Hybride Meetings: Tipps und Methoden zur Durchführung

Die Corona-Pandemie hatte nicht nur mehrere Jahre unser aller Alltag fest im Griff, sondern stellte auch die Arbeitswelt vor immense Herausforderungen. Heute können wir die Pandemie und Lockdowns glücklicherweise im Rückspiegel betrachten. Was aber geblieben ist, sind zwei wichtige Veränderungen am Arbeitsplatz: Der ist nämlich oft nicht mehr zwangsläufig direkt im Büro. Dies brachte im nächsten Schritt auch eine Transformation klassischer Meetings mit sich. Das Ergebnis sind hybride Meetings – genau um die soll es heute gehen.

Kurz erklärt

1. „Hybrid“ sind diese Meetings deshalb, weil im Unternehmen ein Teil der Teilnehmenden vor Ort im Präsenzbüro beziehungsweise Meetingraum ist, während weitere Teilnehmende digital ortsunabhängig zugeschaltet sind.
2. Der Mittelweg aus virtueller Videokonferenz und klassischem Meeting hat nicht nur Vorteile: Mit unseren Tipps können Sie aber mit Sicherheit die Herausforderungen hybrider Meetings meistern.
3. Hybride Meetings nehmen weltweit zu: In Nordamerika wird der Mittelweg laut einer Doodle-Studie aus dem Jahr 2023 bereits bei 46 % aller Konferenzen genutzt, in Europa sind es immerhin 35 %.

• Was ist eine hybride Konferenz?
• Herausforderungen hybrider Meetings – und wie Sie diese mit unseren Tipps korrekt lösen
• Vorteile von hybriden Meetings

Was ist eine hybride Konferenz?

Wir wissen, was viele Führungskräfte und Arbeitnehmende (heimlich) denken: Meetings sind nicht unbedingt populär. Einer Atlassian Studie nach empfinden vier von fünf der befragten Teilnehmenden sogar, dass Meetings nur die Hälfte der Zeit dauern sollten – und 72 % aller Meetings wären demnach völlig überflüssig.

Um die eingangs gestellte Frage, „Was ist eine hybride Sitzung?“, zu beantworten, möchten wir Sie dennoch einmal drei Meeting-Situationen betrachten. Diese sehen wie folgt aus:

• Alle Teilnehmenden befinden sich im Büro, sitzen sich gegenüber und füllen so den Meetingraum: In diesem Fall haben wir also eine ganz klassische Besprechung mit physischer Präsenz vor Ort.
• Alle Teilnehmenden sind von ihrer Workation, aus dem Zug oder im Homeoffice über eine Videokonferenz verbunden: Hier haben wir ein rein virtuelles beziehungsweise digitales Meeting.
• Einige Teilnehmenden sitzen im Büro im Meetingraum, andere Kolleg*innen im Homeoffice oder sind von unterwegs zugeschaltet: Das ist nun also das hybride Meeting bzw. die hybride Sitzung.

Alle drei Arten von Meetings finden quer durch Deutschland und die Welt jeden Tag irgendwo statt – und es werden jedes Jahr mehr. In den USA fanden im Jahr 2022 beispielsweise etwa 62 bis 80 Millionen Meetings (sowohl physisch als auch digital und hybrid) täglich statt. Gegenüber den 1970er-Jahren entspricht das einer Steigerung von 500 %!

Es sei dahingestellt, ob diese Zunahme wirklich für mehr Produktivität in Unternehmen sorgt. Nicht strittig ist hingegen, dass für ein fruchtbares Meeting zunächst einmal die korrekten Rahmenbedingungen zu schaffen sind.

Herausforderungen hybrider Meetings – und wie Sie diese mit unseren Tipps korrekt lösen

Was bedeutet hybrid für ein Meeting? Nun, zunächst einmal Veränderungen – und eine gewisse Abhängigkeit gegenüber der Technik. Wir haben nachfolgend die häufigsten Herausforderungen solcher hybriden Meetings für Sie analysiert und zeigen zugleich noch auf, wie Sie diese lösen können.

Herausforderung #1 – unzureichende Ton- und Bildqualität, mangelhafte technische Ausstattung

Wie lösen wir das? Unsere Tipps:

• Bereitstellung von hochwertigen Mikrofonen und Kameras für virtuell teilnehmende Mitarbeitende.
• Die Webcam von Remote-Zugeschalteten sollte einen Autofokus haben.
• Für eine ausreichend schnelle Internetverbindung sorgen.
• Meetingräume sollten nach einem festen Konzept digital aufgerüstet werden.
• Im Meetingraum empfehlen sich entweder Decken- oder 360-Grad-Mikrofone.

Damit gehören Probleme wie eine mangelhafte Akustik oder nerviges Stottern sowie schlechte Bildqualität der Vergangenheit an.

Herausforderung #2 – Ungleichgewicht zwischen den Teilnehmenden

Statistisch kommen Remote-Teilnehmende weitaus weniger zu Wort als Mitarbeitende, die vor Ort im Meetingraum sitzen (4). Das müssen wir lösen:

• Ernennen Sie Moderator*innen, die den Gesprächsverlauf steuern und für ein Gleichgewicht sorgen.
• Andere Mitarbeitende und Moderator*innen sollten Remote-Teilnehmende häufiger gezielt ansprechen.
• Stillphasen gehören minimiert, denn dann neigen Remote-Arbeitende dazu, mit dem Kopf abzuschalten.
• Allen Teilnehmenden nach einer festen Reihenfolge die Chance geben, sich selbst einzubringen.

Das bereits erwähnte hochwertige Equipment hat übrigens ebenfalls den Vorteil, dass die Selbstsicherheit der Remote-Teilnehmenden ansteigt – sie „trauen“ sich selbst eher aktiv einzubringen.

Herausforderung #3 – zu geringe Beteiligung

Interaktivität und die Beteiligungsbereitschaft können leiden, je mehr Meeting-Teilnehmende nicht vor Ort sind. Das wiederum sorgt dafür, dass das hybride Meeting weniger produktiv und ertragreich ist, als es eigentlich sein sollte.

Hier helfen Ihnen diese Tipps:

• Binden Sie digitale Instrumente (wie beispielsweise virtuelle Whiteboards) in das Meeting ein.
• Nutzen Sie Tools für digitale Abstimmungen, Umfragen oder Wortmeldungen.
• Nutzen Sie zentral gesteuerte Dokumente und Bildschirmfreigaben, damit alle Teilnehmenden auf demselben Stand sind.

Herausforderung #4 – fehlende Nachbereitung, Unklarheiten nach Meeting-Ende

Das Problem: Findet die Nachbereitung nur im Büro statt, besteht kein einheitlicher Kommunikationskanal für die Remote-Teilnehmenden. Das gilt es zu lösen – ebenso wie Best Practices eine universelle und niedrigschwellige Nachbereitung vorsehen.

Unsere Tipps dazu:

• Halten Sie an einem zentralen, virtuellen Ort die Nachbereitung und sich aus dem Meeting ergebende To-dos fest – zum Beispiel in der Cloud oder im Intranet.
• Bieten Sie eine virtuelle Feedbackmöglichkeit nach Meeting-Ende an, damit auch Remote-Arbeitende sich einbringen können.
• Verschicken Sie an alle Teilnehmenden eine Zusammenfassung.

Herausforderung #5 – kein geeigneter Anlass für ein Hybrid-Meeting

Was ist ein hybrider Termin besser nicht? Da gibt es einige Beispiele: Persönliche Feedbackgespräche sollten entweder rein virtuell oder vor Ort sein. Auch bei ernsthaften Anlässen wie Kündigungen oder Abmahnungen sind Hybrid-Meetings kein geeignetes Format. Geht es um sehr weitreichende Unternehmensentscheidungen, empfehlen wir Vor-Ort-Meetings – das gilt ebenso für Verhandlungen mit einer sehr großen Tragweite.

Deshalb unser Tipp: Überlegen Sie sich vorab, ob sich das Format eignet und falls ja, ob Sie ausreichend gut dafür aufgestellt sind.

Vorteile von hybriden Meetings

Wenn Sie die genannten Herausforderungen proaktiv und mit 360-Grad-Blick angehen, sich immer wieder an die Best Practices erinnern und über die jeweilige technische Ausstattung ein solides Fundament schaffen, haben hybride Meetings essenzielle Vorteile.

• Sie schaffen im Unternehmen mehr Flexibilität für teilnehmende Mitarbeitende.
• Hybride Meetings reduzieren den CO2-Fußabdruck im Unternehmen, insbesondere bei Konzernen mit länderübergreifenden Standorten.
• Reisekosten, von Transport- bis hin zu Verpflegungskosten, lassen sich ebenfalls reduzieren.
• Sie sorgen für einen inklusiven Rahmen: Da alle angesprochenen Mitarbeitenden teilnehmen können, auch wenn sie sich gerade aus welchen Gründen auch immer nicht vor Ort befinden.

Ein abschließender Tipp: Probieren Sie hybride Meetings, sofern nicht schon geschehen, einfach einmal aus. Es ist nicht unwahrscheinlich, dass diesen gemeinsam mit rein virtuellen Meetings die Zukunft gehört.