Eine Überzahlung von Lohn liegt vor, wenn Beschäftigten versehentlich mehr Entgelt überwiesen wird, als im Arbeitsvertrag vereinbart ist. Die Rückzahlungspflicht ist gesetzlich klar geregelt. Ausschlussfristen, Entreicherung und Pfändungsschutz können den Rückforderungsanspruch jedoch einschränken oder ganz ausschließen. Dieser Beitrag erläutert die Rechtsgrundlagen, typische Fehlerquellen und das praktische Vorgehen bei einer Lohnüberzahlung.

Wichtige Fakten

Bei einer Überzahlung von Lohn erhalten Beschäftigte versehentlich mehr Entgelt, als ihnen zusteht — die Rückzahlungspflicht ergibt sich unmittelbar aus § 812 Abs. 1 Satz 1 BGB (ungerechtfertigte Bereicherung).
Laut KPMG-Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2026/2026“ setzen bereits 59 Prozent der Unternehmen in der DACH-Region Cloud-Lösungen im Rechnungswesen ein. Dies ist ein zentrales Mittel zur Fehlerprävention.
Versäumte Ausschlussfristen sind das häufigste Hindernis bei der Rückforderung. In Tarifverträgen können Fristen von nur 3 bis 6 Monaten gelten, nach deren Ablauf der Anspruch erlischt.
Bei einer Verrechnung mit dem laufenden Gehalt müssen die gesetzlichen Pfändungsfreigrenzen beachtet werden. Der monatliche Grundfreibetrag beträgt derzeit 1.555,00 Euro (ab 1. Juli 2026: 1.587,40 Euro) gemäß Pfändungsfreigrenzenbekanntmachung 2026.

Was ist eine Überzahlung von Lohn und wie entsteht sie?

Von einer Überzahlung spricht man, wenn Beschäftigten eines Betriebs versehentlich mehr Gehalt überwiesen wird, als im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Dies kann einmalig oder über einen längeren Zeitraum hinweg unbemerkt geschehen.

Es gibt verschiedene Ursachen für eine Überzahlung:

Fehler in der Lohnabrechnung: Zahlendreher, falsche Berechnungen oder fehlerhafte Dateneingaben im Abrechnungssystem.
Doppelte Überweisung: Das Gehalt wird irrtümlich zweimal überwiesen.
Fehlüberweisung: Das Gehalt wird an die falsche Person oder mit einem falschen Betrag ausgezahlt.
Nicht berücksichtigte Vertragsänderungen: Gehaltsanpassungen, Arbeitszeitreduzierungen oder Änderungen durch Elternzeit wurden nicht rechtzeitig in der Abrechnung erfasst.
Verspätete Krankmeldungen oder Kurzarbeit: Werden diese erst nach der Lohnabrechnung erfasst, kann es zu einer Überzahlung kommen.
Nicht verarbeitete Kündigung oder Vertragsende: Das Arbeitsverhältnis ist bereits beendet, aber die Gehaltszahlung läuft weiter.
Fehlberechnung von Zuschlägen, Boni oder steuerlichen Abzügen: Werden Prämien oder Zulagen (z. B. der Nachtzuschlag) fehlerhaft berechnet oder doppelt ausgezahlt, entsteht eine Überzahlung.

Wie häufig kommen Fehler in der Lohnabrechnung vor?

Lohnfehler sind kein Randphänomen. Laut der Studie „Das Potenzial der Entgeltabrechnung“ haben mehr als die Hälfte der großen Unternehmen weltweit die Abstimmung von Entgeltabrechnungssystemen mit anderen Unternehmenssystemen automatisiert. Diese strukturellen Schwächen erhöhen das Risiko einer Überzahlung von Lohn erheblich.

Diese Situationen können sowohl für Vorgesetzte als auch für Beschäftigte unangenehm sein. Die rechtliche Lage ist klar: Arbeitnehmende müssen den zu viel gezahlten Betrag zurückzahlen. Es gibt jedoch Ausnahmen. Was passiert, wenn das Geld bereits ausgegeben wurde?

Können Arbeitgebende eine Überzahlung von Lohn zurückfordern?

Herausgabeanspruch für Arbeitgebende

Stellen wir uns folgende Situation vor: Arbeitgeber X hat dem Arbeitnehmer Y versehentlich weiterhin den regulären Lohn gezahlt, obwohl der Arbeitnehmer durch Krankheit bereits aus der Lohnfortzahlung herausgefallen ist. Arbeitnehmer Y hat also zu viel Gehalt bekommen.

Was sagt das Arbeitsrecht hierzu? Die Lage ist klar: § 812 Abs. 1 Satz 1 BGB legt fest, dass eine Gehaltsüberzahlung zurückgezahlt werden muss. Das Gesetz spricht von einem Herausgabeanspruch, den Vorgesetzte in einem solchen Fall haben. So heißt es hier:

„Wer durch die Leistung eines anderen oder in sonstiger Weise auf dessen Kosten etwas ohne rechtlichen Grund erlangt, ist ihm zur Herausgabe verpflichtet.“

Voraussetzung für den Rückforderungsanspruch ist, dass die auszahlende Stelle im Moment der Leistungshandlung keine positive Kenntnis davon hatte, dass kein Anspruch bestand. Wusste die Lohnbuchhaltung bereits bei der Überweisung, dass die Zahlung fehlerhaft war, und hat sie dennoch nicht eingegriffen, scheidet eine Rückforderung gemäß § 814 BGB aus. Zudem sind Beschäftigte gemäß § 241 Abs. 2 BGB aus ihrer arbeitsvertraglichen Treuepflicht heraus verpflichtet, eine erkannte Überzahlung unverzüglich zu melden — das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht in ständiger Rechtsprechung bestätigt (BAG v. 10.03.2005 – 6 AZR 217/04). Wer schweigt, obwohl er die Überzahlung erkennt oder erkennen müsste, handelt treuwidrig und kann sich in der Folge nicht mehr auf kurze tarifliche Ausschlussfristen berufen.

Hinweis zur Rückzahlungshöhe: Grundsätzlich können Arbeitgebende den Nettobetrag sowie die zu viel abgeführte Lohnsteuer direkt nach § 812 Abs. 1 Satz 1 BGB zurückfordern. Für die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung ist hingegen der Weg über die Abtretung des Erstattungsanspruchs nach § 26 SGB IV erforderlich. Eine direkte Rückforderung dieser Beträge ist nicht möglich. Eine Aufrechnung mit laufendem Gehalt ist gemäß §§ 394 BGB i. V. m. 850 ff. ZPO nur gegen den pfändbaren Nettobetrag zulässig.

Rückzahlung von Gehalt nach Kündigung

Dieser Herausgabeanspruch gilt auch nach einer Kündigung. Im BGB heißt es nämlich weiter:

„Diese Verpflichtung besteht auch dann, wenn der rechtliche Grund später wegfällt oder der mit einer Leistung nach dem Inhalt des Rechtsgeschäfts bezweckte Erfolg nicht eintritt.“

Das bedeutet: Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch Kündigung, müssen Arbeitnehmende zu viel gezahltes Gehalt nach Kündigung zurückzahlen. Arbeitgebenden haben also das Recht, eine Rückzahlung des Gehalts nach Kündigung einzufordern – etwa wenn eine Gehaltsabrechnung zu spät gestoppt wurde.

Ausnahmen: Wann besteht kein Anspruch auf Rückzahlung

Unter Umständen können Vorgesetzte eine Lohnüberzahlung von den jeweiligen Beschäftigten nicht mehr zurückfordern. Das kann in folgenden Fällen passieren:

Tarifvertragliche Ausschlussfristen: Fehlt eine abweichende Klausel, gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 BGB. Diese beginnt am Ende des Jahres, in dem die Überzahlung erfolgte und der Fehler bemerkt wurde. In Tarifverträgen — etwa im TVöD gemäß § 37 TVöD — können kürzere Ausschlussfristen von 3 bis 6 Monaten gelten, nach deren Ablauf der Anspruch endgültig erlischt. Daneben kann auch eine Verwirkung eintreten, wenn Arbeitgebende trotz Kenntnis der Überzahlung über längere Zeit untätig bleiben und Beschäftigte darauf vertrauen durften, dass keine Rückforderung mehr erfolgt.
Kenntnis der Nichtschuld (§ 814 BGB): Wusste die auszahlende Stelle im Moment der Zahlung, dass kein Anspruch bestand — etwa weil die Kündigung bereits intern bekannt war, die Abrechnung aber nicht gestoppt wurde —, ist eine Rückforderung ausgeschlossen. Bloße Fahrlässigkeit oder ein internes Organisationsversagen schließen den Anspruch hingegen nicht aus. Entscheidend ist die positive Kenntnis im Zeitpunkt der Leistungshandlung.
Gutgläubiger Verbrauch: Wenn die Beschäftigten den zu viel gezahlten Betrag ausgegeben haben und sie glaubhaft nachweisen können, dass sie keine Kenntnis von dem zu viel gezahlten Betrag hatten, kann es sein, dass eine Rückforderung nicht zulässig ist. Das ist jedoch an hohe Voraussetzungen geknüpft. Beschäftigte tragen die Darlegungs- und Beweislast für die Entreicherung. Bei geringfügigen Überzahlungen — nach der Rechtsprechung bis zu 10 Prozent des zustehenden Betrags — wird die Entreicherung bei mittlerem oder geringem Einkommen zugunsten der Beschäftigten vermutet. Dies wird eine sogenannte Entreicherung (§ 818 BGB) genannt. Ein Beispiel hierfür sind Luxusaufwendungen. Im Kern bedeutet Entreicherung, dass Arbeitnehmende das zu viel erhaltene Geld in einer Weise ausgegeben haben, die ihren normalen Lebensstandard übersteigt, und sie dadurch keinen Vermögensvorteil mehr haben, den sie zurückgeben könnten. Das ist zum Beispiel bei einer teuren Reise der Fall.

Praxisbeispiel: Wenn Ausschlussfristen den Rückforderungsanspruch vernichten

Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg entschied in einem aktuellen Fall (Az. 4 Sa 41/25), dass ein Unternehmen seinen Rückzahlungsanspruch vollständig verlor, weil es die im Arbeitsvertrag vereinbarte Ausschlussfrist versäumt hatte. Das Unternehmen hatte einer fristlos entlassenen Führungskraft für den gesamten Januar noch 6.200,00 Euro brutto ausgezahlt, weil der Zahlungslauf trotz der Entlassung nicht mehr gestoppt worden war. Das Gericht wies die Berufung zurück. Versäumte vertragliche Fristen führen zum endgültigen Erlöschen des Anspruchs, auch wenn die Überzahlung unstreitig war. Dieses Urteil unterstreicht, wie wichtig eine schnelle und dokumentierte Reaktion bei erkannten Überzahlungen ist.

Wie sollten Personalverantwortliche bei einer erkannten Überzahlung vorgehen?

Wird eine Überzahlung festgestellt, empfiehlt sich folgendes Vorgehen: Zunächst sollte die Personalabteilung das Gespräch mit den betroffenen Beschäftigten suchen und die Rückzahlung schriftlich — am besten per E-Mail — dokumentieren. Die schriftliche Geltendmachung ist in vielen Tarifverträgen ohnehin Voraussetzung für die Fristwahrung. Gerichtlich ausgetragene Streitigkeiten können sich in die Länge ziehen und das Arbeitsverhältnis unnötig belasten. Wird eine Ratenzahlung vereinbart, sollte diese ebenfalls schriftlich festgehalten werden.

Dürfen Arbeitgebende zu viel gezahlten Lohn mit dem nächsten Gehalt verrechnen?

Ja, eine Aufrechnung mit dem laufenden Gehalt ist grundsätzlich zulässig. Allerdings nur gegen den pfändbaren Teil des Nettoentgelts gemäß §§ 394 BGB i. V. m. 850 ff. ZPO. Eine Aufrechnung „brutto gegen brutto“ ist unzulässig. Der monatliche Pfändungsfreibetrag beträgt derzeit 1.555,00 Euro (ohne Unterhaltspflichten). Ab dem 1. Juli 2026 steigt er gemäß der Pfändungsfreigrenzenbekanntmachung 2026 auf 1.587,40 Euro. Dieser Betrag muss den Beschäftigten in jedem Fall verbleiben.

Außerdem gelten die oben genannten Ausnahmen, die eine Verrechnung ausschließen können.

Wie lassen sich Überzahlungen in der Lohnbuchhaltung dauerhaft vermeiden?

Damit Fehler wie eine Überzahlung gar nicht erst entstehen, ist eine digitale cloudbasierte Lohnabrechnungslösung wie Factorial ratsam.

Der Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2026/2026“ von KPMG zufolge setzen bereits 59 Prozent der befragten Unternehmen Cloud-Lösungen im Rechnungswesen ein. Weitere 53 Prozent nutzen KI-Anwendungen oder bereiten deren Einsatz vor.

Abwesenheiten, Krankmeldungen und Vertragsänderungen werden automatisiert in die Entgeltabrechnung übertragen – genau jene Datenpunkte, die bei manueller Verarbeitung am häufigsten zu einer Überzahlung von Lohn führen. Durch die zentrale Datenhaltung entfällt das Risiko von Zahlendrehern, Doppelüberweisungen oder nicht verarbeiteten Kündigungen.

Die Software hilft, Fehler in der Lohnbuchhaltung zu minimieren, indem alle relevanten Daten zentralisiert und automatisiert verarbeitet werden. Durch die automatisierte Verarbeitung von Abwesenheiten oder Krankmeldungen wird die Genauigkeit der Gehaltsabrechnung erheblich verbessert und menschliche Fehler werden deutlich reduziert.

Das sorgt für eine effiziente und sichere Informationsübermittlung und für eine pünktliche Entgeltabrechnung für Ihre Mitarbeitenden.

FAQ

Wie lange darf der Arbeitgeber eine Überzahlung zurückfordern?

Grundsätzlich gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren, die am Ende des Jahres beginnt, in dem die Überzahlung stattfand. Allerdings können Tarif- oder Arbeitsverträge kürzere Ausschlussfristen festlegen, die dann Vorrang haben.

Was passiert, wenn der Arbeitgeber zu viel Lohn überweist?

Der Arbeitgeber hat einen gesetzlichen Anspruch auf Rückforderung des zu viel gezahlten Nettobetrags. Arbeitnehmende sind verpflichtet, den Fehler zu melden und das Geld zurückzuzahlen, sofern keine tariflichen Ausschlussfristen oder andere Ausnahmen greifen.

Was bedeutet Überzahlung auf der Lohnabrechnung?

Von einer Überzahlung spricht man, wenn Beschäftigten versehentlich mehr Gehalt überwiesen wird, als im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Dies kann durch Fehler in der Lohnbuchhaltung einmalig oder über einen längeren Zeitraum hinweg geschehen.

Welchen Anspruch haben Vorgesetzte bei der Überzahlung von Lohn?