Verpflegungspauschale 2023: Das gilt für Geschäftsreisen

Während die meisten Geschäftsreisen in den vergangenen Jahren bedingt durch die Pandemie oft ausfallen mussten, stehen für 2023 Dienstreisen für viele Berufstätige wieder an der Tagesordnung. Wer eine Reise aus beruflichen Gründen antritt, z.B. um Kunden oder Partner im Ausland zu treffen, der hat das Recht auf eine Verpflegungspauschale. 

In diesem Artikel erklären wir, was hinter dem Begriff steckt, was Sie hinsichtlich der Erfassung und Abrechnung der Verpflegungspauschale 2023 wissen sollten und welche Änderung es zur Verpflegungspauschale 2022 und Verpflegungspauschale 2021 gibt. Darüber hinaus bieten wir Ihnen eine detaillierte Übersicht über alle Verpflegungssätze (DE und AT) zum Download an.

• Geschäftsreisen: Was ist eine Verpflegungspauschale?
• Verpflegungspauschale: Steuer absetzen?
• Verpflegungsmehraufwand 2023
• Verpflegungspauschale 2023 Deutschland
• Österreich Verpflegungspauschale
• Schweiz Verpflegungspauschale
• Verpflegungspauschale 2023 Ausland
• Wie berechnet man die Verpflegungspauschale?

Geschäftsreisen: Was ist eine Verpflegungspauschale?

Alle Mitarbeiter, die beruflich reisen, haben Kosten für die Verpflegung zu tragen. Diese Verpflegungskosten sind i.d.R. höher also die Ausgaben, die die reisenden Angestellten in ihrem normalen Alltag zu Hause zu tragen haben.

Stellen Sie sich vor, Sie sind auf Geschäftsreise. Sie übernachten in einem Hotel. Da Sie in Ihrem Hotelzimmer keine eigene Küche haben, wählen Sie zum Mittag- oder Abendessen ein Restaurant aus und essen dort mit Ihren Kollegen.

Das kostet natürlich mehr, als sich zu Hause eine eigene Mahlzeit zu kochen. Besonders bei mehrtägigen Reisen und ganztägigen Abwesenheiten sammeln sich so schnell Mehrkosten an.

Diese zusätzlichen Kosten werden im Rahmen der Verpflegungspauschale ausgeglichen. Natürlich werden nur die tatsächlichen Kosten erstattet. Die Höhe der Verpflegungspauschale (auch Reisekostenpauschale oder Verpflegungsmehraufwand genannt) richtet sich nach der Länge der Geschäftsreise sowie nach dem Ort, wohin die Reise geht.

Um eine Verpflegungspauschale zu erhalten, muss der Arbeitnehmer…:

1. …mehr als 8 Stunden aus beruflichen Gründen unterwegs sein.
2. …selbst für die Verpflegungskosten auskommen. Sobald der Arbeitgeber die Kosten für die Verpflegung während der Reise bzw. am Zielort übernimmt, wird die Pauschale entsprechend reduziert.

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Verpflegungspauschale: Steuer absetzen?

Hinsichtlich dem Thema Steuern haben wir gute Nachrichten für alle Arbeitnehmer. Denn: Für reisende Beschäftigte ist der Verpflegungsmehraufwand steuerfrei. Allerdings nur für Beträge, die die gesetzlich festgelegte Pauschale nicht überschreiten. Alles, was darüber hinausgeht, muss steuerlich geltend gemacht werden.

Im Falle, dass die anfallenden Kosten nicht vom Arbeitgeber erstattet werden, können Mitarbeiter*innen die Reise-Verpflegungskosten bei ihrer jährlichen Steuererklärung in Form von Werbekosten einfordern. Es muss dafür eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegen, damit der Mehraufwand steuerfrei erstattet wird.

Verpflegungsmehraufwand 2023

Die Höhe der Verpflegungspauschale war für viele Jahre lang gleich. Das Bundesministerium der Finanzen hat die aktuellen Pauschbeträge für Dienstreisen ins Ausland im Oktober 2022 für das neue Jahr bekannt gegeben. 

Die Beträge sind abhängig davon, in welches Land die Dienstreise erfolgt. Das macht Sinn, denn: In jedem Land unterscheiden sich, je nach wirtschaftlicher Lage, auch die Preise. 

In den folgenden Paragraphen werden wir näher auf die Beiträge bei Reisen ins Inland bzw. Ausland eingehen.

Gut zu wissen: Für die im BMF-Schreiben nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Der Pauschbetrag bestimmt sich nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat, oder, falls dieser Ort im Inland liegt, nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland.

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Verpflegungspauschale 2023 Deutschland

Wie bereits erwähnt, macht es einen Unterschied, ob die Geschäftsreise innerhalb oder außerhalb Deutschlands erfolgt. Denn bei einer auswärtigen Tätigkeit im Ausland gelten andere Pauschalen. 

Derzeit liegen die Verpflegungspauschalen 2023 – Inland noch nicht vor, daher zeigt die folgende Tabelle die Höhe der Verpflegungspauschale 2022 im Inland, die seit 2020 unverändert fort gilt.

Zum Vergleich: Bis 2019 waren es noch 12 Euro ab 8 Stunden bzw. 24 Euro ab 24 Stunden.

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Österreich Verpflegungspauschale

Bei Dienstreisen nach Österreich sind die Beiträge etwas höher angesetzt als bei Reisen innerhalb Deutschlands:

Schweiz Verpflegungspauschale

Reisen Mitarbeitende in die Schweiz, sind die Sätze nochmal höher. Es wird je nach Region unterschieden.

Schweiz CH

Schweiz-Bern CH-Bern

Schweiz-Genf CH-Genf

Verpflegungspauschale 2023 Ausland

Ab dem 1. Januar 2023  gelten folgende Pauschalbeträge im Hinblick auf Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland.

Verpflegungsmehraufwand 2023 Tabelle: Spesensätze 2023

Gehen Sie beruflichen Auswärtstätigkeiten nach? In der folgenden Tabelle haben wir die Beitragssätze für die gängigsten Länder für Sie aufgelistet.

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Sie möchten eine Übersicht über alle Länder und Regionen, in welcher Sie die korrekten Beitragssätze jederzeit nachschlagen können?

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Wie berechnet man die Verpflegungspauschale?

Wir haben gelernt: Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand unterscheiden sich je nach der Länge und Aufenthaltsort der Reise. 

Im Falle einer Dienstreise, bei der keine Übernachtung anfällt, können Sie sich an den Beitragssätzen in den oberen Tabellen orientieren.

Allgemein gilt: Wer länger als 8 Stunden am Stück beruflich unterwegs ist und dabei nicht vor Ort in seiner regelmäßigen Arbeitsstätte oder im Home Office ist, für den gilt die Grundpauschale von 14 Euro innerhalb Deutschlands. Im Falle einer Dienstreise ins Ausland gilt der in der oberen Tabelle genannte Betrag.

Geht die Geschäftsreise über mehrere Tage, dann kann der Reisende innerhalb Deutschlands mit 28 Euro für volle 24 Stunden rechnen. An- und Abreisetage werden mit 14 Euro vergütet. Bei Reisen ins Ausland greifen wieder die Grundbeträge aus der oberen Tabelle.

Diese Regelung können wir als Grundgerüst der Berechnung ansehen. Denn es gibt noch eine Ausnahme zu beachten: Sobald der Arbeitnehmer während seines Aufenthalts eine gestellte Mahlzeit erhält, muss der Tagessatz angepasst werden.

Es kommt zu einer Kürzung der Verpflegungspauschalen:

• 20 Prozent bei Frühstück: Erhält der Arbeitnehmer ein Frühstück, z.B. im Hotel, das er nicht bezahlen muss, dann müssen 20 Prozent des Tagessatzes abgezogen werden.
• 40 Prozent bei Mittagessen: Nimmt der Mitarbeitende ein kostenloses Mittagessen in Anspruch, bezahlt durch den Arbeitnehmer, dann werden 40 Prozent vom Tagessatz abgezogen.
• 40 Prozent bei Abendessen: Gleiches gilt beim Abendessen – auch hier werden 40 Prozent vom Tagessatz gekürzt, sollte sich der Arbeitnehmer von seinem Unternehmen zum Dinner einladen lassen.

Beispiel: So berechnen Sie die Verpflegungspauschale 

Damit Sie die Beitragssätze und Kürzungen besser verstehen, haben wir ein Beispiel für Sie.

Ihr Mitarbeiter Tobias Schneider arbeitet am Standort in München. Um ein Projekt besser überwachen zu können, plant er eine Geschäftsreise nach Hamburg.

Die geplante Ankunft in Hamburg ist am Mittwoch. Herrn Schneider wird dort ein Abendessen gestellt. Am Donnerstag und Freitag bekommt er Frühstück im Hotel.

Für die Kosten für die genannten Mahlzeiten kommt das Unternehmen auf. Alle weiteren Mahlzeiten oder Snacks muss Herr Schneider selber bezahlen.

Die Kosten ergeben sich wie folgt:

Mittwoch: 

Pauschale für den Anreisetag 14,00 Euro

Kürzung für das Abendessen 40 % = 11,20 Euro

14,00 € – 11,20 € = 2,80 Euro

Donnerstag: 

Pauschale für Aufenthalt 28,00 Euro

Kürzung für das Frühstück 20 % = 5,60 Euro

28,00 € – 5,60 € = 22,40 Euro

Freitag:

Pauschale für den Abreisetag 14,00 Euro

Kürzung für das Frühstück 20 % = 5,60 Euro

14,00 € – 5,60 € = 8,40 Euro

Wichtig: Sonstige Reisekosten wie Fahrtkosten oder die Übernachtungskosten sind nicht bei der Verpflegungspauschale enthalten.

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