Wie verhalte ich mich richtig im Unternehmen? Manchmal entstehen in Betrieben Konfliktsituationen, in denen die Mitarbeiter*innen nicht wissen, wie sie richtig reagieren sollen. Ein Code of Conduct kann Abhilfe schaffen und den Beschäftigten als Leitfaden dabei helfen, unternehmenskonform zu handeln und so rechtliche Risiken zu vermeiden.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was ein Code of Conduct ist, warum er so wichtig ist und welche Inhalte er normalerweise hat.
- Was ist ein Code of Conduct?
- Warum ist ein Code of Conduct wichtig?
- Code of Conduct: Beispiele
- Wer erstellt einen Verhaltenskodex?
- Code of Conduct Vorlage: Anleitung in 5 Schritten
- Was geschieht bei einem Verstoß gegen den Code of Conduct?
Was ist ein Code of Conduct?
In Organisationen ist im Rahmen von Compliance Management oft die Rede vom „Code of Conduct”. Code of Conduct – auf Deutsch bedeutet dieses Wort so viel wie Verhaltenskodex.
Der Verhaltenskodex gilt für Mitarbeiter*innen in Betrieben und kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aussehen und dementsprechend auch verschiedene Inhalte haben.
Verhaltenskodex im Unternehmen
Was sind Verhaltensgrundsätze? Bei dem Code of Conduct handelt es sich um Richtlinien, wie Mitarbeiter*innen im Unternehmen handeln und miteinander umgehen sollen. Es soll so vermieden werden, dass Mitarbeiter*innen im Betrieb diskriminiert, belästigt oder gemobbt werden.
Der Kodex dient also zum Schutz der Beschäftigten und das gegenseitige Vertrauen wird durch ihn gestärkt.
Für wen gelten die Richtlinien?
Das Gute am Verhaltenskodex ist, dass sich alle Beschäftigten im Unternehmen daran halten müssen- egal ob Praktikant*in oder Manager*in. Er ist meist im Compliance Management System eingebettet.
Besonders, wenn Unternehmen viele internationale Angestellte haben und so verschiedene Verhaltensweisen und Kulturen aufeinander stoßen, gibt ein Verhaltenskodex den Angestellten bestimmte Rahmenbedingungen des Verhaltens an die Hand.
Die folgenden Fragen können durch die Regelungen beantwortet werden:
- Wie soll ich mich verhalten?
- Wie sollte ich mich nicht verhalten?
- Welches Verhalten anderer Mitarbeiter*innen mir gegenüber ist in Ordnung, welches nicht?
Warum ist ein Code of Conduct wichtig?
Nicht nur große Unternehmen, auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von einem Code of Conduct.
Schauen wir uns doch einmal genauer an, welche Vorteile ein Code of Conduct im Unternehmen hat:
Sicherheit am Arbeitsplatz
Ein Verhaltenskodex gibt den Beschäftigten ein sicheres Gefühl am Arbeitsplatz. Mitarbeitende können in der Unternehmensleitlinie sehen, an welche Vorschriften sie sich im Unternehmen zu halten haben. In Konfliktsituationen wird so sichergestellt, dass sich alle Mitarbeitenden richtig verhalten und die Situation nicht eskaliert.
Dadurch, dass die Mitarbeitenden im Umgang mit dem Code of Conduct geschult werden, sind sie so sensibilisiert für Risiken, die im täglichen Miteinander auftreten können und wissen diese zu vermeiden.
Employer Branding
Ein wichtiger Vorteil ist auch, dass ein Code of Conduct eine gute Außenwirkung hat, also zu einem guten Employer Branding des Unternehmens beitragen kann. Auf potenzielle Bewerber*innen macht es einen guten Eindruck, wenn die Leitlinien auf den Unternehmensseiten erwähnt werden.
Besserer Umgang mit Kunden und Lieferanten
Aber nicht nur auf potenzielle Bewerber*innen, auch Kund*innen oder Lieferant*innen werden sich eher für ein Unternehmen mit Verhaltenskodex entscheiden.
Und wie wird ein Code of Conduct im Unternehmen als Kommunikationshilfe genutzt?
Dadurch, dass die Richtlinien im Code of Conduct leicht verständlich beschrieben werden, kann jeder Mitarbeitende sie verstehen und sich dementsprechend auch daran halten.
Code of Conduct: Beispiele
Möchten Sie sich einmal genauer ansehen, wie die Richtlinien normalerweise aufgebaut sind?
Die folgenden Unternehmen nutzen einen Verhaltenskodex für den besseren Umgang mit Mitarbeiter*innen, Geschäftspartnern, Lieferanten…
- Siemens Group Code of Conduct
- Bosch Code of Business Conduct
- BMW Group Verhaltenskodex
- Mercedes- Benz Group Verhaltensrichtlinie
- Allianz SE Verhaltenskodex
- Munich RE Verhaltenskodex
Welche branchenübergreifenden Code of Conducts gibt es?
Einige Unternehmen haben Richtlinien aufgestellt, die für die gesamte Branche oder sogar branchenübergreifend gelten.
So wurden u.a. die folgenden Kodexe aufgestellt:
- BME: Der Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. hat einen Kodex entwickelt. In diesem sind die Bekämpfung von Kinder- und Zwangsarbeit und Korruption sowie die Einhaltung bestimmter Prinzipien im Umgang mit Lieferanten geregelt. Eingetreten sind bereits die Allianz Group, Fraport, ThyssenKrupp, Hochtief, Bilfinger Berger, Merck etc.
- Vereinte Nationen: Auch die UN hat einen branchenübergreifenden Code of Conduct aufgestellt: Die Kinderrechtskonvention für die Textilbranche.
- Business Social Compliance Initiative (BSCI): Der Amfori BSCI-Verhaltenskodex möchte die Arbeitsbedingungen in globalen Lieferketten verbessern.
Wer erstellt einen Verhaltenskodex?
Verhaltensgrundsätze werden in Unternehmen meistens von einem Compliance Beauftragten erstellt und sollten von allen Mitarbeiter*innen unterschrieben werden.
An den Compliance Beauftragten oder das HR Management können sich Mitarbeitende auch wenden, wenn sie sich die Fragen stellen, wie sie in bestimmten Situationen handeln sollen und ob ihr Verhalten unternehmenskonform ist.
Welche Inhalte hat ein Verhaltenskodex?
Da es sich bei dem Verhaltenskodex um unternehmensinterne Richtlinien handelt, gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, welche Inhalte enthalten sein müssen.
Der Code of Conduct enthält meistens die folgenden Punkte:
Wie Mitarbeiter*innen miteinander umgehen sollen
- Verbote von Diskriminierung und sexueller Belästigung
- Die Einhaltung von Menschenrechten entlang der Lieferkette
- Wie mit Geschäftsgeheimnissen und anderen sensiblen Informationen umgegangen werden soll
- Wie die Arbeitsbedingungen aussehen sollen und Richtlinien für die eigentliche Arbeit
Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern
- Das Verbot von Geldwäsche, Korruption und Insidergeschäften
- Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften wie z.B. Wettbewerbsgesetze
Was hinsichtlich der Gesellschaft und der Umwelt beachtet werden soll
- Soziale Verantwortung und Umgang mit knappen Ressourcen
- Umweltschutz bei der Fertigung und Produktion
Code of Conduct Vorlage: Anleitung in 5 Schritten
Sie möchten nun Ihren eigenen Richtlinien festlegen? Schauen Sie sich unsere 5 Schritte an, um detaillierte Leitlinien zu erstellen:
1. Legen Sie zuerst die Unternehmenswerte, Regeln und Richtlinien fest
Die Werte, Regeln und Richtlinien, an die sich alle Mitarbeiter*innen halten sollen, sollten im Austausch mit verschiedenen Beteiligten festgelegt werden.
Nicht nur das Management, auch einzelne Abteilungen und der Betriebsrat sollten bei der Festlegung mit einbezogen werden. Zudem ist es wichtig, dass Sie sich durch einen Anwalt bei der Ausgestaltung der Richtlinien beraten lassen.
2. Formulierung der Verhaltenskodex – Vorlage
Im nächsten Schritt geht es darum, die festgelegten Unternehmensrichtlinien zu verschriftlichen. Dies wird meist durch den Compliance Beauftragten im Austausch mit der Rechtsabteilung durchgeführt. Versuchen Sie, den Text möglichst so zu verfassen, dass ihn alle Mitarbeitenden verstehen können.
Lassen Sie mehrere Augen drüber lesen, damit sie noch unklare Sachverhalte besser verdeutlichen können und keine Inhalte vergessen. Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist, sollten Sie den Verhaltenskodex in verschiedene Sprachen übersetzen.
3. Kodex sichtbar machen
Die Regelungen sollten nun im Unternehmen sichtbar gemacht werden. Neue Mitarbeiter*innen sollten die Regelungen möglichst am ersten Arbeitstag erhalten und sicherheitshalber auch gleich unterschreiben.
Machen Sie den Verhaltenskodex auch im Intranet sichtbar und hängen Sie ihn an wichtigen Stellen im Betrieb aus.
4. Mitarbeiterschulung
Was ist bei der Einführung der Richtlinien im Unternehmen noch zu beachten?
Unternehmen sollten darauf achten, regelmäßig Compliance- Schulungen anzubieten. In diesen wird darauf aufmerksam gemacht, wie Mitarbeiter*innen in verschiedenen Situationen richtig handeln und welche Präventivmaßnahmen sie ergreifen können.
Besonders das Management, die Personalabteilung und der Betriebsrat sollten als gutes Beispiel vorangehen und die Grundsätze und Richtlinien gegenüber der Belegschaft vertreten.
5. Kontrolle und Aktualisierung
Achten Sie darauf, den Verhaltenskodex regelmäßig zu prüfen und zu schauen, ob sich bestimmte Gesetze geändert haben und den Kodex dementsprechend anzupassen.
Vielleicht muss noch etwas hinzugefügt werden? Setzen Sie sich dafür regelmäßig zusammen und schauen Sie, ob die Richtlinien noch zeitgemäß sind.
Bei internen oder externen Meldestellen können zudem Regelverstöße gemeldet werden.
Was geschieht bei einem Verstoß gegen den Code of Conduct?
Da es sich bei dem Verhaltenskodex um unternehmensinterne Richtlinien und nicht um Gesetze handelt, wird ein Verstoß gegen den Kodex auch meist im Unternehmen geahndet. Dies geschieht auf der Grundlage, dass jeder Mitarbeitende den Code of Conduct gelesen und ihm zugestimmt hat.
Ein Verstoß kann aber neben arbeitsrechtlichen Maßnahmen auch zivilrechtliche Folgen, wie Schadensersatzansprüche oder sogar strafrechtliche Sanktionen nach sich ziehen.
