Desk Sharing 2023: Diese Regeln sollten Sie kennen

Unsere Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren deutlich verändert. New Work bringt mehr und mehr Flexibilität mit sich – und zwar nicht nur was Arbeitszeiten angeht, sondern auch in Sachen Arbeitsplatz.

Desk Sharing nennt sich das neue Konzept, bei dem sich Mitarbeitende von ihrem festen Arbeitsplatz im Büro verabschieden und ihren Schreibtisch nach Belieben frei wählen können. 

Das Desk Sharing Konzept ist schon lange nicht mehr nur in hippen Silicon Valley Startups angesagt. Spätestens seit der Corona Pandemie setzen immer mehr deutsche Unternehmen auf Hot Desking und flexibles Arbeiten.

In diesem Artikel verraten wir Ihnen, welche Regeln Sie beachten sollten, wenn Sie flexible Arbeitsplätze zur Verfügung stellen möchten.

Desk Sharing Definition

Desk Sharing ist ein Begriff aus dem Englischen und beschreibt ein Konzept, bei dem Schreibtische „geteilt“ werden.

Das bedeutet, dass Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz mehr im Büro haben, sondern Angestellte von dem Schreibtisch aus arbeiten, der gerade frei ist.

Das Ziel dabei ist, Büroflächen effizienter zu nutzen. Besonders in Zeiten hybrider Arbeitszeitmodelle sind nicht mehr alle Plätze besetzt. Das Unternehmen kann also Kosten sparen, indem es die Zahl der Arbeitsplätze reduziert und die Belegschaft zwischen Hot Desks vor Ort und dem eigenen Schreibtisch im Home Office aufteilt.

Andere geläufige Begriffe für Desk Sharing sind „Shared Desk“, „Flexible Office“ oder auch „Hot Desking“.

Unternehmen wie Desky bieten Organisationen jeder Größe einen modernen, flexiblen Arbeitsplatz, um der wachsenden Nachfrage nach hybridem Arbeiten gerecht zu werden. So können Unternehmen das Büro in einen flexiblen Raum verwandeln.

Desk Sharing Software: Wie funktioniert Desk Sharing in der Praxis?

Das Konzept des Desk Sharings kann mit den richtigen Tools oder einer Mobile App problemlos umgesetzt werden.

Bevor die Mitarbeiter sich auf den Weg ins Büro machen, buchen sie sich über eine entsprechende Software oder ein anderes Tool wie ein Excel-Sheet einen freien Arbeitsplatz. Dabei sollte unbedingt der genaue Zeitraum angegeben werden, wie lange der Schreibtisch gebucht werden soll.

Abgesehen davon sollten Sie darauf achten, dass Ihre Teams so digital wie möglich arbeiten. Informationen sollten elektronisch erfasst und Arbeitsabläufe weitestgehend automatisiert sein. Dank online Tools steht dem Desk Sharing, auch Flexible Office genannt, dann nichts mehr im Wege.

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Vor- und Nachteile von Desk Sharing

Das hohe Maß an Flexibilität bringt einige Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit sich. Hier haben wir die wichtigsten Pro’s für Sie aufgeführt:

Vorteile

• Kostenersparnis: Weniger feste Arbeitsplätze bedeuten auch weniger benötigte Bürofläche. Das spart Kosten jeglicher Art: Mietkosten, Reinigungskosten, Energiekosten etc…
• Optimale Nutzung bestehender Ressourcen: Schreibtische werden in der Regel nicht mehr leer stehen.
• Mehr Flexibilität: Home Office und wechselnde Arbeitsplätze frischen die Arbeitsatmosphäre auf. Das stärkt das Employer Branding und lockt besonders junge Fachkräfte an, die sich nach modernen Organisationsstrukturen sehen.
• Gleiches Recht für alle: „Frau Schmidt hat den besseren Platz am Fenster!“ Solche Neid-Streitigkeiten gibt es beim Desk Sharing nicht. Jedes Teammitglied hat Anspruch auf die gleichen Bedingungen. Das sorgt für flache Hierarchien und stärkt das Teamgefühl.

Nachteile

Andererseits gibt es auch einige negative Punkte, die zu beachten sind:

• Zusätzlicher Stress für Arbeitnehmer: Anstatt sich sorgenfrei auf den Weg ins Büro zu machen, müssen Angestellte daran denken, sich im Vorab einen Tisch zu reservieren. Wer das vergisst, hat im Extremfall Pech gehabt und muss zurück ins Home Office.
• Vorsicht, Produktivitätsverlust: Ein neuer Schreibtisch bedeutet jedes Mal eine neue Buchung und somit auch, sich Tag für Tag neu zu installieren. Bildschirm anschließen, Tasche auspacken, und am Ende des Tages wieder alles entkabeln und aufräumen. Das kostet Zeit.

Welche Regeln muss ich beachten? 5 Tipps

Damit das Desk Sharing ordnungsgemäß abläuft und kein internes Chaos entsteht, ist es ratsam, einige Regeln zu beachten.

Wir haben 5 Desk Sharing Tipps für Sie:

1. Clean Desk Policy: Sorgen Sie dafür, dass keine persönlichen Gegenstände auf dem Arbeitsplatz liegen gelassen werden.
2. Sauberkeit ist ein Muss: Benutzte Kaffeetassen? Nein danke! Informieren Sie Ihre Belegschaft, dass der Arbeitsplatz unbedingt sauber hinterlassen werden sollte. Im Rahmen der Covid-19 Schutzmaßnahmen sollten Sie zusätzlich Desinfektionsmittel zur Verfügung stellen.
3. Nur mit Voranmeldung: Nutzen Sie ein Desk Sharing Konzept mit einem konkreten Zeitplan. Um einen „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“-Ansatz zu vermeiden, sind offizielle Buchungen der Arbeitsplätze im Vorab ein Muss.
4. Gleiche Basis: Achten Sie darauf, auf allen Schreibtischen eine identische Ausstattung bereitzustellen. Bildschirm, HDMI Kabel und Tastatur sind die Basics, die jedem Teammitglied gleichermaßen zur Verfügung stehen sollten. So können die Angestellten ihre Laptops verbinden und ohne Probleme loslegen. Dem konzentrierten Arbeiten steht nichts im Wege. Headset und Maus sollte jedoch jeder Arbeitnehmer aus Hygienegründen persönlich erhalten.
5. Ja zum Datenschutz: Erinnern Sie Ihre Teams daran, dass alle Daten gemäß der DSGVO zu schützen sind. Damit Unbefugte nicht auf Daten zugreifen können, sollten Bildschirme beim Verlassen des Arbeitsplatzes gesperrt und Unterlagen niemals unbeaufsichtigt am Platz zurückgelassen werden. Das ist besonders in Co-Working Spaces wichtig.

Ist Desk Sharing das Richtige für mein Unternehmen?

Desk Sharing gilt als einer der Top Trends in der heutigen Arbeitswelt. Ob dieses Konzept auch in Ihrem Unternehmen gut funktioniert, diese Frage lässt sich nicht pauschal mit Ja oder Nein beantworten.

Generell lässt sich sagen, dass sich dieses Prinzip vor allem in kleineren Unternehmen und Startups bewiesen hat. Sprich in Arbeitsumfeldern, in denen mehr Freiraum für ein so hohes Maß an Flexibilität gegeben ist.

Bei größeren Unternehmen kann Desk Sharing aufgrund der hohen Anzahl an Mitarbeitenden schnell zu einem organisatorischen Alptraum werden. Vermutlich werden je nach Unternehmensgröße andere flexible Arbeitsmodelle wie Home Office vorgezogen.

Häufig gestellte Fragen und Antworten

Was sind Vorteile von Desk Sharing?

Kostenersparnis: Weniger feste Arbeitsplätze bedeuten auch weniger benötigte Bürofläche. Das spart Kosten jeglicher Art: Mietkosten, Reinigungskosten, Energiekosten etc…

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing ist ein Begriff aus dem Englischen und beschreibt ein Konzept, bei dem Schreibtische „geteilt“ werden. Das bedeutet, dass Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz mehr im Büro haben, sondern Angestellte von dem Schreibtisch aus arbeiten, der gerade frei ist.

Welche Regeln muss ich beim Desk Sharing beachten?

Achten Sie darauf, auf allen Schreibtischen eine identische Ausstattung bereitzustellen. Bildschirm, HDMI Kabel und Tastatur sind die Basics, die jedem Teammitglied gleichermaßen zur Verfügung stehen sollten. So können die Angestellten ihre Laptops verbinden und ohne Probleme loslegen. Dem konzentrierten Arbeiten steht nichts im Wege.