Der Personalaufwand ist ein wichtiger Bestandteil der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen und ein fester Bestandteil der Buchhaltung eines Unternehmens. Sein Inhalt ist gesetzlich genau vorgeschrieben und er hilft Unternehmen dabei, das Verhältnis von Personalkosten zur Gesamtleistung besser zu verstehen.
Was genau zum Personalaufwand gehört, wie die Personalaufwandsquote berechnet wird und welche Quoten als gut gelten, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Das Wichtigste im Überblick
- Der Personalaufwand ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die angibt, wie das Verhältnis zwischen den Kosten für Mitarbeitende und der Gesamtleistung des Unternehmens ist.
- Welche Posten in den Personalaufwendungen enthalten sein müssen, ist im § 275 des Handelsgesetzbuches (HGB) genau geregelt, da der Personalaufwand ein Teil der Buchhaltung, genauer gesagt der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), ist.
- Welche Personalaufwandsquote als gut gilt, hängt stark von der jeweiligen Branche ab: Im Dienstleistungssektor gilt eine Quote von 60 bis 70 % als üblich und akzeptabel, während in hochautomatisierten Betrieben eher eine Quote von unter 30 % angestrebt wird.
- Bedeutung – Was versteht man unter Personalaufwand?
- Was umfasst die Kennzahl Personalaufwand?
- Was ist der Unterschied zwischen Personalaufwand und Personalkosten?
- Berechnung: Wie berechnet sich der Personalaufwand?
- Was sagt die Personalaufwandsquote aus?
- Wie hoch darf der Personalaufwand sein?
- Factorial haben Sie Ihre HR-Kennzahlen im Blick!
Bedeutung – Was versteht man unter Personalaufwand?
Beim Personalaufwand oder auch Personalaufwendungen handelt es sich um eine wichtige betriebswirtschaftliche Kennzahl. Sie gibt Auskunft darüber, wie viele Kosten – also die gesamte Summe aller Aufwendungen – einem Betrieb durch die Beschäftigung seiner Mitarbeitenden entstehen.
Der Personalaufwand ist ein wesentlicher Bestandteil des Rechnungswesens eines Unternehmens und wird auch in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ausgewiesen.
Hinweis: Was ist die Gewinn- und Verlustrechnung?
Die GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) ist ein elementarer Bestandteil der Buchhaltung in einem Betrieb. Sie ist Teil des Jahresabschlusses und dient dazu, die Aufwendungen und Erträge innerhalb eines Geschäftsjahres zu ermitteln. Sie gibt somit Auskunft über die Gewinne und Verluste eines Unternehmens.
Was umfasst die Kennzahl Personalaufwand?
In der Regel beinhaltet die Kennzahl des Personalaufwandes folgende Elemente:
- Löhne und Gehälter der Mitarbeitenden (direkter Personalaufwand)
- Sozialabgaben, also beispielsweise der Arbeitgeberanteil zur Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung (indirekter Personalaufwand)
- Darüber hinaus freiwillige Leistungen der Vorsorge, wie etwa Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge (indirekter Personalaufwand)
Diese Aspekte unterliegen keiner freien Gestaltung, denn § 275 des Handelsgesetzbuchs (HGB) legt genau fest, dass diese Elemente in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ausgewiesen werden müssen und definiert damit, was genau zum Personalaufwand gehört.
Was ist der Unterschied zwischen Personalaufwand und Personalkosten?
Obwohl beide Begriffe ähnlich sind und klingen, unterscheiden sie sich deutlich. Es handelt sich um gesetzlich unterschiedliche Begriffe, die jeweils einem anderen Zweck dienen.
Während der Personalaufwand eine im Handelsgesetzbuch (HGB) klar definierte Größe ist – in der exakt festgelegt wird, was in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ausgewiesen werden muss –, ist das bei den Personalkosten nicht der Fall.
Der Personalaufwand gehört zum externen Rechnungswesen und unterliegt gesetzlichen Vorgaben. Die Personalkosten hingegen sind Teil des internen Rechnungswesens, genauer gesagt der Kosten- und Leistungsrechnung.
Was genau ein Unternehmen im Rahmen der Personalkosten einrechnet, kann es in vielen Bereichen selbst bestimmen. Es handelt sich dabei vor allem um eine Kennzahl (die Personalkostenquote), die für die interne betriebliche Planung und Steuerung genutzt wird.
So können zum Beispiel auch Kosten für Weiterbildungen, für Firmenwagen oder Reisekosten in die Personalkosten einbezogen werden. Diese Elemente sind in den Personalaufwendungen nicht enthalten. Alle diese leistungsbezogenen Entgelte, zu denen darüber hinaus auch Prämien oder das Urlaubsgeld zählen, müssen für die Berechnung des Personalaufwands abgezogen werden.
Daher wird der Personalaufwand oft auch als bereinigte Lohnsumme bezeichnet.
Berechnung: Wie berechnet sich der Personalaufwand?
Durch die Berechnung des Personalaufwands erfahren Sie zunächst, wie hoch der durchschnittliche finanzielle Aufwand pro Mitarbeitendem in Ihrem Betrieb ist.
Personalaufwand berechnen
Die Formel für den Personalaufwand lautet:
Personalaufwand = Gesamtkosten für die Position Personalaufwand (Löhne und Gehälter + Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung + Aufwendungen für Altersversorgung und Unterstützung + sonstige Personalaufwendungen) / Anzahl der Beschäftigten = Personalaufwand je Mitarbeitenden
Wie lautet die Formel für die Personalaufwandsquote?
Zur Bildung einer aussagekräftigen Kennzahl wird der Personalaufwand ins Verhältnis zum Gesamtumsatz gesetzt und mit 100 multipliziert. Das Ergebnis ist die sogenannte Personalaufwandsquote.
Personalaufwandsquote Formel kompakt:
Personalaufwandsquote = Personalaufwand / Gesamtleistung (oder Umsatzerlöse) ×100 %
Was sagt die Personalaufwandsquote aus?
Für die Berechnung der Personalaufwandsquote können unterschiedliche Bezugsgrößen herangezogen werden – je nach Unternehmen und Auswertungsziel.
Typische Beispiele sind:
- Umsatzerlöse: Einnahmen aus dem Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen.
- Bestandsveränderungen: Veränderungen im Wert der Lagerbestände (z. B. durch Produktion oder Verkauf).
- Gesamtleistung: Summe aus Umsatzerlösen, Bestandsveränderungen und ggf. aktivierten Eigenleistungen.
Durch die Berechnung dieser Quote erhalten Unternehmen eine Auskunft darüber, wie produktiv ihre Mitarbeitenden im Verhältnis zum Gesamtaufwand des Unternehmens eingesetzt werden.
Die Personalaufwandsquote zeigt den Anteil des Personalaufwands im Verhältnis zur Gesamtleistung des Unternehmens. Sie ist ein wichtiges Instrument, um die Wirtschaftlichkeit und Effizienz der Personaleinsatzplanung zu bewerten.
Eine hohe Personalaufwandsquote bedeutet dementsprechend, dass die Kosten für das Personal im Verhältnis zur Gesamtleistung sehr hoch sind. Das kann in wirtschaftlich ruhigeren oder sogar stagnierenden Zeiten negativ sein, da das Unternehmen trotz möglicherweise sinkender Umsätze weiterhin hohe Ausgaben für das Personal hat. Dies schränkt die Flexibilität des Unternehmens stark ein.
Wie hoch darf der Personalaufwand sein?
Was eine „gute“ Personalaufwandsquote ausmacht, unterscheidet sich stark von Branche zu Branche. Beispielsweise ist in der Dienstleistungsbranche, wo es weniger Maschineneinsatz gibt und das Personal der Hauptkostenfaktor ist, eine Quote von 60 Prozent als gut anzusehen, während dies beispielsweise in der Produktion eine sehr hohe Quote wäre.
Als grober Richtwert gilt Folgendes:
- Für hochautomatisierte Unternehmen wird eine Quote von unter 30 Prozent als gut angesehen.
- Bei Dienstleistungsunternehmen sind Quoten von 60 bis 70 Prozent typisch und oft auch wirtschaftlich.
Mit Factorial haben Sie Ihre HR-Kennzahlen im Blick!
Solche Kennzahlen wie die Personalaufwandsquote sind nicht nur gesetzlich verpflichtend für die Buchhaltung, sondern auch entscheidend für die betriebliche Planung und Steuerung. Sie ermöglichen es Ihnen, den Überblick zu behalten und rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Es gibt viele weitere wichtige Kennzahlen, wie zum Beispiel die Mitarbeiterfluktuationsrate, die Krankheitsquote, oder die Produktivität pro Mitarbeitendem, die insbesondere in Personalberichten genutzt werden, um die Performance Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden zu berechnen. All diese Kennzahlen sind enorm wichtig, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Mit der HR-Software von Factorial und seinen Reporting-Funktionen können Sie diese und viele weitere Kennzahlen automatisch berechnen und visualisieren lassen. Das spart Zeit und liefert Ihnen wertvolle Einblicke auf Knopfdruck.
