Eine durchdachte und sinnvolle Ressourcenplanung hilft Ihnen dabei, schneller und effizienter Ihre Ziele zu erreichen. Denn durch eine strategische Verteilung und Planung Ihrer Ressourcen können Sie nicht nur Geld, sondern auch Zeit sparen.
Wichtig ist hierbei jedoch, dass einige essenzielle Punkte beachtet werden und Sie die passenden Tools zur Hand haben. Was Sie bei der Ressourcenplanung beachten sollten und wie die Einsatzplanung im Personalbereich abläuft, erfahren Sie in unserem Blogartikel.
Key Facts
- Das Ziel der Ressourcenplanung ist es, sicherzustellen, dass die zur Verfügung stehenden Ressourcen, wie Mitarbeitende, Budgets, Materialien und Ausrüstung, optimal genutzt werden, um die geplanten Aktivitäten und Ziele einer Organisation oder eines Projekts zu erreichen.
- Durch eine effektive Kapazitätsplanung kann ein Unternehmen seine Produktivität und Rentabilität verbessern, Kosten senken, Risiken minimieren und Engpässe vermeiden.
- Eine gute Ressourcenplanung erfordert eine gründliche Analyse der verfügbaren Ressourcen und eine realistische Einschätzung der Anforderungen und Projektziele, um sicherzustellen, dass die Ressourcen in der richtigen Menge, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort vorhanden sind, um die geplanten Ziele zu erreichen.
- Was versteht man unter Ressourcenplanung?
- Wie sieht eine Ressourcenplanung aus?
- Wie funktioniert Ressourcenplanung?
- Das braucht es für eine Ressourcenplanung
- Welche Vorteile hat Ressourcenplanung?
Was versteht man unter Ressourcenplanung?
Unter Ressourcenplanung versteht man die systematische Zuordnung und Verwaltung von Ressourcen wie Menschen, Materialien, Finanzen und Ausrüstung. Dabei soll sichergestellt werden, dass sie zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung stehen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
Die Einsatzplanung ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements und wird in der Regel eingesetzt, um Ressourcen effektiv und effizient zu nutzen. So trägt eine erfolgreiche Ressourcenplanung im Projektmanagement dazu bei, den Preis von Engpässen und Konflikten bei der Ressourcennutzung zu vermeiden und das Projektbudget und die Zeitpläne einzuhalten.
Die Ressourcenplanung kann laut der TPG The Project Group in strategische, taktische und operative Planung unterteilt werden. Ein Ressourcenplanung Projekt Beispiel, beziehungsweise ein Ressourcenplanung Beispiel kann die Einführung einer neuen Website oder einer neuen Software sein.
Wie sieht eine Ressourcenplanung aus?
Die Bereiterstellungsplanung beginnt typischerweise mit der Identifizierung der Ressourcen, die für die Durchführung eines Projekts benötigt werden. Dazu gehören in der Regel Arbeitskräfte, Rohstoffe, Ausrüstung und finanzielle Mittel.
Anschließend werden diese Ressourcen auf der Grundlage des Bedarfs des Projekts geplant und organisiert. Dies umfasst die Zuordnung von Ressourcen zu bestimmten Aufgaben oder Aktivitäten sowie die Festlegung von Zeitrahmen für ihre Verwendung.
Während der gesamten Zeit muss das Ressourcenplanung Projekt ständig überwacht und angepasst werden, um sicherzustellen, dass die Ressourcen effektiv eingesetzt werden. Es ist auch wichtig, Engpässe und Konflikte bei der Ressourcennutzung zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Ressourcenverfügbarkeit den Bedürfnissen des Projekts entspricht.
Zu diesem Zweck müssen mögliche Risiken und Engpässe im Voraus identifiziert und alternative Pläne entwickelt werden, um diese Risiken zu minimieren oder zu vermeiden.
Wie funktioniert Ressourcenplanung?
Die klassische Ressourcenplanung beschäftigt sich mit verschiedenen Bereichen. Denn der Begriff der Ressourcenplanung bezeichnet den Prozess der Planung aller materiellen und immateriellen Mittel, die für ein Projekt benötigt werden. Somit beinhaltet es also nicht nur Personal, sondern auch Anlagen‑, Sach- oder Finanzressourcen sowie zeitliche Ressourcen.
Im folgenden Abschnitt möchten wir jedoch speziell auf die Ressourcenplanung im Personalbereich eingehen und Ihnen aufzeigen, wie Sie als Führungskraft oder Personalverantwortliche*r von der Personalplanung profitieren können.
Wie erstelle ich einen Ressourcenplan?
Die Einsatzplanung des Personals ist ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Organisation. Denn wenn Sie die Kapazitäten Ihrer Mitarbeitenden optimal nutzen, werden Sie nicht nur von zufriedeneren Mitarbeitenden profitieren, sondern auch Ihre Ziele schneller erreichen.
Eine effektive Ressourcenplanung mit Personal erfordert die folgenden Schritte:
1. Identifizierung des Personalbedarfs
Der erste Schritt bei der Ressourcenplanung mit Personal besteht darin, den Personalbedarf des Projekts zu identifizieren. Dies umfasst die Bestimmung der erforderlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen , um die Ziele des Projekts zu erreichen.
Aus diesem Grund ist es von besonderer Wichtigkeit, dass Sie Ihre Mitarbeitenden und deren Stärken und Schwächen sehr gut kennen. Hierfür sollten Sie versuchen, in einem regelmäßigen Austausch mit Ihren Beschäftigten zu stehen, um so sicherstellen zu können, dass jeder und jede optimal eingesetzt werden kann.
Tipp: Nutzen Sie hierfür Software, um das Feedback Ihrer Mitarbeitenden zu erhalten und organisieren Sie regelmäßige 1:1 Meetings.
2. Verfügbarkeit von Personal
Nachdem der Personalbedarf identifiziert wurde, müssen die verfügbaren Mitarbeitenden in der Firma und ihre Erreichbarkeit berücksichtigt werden. Hierbei müssen auch Urlaube, Fortbildungen und andere Aktivitäten mit einbezogen werden, die die Verfügbarkeit Ihrer Beschäftigten beeinträchtigen können.
Achten Sie hierbei auch darauf, dass Ihre Mitarbeitenden krank werden können und stellen Sie sicher, dass für Ersatz in dieser Zeit gesorgt werden kann.
3. Zuordnung von Personal
Die Zuordnung von Personal zu bestimmten Aufgaben oder Aktivitäten erfolgt auf der Grundlage von Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen. Die Ressourcenplanung mit Personal umfasst auch die Überlegung, welche Mitarbeitenden zusammenarbeiten müssen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.
Bedenken Sie außerdem, welche Beschäftigten in der Lage sind, flexibel auf Veränderungen im Projektplan zu reagieren. Auch bei diesem Punkt ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeitenden sehr gut kennen. Denn je besser Sie Ihr Team kennen, desto besser können Sie entscheiden, wer an welcher Position wohl am besten aufgehoben ist.
Unterschätzen Sie diesen Punkt nicht, denn vor allem die Team Zusammenstellung ist von besonderer Bedeutung für den Erfolg des Projekts und langfristig auch für den Erfolg Ihres Unternehmens.
Tipp: Selbstverständlich können Sie zu diesem Thema die Mitarbeitenden auch persönlich befragen oder eine anonyme Umfrage starten. Dadurch kann jeder entweder anonym oder nicht anonym mitteilen, welches Projekt in Frage kommen könnte und welche Teamkonstellation Sinn ergeben könnte.
4. Zeitplanung
Die Bereitstellungsplanung von Personal umfasst auch die Zeitplanung. Hierbei wird sichergestellt, dass die Mitarbeitenden zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind, um die erforderlichen Aufgaben oder Aktivitäten durchzuführen.
Anders als bei der Verfügbarkeit von Personal geht es hier auch um eventuelle parallele Projekte oder wichtige Positionen Ihrer Beschäftigten, die sonst während des Projekts wegfallen würden. Orientieren können Sie sich hierbei an den drei klassischen Organisationsformen im Projektmanagement: der Staborganisation, der Matrixorganisation und der reinen Projektorganisation.
- Die Staborganisation ist hierarchisch strukturiert und ein*e Projektmanager*in koordiniert das Projekt, hat aber keine Machtbefugnis. Mitarbeitende bleiben dabei in Ihrer Abteilung und arbeiten nur zeitweise an dem Projekt.
- Die Matrixorganisation ist eine hybride Organisationsstruktur, die aus der Überlagerung von funktionellen und projektorientierten Abteilungen besteht. In dieser Art von Organisation sind die Mitarbeitenden sowohl funktional als auch projektbezogen organisiert.
Jede*r Mitarbeiter*in hat einen Funktionsvorgesetzten und eine Projektleitung, an die berichtet wird. Die Projektleiter*innen haben in der Regel mehr Entscheidungsbefugnisse als in der Staborganisation und können auf die Ressourcen der funktionalen Abteilungen zugreifen, um das Projekt durchzuführen.
- Die reine Projektorganisation ist eine Organisationsstruktur, bei der das Projekt im Mittelpunkt steht und alle Mitarbeitenden auf das Projekt ausgerichtet sind. In dieser Art von Organisation gibt es keine funktionalen Abteilungen oder Hierarchien, sondern nur Projektteams, die sich aus Beschäftigten mit unterschiedlichen Fähigkeiten zusammensetzen.
Die Projektteams haben eine hohe Entscheidungsbefugnis und können ihre eigenen Ressourcen verwalten. Damit bietet die reine Projektorganisation den Vorteil, dass das Projektmanagement effektiver ist und die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern verbessert wird.
5. Überwachung und Anpassung
Eine effektive Ressourcenplanung mit Personal erfordert auch eine ständige Überwachung und Anpassung. Hierbei müssen mögliche Risiken und Engpässe identifiziert und alternative Pläne entwickelt werden, um diese Risiken zu minimieren oder zu vermeiden.
Das braucht es für eine Ressourcenplanung
Für eine erfolgreiche Ressourcenplanung ist es wichtig, die passenden Ressourcenplanung Tools zu verwenden. Denn dadurch können Sie Zeit sparen und für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Projekte sorgen.
Hierbei gibt es eine Vielzahl von Hardware und Ressourcenplanung Software Optionen, die je nach den Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens variieren können. Hier sind einige Beispiele:
Tools für die Ressourcenplanung
Hardware:
- Laptops: Leistungsfähige Laptops mit ausreichend Speicherplatz sind wichtig, um eine Ressourcenplanung Software effektiv ausführen zu können.
- Server: Wenn mehrere Benutzer*innen auf die Ressourcenplanung zugreifen müssen, ist es sinnvoll, eine Serverinfrastruktur einzurichten, um die Daten zentral zu speichern und dadurch den Zugriff zu erleichtern.
- Netzwerk: Ein Netzwerk ist wichtig, um die Kommunikation und den Austausch von Daten zwischen Ihren Beschäftigten zu ermöglichen.
Software:
- Ressourcenplanung Software: Eine spezielle Software zur Ressourcenplanung kann bei der Planung und Verwaltung der Ressourcen, sowie mit Vorlagen helfen. Zur Ressourcenplanung Freeware gehört unter anderem Trello . Einige weitere bekannte Beispiele sind Microsoft Project , Asana oder die Ressourcenplanung mit Jira.
- Office-Software: Microsoft Excel oder Google Sheets können auch für die Erstellung und Verwaltung von Ressourcenplänen verwendet werden. Die Ressourcenplanung mit Excel kann beispielsweise hilfreich sein, wenn Sie ein sogenanntes Gantt Diagramm zur Planung erstellen möchten.
- Kommunikationssoftware: Wichtig ist auch eine Software für Kommunikation und Zusammenarbeit wie Slack, Microsoft Teams oder Zoom. Diese helfen dabei, dass Ihre Mitarbeitenden effektiver zusammenarbeiten und eine transparente Kommunikation gewährleistet ist.
Zusätzlich kann es je nach Unternehmensbedarf auch notwendig sein, spezielle Softwarelösungen für die Verwaltung von Personaldaten und -informationen zu implementieren.
Es ist wichtig, die Hard- und Software-Optionen sorgfältig zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entsprechenund eine effektive Ressourcenplanung unterstützen können.
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Welche Vorteile hat Ressourcenplanung?
Eine durchdachte Ressourcenplanung hat einige Vorteile. Die wichtigsten drei sind hier zu sehen:
- Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen: Die Ressourcenplanung hilft, Ressourcen wie Arbeitskräfte, Material und Zeit effizient zu nutzen und zu verwalten, um Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen
- Risikominderung: Eine effektive Ressourcenplanung ermöglicht es, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu mindern. Und zwar durch das Ergreifen von Maßnahmen, um Engpässe, Überkapazitäten oder unvorhergesehene Ereignisse zu bewältigen.
- Verbesserte Kommunikation: Ressourcenplanung fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, Teams und Stakeholdern. So kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten über den Fortschritt und den Status des Projekts informiert sind.
Fazit
Insgesamt kann man sagen, dass Ressourcenplanung ein wichtiger Prozess für die Kapazitäts- und Aufgabenplanung von Unternehmen und Organisationen ist.
Dabei ist es wichtig, die Bedürfnisse und Anforderungen aller Stakeholder zu berücksichtigen. Zudem sollte eine offene Kommunikation zwischen den beteiligten Abteilungen, Teams und Stakeholdern aufrechterhalten werden.
Weiterhin sollte die Ressourcenplanung regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Dies stellt sicher, dass die Ressourcen optimal genutzt werden und die Ziele des Unternehmens erreicht werden können.
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