Weihnachtsgeld, Bonuszahlungen, Jobticket-Zuschuss – viele Arbeitgebende gewähren ihren Mitarbeitenden freiwillige Zusatzleistungen, ohne dazu verpflichtet zu sein. Was gut gemeint ist, kann jedoch rechtlich zur Falle werden: Wer solche Kulanzleistungen regelmäßig und ohne klaren Vorbehalt zahlt, riskiert, dass daraus ein dauerhafter Rechtsanspruch entsteht – die sogenannte betriebliche Übung.
In diesem Artikel erfahren Sie, wann eine freiwillige Leistung rechtlich bindend wird, wie Sie das als Arbeitgebender gezielt verhindern – und was zu tun ist, wenn eine betriebliche Übung bereits entstanden ist.
Das Wichtigste in Kürze:
- Regelmäßige freiwillige Leistungen, auch Kulanzleistungen (z. B. Weihnachtsgeld) können durch eine betriebliche Übung zu einem festen Rechtsanspruch werden.
- Ursprünglich freiwillige Kulanzleistungen (z. B. Bonus oder Weihnachtsgeld) können rechtlich bindend werden, wenn sie regelmäßig, gleichförmig und ohne klaren Freiwilligkeitsvorbehalt gewährt werden.
- Ein pauschaler Freiwilligkeitsvorbehalt im Arbeitsvertrag schützt Arbeitgebende nicht automatisch, wenn er unklar ist oder durch regelmäßige Zahlungen faktisch ein Anspruch entsteht.
Was ist eine Kuanzleistung im Arbeitsrecht?
Die meisten kennen den Begriff „Kulanz“ aus dem Umgang mit Kund*innen. Das Wort stammt vom französischen Begriff coulant ab, was übersetzt „fließend“ oder „beweglich“ bedeutet. Genau darum geht es: Kulanz beschreibt ein flexibles, bewegliches Entgegenkommen zwischen zwei Parteien, ohne dass eine rechtliche Pflicht dazu besteht. Ein typisches Beispiel ist, wenn die Garantie für ein Produkt bereits abgelaufen ist, der Hersteller es aber trotzdem flexibel und kostenlos repariert. Kulanz ist in diesem Bereich ein wichtiges Mittel zur Kundenbindung und Kundenzufriedenheit.
Im Arbeitskontext meint eine Kulanzleistung genau diese Flexibilität: Es handelt sich um freiwillige Arbeitgeberleistungen. Das bedeutet, dass diese Zusatzleistungen von Arbeitgebenden weder im Arbeitsvertrag noch im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung festgeschrieben sind. Es ist eine reine Gratifikation ohne Verpflichtung, womit Arbeitgebende im Sinne des französischen Wortursprungs „beweglich“ bleiben und diese Leistungen fließend an die aktuelle wirtschaftliche Situation des Unternehmens anpassen können.
Freiwillige Zusatzleistungen sind längst kein Randthema mehr: Laut einer aktuellen Studie des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa) schätzen 85 % der deutschen Unternehmen die Bedeutung von Benefits für ihre zukünftige Entwicklung als hoch ein. Das gilt insbesondere in Zeiten von Fachkräftemangel und veränderten Ansprüchen der Arbeitnehmenden.
Was sind typische Beispiele für Kulanzleistungen im Arbeitsrecht?
- Sondervergütungen wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld (wenn es nicht im Vertrag geregelt ist und unter Freiwilligkeitsvorbehalt gezahlt wird)
- Einmalige Bonuszahlungen zusätzlich zum Arbeitsentgelt oder Prämien für eine besondere Arbeitsleistung
- Freiwillige Zuschüsse zum Ticket für den öffentlichen Nahverkehr (Jobticket), Fitnessstudio & Co – solche modernen Employee Benefits dienen heute als effektive Mitarbeiterbindungs-Maßnahmen.
- Gewährung von Sonderurlaub (z. B. bei einem Umzug), obwohl kein gesetzlicher Anspruch besteht
Rechtsgrundlagen: Ab wann wird eine freiwillige Leistung zur betrieblichen Übung?
Bei Kulanzleistungen ist für Arbeitgebende allerdings Vorsicht geboten: Eine freiwillige Zahlung kann nämlich schnell zu einer sogenannten betrieblichen Übung werden. Sobald diese eintritt, entsteht für die Mitarbeitenden ein dauerhafter Rechtsanspruch auf die Leistung.
Eine betriebliche Übung entsteht konkret unter folgenden Voraussetzungen:
- Die Dreimal-Regel: Arbeitgebende gewähren eine bestimmte Leistung (wie das Weihnachtsgeld) mindestens drei Jahre hintereinander.
- Regelmäßigkeit und Gleichförmigkeit: Die Leistung wird stets zum gleichen Zeitpunkt und in vergleichbarer Weise (z. B. immer im November in Höhe eines halben Monatsgehalts) ausgezahlt.
- Fehlender Vorbehalt: Arbeitgebende zahlen das Geld aus, ohne ausdrücklich zu betonen, dass es sich um eine einmalige, freiwillige Kulanzleistung handelt.
Wenn diese Punkte gegeben sind, dürfen die Angestellten berechtigterweise darauf vertrauen, dass die Leistung auch in Zukunft gezahlt wird. Sie wird damit automatisch zu einem festen Bestandteil des Arbeitsverhältnisses und kann von den Vorgesetzten nicht mehr einseitig gestrichen werden.
Beispiel: Arbeitnehmer X erhält 2023, 2024 und 2025 jeweils im November 500 € Weihnachtsgeld ohne jeden Hinweis auf Freiwilligkeit.
Im Jahr 2026 will sein Arbeitgeber Y die Zahlung wegen schlechter Geschäfte streichen. Mitarbeiter X kann das Geld (die Leistungen des Arbeitgebers) jedoch rechtlich einklagen: Durch die dreimalige, vorbehaltlose Zahlung ist eine betriebliche Übung (ein dauerhafter Rechtsanspruch auf die Sonderzahlung) entstanden.
Betriebliche Übung Arbeitsrecht: Wie kann eine betriebliche Übung verhindert werden?
Für Arbeitgebende gilt zur Absicherung Folgendes:
- Der Freiwilligkeitsvorbehalt: Bei der Auszahlung der Sonderleistung sollten Arbeitgebende direkt (z. B. im Begleitschreiben oder auf dem Lohnzettel) klar und verständlich formulieren, dass es sich um eine einmalige Leistung handelt. Ein pauschaler Vorbehalt im Arbeitsvertrag, der gleichzeitig mit widersprüchlichen Klauseln kollidiert, reicht oft nicht aus. Das BAG hat im Urteil vom 14. September 2011 (10 AZR 526/10) klargestellt, dass eine Klausel in Arbeitsverträgen, die pauschal jeden Rechtsanspruch auf Sonderzahlungen ausschließt, unwirksam ist, wenn den Arbeitnehmenden gleichzeitig regelmäßige Prämien in Aussicht gestellt werden. Der Vorbehalt muss für die Arbeitnehmenden bei jeder Auszahlung absolut unmissverständlich sein.
- Unregelmäßige Auszahlung: Zahlungen sollten nicht jedes Jahr zum exakt gleichen Zeitpunkt oder in identischer Höhe fließen. Durch wechselnde Beträge oder unregelmäßige Intervalle wird die „Gleichförmigkeit“ durchbrochen.
- Der Widerrufsvorbehalt im Arbeitsvertrag: Alternativ kann eine Leistung als fester Vertragsbestandteil vereinbart, aber mit einem Widerrufsvorbehalt versehen werden. Vorgesetzte dürfen die Leistung dann einseitig streichen, wenn im Vertrag konkrete und sachliche Gründe (wie eine wirtschaftliche Notlage) dafür definiert sind.
Tipp: Mit der HR-Software von Factorial und der digitalen Personalakte haben Sie alle Dokumente Ihrer Mitarbeitenden – wie Arbeitsverträge oder Gehaltsnachweise – zentral, übersichtlich und revisionssicher an einem Ort.
Kann eine Kulanzleistung wieder gestrichen werden?
Hier gilt: Solange eine Kulanzleistung noch keine betriebliche Übung geworden ist, muss sie nicht formal gestrichen werden. Es reicht völlig aus, wenn Vorgesetzte den Freiwilligkeitsvorbehalt nutzen und die Leistung beim nächsten Mal einfach nicht mehr gewähren.
Ist die Leistung jedoch bereits zu einer betrieblichen Übung geworden, haben die Mitarbeitenden einen dauerhaften Rechtsanspruch. In diesem Fall stehen Arbeitgebenden folgende Optionen zur Verfügung, um die Leistung rechtssicher zu beenden:
- Einvernehmliche Vertragsänderung: Arbeitgebende und Arbeitnehmende einigen sich schriftlich durch eine Zusatzvereinbarung darauf, die konkrete Zusatzleistung für die Zukunft zu streichen oder anzupassen. Das Arbeitsverhältnis läuft nach dieser dabei ganz normal weiter.
- Änderungskündigung: Die Vorgesetzten kündigen den bestehenden Arbeitsvertrag und bieten gleichzeitig die Fortsetzung zu neuen Bedingungen (ohne die Leistung) an. Dies ist rechtlich allerdings an sehr hohe Hürden geknüpft.Wann eine Kündigung rechtlich wirksam ist, erfahren Sie ausführlich in unserem Artikel „Kündigung des Arbeitsvertrags: Vorlage und Wissenswertes für Arbeitgeber“. Details zu den Hürden der Vertragsanpassung finden Sie zudem im Beitrag „Änderungskündigung: Definition, Abfindung und Fristen“.
- Gegenläufige betriebliche Übung: In älteren Online-Ratgebern liest man oft noch, dass sich ein Anspruch aus betrieblicher Übung von selbst wieder auflöst, wenn Vorgesetzter eine Zahlung (wie das Weihnachtsgeld) einfach einstellt und die Angestellten drei Jahre lang schweigend und widerspruchslos weiterarbeiten.
Vorsicht, veraltete Rechtslage! Diese Praxis ist durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) längst gekippt. Das BAG hat mit seinem wegweisenden Urteil vom 18. März 2009 (Az. 10 AZR 281/08) unmissverständlich klargestellt: Bloßes Schweigen ist keine Zustimmung. Wenn es um die Verschlechterung von Arbeitsbedingungen oder den Verzicht auf Geld geht, darf das Schweigen und Weiterarbeiten der Beschäftigten nicht als automatische Akzeptanz gewertet werden.
Kann der Betriebsrat bei Kulanzleistungen mitbestimmen?
Hinweis zum Betriebsrat: Ob Arbeitgebende eine freiwillige Kulanzleistung überhaupt gewähren oder sie komplett einstellen, entscheiden sie allein. Der Betriebsrat hat hierbei kein Mitbestimmungsrecht.
Aber Vorsicht: Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht beim sogenannten „Wie“ (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG). Dieses greift aber nur, solange die Leistung noch nicht komplett gestrichen ist – also wenn Vorgesetzte sie lediglich kürzen oder ändern, wer sie bekommt oder wie viel jeder bekommt. In diesen Fällen muss der Betriebsrat zustimmen.
Müssen alle Mitarbeitenden dieselbe Kulanzleistung erhalten?
Nicht zwingend – aber Arbeitgebende müssen den sogenannten Gleichbehandlungsgrundsatz beachten. also um einen Dieser besagt: Wenn eine Gruppe von Mitarbeitenden eine Leistung erhält, darf eine andere Gruppe nur dann ausgeschlossen werden, wenn es dafür einen sachlichen Grund gibt.
Erlaubte Unterscheidungen wären zum Beispiel:
- Nur Vollzeitkräfte erhalten einen Bonus (sachlicher Grund: Arbeitsumfang)
- Nur Mitarbeitende ab einem Jahr Betriebszugehörigkeit erhalten Urlaubsgeld (sachlicher Grund: Bindung ans Unternehmen)
Nicht erlaubt wäre dagegen:
- Nur Männer erhalten eine Prämie → Verstoß gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
- Nur Mitarbeitende einer bestimmten Abteilung ohne nachvollziehbaren Grund
Tipp: HR Compliance Arbeitsrecht
Damit Sie in Ihrem Unternehmen rechtlich stets auf der sicheren Seite sind und teure Fehler bei Zusatzleistungen vermeiden, lohnt es sich, einen Blick auf unser Factorial Compliance Kit zu werfen.
Wie dokumentiert man Kulanzleitungen korrekt in der HR-Software?
Gerade für KMUs kann die Dokumentation und korrekte Verwaltung von Kulanzleistungen schnell zur Herausforderung werden. Damit alles seine Richtigkeit hat, lohnt es sich – insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen – eine HR-Software mit integrierten Lohnabrechnungsmodulen wie Factorial einzusetzen.
Factorial unterstützt individuelle Zulagen und Zuschüsse in der Lohnabrechnung, etwa Boni, Verkehrsmittelzuschüsse oder individuelle Sonderzahlungen – also genau die Leistungsarten, die typischerweise als Kulanzleistungen gewährt werden.
Konkret lassen sich in Factorial folgende relevante Punkte rechtssicher dokumentieren:
- Art und Höhe der Leistung: Ob Weihnachtsgeld oder Jobticket-Zuschuss – alle Sonderzahlungen werden direkt und übersichtlich im jeweiligen Mitarbeiterprofil hinterlegt.
- Freiwilligkeitsvermerk: Das begleitende Dokument oder der Freiwilligkeitsvorbehalt, der dem Mitarbeitenden ausgehändigt wurde, lässt sich direkt beim jeweiligen Auszahlungsvorgang hochladen und speichern. So ist im Streitfall sofort nachweisbar, dass kein Rechtsanspruch entstanden ist.
- Empfängerkreis: Es ist transparent nachvollziehbar, wer eine Leistung erhalten hat und wer nicht. Das erleichtert die Dokumentation der sachlichen Gründe, die für eine rechtssichere Gleichbehandlung notwendig sind.
- Lückenlose Auszahlungshistorie: Alle Vorgänge zu Gehalt und Lohn werden revisionssicher im System erfasst. Die Daten lassen sich zudem flexibel exportieren und weitergeben, was im Zweifelsfall als klarer Nachweis dient.
- DATEV-Schnittstelle: Dank der Schnittstellen zu DATEV lassen sich alle variablen Gehaltsdaten nahtlos synchronisieren, sodass die Steuerkanzlei direkt und fehlerfrei eingebunden wird.
So lässt sich im Ernstfall lückenlos belegen, wie eine Leistung gewährt und dass der Freiwilligkeitsvorbehalt korrekt kommuniziert wurde – das beste Schutzschild gegen das ungewollte Entstehen einer betrieblichen Übung.
Probieren Sie es noch heute aus!
Hinweis: Dieser Artikel befasst sich mit dem Thema der Kulanzleistungen und betrieblichen Übung und dient rein der Information. Er stellt keine juristische Rechtsberatung dar. Bei individuellen, komplexen arbeitsrechtlichen Fragestellungen im Unternehmen sollte im Zweifelsfall immer ein qualifizierter Rechtsanwalt bzw. Rechtsanwältin für Arbeitsrecht konsultiert werden.
