Viele Arbeitnehmende haben Schwierigkeiten, ihre Zeit am Arbeitsplatz effektiv zu planen und geraten dadurch leicht unter Druck oder fühlen sich überlastet. Um Struktur und Übersicht in den Arbeitsalltag zu bringen, gibt es verschiedene Zeitmanagement-Methoden. Eine davon ist die ALPEN-Methode. Was sie auszeichnet, wann sie geeignet ist und welche Vorteile sie bringt, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Großteil der Arbeitnehmenden nennt Zeitdruck als eine der wichtigsten Ursachen für Erschöpfung am Arbeitsplatz.
- Neben Maßnahmen der Vorgesetzten können Mitarbeitende sich auch selbst entlasten – zum Beispiel mit der ALPEN-Methode.
- Die ALPEN-Methode ist eine einfache Selbstmanagement-Technik, mit der man Aufgaben plant, Prioritäten setzt und den Arbeitstag strukturiert.
Leistungs- und Zeitdruck als Hauptbelastungen am Arbeitsplatz
Laut einer Civey-Umfrage fühlen sich deutsche Arbeitnehmende vor allem durch Leistungsdruck und gleich an zweiter Stelle durch Zeitdruck am Arbeitsplatz belastet und erschöpft.
Grundsätzlich sollten Unternehmen selbst aktiv werden und den Arbeitsplatz sowie die Arbeitsumgebung so gestalten, dass Mitarbeitende gesund und zufrieden arbeiten können. Denn gesunde und zufriedene Beschäftigte sind in der Regel produktiver, bleiben dem Unternehmen länger treu (weniger Fluktuation!) und tragen insgesamt zu einem erfolgreicheren Betrieb bei. Arbeitgebende können hier an unterschiedlichen Stellen ansetzen. Dazu gehören beispielsweise die konkrete Gestaltung des Arbeitsplatzes, das Anbieten von Benefits sowie flexible Arbeitszeitmodelle. Homeoffice und Remote-Arbeit sind nur einige der Beispiele.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass Beschäftigte ihr eigenes Zeitmanagement optimieren.
Zeitmanagement-Methoden:
Eine Möglichkeit ist die Eisenhower-Matrix, mit der Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisiert werden können. Eine weitere Methode ist die Pomodoro-Technik, bei der die Arbeit in kurze, konzentrierte Intervalle von meist 25 Minuten mit kurzen Pausen unterteilt wird, um die Produktivität zu steigern.
Ein weitere bewährte Methode ist die ALPEN-Methode, die wir im Folgenden genauer erklären werden.
Was ist die ALPEN-Methode einfach erklärt?
Alpen-Methode – Definition
Die ALPEN-Methode ist eine bewährte Technik, um Ordnung ins tägliche Arbeitspensum zu bringen. Sie unterstützt dabei, einen klaren Überblick über alle Aufgaben zu erhalten, Prioritäten zu setzen und die Arbeit auf der To-do-Liste effizient über den Tag zu verteilen.
Es handelt sich also um eine Methode, die besonders geeignet ist für Beschäftigte, die schnell den Überblick verlieren, sich verzetteln oder Schwierigkeiten haben, ihre Aufgaben sinnvoll zu priorisieren.
Sie ist branchenübergreifend überall dort anwendbar, wo es um die Strukturierung komplexer Arbeitsprozesse und das effektive Abarbeiten von To-do-Listen geht.
Besonders hilfreich ist sie für Mitarbeitende, die ihren Tagesablauf selbstständig planen, viele unterschiedliche Aufgaben erledigen müssen oder häufig unter Zeitdruck stehen.
ALPEN ist ein Akronym, bei dem jeder Buchstabe für ein Element der Methode steht.
Alpen-Methode Zeitmanagement: Wie heißen die 5 Elemente der ALPEN-Methode?
Die einzelnen Buchstaben der ALPEN-Methode stehen konkret für:
- A – Aufgaben notieren
- L – Länge einschätzen
- P – Pufferzeiten einplanen
- E – Entscheidungen fällen
- N – Nachkontrolle
Gehen wir die einzelnen Punkte Schritt für Schritt durch:
Schritt 1: Aufgaben notieren
Hier wird eine To-do-Liste erstellt. Welche Aufgaben stehen heute an? Was muss erledigt werden? Ziel ist eine klare Tagesplanung.
Schritt 2: Länge einschätzen
Nun wird geschätzt, wie lange jede Aufgabe ungefähr dauern wird, und diese Zeit wird notiert. Wichtig ist auch, Deadlines zu berücksichtigen – beispielsweise Aufgaben, die unbedingt noch am selben Arbeitstag erledigt werden müssen.
Schritt 3: Pufferzeiten einplanen
Dieser Arbeitsschritt ist besonders wichtig für effektives Selbstmanagement. Menschen neigen dazu, zu wenig Zeit für Aufgaben einzuplanen und ihre To-do-Liste zu überladen. Die ALPEN-Methode empfiehlt daher, großzügig Pufferzeiten von etwa 40 % der verfügbaren Arbeitszeit einzuplanen. So kann man:
- realistisch arbeiten, ohne sich zu überfordern,
- auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren (z. B. Krankheit, Ausfall von Kolleg*innen oder technische Probleme),
- die eigene Arbeitsgeschwindigkeit und Belastbarkeit besser einschätzen.
Ziel ist ein nachhaltiges Selbstmanagement, bei dem der Tagesplan ambitioniert, aber machbar bleibt.
Schritt 4: Entscheidungen fällen
Jetzt wird der Tagesplan strukturiert: Welche Aufgaben müssen zuerst erledigt werden und welche können warten? Beispiel: Wenn am Nachmittag ein Meeting ansteht, müssen eventuell vorbereitende Aufgaben wie eine E-Mail an eine Kollegin schreiben oder eine Zusammenfassung für das Meeting erstellen vorher erledigt werden.
Schritt 5: Nachkontrolle
Am Ende des Tages erfolgt eine kurze Reflexion: Wurden alle Aufgaben erledigt? War die Planung des Tagesablaufs realistisch? Was kann am nächsten Tag verbessert werden?
Was ist die 60:40-Methode?
Auch wenn die Idee dahinter ähnlich ist, ist die 60:40-Methode nicht dasselbe wie die ALPEN-Methode. Bei der ALPEN-Methode gehört das Einplanen von Pufferzeiten zu einem der fünf Elemente, während die 60:40-Methode als eigenständige Zeitmanagement-Technik bekannt ist.
Bei der 60:40-Methode wird die verfügbare Arbeitszeit in etwa 60 % für geplante Aufgaben und 40 % als flexible Pufferzeit aufgeteilt, um unvorhergesehene Aufgaben oder Verzögerungen abzufangen.
Alpen-Methode – Beispiel
Mitarbeiter X arbeitet in einer NGO. Am Morgen setzt er sich an seinen Schreibtisch. Mithilfe von E-Mails, Kalendern, handschriftlichen Notizen und Informationen von Kolleg*innen notiert er zunächst alles, was heute erledigt werden muss (Schritt 1 der Alpen-Methode):
- Instagram-Post absegnen lassen und hochladen
- Fertigen Newsletter verschicken
- Antrag für die kommende Dienstreise stellen
- Hotel und Fahrt buchen
- Jour fixe um 15 Uhr vorbereiten
Als Nächstes schätzt er ein, wie lange die einzelnen To-dos etwa dauern werden (Schritt 2).
- Instagram-Post: 1 Stunde
- Newsletter: 1 Stunde
- Antrag: 45 Minuten
- Hotel & Fahrt: 1 Stunde
- Meeting-Vorbereitung: 1 Stunde
Dabei plant er gleichzeitig großzügige Pufferzeiten von 40 % ein (Schritt 3). Nun fehlt noch die Reihenfolge. Er legt die Prioritäten fest: Zuerst wird der Newsletter verschickt, da dieser am Vormittag fertig sein muss, danach der Instagram-Post. Das Meeting wird vorbereitet. Nach dem Meeting widmet er sich schließlich dem Reiseantrag und der Hotelbuchung, da seine Konzentration am Ende des Tages nachlässt.
Was sind die Vorteile und was sind die Nachteile der ALPEN-Methode?
Die ALPEN-Methode hat klare Vorteile:
- Sie ist leicht umzusetzen.
- Sie ist nicht besonders aufwändig und benötigt nur wenig Zeit.
- Gleichzeitig sorgt sie für einen besseren Überblick über die Aufgaben und kann die Produktivität steigern.
Allerdings ist keine Zeitmanagement-Methode perfekt. Oft passt ein Tagesplan nicht vollständig zur Realität. Besonders in stressigen Zeiten kann es schwierig sein, die vorgesehenen Pufferzeiten von 40 % einzuhalten, sodass die Methode dann nicht den gewünschten Entlastungseffekt bringt.
Tipp: Beim Zeitmanagement können mittlerweile auch digitale Tools unterstützen. Die Business Management Software von Factorial bietet beispielsweise eine Projektmanagement-Funktion. Hier können Sie Ihre Projekte effizient planen, den Überblick über Kosten behalten, Fortschritte verfolgen sowie Aufgaben, Rollen und Zugriffsrechte verwalten. In Kombination mit Methoden wie der ALPEN-Methode ermöglicht dies nicht nur eine klare Struktur im Tagesablauf, sondern auch eine effiziente Organisation von Projekten – so behalten Mitarbeitende jederzeit den Überblick, priorisieren sinnvoll und steigern ihre Produktivität.
