnungen, die in einem strukturierten Format vorliegen. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Die Pflicht wurde zum 1. Januar 2025 wirksam, wobei es eine schrittweise Übergangsphase bis zum 1. Januar 2028 gibt.
Wichtig: Jegliche Regelungen zur E-Rechnung betreffen ausschließlich B2B-Umsätze. Ihre Rechnungen gegenüber Privatleuten sind nicht davon betroffen.
Ist die E-Rechnung ab 2025 verpflichtend?
Genau genommen ja, noch präziser ausgedrückt aber „nicht unbedingt“. Schon heute müssen Sie in der Lage sein, eine E-Rechnung in einem strukturierten Format zu empfangen. Sie müssen aber selbst keine E-Rechnungen verschicken. Das PDF-Format, zum Beispiel, ist aktuell noch zulässig. Genau genommen müssten Sie den Rechnungsempfänger vorab aber um Erlebnis darum bitten, eine PDF- statt E-Rechnung zu versenden. Papierrechnungen dürfen Sie ebenfalls noch verschicken.
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E-Rechnung Pflicht 2025: Übergangsregelungen im Überblick
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Zeitraum |
Empfangspflicht? |
Versandpflicht? |
| Ab 1. Januar 2025 | Ja | Nein, weiterhin Ausstellungen als PDF oder in Papierform erlaubt. |
| Ab 1. Januar 2027 | Ja | Ja, wenn Vorjahresumsatz >800.000 Euro. Der Umsatz lag 2026 unterhalb der 800.000-Euro-Marke? Dann keine Versandpflicht. |
| Ab 1. Januar 2028 | Ja | Ja, nun für alle Unternehmen verpflichtend. |
E-Rechnung-Pflicht Ausnahmen: Wer braucht keine E-Rechnung erstellen?
Keine Regel ohne Ausnahme: Das gilt abseits der eben dargelegten Übergangsregelungen ebenso für einige grundlegende Ausnahmen. Die bleiben, nach dem aktuellen Stand des Gesetzes, in jeder Übergangsphase und danach erhalten.
Was und wer ist also von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
- Kleinbeträge bis 250 Euro sind nach dem § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nicht betroffen
- Fahrausweise und Fahrkarten sind nach dem § 34 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung ebenfalls ausgenommen
- Kleinunternehmer exkludiert der § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung
- staatliche Einrichtungen, nicht-unternehmerisch tätige Vereine und Endverbraucher
Wichtig: Ist eine elektronische Rechnung Pflicht bei Auslandsumsätzen? Nein! Die Pflicht betrifft nur den innerdeutschen Rechnungsverkehr.
In welchem Format ist eine elektronische Rechnung verpflichtend und korrekt?
Die eingangs erwähnte Norm EN 16931 muss durch das Format eingehalten werden. Das Bundesfinanzministerium verweist dafür auf Formate wie ZUGFeRD ab 2.0.1 oder XRechnung.
Beide sind nicht zufällig gewählt: Im Kern geht es bei der E-Rechnung darum, dass diese automatisiert lesbar und verwertbar sein muss. Genau das ist bei einer einfachen PDF-Datei beispielsweise nicht der Fall. Diese kann zwar unser menschliches Auge lesen, sie lässt sich aber nicht maschinell und automatisiert verarbeiten. Dafür benötigt es strukturierte Datensätze, die zum Beispiel ZUGFeRD und XRechnung nutzen.
Während das Format für die E-Rechnung verpflichtend ist, haben Sie unabhängig davon weiterhin das Recht, noch eine für das menschliche Auge lesbare Parallelrechnung zu erstellen. Sie können also zum Beispiel sowohl die zulässige E-Rechnung als auch parallel eine lesbare PDF-Rechnung an Ihre Geschäftspartner versenden. Generell ist aber auch das E-Rechnung-Format mit den genannten Programmen auslesbar – und die müssen aufgrund der schon geltenden Empfangspflicht ja eigentlich sowieso vorhanden sein.
Dabei hinkten viele Unternehmen aber hinterher. Bitkom prüfte das in einer Studie: Demnach waren nur 45 % der befragten Unternehmen kurz vor dem Jahreswechsel in der Lage E-Rechnungen zu empfangen.
Warum hat der Gesetzgeber die Pflicht zur E-Rechnung eingeführt?
Zwei Gründe spielten dabei eine ausschlaggebende Rolle.
Erstens erhofft sich die Politik Einsparpotenziale. Die E-Rechnung soll mittelfristig den benötigten Zeitaufwand in Unternehmen für die Rechnungsstellung reduzieren und zugleich für zusätzliche Übersicht sorgen. Einer Studie nach ist diese Vermutung nicht unberechtigt: Demnach schlummern bei der Rechnungsstellung in KMUs durchschnittlich fünfstellige Einsparpotenziale pro Jahr, die die E-Rechnung freilegen könnte.
Zweitens soll sich durch die E-Rechnung-Pflicht die Mehrwertsteuerlücke reduzieren. Das ist die Differenz zwischen den erwarteten Einnahmen durch die Mehrwertsteuer und dem tatsächlich geflossenen Geld. Anders ausgedrückt: Mehrwertsteuerbetrug soll durch die E-Rechnung reduziert werden.
Die Mehrwertsteuerlücke ist im EU-Raum keinesfalls unerheblich: Im Jahr 2017 versickerten 146 Milliarden Euro an Mehrwertsteuereinnahmen, im Jahr 2021 waren es nach ergriffenen Maßnahmen noch 61 Milliarden. Die E-Rechnung-Pflicht soll die fehlende Differenz weiter minimieren und dadurch Bundes- und EU-Haushalte stärken.
Wie lagern und übermitteln Sie E-Rechnungen an das Finanzamt?
- Sie müssen strukturierte E-Rechnungen für 8 Jahre aufbewahren.
- Die 8-Jahres-Frist gilt für Ein- und Ausgangsrechnungen gleichermaßen.
Die E-Rechnungs-Übermittlung erlaubt ELSTER. Nutzen Sie dafür den Menüpunkt „Belegnachreichung zur Steuererklärung“.
Gilt die E-Rechnung-Pflicht bei Barzahlung?
Das Zahlungsmittel ist unerheblich. Daher greift bei Barzahlungen die 250-Euro-Grenze. Kostet ein Geschäftsessen beispielsweise 300 Euro, ist eine E-Rechnung auszustellen. Bei einem kurzen Lunch mit zwei Mitarbeitenden für 50 Euro hingegen nicht.
