Die RACI-Matrix ist ein bewährtes Projektmanagement-Tool zur klaren Definition und Visualisierung von Verantwortlichkeiten. Mit den Rollen Responsible, Accountable, Consulted und Informed (RACI) stellt sie sicher, dass Verantwortlichkeiten klar definiert sind, was die Kommunikation verbessert und Fehler minimiert.
Im Folgenden erklären wir, wie die RACI-Methode funktioniert und wie Sie sie erfolgreich in Ihrem Unternehmen einsetzen können.
Key Facts
- Die RACI-Matrix dient der Definition und Darstellung von Verantwortlichkeiten in Projekten.
- RACI ist englisches Akronym und steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Hierbei handelt es sich um die einzelnen Zuständigkeiten für eine Aufgabe.
- Die RACI-Matrix eignet sich so gut für das Projektmanagement, weil es eine klare Visualisierung der Verantwortlichkeiten für einen schnellen Überblick ermöglicht.
- Definition: Was ist eine RACI-Matrix?
- Überblick: Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten auf der RACI-Matrix
- Beispiel aus der Praxis: So erstellen Sie eine RACI-Matrix
- Vor- und Nachteile der RACI-Matrix
- Erweiterungen und Tipps
- RACI-Matrix Template
Definition: Was ist eine RACI-Matrix?
Definition und Zweck – Projektmanagement-Tool
Die RACI-Matrix ist auch unter dem Namen RACI-Diagramm oder RACI-Methode bekannt. Es handelt sich hierbei um eine Methode, um Verantwortlichkeiten für verschiedene Aufgaben oder einem Projekt in einem Unternehmen zu definieren und diese übersichtlich darzustellen.
Auf Englisch wird die RACI-Matrix auch eine Responsibility Assignment Matrix genannt, also eine Matrix, bei der Verantwortlichkeiten zugeschrieben werden.
Hilfsmittel RACI-Methode
Das RACI-Diagramm ist ein Projektmanagement-Tool. Die RACI-Matrix und damit die Festlegung der einzelnen Verantwortlichkeiten ist oft Teil der allgemeinen Ressourcenplanung in einem Unternehmen.
Gutes Projektmanagement im Unternehmen ist essenziell. Es ist ein Zeichen guter Führung, wenn jeder im Unternehmen seine Zuständigkeiten genau kennt. Gute Führung ist gleichzeitig das, was laut aktueller Gallup-Studie in deutschen Betrieben am meisten fehlt. Der Studienleiter erklärt, dass schlechte Führung auf Dauer zum Risikofaktor für deutsche Unternehmen wird.
Responsible, accountable consulted, informed – RACI-Matrix Deutsch
RACI ist ein Akronym. Die einzelnen Buchstaben stehen für:
Responsible (Durchführungsverantwortung/verantwortlich)
Accountable (Kosten- und/oder Gesamtverantwortung/rechenschaftspflichtig)
Consulted (zu befragende andere Personen/konsultiert)
Informed (Informationsrecht/informiert)
Unterschiedliche Weisen der Darstellung
Es gibt unterschiedliche Arten und Weisen, die Verantwortlichkeiten in der RACI-Matrix darzustellen. Die Matrix wird normalerweise in einem Diagramm dargestellt. Die einzelnen Tätigkeiten und Aufgaben auf der y-Achse und die beteiligten Personen werden auf der x-Achse angeordnet.
Überblick: Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten auf der RACI-Matrix
Schauen wir uns für ein besseres Verständnis nun die einzelnen Verantwortlichkeiten responsible, accountable, consulted und informed genauer an.
RACI-Matrix Erklärung
Die für die RACI-Matrix relevanten Begriffe sind:
Responsible
Hiermit ist die Person oder die Personen gemeint, die die eigentliche Durchführungsverantwortung für eine bestimmte Aufgabe haben. Es handelt sich also um die Person, die direkt mit einer Aufgabe betraut ist.
Tipp:
Natürlich kann es notwendig sein oder vorkommen, dass für eine Aufgabe mehrere Personen als accountable definiert werden. Der Sinn dieser Rollenzuschreibung ist jedoch, dass es eine verantwortliche Person gibt, an die man sich bezüglich dieser Aufgaben wenden kann. Diese Person trägt die Verantwortung – auch wenn etwas schiefgeht, der Zeitplan zum Beispiel nicht eingehalten wird. Wenn mehrere Personen für eine Aufgabe verantwortlich sind, kann dies zu Verwirrung und Verlust des Überblicks führen. Sollten dennoch mehrere Personen accountable für eine Aufgabe sein, kann es hilfreich sein, eine Hierarchie anzulegen. Beispielsweise eine Person als stellvertretende Person für die hauptverantwortliche Person festzulegen.
Vielleicht unterscheiden sich die Aufgaben bei mehreren Personen auch minimal. Hier kann es hilfreich, lieber noch eine zusätzliche neue Aufgabe zu erstellen und sie dem*der jeweiligen Beschäftigten zuzuweisen.
Accountable
Hierbei handelt es sich um die rechenschaftspflichtige Person für eine Aufgabe. Was bedeutet das?
Hier geht es um die tatsächlich juristische Rechenschaftspflicht einer Person. Das kann beispielsweise eine Führungskraft sein, die eine Aufgabe genehmigen muss, bevor sie als erledigt betrachtet werden kann. Oder es kann eine Person sein, die Rechnungen abzeichnet bzw. genehmigt.
Manchmal kann eine Person für eine Aufgabe auch zwei Rollen innehaben. Sie ist in Bezug auf eine Aufgabe responsible und accountable.
Was ist der Unterschied zwischen accountable und responsible?
Während bei responsible der Fokus stärker auf der Verantwortung in der Durchführung liegt, bezieht sich accountable eher auf das Ergebnis und die Rechenschaft.
Consulted
Hierbei handelt es sich um eine Person, die die Aufgabe zwar nicht direkt durchführt, die aber wichtige Informationen oder andere Ressourcen für die Bewältigung einer Aufgabe bereitstellen kann bzw. muss. Es handelt sich also um eine Person, die im Prozess der Erledigung befragt, also konsultiert werden muss.
Es kann sich aber auch um Personen handeln, die in Bezug auf Aufgaben Feedback oder Ratschläge geben können.
Informed
Hierbei handelt es sich um eine Person oder Personen, die über den Fortschritt oder über den Ausgang des Projektes bzw. der Aufgaben informiert werden müssen.
Beispiel aus der Praxis: So erstellen Sie eine RACI-Matrix
Schauen wir uns nun im Folgenden die einzelne Rolle dieser Technik an einem konkreten Beispiel im Arbeitsalltag an.
RACI-Matrix Beispiel für die Organisation des Betriebsausflugs
Um einen Betriebsausflug zu organisieren, müssen verschiedene Aufgaben erledigt werden. Eine dieser Aufgaben ist die Auswahl des Ortes, an dem der Betriebsausflug stattfinden soll.
Mitarbeiterin XY ist dabei responsible für die Suche und Auswahl der Location. Natürlich kann Sie nicht einfach irgendeine Location auswählen. Die Location muss zum Beispiel innerhalb eines bestimmten Budgets passen. Zuständig für die Bereitstellung der Gelder ist hier die geschäftsführende Person. Sie gibt das Budget vor und ist letztlich accountable für die Kosten.
Die Mitarbeiterin konsultiert im Rahmen der Standortsuche verschiedene Anbieter und prüft verschiedene Angebote. Die Anbieter werden also konsultiert (consulted). Da sie diese Aufgabe zum ersten Mal übernimmt, kann sie auch frühere Mitarbeitende des Unternehmens befragen, die in der Vergangenheit für diese Aufgaben zuständig waren.
Schließlich müssen nach Abschluss dieser Aufgabe alle Mitarbeiter*innen über Ort und Zeitpunkt des Betriebsausflugs informiert werden (Informed).
Die Organisation eines Betriebsausflugs erfordert jedoch noch weitere Aufgaben. Dazu gehören z.B. die Auswahl des Termins oder die Festlegung des Budgets. Diese verschiedenen Aufgaben werden dann wieder mit den einzelnen Rollen und Verantwortlichkeiten versehen und zur besseren Übersicht in ein Diagramm eingetragen.
Vor- und Nachteile der RACI-Matrix
Vorteile der RACI-Matrix
Verbesserte Kommunikation
Die Tatsache, dass jede Person bei einem beteiligten Projekt nun weiß, wer Ansprechpartner*in für eine bestimmte Aufgabe ist und welche Rolle diese einnimmt, führt zu einer verbesserten Kommunikation.
Visualisierung und Überblick
Verantwortlichkeiten lassen sich schnell und auf einen Blick erkennen. Es muss nicht lange nach der zuständigen Person gesucht wird.
Fehlerreduktion
Auf diese Weise werden Doppelbelegung oder Überlastung eines*r bestimmten Beschäftigten schnell deutlich. Fehler können so schneller identifiziert und bereinigt werden.
Klare Rollenverteilung
Durch die klar verteilten Zuständigkeiten weiß jeder, was zu tun ist. Konflikte können so minimiert werden.
Einfach
Die Erstellung einer RACI-Matrix erfordert keine komplizierten Tools. Sie kann sehr einfach – sogar per Hand – erstellt werden.
Nachteile der RACI-Matrix
Unübersichtlichkeit
Was ihr Vorteil ist, kann sich aber auch zu einem Nachteil wandeln, wenn die Aufgabe zu groß ist und zu viele Personen an der Aufgabe beteiligt sind. Dann kann die Matrix schnell unübersichtlich werden. Hier hilft es, die einzelnen Teilprojekte aufzusplitten und beispielsweise separate Matrizen anzufertigen.
Inflexibilität
Insbesondere für moderne Führungsformen, wie z. B. agile Führung oder Unternehmen, in denen flache Hierarchien vorherrschen und/oder bevorzugt in Teams mit geteilter Verantwortung gearbeitet wird, kann die RACI-Matrix ungeeignet sein.
Die RACI-Matrix eignet sich also eher für weniger komplexere Projekte bzw. für Aufgaben, an denen nicht so viele Akteure beteiligt sind.
Erweiterungen und Tipps
Gerade dort, wo die RACI-Matrix nicht ausreicht, kann auf Varianten dieser Methode zurückgegriffen werden, die bestimmte Nachteile ausgleichen können.
Varianten der RACI-Matrix sind z. B..
RACIO-Matrix
Bei dieser Variante wird eine weitere Rolle hinzugefügt: omitted, was so viel wie „auslassen“ heißt. Personen, die hier aufgeführt sind, werden in der Aufgabe nicht berücksichtigt.
RASCI-Matrix
Auch bei dieser Variante wird eine weitere Rolle hinzugefügt, die support-Rolle. Personen, die hier aufgeführt werden, unterstützen die responsible Personen bei der Durchführung der Aufgabe.
REWA-Matrix
In diesem Fall werden fast ganz andere Bezeichnungen für die einzelnen Rollen gewählt. Die Rollen heißen hier:
responsible: Diese Rolle bleibt gleich.
expert: Diese Person stellt ihr Fachwissen für die Durchführung der Aufgabe zur Verfügung.
work: Diese Person unterstützt die responsible Person bei der Durchführung der Aufgabe.
approver: Diese Person segnet das Ergebnis ab.
RACI-VC-Matrix
Bei dieser Variante werden zwei zusätzliche Prüfschritte hinzugefügt. Das V steht hierbei für verify, also prüfen auf Deutsch. Diese Person prüft das Ergebnis. Das S steht für signatory, also die unterzeichnende Person. Diese genehmigen das Ergebnis bzw. segnen es ab.
RACI-Matrix Template
Online finden Sie zahlreiche Inspirationen und Vorlagen für die Erstellung einer RACI-Matrix.
