In jeder Organisation gibt es für bestimmte Aufgaben definierte Prozesse. Diese sind jedoch oft fehleranfällig. Für mehr Klarheit und Übersichtlichkeit – und um Prozesse gezielt planen, kommunizieren und optimieren zu können – lohnt es sich, diese visuell darzustellen, zum Beispiel mithilfe eines Swimlane Diagramms.
Wir zeigen Ihnen im Folgenden, was ein Swimlane Diagramm genau ist und wie Sie eines Schritt für Schritt erstellen können.
Das Wichtigste in Kürze:
- Ein Swimlane Diagramm ist ein wichtiges Tool zur Identifizierung und Darstellung von Verantwortungsbereichen, Rollen und Abteilungen innerhalb eines Projekts oder einer Organisation.
- Es eignet sich besonders gut zur Erkennung von Schnittstellen, Engpässen und Überschneidungen. Zudem unterstützt es die Standardisierung von Prozessen, sorgt für mehr Übersichtlichkeit und erleichtert die Rollenzuweisung.
- Zum Einsatz kommt das Swimlane Diagramm vor allem im Projektmanagement, in der Prozessoptimierung sowie im Change Management.
- Was ist ein Swimlane Diagramm?
- Wozu verwendet man das Swimlane Diagramm und wo kommt es zum Einsatz?
- Wie ist ein Swimlane Diagramm aufgebaut?
- Swimlane Diagramm: Beispiel Swimlane Diagramm erstellen
- Tipps für die Erstellung von Swimlane-Diagrammen
Was ist ein Swimlane Diagramm?
Definition: Was ist die Swimlane-Methode?
Ein Swimlane Diagramm (Engl: Swimlane Diagram) ist ein wichtiger Bestandteil im Prozessmanagement und dient dazu, Verantwortlichkeiten und Abläufe innerhalb eines Prozesses übersichtlich darzustellen. Es handelt sich dabei um eine grafische Darstellung (genauer um ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm), in der die einzelnen Prozessschritte in einer bestimmten Reihenfolge mithilfe von Symbolen visualisiert werden.
Das Swimlane Diagramm wurde insbesondere durch die Forscher Geary Rummler und Alan Brache bekannt, die es in ihrem Buch Improving Performance als Lösung zur Prozessverbesserung vorgestellt haben – vor allem für funktionsübergreifende Abläufe. Daher werden Swimlane Diagramme häufig auch als Rummler-Brache-Diagramme bezeichnet.
Wozu verwendet man das Swimlane Diagramm und wo kommt es zum Einsatz?
Zweck und Vorteile von Swimlane Diagrammen
- Das Swimlane Diagramm dient dazu, Zuständigkeiten von Teams, Abteilungen, Personen, Verantwortlichkeitsbereiche und Rollen in einem Prozess von Unternehmen schnell und übersichtlich darzustellen.Vor allem im Projektmanagement, vor allem bei der Planung von Projekten, ist dies äußerst nützlich. Auf diese Weise lassen sich Aufgaben klar zuordnen, Verantwortlichkeiten transparent machen und potenzielle Überschneidungen oder Lücken im Prozess frühzeitig erkennen.
- Es hilft bei der Identifizierung von Schnittstellen und Übergaben zwischen verschiedenen Bereichen – besonders dort, wo es häufig zu Verzögerungen, Missverständnissen oder Problemen kommt.
- Darüber hinaus unterstützt es die Verbesserung der Prozessorganisation:
Engpässe, Redundanzen und Ineffizienzen lassen sich leicht erkennen und gezielt beheben. - Ein weiterer Vorteil ist die Standardisierung von Prozessen – das Diagramm visualisiert klar den Ablauf eines Prozesses, wodurch er vereinheitlicht und leichter kommuniziert werden kann. Das ist insbesondere nützlich beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden. Diese können so leicht nachvollziehen und jederzeit überprüfen, wie genau ein Prozess abläuft. Um darüber hinaus den Verlauf von Projekten effizient zu verwalten und zu überwachen, lohnt es sich, eine Business Management Software wie die von Factorial zu nutzen. Die Ergebnisse des Swimlane Diagramms lassen sich problemlos digital in das Projektmanagement-Tool von Factorial übertragen. So wissen alle Beteiligten stets, wer für welchen Schritt verantwortlich ist, wie viel Zeit bereits aufgewendet wurde und wie viel Zeit noch zur Verfügung steht. Das schafft Transparenz, verbessert die Koordination und unterstützt ein effektives Projektmanagement.
Anwendungsbereiche von Swimlane Diagrammen
Zum Einsatz kommt das Swimlane Diagramm vor allem
- im Projektmanagement
- in der Prozessoptimierung
- im IT- und Softwarebereich
- im Qualitätsmanagement sowie
- im Change Management.
Wichtig ist es außerdem in der Business Process Model and Notation (BPMN).
Dabei handelt es sich um ein standardisiertes Verfahren zur grafischen Notation (z. B. durch Symbole) zur Modellierung und Darstellung von Geschäftsprozessen.
Wie ist ein Swimlane Diagramm aufgebaut?
Ein Swimlane Diagramm – auf Deutsch etwa „Schwimmbahn-Diagramm“ – heißt so, weil es optisch an ein Schwimmbecken erinnert. Es besteht aus einem übergeordneten Rahmen, dem sogenannten Pool, der wie ein Schwimmbecken die einzelnen Bahnen („Lanes“) enthält.
Zunächst stellt man sich also einen Pool vor, der den äußeren Rahmen bildet. Dieser Pool kann z. B. Folgendes darstellen:
- einen Gesamtprozess
- eine Organisationseinheit oder die gesamte Firma
- auch nur einen Teilprozess, je nach Anwendungsfall
Innerhalb dieses Pools befinden sich dann die Swimlanes, die die Zuständigkeiten (z. B. Abteilungen, Teams, Verantwortlichkeiten oder Rollen) unterteilen.
Es ist auch möglich, mehrere Pools in einem Diagramm zu verwenden, etwa:
- ein Pool für die Firma
- ein separater Pool für die Kund*innen
Der Pool besteht aus mehreren Swimlanes (Schwimmbahnen), die in der Regel vertikal – manchmal auch zusätzlich horizontal – angeordnet sind. Sie stellen die verschiedenen Zuständigkeiten und/oder Akteure im Prozess dar.
Die Länge der einzelnen Bahnen steht dabei sinnbildlich für den zeitlichen Verlauf und die Reihenfolge der Prozessschritte.
Swimlane Diagramm: Beispiel Swimlane Diagramm erstellen
In unserem Beispiel soll das Swimlane Diagramm einen Einblick geben, wie genau der Bestellprozess in einem Unternehmen abläuft, dessen Produkte beispielsweise physischer Natur sind.
Schauen wir uns die Erstellung des Swimlane Diagramms anhand dieses Beispiels Schritt für Schritt an.
1. Ziel definieren
Zunächst wird festgelegt, was mit dem Swimlane Diagramm überhaupt dargestellt werden soll. In unserem Fall soll der gesamte Bestellvorgang im Unternehmen abgebildet werden – vom Eingang der Bestellung seitens der Kund*innen bis hin zum internen Abschluss des Vorgangs im Unternehmen. Ziel ist es, mögliche Probleme zu identifizieren und den Ablauf zu standardisieren.
2. Zuständigkeiten und Beteiligte erfassen
Im nächsten Schritt werden alle Abteilungen, Rollen und Personen erfasst, die in diesen Prozess involviert sind. Am Ende sollte klar sein, wer welche Aufgaben im Rahmen des Bestellprozesses übernimmt. Diese Zuständigkeiten können in allgemeiner Form (z. B. „Vertrieb“, „Lager“, „Buchhaltung“) oder konkreter (z. B. mit Namen oder Positionsbezeichnungen) dargestellt werden.
3. Diagramm erstellen
Abschließend wird das Swimlane Diagramm gezeichnet. Die verschiedenen Rollen, Abteilungen oder Personen werden dabei in horizontalen oder vertikalen Bahnen (Lanes) dargestellt. Durch Pfeile und Blöcke wird der Ablauf des Prozesses (Start- und Punkt) visualisiert und die Interaktionen zwischen den Beteiligten verdeutlicht.
Tipps für die Erstellung von Swimlane Diagrammen
Um ein effektives Swimlane Diagramm zu erstellen, das Klarheit schafft statt Verwirrung, sollten Sie die folgenden Punkte beachten:
- Fokus auf das Wesentliche: Konzentrieren Sie sich bei der Erstellung auf die wichtigsten Fragen: Wer macht was, wann und warum? Das Diagramm soll sich durch Übersichtlichkeit auszeichnen. Zu viele Informationen stören die Lesbarkeit.
- Komplexität managen: Wird das Swimlane Diagramm durch zu viel Komplexität unübersichtlich, kann es sinnvoll sein, separate Diagramme zu erstellen und diese miteinander in Beziehung zu setzen. Dies ist besonders nützlich, wenn ein Hauptprozess mehrere Unterprozesse beinhaltet.
- Geeignet für lineare Prozesse: Swimlane Diagramme eignen sich besonders gut für Prozesse, die einen klaren, meist linearen Fluss haben, auch wenn es Verzweigungen bei Entscheidungen gibt. Für sehr stark verzweigte oder nicht-lineare Abläufe könnten andere Diagrammtypen wie z. B. BPMN (Business Process Model and Notation) Diagramme passender sein, die komplexere Logiken abbilden können.
- Klare und einheitliche Symbolik: Achten Sie darauf, dass Symbole eine klare Sprache sprechen und konsistent verwendet werden. Beispielsweise sollten alle Prozessschritte die gleiche Form (z. B. Rechtecke) haben.
- Präzise Beschreibungen: Die Beschreibungen innerhalb der Symbole sollten kurz, prägnant und aktionsorientiert sein (z. B. „Bestellung aufgeben“, „Rechnung erstellen“).
Swimlane Diagramm Software: Diagramme erstellen leicht gemacht
Obwohl sich das Diagramm auch leicht per Hand erstellen lässt, kann es praktischer und übersichtlicher sein, es digital mit einem Online-Tool zu erstellen. Dafür gibt es verschiedene kostenlose Tools, die sich gut für diesen Zweck eignen, zum Beispiel:
- Lucidchart – benutzerfreundlich und ideal für die Erstellung von Swimlane Diagrammen.
- Creately – bietet praktische Vorlagen und ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit im Team.
Weitere Diagrammarten, die beim Identifizieren, Zuweisen und Überwachen von Projekten, Abläufen und Prozessen hilfreich sind, sind beispielsweise:
- Gantt-Diagramm
- Kanban-Board – besonders im agilen Projektmanagement verbreitet
- RACI-Matrix
Mehr zu den einzelnen Funktionen und Vorteilen der Methoden lesen Sie in den jeweiligen Blogs zum Thema auf der Factorial-Website.
