Wie verhalte ich mich richtig im Unternehmen? Manchmal entstehen in Betrieben Konfliktsituationen, in denen die Mitarbeitenden nicht wissen, wie sie richtig reagieren sollen. Ein Code of Conduct kann Abhilfe schaffen und den Beschäftigten als Leitfaden dabei helfen, unternehmenskonform zu handeln und so rechtliche Risiken zu vermeiden.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was ein Code of Conduct ist, warum er so wichtig ist und welche Inhalte er normalerweise hat.
Wichtige Fakten
- Ein Code of Conduct, oder Verhaltenskodex, ist eine Sammlung verbindlicher Richtlinien, die das ethische, rechtliche und soziale Verhalten aller Beschäftigten eines Unternehmens regeln.
- Laut einer Studie der EQS Group aus dem Jahr 2024 sehen 78 % der befragten Compliance-Verantwortlichen in Deutschland den größten Handlungsbedarf bei der Schulung von Mitarbeitenden zu den Inhalten des Verhaltenskodex, berichtet eqs.com.
- Der Verhaltenskodex ist laut eqs.com ein zentrales Instrument des Compliance-Managements, um rechtliche Risiken wie Korruption oder Diskriminierung zu minimieren und eine einheitliche Unternehmenskultur zu fördern.
- Unternehmen mit einem aktiv gelebten Verhaltenskodex stärken nicht nur ihre Arbeitgebermarke, sondern verbessern auch nachweislich das Vertrauen von Kundschaft und Geschäftspartnern.
- Was ist ein Code of Conduct?
- Warum ist ein Code of Conduct wichtig?
- Code of Conduct: Beispiele
- Wer erstellt einen Verhaltenskodex?
- Code of Conduct Vorlage: Anleitung in 5 Schritten
- Was geschieht bei einem Verstoß gegen den Code of Conduct?
Was genau ist ein Code of Conduct?
Ein Code of Conduct – auf Deutsch „Verhaltenskodex“ – ist eine zentrale Säule des Compliance-Managements in Organisationen. Er fasst die Grundsätze und Regeln zusammen, die für alle Angehörigen eines Unternehmens gelten.
Der Verhaltenskodex gilt für Mitarbeiter*innen in Betrieben und kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aussehen und dementsprechend auch verschiedene Inhalte haben.
Was regelt ein Verhaltenskodex?
Verhaltensrichtlinien, auch als Code of Conduct bezeichnet, legen fest, wie Mitarbeitende im Unternehmen handeln und miteinander umgehen sollen. Ziel ist es, Diskriminierung, Belästigung oder Mobbing zu verhindern.
Der Kodex dient also dem Schutz der Beschäftigten, stärkt das gegenseitige Vertrauen und fördert die Unternehmenskultur.
Für wen gelten die Richtlinien?
Die Regelungen eines Verhaltenskodex gelten für die gesamte Belegschaft – von den im Praktikum Beschäftigten bis zur Geschäftsführung. Dieser Grundsatz des „Tone from the top“ ist entscheidend, denn die Führungsebene muss die Werte vorleben, damit sie im Unternehmen Akzeptanz finden. Der Kodex ist als Steuerungsinstrument fest im Compliance-Managementsystem verankert.
Besonders wenn Unternehmen viele internationale Angestellte haben und so verschiedene Verhaltensweisen und Kulturen aufeinandertreffen, gibt ein Verhaltenskodex den Angestellten feste Rahmenbedingungen für das Verhalten.
Die folgenden Fragen können durch die Regelungen beantwortet werden:
- Wie soll ich mich verhalten?
- Wie sollte ich mich nicht verhalten?
- Welches Verhalten anderer Mitarbeitenden mir gegenüber ist in Ordnung, welches nicht?
Welche Vorteile bietet ein Code of Conduct?
Nicht nur große, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von einem Code of Conduct.
Schauen wir uns genauer an, welche Vorteile ein Code of Conduct im Unternehmen hat und wie das Compliance-Management davon gestärkt wird:
Sicherheit am Arbeitsplatz
Ein Verhaltenskodex gibt den Beschäftigten ein sicheres Gefühl am Arbeitsplatz. Mitarbeitende können in der Unternehmensleitlinie an verbindlichen ethischen Grundsätzen erkennen, an welche Vorschriften sie sich im Unternehmen zu halten haben. In Konfliktsituationen wird so sichergestellt, dass sich alle Mitarbeitenden korrekt verhalten und die Situation nicht eskaliert.
Dadurch, dass die Mitarbeitenden im Umgang mit dem Code of Conduct geschult werden, sind sie sensibilisiert für Risiken, die im täglichen Miteinander auftreten können, und wissen, diese zu vermeiden.
Employer Branding
Ein weiterer Vorteil ist, dass ein Code of Conduct die Außenwirkung verbessert und zur positiven Arbeitgebermarke beiträgt. Potenzielle Bewerbende haben einen besseren Eindruck, wenn Leitlinien und Unternehmenskultur auf den Unternehmensseiten offen kommuniziert werden.
Besserer Umgang mit Kundschaft und Lieferbetrieben
Nicht nur Bewerbende, sondern auch Kundschaft und Lieferbetriebe entscheiden sich häufiger für ein Unternehmen mit Verhaltenskodex.
Rechtliche Risiken minimieren
Ein gut implementierter Verhaltenskodex dient als wirksames Instrument der Korruptionsprävention und hilft, Complianceverstöße zu vermeiden. Er übersetzt rechtliche Anforderungen, wie die des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), in konkrete Verhaltensanweisungen und reduziert so das Haftungsrisiko für das Unternehmen und seine Leitungsorgane.
Und wie wird ein Code of Conduct im Unternehmen als Kommunikationshilfe genutzt?
Dadurch, dass die Richtlinien im Code of Conduct leicht verständlich beschrieben werden, können alle Mitarbeitenden sie verstehen und sich dementsprechend auch daran halten.
Code of Conduct: Beispiele
Möchten Sie sich einmal genauer ansehen, wie die Richtlinien normalerweise aufgebaut sind?
Die folgenden Unternehmen nutzen einen Verhaltenskodex für den besseren Umgang mit Mitarbeitenden, Geschäftspartnern, Lieferbetrieben …
- Siemens Group Code of Conduct
- Bosch Code of Business Conduct
- BMW Group Verhaltenskodex
- Mercedes-Benz Group Verhaltensrichtlinie
- Allianz SE Verhaltenskodex
- Munich RE Verhaltenskodex
Welche branchenübergreifenden Code of Conducts gibt es?
Einige Unternehmen haben Richtlinien aufgestellt, die für die gesamte Branche oder sogar branchenübergreifend gelten.
So wurden u. a. die folgenden Kodizes aufgestellt:
- BME: Der Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. hat einen Kodex entwickelt. In diesem sind die Bekämpfung von Kinder- und Zwangsarbeit und Korruption sowie die Einhaltung bestimmter Prinzipien im Umgang mit Lieferbetrieben geregelt. Eingetreten sind bereits die Allianz Group, Fraport, ThyssenKrupp, Hochtief, Bilfinger Berger, Merck etc.
- Vereinte Nationen: Auch die UN hat einen branchenübergreifenden Code of Conduct aufgestellt: die Kinderrechtskonvention für die Textilbranche.
- Business Social Compliance Initiative (BSCI): Der Amfori BSCI-Verhaltenskodex möchte die Arbeitsbedingungen in globalen Lieferketten verbessern.
Wer ist für die Erstellung des Verhaltenskodex verantwortlich?
Verhaltensgrundsätze werden in Unternehmen meistens von der für Compliance verantwortlichen Person erstellt und sollten von allen Mitarbeitenden unterschrieben werden.
An die für Compliance verantwortliche Person oder das HR-Management können sich Mitarbeitende auch wenden, wenn sie sich fragen, wie sie in bestimmten Situationen handeln sollen und ob ihr Verhalten unternehmenskonform ist.
Welche Inhalte hat ein Verhaltenskodex?
Obwohl ein Verhaltenskodex für die meisten Unternehmen nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, haben sich branchenübergreifend Standards etabliert. Die Inhalte sollten stets auf die spezifischen Risiken und Werte des Unternehmens zugeschnitten sein.
Die Inhalte lassen sich typischerweise in drei Kernbereiche gliedern:
| Bereich | Beispiele für Regelungsinhalte |
|---|---|
| Verhalten im Unternehmen | Grundsätze zur Zusammenarbeit, Verbot von Diskriminierung und Belästigung (gemäß AGG), Regelungen zum Umgang mit Firmeneigentum, Datenschutz und zur Vertraulichkeit von Geschäftsgeheimnissen. |
| Umgang mit Externen | Richtlinien zur Korruptionsprävention (Umgang mit Geschenken und Einladungen), Einhaltung des Wettbewerbsrechts, Verbot von Geldwäsche und Insidergeschäften, Verhaltensstandards gegenüber Kundschaft und Lieferbetrieben. |
| Gesellschaftliche Verantwortung (CSR/ESG) | Bekenntnis zur Einhaltung der Menschenrechte (im Sinne des LkSG), Grundsätze zum Umweltschutz und zur Ressourcenschonung, Regelungen zu Spenden und Sponsoring, politisches Engagement. |
Code of Conduct Vorlage: Anleitung in 5 Schritten
Sie möchten nun Ihre eigenen Richtlinien festlegen? Schauen Sie sich unsere 5 Schritte an, um detaillierte Leitlinien zu erstellen:
1. Legen Sie zuerst die Unternehmenswerte, Regeln und Richtlinien fest
Die Werte, Regeln und Richtlinien, an die sich alle Mitarbeiter*innen halten sollen, sollten im Austausch mit verschiedenen Beteiligten festgelegt werden.
Nicht nur das Management, auch einzelne Abteilungen und der Betriebsrat sollten bei der Festlegung mit einbezogen werden. Zudem ist es wichtig, dass Sie sich anwaltlich bei der Ausgestaltung der Richtlinien beraten lassen.
2. Formulierung der Verhaltenskodex-Vorlage
Im nächsten Schritt geht es darum, die festgelegten Unternehmensrichtlinien zu verschriftlichen. Dies wird meist durch die Compliance-Beauftragten im Austausch mit der Rechtsabteilung durchgeführt. Versuchen Sie, den Text möglichst so zu verfassen, dass ihn alle Mitarbeitenden verstehen können.
Lassen Sie mehrere Personen darüber lesen, damit sie noch unklare Sachverhalte besser verdeutlichen können und keine Inhalte vergessen. Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist, sollten Sie den Verhaltenskodex in verschiedene Sprachen übersetzen.
3. Kodex sichtbar machen
Die Regelungen sollten nun im Unternehmen sichtbar gemacht werden. Neue Mitarbeiter*innen sollten die Regelungen möglichst am ersten Arbeitstag erhalten und sicherheitshalber auch gleich unterschreiben.
Machen Sie den Verhaltenskodex auch im Intranet sichtbar und hängen Sie ihn an wichtigen Stellen im Betrieb aus.
4. Mitarbeiterschulung
Was ist bei der Einführung der Richtlinien im Unternehmen noch zu beachten?
Unternehmen sollten darauf achten, regelmäßig Compliance-Schulungen anzubieten. In diesen wird darauf aufmerksam gemacht, wie Mitarbeitende in verschiedenen Situationen richtig handeln und welche Präventionsmaßnahmen sie ergreifen können.
Besonders das Management, die Personalabteilung und der Betriebsrat sollten als gutes Beispiel vorangehen und die Grundsätze und Richtlinien gegenüber der Belegschaft vertreten.
5. Kontrolle und Aktualisierung
Achten Sie darauf, den Verhaltenskodex regelmäßig zu prüfen und zu schauen, ob sich bestimmte Gesetze geändert haben, und den Kodex dementsprechend anzupassen.
Vielleicht muss noch etwas hinzugefügt werden? Setzen Sie sich dafür regelmäßig zusammen und schauen Sie, ob die Richtlinien noch zeitgemäß sind.
Bei internen oder externen Meldestellen können zudem Regelverstöße gemeldet werden.
Den Verhaltenskodex digital verwalten
Damit der Code of Conduct seine volle Wirkung entfalten kann, muss er für alle Beschäftigten jederzeit leicht zugänglich sein. Eine zentrale Ablage im Intranet oder in einer HR-Software-Lösung ist hierfür ideal. Mit einer Software wie Factorial können Sie den Verhaltenskodex und andere Richtlinien zentral hinterlegen, die Kenntnisnahme durch die Belegschaft digital dokumentieren und Schulungen effizient organisieren. So stellen Sie sicher, dass neue Teammitglieder die Richtlinien bereits im Onboarding erhalten und Änderungen transparent kommuniziert werden.
Was geschieht bei einem Verstoß gegen den Code of Conduct?
Ein Verstoß gegen den Verhaltenskodex stellt eine Verletzung arbeitsvertraglicher Pflichten dar. Die Konsequenzen richten sich nach der Schwere des Verstoßes und reichen von einer Ermahnung über eine Abmahnung bis hin zur ordentlichen oder sogar außerordentlichen Kündigung. Die Meldewege für Complianceverstöße – zum Beispiel über interne Meldestellen im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) – sind oft im Code of Conduct verankert.
Ein Verstoß kann aber neben arbeitsrechtlichen Maßnahmen auch zivilrechtliche Folgen, wie Schadensersatzansprüche oder sogar strafrechtliche Sanktionen nach sich ziehen.
Was sind die 5 Verhaltensregeln?
Ein Verhaltenskodex legt die Erwartungen an das Verhalten im Unternehmen fest, oft in den Bereichen Integrität, Objektivität, Vertraulichkeit, professionelles Auftreten und fachliche Kompetenz. Er soll sicherstellen, dass sich alle Mitarbeitenden im Arbeitsumfeld wohl und sicher fühlen.
Was ist ein Code of Conduct?
Ein Code of Conduct, oder Verhaltenskodex, ist eine Sammlung von Richtlinien und Grundsätzen, die das erwartete Verhalten und die ethischen Standards in einem Unternehmen definieren. Er dient Mitarbeitenden als Leitfaden für ihr Handeln am Arbeitsplatz und bei der Vertretung des Unternehmens.
