Welchen Anspruch haben Vorgesetzte bei der Überzahlung von Lohn?

Bei einer Überzahlung wird den Arbeitnehmenden aus Versehen vom Arbeitgebenden mehr Lohn überwiesen als ursprünglich vereinbart. Natürlich ist dies für Arbeitgebende keine angenehme Situation. Arbeitnehmende, die von einer Überzahlung Kenntnis nehmen, sind rechtlich jedoch verpflichtet, den zu viel gezahlten Betrag zurückzuzahlen. Wie eine solche Lohnüberzahlung zustande kommt, welche Rechte Arbeitgebende in diesem Fall haben und wie die praktische Vorgehensweise aussieht, wenn eine Überzahlung bemerkt wird, erklären wir in den folgenden Abschnitten.

Key Facts

1. Bei einer Überzahlung erhalten Beschäftigte versehentlich mehr Lohn, als ihnen zusteht.
2. Grundsätzlich haben Arbeitgebende einen Rückforderungsanspruch.
3. Allerdings gibt es Ausnahmen, wie grobe Fehler oder den Ablauf der Verjährungsfrist, bei denen die Rückforderung ausgeschlossen ist.

• Was versteht man unter einer Überzahlung im Zusammenhang mit dem Gehalt und wie kommt sie zustande?
• Rückforderung: Können Arbeitgebende eine Überzahlung zurückfordern?
• Keine Fehler mehr in der Lohnbuchhaltung mit der digitalen Lohnabrechnung

Was versteht man unter einer Überzahlung im Zusammenhang mit dem Gehalt und wie kommt sie zustande?

Von einer Überzahlung spricht man, wenn Beschäftigten eines Betriebs versehentlich mehr Gehalt überwiesen wird, als im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Dies kann einmalig oder über einen längeren Zeitraum hinweg unbemerkt geschehen.

Es gibt verschiedene Ursachen für eine Überzahlung:

• Fehler in der Lohnabrechnung: Zahlendreher, falsche Berechnungen oder fehlerhafte Dateneingaben im Abrechnungssystem.
• Doppelte Überweisung: Das Gehalt wird irrtümlich zweimal überwiesen.
• Fehlüberweisung: Das Gehalt wird an die falsche Person oder mit einem falschen Betrag ausgezahlt.
• Nicht berücksichtigte Vertragsänderungen: Gehaltsanpassungen, Arbeitszeitreduzierungen oder Änderungen durch Elternzeit wurden nicht rechtzeitig in der Abrechnung erfasst.
• Verspätete Krankmeldungen oder Kurzarbeit: Wenn diese erst nach der Lohnabrechnung erfasst werden und dadurch zu viel Gehalt ausgezahlt wurde.
• Nicht verarbeitete Kündigung oder Vertragsende: Das Arbeitsverhältnis ist bereits beendet, aber die Gehaltszahlung läuft weiter.
• Fehlberechnung von Zuschlägen, Boni oder steuerlichen Abzügen: Wenn Prämien oder Zulagen (z. B. der Nachtzuschlag) fehlerhaft berechnet oder doppelt ausgezahlt werden.

Diese Situationen können sowohl für Vorgesetzte als auch für Beschäftigte unangenehm sein. Die rechtliche Lage ist klar: Arbeitnehmende müssen den zu viel gezahlten Betrag zurückzahlen. Doch es gibt Ausnahmen. Und was passiert, wenn das Geld bereits ausgegeben wurde?

Rückforderung: Können Arbeitgebende eine Überzahlung zurückfordern?

Herausgabeanspruch für Arbeitgebende

Stellen wir uns folgende Situation vor: Arbeitgeber X hat dem Arbeitnehmer Y versehentlich weiterhin seinen regulären Lohn gezahlt, obwohl der Mitarbeiter durch Krankheit bereits aus der Lohnfortzahlung herausgefallen ist. Mitarbeiter X hat also zu viel Gehalt bekommen.

Was sagt das Arbeitsrecht hierzu? Die Lage ist klar: § 81 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) legt fest, dass eine Gehaltsüberzahlung zurückgezahlt werden muss. Das Gesetz spricht hier von einem Herausgabeanspruch, den Vorgesetzte in einem solchen Fall haben. So heißt es hier:

„Wer durch die Leistung eines anderen oder in sonstiger Weise auf dessen Kosten etwas ohne rechtlichen Grund erlangt, ist ihm zur Herausgabe verpflichtet.“

Hinweis: Bei einer Rückzahlung müssen betroffene Mitarbeitende nur den Nettobetrag auszahlen – also das Geld, was sie tatsächlich bekommen haben. Zu viel gezahlte Sozialversicherungsbeiträge oder Steuern können Arbeitgebende in diesem Fall nicht zurückfordern.

Rückzahlung von Gehalt nach Kündigung

Dieser Herausgabeanspruch gilt auch nach einer Kündigung. Im BGB heißt es nämlich weiter:

„Diese Verpflichtung besteht auch dann, wenn der rechtliche Grund später wegfällt oder der mit einer Leistung nach dem Inhalt des Rechtsgeschäfts bezweckte Erfolg nicht eintritt.“

Ausnahmen: Wann besteht kein Anspruch auf Rückzahlung

Unter Umständen können Vorgesetzte eine Lohnüberzahlung von den jeweiligen Beschäftigten nicht mehr zurückfordern. Das kann z. B. in folgenden Fällen passieren:

• Tarifvertragliche Ausschlussfristen: Grundsätzlich, wenn keine andere Klausel gilt, greift eine gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren, die immer zum Ende des Jahres beginnt, in dem das zu viel gezahlte Entgelt geleistet wurde.In Tarifverträgen kann beispielsweise aber eine kürzere Ausschlussfrist von 3 bis 6 Monaten festgelegt sein. In diesem Fall haben Arbeitgebende danach keinen Anspruch mehr auf Rückzahlung.
• Verschulden der Arbeitgebenden: Wenn die Arbeitgebenden es grundsätzlich besser hätten wissen müssen, beispielsweise eine Zahlung des Nachtzuschlags, obwohl Mitarbeiter X nie nachts arbeitet, so dürfen Beschäftigte das zu viel gezahlte Geld behalten.
• Gutgläubiger Verbrauch: Wenn die Beschäftigten den zu viel gezahlten Betrag ausgegeben haben und sie glaubhaft nachweisen können, dass sie keine Kenntnis von dem zu viel gezahlten Betrag hatten, kann es sein, dass eine Rückforderung nicht zulässig ist. Das ist jedoch sehr selten der Fall. Dies wird eine sogenannte Entreicherung (§ 818 BGB) genannt. Ein Beispiel hierfür sind Luxusaufwendungen. Im Kern bedeutet Entreicherung, dass Arbeitnehmende das zu viel erhaltene Geld in einer Weise ausgegeben haben, die ihren normalen Lebensstandard übersteigt und sie dadurch keinen Vermögensvorteil mehr haben, den sie zurückgeben könnten. Das ist z. B. bei einer teuren Reise der Fall.

Zu viel gezahlten Lohn zurückfordern: ist das einfach für Arbeitgebende?

Grundsätzlich ist klar, dass sich jeder Beschäftigte über mehr Geld freuen wird. Wenn jedoch ein Fehler in der Gehaltsabrechnung auffällt, sollten Personaler*innen oder Vorgesetzte schnellstmöglich das Gespräch suchen, um die Mitarbeitenden um eine unkomplizierte Rückzahlung zu bitten. Gerichtlich ausgetragene Streitigkeiten können sich in die Länge ziehen und das Arbeitsverhältnis unnötig belasten.

Verrechnung: Dürfen Arbeitgebende zu viel gezahlten Lohn verrechnen?

Ja, Arbeitgebende dürfen bei zu viel gezahltem Lohn den nächsten Lohn einbehalten. Allerdings kann hier nicht einfach der gesamte Lohn einbehalten werden. Beschäftigte haben Anspruch auf ein sogenanntes Notbedarfsentgelt. Das ist der Betrag, den eine Person mindestens zum Lebensunterhalt benötigt, um ihre grundlegenden Bedürfnisse zu decken (wie Miete, Nahrung und andere wichtige Ausgaben).

Außerdem gelten die oben genannten Ausnahmen, die eine Verrechnung ausschließen können.

Keine Fehler mehr in der Lohnbuchhaltung mit der digitalen Lohnabrechnung

Damit Fehler wie eine Überzahlung gar nicht erst entstehen, ist eine digitale cloudbasierte Lohnabrechnungslösung wie Factorial ratsam.

Sie hilft, Fehler in der Lohnbuchhaltung zu minimieren, indem alle relevanten Daten zentralisiert und automatisiert verarbeitet werden. Außerdem bietet die Software die Integration von Systemen wie DATEV, und durch die automatisierte Verarbeitung von Abwesenheiten oder Krankmeldungen wird die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung erheblich verbessert und menschliche Fehler deutlich reduziert.