Ob schicker Bürokomplex, ein heimeliges Ladengeschäft oder eine geräumige Industriehalle: Bewirtschaftet gehört der eigene Unternehmensstandort immer. Das führt zwangsläufig zu laufenden Kosten. Die damit entstehenden Bewirtschaftungskosten sind für Arbeitgeber alles andere als irrelevant – auch weil sie zuletzt teilweise deutlich angestiegen sind.
Das Wichtigste in Kürze
- Zu den Bewirtschaftungskosten zählen alle Ausgaben, die für die fortlaufende Pflege, Instandhaltung und den Betrieb der Immobilie anfallen.
- Insbesondere die Betriebs- und Instandhaltungskosten sind größere Positionen innerhalb der Bewirtschaftungskosten.
- Unternehmen, die Eigentümer ihrer Immobilie sind, können Bewirtschaftungskosten steuerlich geltend machen. Betriebe, die die Immobilie mieten, bekommen sie teilweise vom Eigentümer auferlegt.
Was sind Bewirtschaftungskosten?
„Bewirtschaftungskosten“ sind der Oberbegriff für alle laufenden Aufwendungen, die zum Erhalt der Immobilienqualität notwendig sind. Außerdem fallen darunter alle Ausgaben, die für die gewöhnliche Nutzung der Immobilie entstehen – beispielsweise solche für Heizung, Kühlung, Strom oder Wasser. Selbige bezeichnet man dann als Betriebskosten.
Was zählt noch zu den Bewirtschaftungskosten?
- erforderliche Versicherungen wie die Gebäude- und Haftpflichtversicherung
- Steuern und Abgaben
- Verwaltungskosten, auch solche für das zuständige Personal
Insbesondere der Teil der Betriebskosten ist in den letzten Jahren sowohl für Privatverbraucher*innen als auch Unternehmen stark angestiegen. Laut einer Studie der Bauakademie machen allein die Betriebskosten mittlerweile rund 21 % bei Neubauten und 24 % bei Altbauten aus. Vorwiegend gestiegene Servicekosten für Dienstleister*innen und stark angezogene Energiepreise gelten als die Hauptverursacher.
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Was versteht man unter der Bewirtschaftung einer Immobilie?
Zwar können Immobilien Jahrhunderte überdauern, aber eben nicht ohne eine gewisse Pflege. Irgendetwas fällt schließlich, ebenso wie im operativen Unternehmensbetrieb, immer an. Unternehmen, die ihre Immobilie bewirtschaften, müssen sich folglich um die Instandhaltung einzelner Gewerke ebenso wie erforderliche akute Reparaturen kümmern. Außerdem entstehen (fast) ohne eigenes Zutun ebenso Kosten, zum Beispiel für die Müllabfuhr oder in Form der Grundsteuer.
All das gehört zur Bewirtung: Während Immobilieneigentümer sich um die Bewältigung beziehungsweise Vergabe an geeignete Dienstleistende kümmern müssen, können sie einen Teil der entstandenen Kosten aber auch auf die Mieterpartei umlegen – so gibt es das Bundesfinanzministerium vor.
Umlagefähig auf Mieter*innen, auch im gewerblichen Bereich, sind unter anderem:
- Kosten für die Müllabfuhr
- Kosten für die Straßenreinigung
- Kosten für die Nutzung von Wasser und Heizung
Eigentümer tragen indes die Verwaltungskosten und müssen beispielsweise eine Instandhaltungsrücklage bilden.
Wie berechne ich die Bewirtschaftungskosten?
Die Berechnungsformel für Bewirtschaftungskosten ergibt sich aus der Addition der einzelnen Kostenbestandteile. Das sieht in der Praxis so aus:
Bewirtschaftungskosten = Betriebskosten + Verwaltungskosten + Instandhaltungskosten + Versicherungskosten
Sofern Sie vermieten, können Sie davon anschließend noch die auf die Mieterpartei umlagefähigen Ausgaben abziehen.
Bewirtschaftungskosten: Tabelle mit verschiedenen Kostenarten
Die nachfolgende Tabelle verdeutlicht, welche einzelnen Kostenpositionen in Unternehmen unter den Bewirtschaftungskosten gebündelt werden.
| Kostenart | Beschreibung | im Unternehmen |
| Energie- und Betriebskosten | anfallende Ausgaben zur Nutzung von Wasser, Heizung, Grundsteuer und Co. | Stromverbrauch durch Rechner und Maschinen |
| Reinigungskosten | Unterhaltsreinigung, Winterdienst, Pflege von Grünanlagen | Dienstleistungskosten für beauftragte Gärtner*innen und Reinigungsfirmen |
| Instandhaltung | Reparaturen, Wartungen und kleinere Sanierungsarbeiten | Kosten für Elektriker*innen, nötige Sicherheitszertifizierungen und Monteur*innen |
| Versicherungen | finanzieller Schutz bei Schäden und Ausfällen | Unternehmen halten normalerweise mindestens die Betriebshaftpflicht- und eine Gebäudeversicherung |
| Verwaltung | Kosten für das Facility-Management und die Hausverwaltung (falls vorhanden) | Personalkosten für angestellte Facility-Manager*innen, Kosten für Gutachter*innen und Verwaltungsgesellschaften |
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Was verbindet Bewirtschaftungskosten und das Ertragswertverfahren?
Die Kosten zur Bewirtung nehmen direkt Einfluss auf den Ertrag der Immobilie. Das ist logisch: Je höher die laufenden Aufwendungen, desto niedriger fallen die Nettoerträge aus, sofern sich auf der Einnahmenseite nichts verändert.
Bei Unternehmen, die das Gebäude im Eigentum halten, führt das zunächst zu keinen unmittelbaren Veränderungen – ihr Ertrag besteht de facto in der Nutzung der Immobilie. Für Betriebe, die die Immobilie mieten, könnten sich dadurch perspektivisch Mieterhöhungen ankündigen. Das wäre dann der Fall, wenn der Eigentümer seinen finalen Nettoertrag steigern oder in Anbetracht gestiegener Bewirtschaftungskosten weiterhin erhalten möchte.
Abschließende Tipps zur Optimierung der Bewirtschaftungskosten im Unternehmen
- Serviceverträge für dienstleistende Unternehmen bündeln, um Synergieeffekte zu nutzen
- Energie-Audits, um die Energiekosten nachhaltig zu optimieren
- digitale Tools wie Factorial für ein effizientes Ausgabenmanagement verwenden
- regelmäßige Prüfung aller Dienstleister- und Versicherungsverträge
