Change Management: Definition und Beispiele

Netflix hat es getan, Apple setzte darauf und Coca Cola führt es es gleich mehrfach durch – die Rede ist natürlich von der Einführung einer erfolgreichen Change Management Strategie im Unternehmen. Allerdings werden, laut einer Studie von Porsche Consulting, nur 20 Prozent aller strategischen Transformationen in Unternehmen erfolgreich umgesetzt.

Woran dies liegt, wie Sie erfolgreich und langfristig Veränderungen in Ihrem Unternehmen einführen und welche Best Practices Sie sich von anderen Unternehmen abgucken können, erfahren Sie in diesem Artikel.

• Was ist Change Management?
• Was sind typische Reaktionen auf Veränderungen?
• Welches sind Methoden im Change Management?
• Best Practices – Veränderungen erfolgreich umgesetzt!
• Hilfe – mein Change Management funktioniert nicht!
• Was sind die entscheidenden Erfolgsfaktoren für das Change Management?
• Chancen und Risiken durch Change Management
• Wichtige Kompetenzen für HR-Manager*innen im Change Management

Was ist Change Management?

Was ist eigentlich Change Management und was sind typische Aufgaben, die in diesen Bereich hineinfallen?

Veränderungsmanagement beschreibt die Art und Weise, wie bestimmte Strategien oder Strukturen des Unternehmens systematisch an sich verändernde Ziele, Prozesse oder Technologien angepasst werden.

Woraus ergibt sich ein Bedarf an Veränderung im Unternehmen nun aber? Eine Studie der Staufen AG hat herausgefunden, dass die drei Haupttreiber von Veränderungsprozessen die Corona Pandemie, der technologische Fortschritt und die Veränderungen der Arbeitswelt waren.

Weitere Ursachen für Veränderungen sind beispielsweise:

• Ein Standortwechsel des Unternehmens
• Reorganisationen innerhalb der Organisation
• Die Einführung von neuen Dienstleistungen

Die folgenden Aufgaben können im Change Management anfallen:

• Koordinierung von Programmen und Ressourcen
• Analyse des IST- Zustandes
• Pläne aufstellen, welche Ziele erreicht werden sollen und wie dies schrittweise erreicht werden kann
• Eine Dokumentation des Change Management Prozesses

📊 Eine Analyse des IST-Zustands im Personalbereich funktioniert mit den HR-Berichten von Factorial wie von alleine und verschafft Ihnen Einblicke, die Sie für datenbasierte Entscheidungen im Change Management benötigen.

Was sind typische Reaktionen auf Veränderungen?

Veränderungen führen oft zuerst zu Angst und Ablehnung. Dabei bleibt es aber nicht, der Mensch durchläuft verschiedene Phasen, bevor er sich an Veränderungen gewöhnt. Richard K. Streich hat alle emotionalen Reaktionen auf Veränderungen in sieben Phasen unterteilt.

1. Schock: Die Mitarbeiter*innen reagieren im ersten Schritt geschockt auf die anstehenden Veränderungen.
2. Ablehnung: Nun reagieren die Angestellten offen ablehnend auf die Veränderungen.
3. Einsicht: Es wird eingesehen, dass Ablehnung nichts bringt. Rational wird erkannt, dass manche Veränderungen nicht schlecht, sondern schlicht notwendig sind.
4. Emotionale Akzeptanz: Nun sind die Angestellten bereit, den Veränderungsprozess mitzumachen.
5. Lernen: Jetzt werden die Betroffenen neugierig, sie beobachten die Veränderungen und probieren einzelnes schon aus.
6. Erkenntnis: Nun werden auch die Vorteile der Veränderungen von den Angestellten erkannt und diese werden bereits schrittweise in den Alltag integriert
7. Integration: Mittlerweile sind alle Veränderungen im Alltag angekommen und erfolgreich integriert.

🎢 Sie wollen sicherstellen, einen Abfall der Mitarbeiterzufriedenheit durch Change Management früh genug zu identifizieren? Mit den Mitarbeiterbefragungen von Factorial haben Sie die Stimmung in Ihrem Team immer im Blick!

Welches sind Methoden im Change Management?

Change Management liegt oft im Aufgabenbereich von Führungskräften und an diesen liegt es auch die Mitarbeiter*innen für die sich wandelnden Prozesse zu begeistern und sie zu informieren. Wir können Führungskräfte Ihren Angestellten dabei helfen sich an die Veränderungen zu gewöhnen und diese in den Alltag zu integrieren?

Dazu gibt es verschiedene Change Management Methoden wie beispielsweise:

• Das 3-Phasen-Modell von Lewin
• Das 5-Phasen-Modell von Krüger

Lewins 3-Phasen-Modell

Allgemein können Sie Ihre Mitarbeiter*innen unterstützen, indem Sie das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin anwenden:

1. Auftauen: Versuchen Sie als erstes, mögliche Widerstände auszuräumen und dem Team dabei zu helfen, sich an die bevorstehenden Veränderungen zu gewöhnen. Erklären Sie Ihren Angestellten, warum die Veränderungen notwendig sind und wie diese genau aussehen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie dabei von Ihrer eigenen Führungskraft unterstützt werden.
2. Verändern: Nun werden die Veränderungen im Unternehmen durchgeführt. Sie sollten versuchen Ihre Mitarbeiter*innen schrittweise daran zu gewöhnen und einzubeziehen.
3. Einfrieren: Die Veränderungen wurden durchgeführt. Jetzt müssen Sie diese verfestigen und zum Standard machen. Sie können in diesem Schritt auch Feedback-Systeme einführen oder Trainings anbieten.

Krügers 5-Phasen-Modell

Es gibt allerdings auch noch andere Modelle, die die Veränderungen in Organisationen noch detaillierter beschreiben, so beispielsweise das 5-Phasen-Modell von Krüger:

1. Initialisierung: Hier schaut sich zumeist das Management an, in welchen Bereichen es einen Bedarf an Veränderungen gibt. Dazu werden Prozesse und Systeme analysiert. Betroffene Mitarbeiter*innen und Führungskräfte werden in dieser Stufe schon informiert und einbezogen.
2. Konzeption: In dieser Stufe werden Ziele, Schritte und Maßnahmen geplant und in einem Konzept zusammengefasst. Auch Ressourcen sollten nun eingeplant werden.
3. Motivation: Nun werden alle Mitarbeiter*innen informiert und es wird Ihnen der Nutzen der Maßnahmen erklärt, zudem sollte versucht werden sie mit einzubeziehen.
4. Umsetzung: Die Ziele werden in diesem Schritt priorisiert und es wird angefangen, die einzelnen Maßnahmen umzusetzen. Auch die Qualität der umgesetzten Veränderungen sollte immer wieder analysiert werden.
5. Verstetigung: Die erfolgreiche Umsetzung findet in diesem Schritt ihre Krönung. Die einzelnen Maßnahmen werden ein fester Bestandteil des Unternehmens. Feiern Sie die erfolgreiche Einführung!

🎯 Die Ziele, die Sie sich beim Change Management setzten, können Sie mit einer Plattform wie Factorial einfach tracken.

Best Practices – Veränderungen erfolgreich umgesetzt!

Change Management Beispiele gibt es viele. Von den folgenden Unternehmen können Sie sich ein paar Best Practices für die erfolgreiche Initiierung und Umsetzung von Change Management Maßnahmen abgucken:

• Siemens: Die Mitglieder des Vorstandes wurden befragt, welche Art von Veränderungen Sie in dem Unternehmen durchführen würden, wenn es Ihnen gehören würde. Das gleiche Experiment können Sie auch mit Ihren Mitarbeiter*innen durchführen. Aktivieren Sie Mitarbeiter*innen und Management und übertragen Sie Verantwortung!
• MVV Energie: Das Unternehmen setzte auf sogenannte Change Manager aus verschiedenen Abteilungen, die die Manager*innen unterstützten. Schaffen Sie Ressourcen für Change Management Experten!
• Vodafone: Es wurde eingeführt, dass Mitarbeiter*innen Verbesserungsvorschläge selber einbringen und betreuen dürfen und dabei Unterstützung von einem Expertennetzwerk bekommen. Dadurch wurden sehr viel mehr Initiativen angestoßen als zuvor. Beziehen Sie Ihre Angestellten ein und fördern Sie Vorschläge und Ideen.
• Netflix: Netflix stellte vom DVD Format auf Video- Streamingdienste um und lies sich auch durch einen kurzzeitigen starken Einbruch der Aktie nicht von der neuen Strategie abbringen. Bleiben Sie dran und geben Sie nicht sofort auf, wenn es nicht auf Anhieb rund läuft!
• Coca Cola: Coca Cola führte Nebenprodukte ein und änderte die Verpackung, trotzdem blieb das Unternehmen seinem ursprünglichen Rezept treu. Bleiben Sie der Vision treu und reagieren Sie trotzdem flexibel!

Hilfe – mein Change Management funktioniert nicht!

Manchmal funktioniert Change Management nicht oder zumindest nicht sofort. Gibt es typische Gründe dafür?

Oft scheitern die Veränderungsmaßnahmen am Widerwillen der Mitarbeiter*innen oder auch daran, dass das Management die Maßnahmen nicht genügend unterstützt. Auch wenige Ressourcen oder mangelndes Know- How tragen zum Misserfolg bei. Zudem kann eine unzureichende oder fehlerhafte Kommunikation zum Scheitern des Projektes Change Management führen.

Damit Sie Ihre Change Management Prozesse langfristig implementieren können, achten Sie besonders auf:

• Priorität: Schreiben Sie Veränderungen langfristig einen hohen Stellenwert zu. Führen Sie sich immer wieder vor Augen, welche Vorteile die Veränderungen haben.
• Kommunikation: Laut der Wirtschaftswoche wünschen sich 94 Prozent der Mitarbeiter*innen besonders Menschlichkeit im Rahmen des Change Managements. Hören Sie daher Ihren Angestellten genau zu, schauen Sie ob alle Mitarbeiter*innen wirklich verstanden haben, worum es bei den Veränderungen geht und haken Sie nach, ob es noch Fragen gibt.
• Konzept: Visionen, Ziele und Schritte des Veränderungsprozesses sollten allen Mitarbeiter*innen klar sein.
• Monitoring: Beobachten Sie, wie sich die Situation entwickelt, unterstützen Sie und gehen Sie auf die Bedürfnisse der einzelnen Angestellten ein.

Was sind die entscheidenden Erfolgsfaktoren für das Change Management?

Gewisse Faktoren treiben eine erfolgreiche Veränderungsinitiative und machen damit den Unterschied zwischen einem guten respektive schlechten Veränderungsmanagement aus. Hier finden Sie die Faktoren, die für erfolgreiches Change Management ausschlaggebend sind:

Vision

Ein grundlegender Erfolgsfaktor ist eine klare und überzeugende Vision des Change Prozesses. Eine deutliche Vorstellung davon, warum die das Change Vorhaben notwendig ist und welchen Nutzen sie mit sich bringt, schafft Klarheit und Motivation bei den Mitarbeiter*innen. Die Vision sollte verständlich kommuniziert werden und die Arbeitnehmenden sollten in den Prozess einbezogen werden, um ein Gefühl der Beteiligung zu schaffen.

Verhalten der Führungsebene

Die Führungsebene spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle. Die Top-Führungskräfte müssen voll und ganz hinter der Veränderung stehen und die Change Prozesse aktiv unterstützen. Sie sollten als Vorbilder des Change Managements agieren und den Beschäftigten vermitteln, dass sie die Veränderung ernst nehmen. Eine starke und positive Führung fördert das Vertrauen der Mitarbeiter*innen und erleichtert die Umsetzung des Change Management Prozesses.

Kommunikation

Eine offene und transparente Kommunikation ist entscheidend, um Ängste und Unsicherheiten des Arbeitnehmenden zu adressieren und ihnen zu helfen, die Veränderungen und den Change Prozess zu verstehen. Die Kommunikation sollte frühzeitig beginnen und kontinuierlich während des gesamten Veränderungsprozesses stattfinden. Verschiedene Kommunikationskanäle sollten genutzt werden, um sicherzustellen, dass die Botschaften effektiv vermittelt werden.

Einbeziehung der Mitarbeiter*innen in Change Projekte

Mitarbeiter*innen sollten frühzeitig in den Veränderungsprozess einbezogen werden, indem sie gehört werden und die Möglichkeit haben, ihre Ideen und Bedenken einzubringen. Dadurch entsteht ein Gefühl der Eigenverantwortung für die Veränderung. Bezüglich des wichtigen Faktors der Sensibilisierung der Beschäftigten bezüglich der Veränderung muss auch auf den richtigen Management Stil geachtet werden.

Bereitstellung von Ressourcen/Schulungen

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Bereitstellung von Ressourcen und Schulungen hinsichtlich der vorzunehmenden Veränderung. Die Mitarbeiter*innen müssen über die notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen verfügen, um die Veränderungen erfolgreich umzusetzen. Schulungen und Unterstützung sollten bereitgestellt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter*innen in der Lage sind, ihre Aufgaben im Rahmen der Veränderungen zu erfüllen.

Zusätzlich bieten sich Ausbildungen und Weiterbildungen für einzelne Mitarbeiter*innen an, welche als Treiber und Ansprechpersonen für Veränderungsprozesse fungieren können. Hier können für zukünftige Change Manager bereits durchgeführte Veränderungen im Unternehmen als Change Management Beispiele als Lehrmaterial verwendet werden.

Umgang mit Widerständen

Schließlich ist die Fähigkeit, Widerstände zu erkennen und zu beseitigen, von großer Bedeutung. Veränderungen können auf Widerstand stoßen, sei es aufgrund von Ängsten, Unsicherheiten oder mangelndem Verständnis. Ein erfolgreicher Change Management Prozess beinhaltet die Identifizierung von Widerständen und die Entwicklung von Strategien, um diese zu überwinden. Dies kann durch gezielte Kommunikation, Einbeziehung der Betroffenen und die Schaffung von Anreizen für die Akzeptanz der Veränderungen erreicht werden.

Chancen und Risiken durch Change Management

Change Management birgt sowohl Chancen als auch Risiken für Unternehmen, welche im Vorhinein einer potenziellen Veränderung sorgfältig gegeneinander abgewogen werden sollten. Welche Chancen und Risiken dabei typisch sind, wird in den folgenden zwei Absätzen aufgezeigt.

Chancen

Auf der einen Seite bietet Change Management die Chance, positive Veränderungen zu initiieren und die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu verbessern.

• Durch gezielte Veränderungsprozesse können neue Technologien, effizientere Arbeitsabläufe, eine verbesserte Organisationsstruktur oder eine verstärkte Kundenorientierung eingeführt werden. Dies kann zu einer erhöhten Wettbewerbsfähigkeit, einer verbesserten Innovationsfähigkeit und einer Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Marktbedingungen führen.
• Change Management kann auch die Motivation und Bindung von Mitarbeiter*innen stärken, indem es ihnen die Möglichkeit gibt, neue Fähigkeiten zu entwickeln, sich persönlich weiterzuentwickeln und sich aktiv am Veränderungsprozess zu beteiligen. Dadurch können Mitarbeiter*innen ihr volles Potenzial entfalten und zu einer positiven Unternehmenskultur beitragen.

Risiken

Auf der anderen Seite gibt es jedoch auch Risiken im Change Management.

• Veränderungen können auf Widerstand stoßen, sei es aufgrund von Ängsten vor Unsicherheit, Mangel an Verständnis oder Angst vor dem Jobverlust. Wenn diese Widerstände nicht angemessen adressiert werden, können sie zu einem Scheitern des Veränderungsprozesses führen.
• Ein weiteres Risiko besteht darin, dass Veränderungen nicht nachhaltig sind und sich nicht langfristig in der Organisation etablieren. Wenn die Veränderungen nicht ausreichend unterstützt und kontinuierlich überwacht werden, besteht die Gefahr, dass alte Gewohnheiten und Strukturen wieder in den Vordergrund treten.

Wichtig! Um die Chancen zu maximieren und die Risiken zu minimieren, ist eine sorgfältige Planung, Kommunikation und Einbeziehung der Betroffenen erforderlich. Change Management erfordert eine klare Strategie, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens zugeschnitten ist.

Die kontinuierliche Überwachung, Bewertung und Anpassung des Veränderungsprozesses ist ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass die gewünschten Ergebnisse erreicht werden und die Veränderungen langfristig erfolgreich sind.

Wichtige Kompetenzen für HR-Manager*innen im Change Management 

HR Manager*innen spielen eine entscheidende Rolle im entsprechenden Change Projekt und sollten über bestimmte Kompetenzen verfügen, um den Veränderungsprozess effektiv zu unterstützen. Hier sind einige wichtige Kompetenzen, die ein*e HR-Manager*in im Change Management benötigt:

Kommunikationsfähigkeiten:

Ein*e HR-Manager*in muss über exzellente Kommunikationsfähigkeiten verfügen, um den Veränderungsprozess bzw. das Change Projekt klar und verständlich zu kommunizieren. Dies beinhaltet die Fähigkeit, die Vision und den Zweck der Veränderung zu vermitteln, die Mitarbeiter*innen über den Fortschritt und die Auswirkungen der Veränderung auf dem Laufenden zu halten und offene Kanäle für den Dialog und die Feedbackaufnahme zu schaffen.

Emotionale Intelligenz:

Change Management kann mit Ängsten, Widerstand und Unsicherheiten einhergehen. Ein*e HR-Manager*in mit hoher emotionaler Intelligenz kann die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen erkennen, empathisch darauf reagieren und Unterstützung anbieten. Durch die Etablierung eines vertrauensvollen und unterstützenden Umfelds kann ein*e HR-Manager*in dazu beitragen, Ängste abzubauen, Mitarbeiter*innen zu motivieren und den Wandel erfolgreich zu gestalten.

Konfliktlösungsfähigkeiten:

Veränderungen können Konflikte hervorrufen, sei es zwischen Mitarbeiter*innen direkt oder zwischen Mitarbeiter*innen und dem Management. Ein*e HR-Manager*in sollte über effektive Konfliktlösungsfähigkeiten verfügen, um solche frühzeitig zu erkennen, zu analysieren und zu beseitigen. Dies beinhaltet die Fähigkeit, diplomatisch zu vermitteln, Lösungen zu finden, Win-Win-Situationen zu schaffen und die Zusammenarbeit zu fördern. Durch die proaktive Bewältigung von Konflikten kann ein*e HR-Manager*in dazu beitragen, den Veränderungsprozess zu stabilisieren und den Fokus auf die gemeinsamen Ziele zu lenken.

Verständnis des Unternehmens:

Ein*e HR-Manager*in sollte ein tiefes Verständnis für das Unternehmen haben, in welchem der Veränderungsprozess stattfindet. Dies umfasst das Wissen über die Unternehmenskultur, die Struktur, die Prozesse und die vorhandenen Ressourcen. Ein solches Verständnis ermöglicht es einer HR-Manager*in, den Veränderungsprozess so zu gestalten, dass er zur Organisationsrealität passt, und geeignete Maßnahmen zur Maximierung des Erfolgs zu ergreifen.

Abschließend lässt sich festhalten, dass Veränderungen nie leicht für Mitarbeitende sind und es deswegen um so wichtiger ist, die Bedenken Ihres Teams ernst zu nehmen. So sollten Sie Kennzahlen wie das Engagement und die Zufriedenheit Ihrer Belegschaft immer im Auge behalten, um eine Krise der Unternehmenskultur zu vermeiden. Mit einer HR-Software wie Factorial haben Sie das richtige Handwerk dazu!