Projektarbeit nimmt in vielen deutschen Unternehmen einen hohen Stellenwert ein und trägt laut Studien einen enormen Anteil an der Wirtschaftsleistung in Deutschland bei. Umso wichtiger ist es, sich genauer anzuschauen, wie Projekte erfolgreich umgesetzt werden und ihre Ziele erreicht werden. Welche Formen der Projektorganisation es gibt und für welche Projekte sie sich eignen, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze:
- Etwa ein Drittel der Arbeit wird laut GPM-Studie in Deutschland in Projektarbeit geleistet.
- Die Projektorganisation bildet dabei den Rahmen eines jeden Projekts und legt Struktur, Aufgaben und Verantwortlichkeiten fest.
- Typische Formen der Projektorganisation sind die autonome Projektorganisation, die Linienorganisation, die Matrixorganisation sowie die agile Projektorganisation.
Was ist die Definition von Projektorganisation?
Laut einer kürzlich erschienenen GPM-Studie zeigte sich ein enormer Beitrag der Projektarbeit zur Wirtschaft in Deutschland. Etwa ein Drittel der gesamten Arbeit wurde im Jahr 2023 in Projekten geleistet. Die Bedeutung der Projektarbeit wird auch in Zukunft weiter zunehmen. Es lohnt sich daher, sich genauer mit einigen Aspekten der Projektarbeit, insbesondere der Projektorganisation, zu befassen.
Projektorganisation ist das Gerüst eines Projekts.
Mit ihr werden der Rahmen und die Struktur festgelegt. Das bedeutet: Es wird entschieden, wer welche Aufgaben übernimmt, welche Verantwortlichkeiten bestehen und wie die Zusammenarbeit organisiert wird.
Merkmale eines Projektes
Bevor wir uns die einzelnen Formen der Projektorganisation anschauen und erklären, welche Form sich am besten eignet, sollten wir zunächst klären, was ein Projekt eigentlich ist.
Ein Projekt zeichnet sich dadurch aus, dass es temporär ist, also einen festgelegten Start- und Endzeitpunkt hat. In der Regel werden neuartige Ziele umgesetzt, es gibt ein definiertes Ergebnis und meist ein festgelegtes Budget, innerhalb dessen das Projekt realisiert wird. Außerdem erfordert ein Projekt Planung, Steuerung und Koordination, um die Ziele erfolgreich zu erreichen.
Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektorganisation?
Um den Begriff Projektorganisation besser zu verstehen, hilft der Vergleich mit dem Projektmanagement:
- Projektorganisation legt fest, wer im Projekt welche Rolle hat und wie die Strukturen aussehen.
- Projektmanagement hingegen steuert und überwacht die Abläufe und Prozesse, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.
Projektorganisation und Projektmanagement: Beispiel aus einer Agentur
In einem Unternehmen soll eine neue Webseite erstellt werden.
- Projektorganisation (Rollen festlegen):
- Die Agenturleitung bestimmt, wer die Projektleitung übernimmt.
- Die Projektleitung wählt die Teammitglieder aus: beispielsweise Designer, Texterin und Entwicklerin.
- Gemeinsam mit der Agenturleitung wird festgelegt, dass der Kunde Feedback gibt und die finale Freigabe erteilt.Es ist nun klar geregelt, wer welche Rolle trägt und welche Verantwortung jede Person hat.
- Projektmanagement (Abläufe steuern):
- Die Projektleitung erstellt einen Zeitplan, z. B. Design bis Woche 3, Texte bis Woche 5, Go-Live in Woche 8.
- Sie überwacht das Budget, z. B. 15.000 €.
- Sie plant mögliche Risiken, wie Verzögerungen bei der Texterstellung.
- Sie sorgt dafür, dass die Website vor dem Go-Live gründlich getestet wird.
So wird aktiv gesteuert, dass das Projekt erfolgreich, termingerecht und im Budget abgeschlossen wird.
Formen der Projektorganisation: Welche Projektorganisationen gibt es und wann eignet sich welche Form?
Für die Projektarbeit gibt es nicht nur eine einzige Möglichkeit, wie ein Projekt organisiert werden kann, um die Projektziele zu erreichen und den Projekterfolg zu sichern. Stattdessen existieren verschiedene Formen der Projektorganisation. Welche Form angewendet wird, hängt stark vom konkreten Projekt ab: Manche Projekte eignen sich besser für eine Matrix-Projektorganisation, andere für eine autonome Projektorganisation oder eine Stablinienorganisation.
Im Folgenden ein Überblick über die wichtigsten Formen:
Matrix-Projektorganisation
Bei dieser Form läuft das Projekt parallel zum Tagesgeschäft im Büro bzw. im Betrieb. Das bedeutet, dass die Projektmitarbeitenden ihre Projektaufgaben zusätzlich zu ihren regulären Tätigkeiten in der Abteilung erledigen. Diese Organisationsform wird in der Regel bei Projekten mittlerer Wichtigkeit oder Komplexität eingesetzt, bei denen eine flexible Nutzung der Ressourcen sinnvoll ist.
In diesen Fällen behält die Abteilungsleitung in der Regel die disziplinarische Verantwortung über die Mitarbeitenden. Die Projektleitung hat die fachliche Weisungsbefugnis innerhalb des Projekts und trägt die Zielverantwortung.
Die Vorteile dieser Projektorganisation liegen in der flexiblen Nutzung der Mitarbeitenden, ohne dass sie vollständig aus ihrem Arbeitsalltag herausgelöst werden und andere Aufgaben in den Abteilungen liegen bleiben. Allerdings erfordert diese Form einen hohen Abstimmungsaufwand zwischen Projektleitung, Projektteam und Abteilungsleitung, und das Risiko einer Überlastung der Mitarbeitenden ist relativ hoch.
Stablinien-Projektorganisation und Linien-Projektorganisation
Bei der Linienorganisation werden Projekte innerhalb der bestehenden Abteilungsstrukturen durchgeführt. Alle Aufgaben und Weisungen erfolgen entlang der regulären Hierarchie, also von der Abteilungsleitung zu den Mitarbeitenden. Es gibt keine eigenständige Projektleitung; die Projektarbeit ist vollständig in den normalen Tagesablauf eingebunden.
Die Stablinien- oder Stablinien-Projektorganisation erweitert diese Struktur um eine projektbezogene, beratende Funktion. Die Projektleitung ist dabei nur beratend tätig, unterstützt die Abteilungen mit fachlichem Input, ist jedoch nicht operativ in die Arbeit eingebunden. Weisungsbefugnis und operative Verantwortung bleiben bei den Abteilungsleitungen, während die Projektleitung das Projekt koordiniert und fachlich begleitet.
Diese Form eignet sich insbesondere für abteilungsübergreifende Projekte, bei denen fachliche Abstimmung nötig ist, ohne dass die Mitarbeitenden aus ihren normalen Positionen und Aufgaben herausgelöst werden. Sie eignet sich also vor allem für kleine Projekte, während große Projekte hier schnell an ihre Grenzen stoßen.
Autonome Projektorganisation
Bei dieser Form, auch reine Projektorganisation genannt, werden alle Mitarbeitenden aus ihrer Stammorganisation herausgelöst und konzentrieren sich ausschließlich auf das Projekt. Die Projektleitung hat dabei volle fachliche und disziplinarische Weisungsbefugnis. Diese Struktur sorgt für klare Zuständigkeiten, volle Konzentration auf das Projekt und eine hohe Identifikation der Mitarbeitenden, kann jedoch gleichzeitig zu Leerlaufzeiten, ungleichmäßiger Auslastung und Problemen bei der Rückkehr in die Stammorganisation führen.
Welche Beispiele gibt es für reine Projektorganisation?
Ein Unternehmen entscheidet, ein neues Produkt im Bereich erneuerbare Energien zu entwickeln. Dafür wird ein spezielles Projektteam zusammengestellt, das für die Dauer von zwei Jahren ausschließlich an diesem Innovationsprojekt arbeitet. Die Mitarbeitenden verlassen während dieser Zeit ihre regulären Abteilungen, um sich voll auf die Produktentwicklung zu konzentrieren. Die Projektleitung koordiniert das Team, trifft alle fachlichen und disziplinarischen Entscheidungen und trägt die volle Verantwortung für den Projekterfolg.
Dieses Beispiel verdeutlicht, dass die autonome Projektorganisation besonders bei strategisch wichtigen, komplexen und langfristigen Projekten sinnvoll ist, da sie eine klare Fokussierung auf die Projektziele ermöglicht und die notwendige Entscheidungsfreiheit für die Projektleitung gewährleistet.
Agile Projektorganisation
Darüber hinaus gibt es die agile Projektorganisation. Sie kommt insbesondere dann zum Einsatz, wenn sich Anforderungen schnell ändern, unterschiedliche Kompetenzen benötigt werden und Projekte flexibel angepasst und zusammengestellt werden müssen. Diese Form ist besonders häufig in der Softwareentwicklung zu finden, da hier Flexibilität entscheidend ist.
Die agile Projektorganisation ist hingegen weniger geeignet für Projekte mit klar definierten Zielen oder in Organisationen mit festen Strukturen. Sie eignet sich eher für kleine, dynamische Teams, die selbstorganisiert arbeiten können.
Tipp: Ausführliche Informationen zu den verschiedenen Organisationsformen finden Sie auch im Artikel zum Thema auf unsere Webseite.
Best Practices: Projekte leicht organisieren mit Factorial
Für eine effektive Projekt- und Prozessorganisation sind mehrere Elemente entscheidend. Besonders im HR-Bereich spielt das richtige Personal eine zentrale Rolle. Es sollte frühzeitig sichergestellt werden, dass im Betrieb die passenden Mitarbeitenden mit den richtigen Kompetenzen verfügbar sind.
Die Business Management Software von Factorial hilft Ihnen dabei, jederzeit den Überblick über Ihre Organisation zu behalten, insbesondere im Rahmen der Projektorganisation. Über das Organigramm können Sie klar nachvollziehen, wer welche Rollen und Zuständigkeiten hat. Diese Informationen können auch innerhalb der Teams jederzeit eingesehen werden, was die Transparenz und Zusammenarbeit deutlich verbessert.
Zusätzlich können Sie mit Factorial u.a.:
- Projektzeiten erfassen, einschließlich Überstunden, gesetzeskonform dokumentieren
- Projekte und Aufgaben den Mitarbeitenden zuweisen
- Zugriffsrechte für Projekte und Teammitglieder festlegen
- Reports und Auswertungen erstellen, um Projektfortschritt, Ressourcen und Kosten im Blick zu behalten
So wird die Projektarbeit effizienter, strukturierter und transparenter, während gleichzeitig HR-Prozesse optimal unterstützt werden.
