Sie sind auf der Suche nach einer Umantis-Alternative für das Personalmanagement Ihres Unternehmens? Zwischen den unzähligen Anbietern auf dem Markt ist es manchmal gar nicht so einfach, eine passende HR-Software auszuwählen.
Wir haben Umantis mit einigen sinnvollen Alternativen verglichen und jeweilige Vor- und Nachteile der einzelnen Tools herausgearbeitet. Zuerst sollten wir aber klären, welche Anforderungen eine All-in-one-Software im Bereich Human Resources überhaupt abdecken sollte.
Funktionsumfang einer HR-Software
Dokumente digitalisieren und zentralisieren sowie eine offene und transparente Kommunikation im Unternehmen sicherstellen – das sind grundlegende Funktionen, die eine Personalmanagement-Lösung bewerkstelligen sollte.
Der Bereich Human Resources ist jedoch groß und umfasst weit mehr als nur reine Verwaltungsaufgaben. Eine gute All-in-one-Software bietet in der Regel Module für folgende Personalprozesse:
- Arbeitszeitverwaltung: u. a. Zeiterfassung, Schichtplanung, Abwesenheiten
- Talentmanagement: Bewerbermanagement, Performance Tracking, Mitarbeiterentwicklung etc.
- Gehaltsabrechnung: eigene Software oder Schnittstelle zu Lohnabrechnungssoftware(s)
- Finanzmanagement: Ausgaben, Firmenkreditkarte usw.
- Personalorganisation: Dokumentenmanagement, Organigramm, interne Kommunikationsmöglichkeiten, digitale Personalakte
- Sicherheit: Compliance, Datenschutz, Berechtigungssystem
- Integrationen & Schnittstellen
Diese Features ermöglichen eine ganzheitliche Vereinfachung von Personal-Prozessen im Unternehmen und tragen zu einer Effizienzsteigerung der Arbeitsabläufe bei.
Was jedoch auch nicht unbeachtet bleiben darf, sind Aspekte wie die Anwenderfreundlichkeit und Usability, Self-Service-Optionen oder auch der Support.
Sind diese Kriterien erfüllt, ist der wichtigste Grundstein für den Erfolg Ihres Unternehmens gelegt: Schnelle und einfache Workflows und Funktionen, welche eine Integration der Angestellten und eine bereichsübergreifende Kommunikation erlauben, sorgen für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit.
Diese wiederum macht aus Ihrem Betrieb einen attraktiven Arbeitgebenden und führt zu einer starken Mitarbeiterbindung, was ein entscheidender Faktor für die Performance auf dem Arbeitsmarkt ist.
Anbieter Umantis
Das bereits im Jahr 2000 gegründete Softwareunternehmen stammt aus der Schweiz und hat seinen Serverstandort in Deutschland. Bis vor einigen Jahren war der Anbieter unter dem Namen Haufe Umantis bekannt – seit 2023 gehört Haufe Umantis zur Abacus-Gruppe.
Ursprünglich nur eine Recruiting-Software, bietet das Tool heutzutage Lösungen für diverse weitere HR-Bereiche.
Verwaltung und Zeitmanagement
Administrative Angelegenheiten wie die Organisation von Mitarbeiterstammdaten und das Definieren von Zugriffsrechten kann die HR-Abteilung ohne weiteres mit Umantis Core erledigen. Es gibt eine digitale Personalakte mit Selbstverwaltungsfunktionen für Anwender*innen und die Möglichkeit, automatisierte Workflows zu erstellen.
Über die App können Beschäftigte unter anderem ihre Arbeitszeiten erfassen und Abwesenheiten beantragen. Das digitale Unterzeichnen von Dokumenten wird über eine Integration des Anbieters DeepSign gewährleistet, wobei an dieser Stelle zusätzliche Kosten anfallen.
Im sogenannten Datencockpit können Mitarbeitende aktuelle Auswertungen und grafische Aufbereitungen von Analysen einsehen, welche anhand von Widgets auf einem extra Dashboard bereitgestellt werden.
Talent- und Bewerbermanagement Software
Die HR-Software vereinfacht das Recruiting neuer Talente mithilfe einer umfangreichen Multiposting-Funktion und Vorlagen für Stellenanzeigen. Die Kommunikation mit Bewerbenden ist ebenfalls über E-Mail-Vorlagen möglich und Videointerviews können mithilfe der Kalenderfunktion geplant werden.
Eine eigene Karriereseite erstellen Sie mit Umantis nicht. Ebenso wenig verfügt die Recruiting-Software über ein internes Stellenportal. Off- und Onboarding-Workflows können aber mit entsprechenden Vorlagen automatisiert werden, sodass die Kandidat*innen alle Tasks im Blick haben.
Die Mitarbeiter-Performance lässt sich anhand von Dokumentationen im System leicht tracken. Legen Sie Zielvereinbarungen fest und entlasten Sie Ihre HR-Teams durch 360-Grad-Feedback und Beurteilungen, sodass auf einen Blick klar wird, welche Kompetenzen im Unternehmen vorhanden sind und wo Personalbedarf herrscht.
Finden Sie durch Analysen und Mitarbeitergespräche heraus, an welchen Stellen Sie Entwicklungsangebote platzieren sollten und verwalten Sie über das Lernmanagement-System Schulungen und Kurse zur Weiterbildung.
Abrechnung und Vergütung
Eine eigene oder vorbereitende Lohnabrechnung ist mit Umantis nicht umsetzbar, allerdings können Sie die Gehaltsabrechnungsdaten Ihrer Beschäftigten über eine Schnittstelle in die Software aufnehmen. Umantis enthält unter anderem ein Tool zur leistungsgerechten Gehaltsplanung oder Bonuszahlungen.
Benutzerfreundlichkeit
Intuitiv ist die Anwendung leider nicht immer und hinsichtlich der Usability und des User Interfaces gibt es definitiv noch Luft nach oben. User*innen berichten von teilweise komplizierter Bedienung und langen Ladezeiten.
Kosten
Die Preise für die verschiedenen Umantis-Module, welche Unternehmen auch einzeln nutzen können, werden leider nicht auf der Website des Anbieters offengelegt und sind daher nur auf Anfrage verfügbar.
1. Factorial
Wo Umantis einige Defizite aufweist, kann Factorial überzeugen. Die cloudbasierte All-in-one-Software mit Serverstandort Deutschland hat sich seit 2016 international auf dem Markt etabliert und erreichte 2022 sogar den Unicorn-Status.
Dokumentenmangagement und Time Tracking
Die digitale Personalakte stellt der Software-Anbieter sowohl in der Desktop-Variante als auch über die mobile App zur Verfügung. Ein ausgebauter Mitarbeiter-Self-Service erlaubt es dabei den Nutzer*innen, jederzeit auf ihre persönlichen Daten und Dokumente zugreifen und diese bei Bedarf anpassen zu können.
Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsmanagement sind intuitiv und mit wenigen Klicks erledigt. Das Zeitmanagement-Modul wird außerdem durch ein Schichtplanungs-Modul ergänzt, welches dem gesamten Team einen guten Überblick über ihre Arbeitszeiten verschafft.
Dank des interaktiven Dashboards verpassen Sie keine wichtigen Ankündigungen und sind jederzeit über Events und die Aktivitäten Ihrer Teammitglieder informiert. Durch die Offenlegung von unternehmensspezifischen Auswertungen und Performances wird die allgemeine Transparenz erhöht und ein gutes Retention Management gewährleistet.
Bewerbungsprozess und Leistungsmanagement
Factorials e-Recruiting-Software verfügt über ein Applicant-Tracking-System (ATS) und integriert moderne Technik wie etwa künstliche Intelligenz (KI). Dies ermöglicht es, Stellenanzeigen in Sekundenschnelle zu erstellen und die besten Talente durch CV-Screening zu herauszufiltern.
Unternehmen können ihre individuelle Karriereseite gestalten und Stellen sowohl im internen Portal als auch über Jobplattformen veröffentlichen. Das Onboarding neuer Mitarbeitender wird durch vorgefertigte Workflows und eine Onboarding-Plattform unterstützt, die eine nahtlose Integration neuer Teammitglieder ermöglicht.
Die Talent-Management-Lösung enthält Werkzeuge zur Zielsetzung und Performance-Überwachung, einschließlich personalisierbarer Beurteilungen und Feedbackmöglichkeiten.
Gehaltsabrechnung
Die Umantis-Alternative besitzt eine nahtlose DATEV-LODAS-Integration und ermöglicht es, abrechnungsrelevante Dateien direkt in die DATEV-Cloud hochzuladen. Diese Funktion erleichtert die Lohnabrechnung erheblich und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen sicher verarbeitet werden.
Usability
Benutzerfreundlichkeit steht bei Factorial im Vordergrund. Die Software ist sowohl über den Desktop als auch mobil leicht zugänglich und bietet ein intuitives Design, welches HR-Prozesse übersichtlich darstellt.
Flexible Preisgestaltung
Die Personal-Software basiert auf einem modularen Baukastensystem, bei dem das Core-Modul ab 3,75 Euro pro Nutzer*in und Monat erhältlich ist. Weitere Module, wie zum Beispiel Recruiting oder Talentmanagement, können je nach Bedarf hinzugefügt werden, wodurch eine individuelle Lösung für jedes Unternehmen entsteht.
2. rexx Systems
Das deutsche Unternehmen rexx Systems bietet eine umfangreiche HR-Software und eignet sich dabei besonders auch für größere Unternehmen. Die Server der Umantis-Alternative befinden sich ebenfalls in Deutschland.
Personalressourcen und Zeitwirtschaft
Die HR-Software verfügt über eine Massenimportoption; Personaldaten verwalten Sie effizient mithilfe einer digitalen Akte. Hier gibt es einen gut ausgebauten Employee Self Service und ein übersichtliches Dashboard. Der Export von Dateien ist ebenfalls einfach.
Ein internes Chatportal fördert neben anderen Austauschmöglichkeiten die Kommunikation innerhalb Ihres Teams. Außerdem gibt es, wie bei Factorial auch, einen Whistleblowing-Kanal.
Überdies ist ein Zeiterfassungs-Tool in rexx Systems integriert und ermöglicht eine präzise Nachverfolgung der Arbeitszeiten.
Recruiting-Software und Performance Management
Mit der Multiposting-Option können Sie Stellenanzeigen auf über 800 Jobportalen gleichzeitig veröffentlichen. Zusätzlich bietet die Bewerbermanagement-Software von rexx eine OCR-Texterkennung und einen CV-Parser, durch die der Bewerbungsprozess automatisiert und beschleunigt wird. Unternehmen können ihre eigene Karriereseite erstellen und durch das Video-Tool auch Interviews direkt über die Plattform führen.
Im Talentmanagement unterstützt rexx Systems mit Tools wie 360°-Feedback und Bewertungsformularen, sodass Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeitenden analysieren und anhand der Insights Weiterentwicklungsmaßnahmen umsetzen können.
Entgeltabrechnung
Welche Funktionen zur Gehaltsabrechnung können Sie erwarten?
Der Software-Anbieter ermöglicht unter anderem eine sichere Speicherung von Verträgen und Gehaltsdaten. Der Abrechnungsprozess wird vereinfacht, indem Sie relevante Daten einfach exportieren und in externe Systeme übertragen können (z. B. DATEV-Export).
Benutzerfreundlichkeit
Die Software ist aufgrund des Funktionsumfangs sehr umfangreich. Es kann also eine Weile dauern, bis sich jede*r Nutzer*in in der Anwendung zurechtfindet. Oft sind sogar Schulungen und detaillierte Einführungen notwendig. Das User Interface wirkt teilweise etwas komplex und ungelenk.
Lösungen und Preis
rexx Systems richtet sich vor allem an größere Unternehmen und startet daher mit einer Benutzerzahl von 50 Mitarbeitenden. Die Preisgestaltung ist flexibel und hängt von den gewählten Modulen ab. Das Bewerbermanagement-Tool ist beispielsweise ab 200 Euro pro Monat erhältlich und umfasst Zugänge für bis zu 74 Nutzer*innen.
Die All-in-one-Software rexx Suite ist ab 600 Euro monatlich verfügbar und kann sowohl als Cloud- als auch als On-Premise-Lösung betrieben werden.
3. BambooHR
Im Jahr 2008 gegründet, richtet sich der Anbieter BambooHR ebenfalls besonders auf kleine und mittlere Unternehmen aus. Die Server des amerikanischen Unternehmens befinden sich in Irland und den USA.
Personalverwaltung und Zeiterfassung
Wie bei meisten anderen Software-Anbieter auch, ist die zentrale Verwaltung und Speicherung von Personaldaten mithilfe einer digitalen Akte gelöst. BambooHR ermöglicht User*innen durch den Mitarbeiter-Self-Service individuellen Zugriff auf ihre persönlichen Dokumente.
Die mobile BambooHR-App bietet außerdem ein Check-in-Widget und eine Kalenderfunktion für die Arbeitszeiterfassung. Manager*innen können Abwesenheitsanfragen sofort genehmigen und die Anwesenheit der Mitarbeitenden in Echtzeit einsehen.
Recruiting-Prozess und Personalentwicklung
Zur Unterstützung des Bewerbungsprozesses stellt die Softwarelösung ein leistungsstarkes Bewerber-Tracking-System (ATS) bereit. Mit BambooHR können Sie individuelle Karriereseiten erstellen und Ihre Stellenanzeigen mit der Multiposting-Funktion auf mehreren Jobportalen veröffentlichen.
Für eine effiziente Kommunikation stehen E-Mail-Vorlagen zur Verfügung, und das Onboarding neuer Mitarbeitender wird durch Templates und Onboarding-Tasks erleichtert. Als extra Feature gibt es eine Hiring-App, die als Add-on erhältlich ist.
Gehaltsabrechnung
Alle Features zur Lohn- und Gehaltsabrechnung sind leider auf das amerikanische Steuerrecht zugeschnitten. Dies kann für Unternehmen außerhalb der USA eine Herausforderung darstellen.
Benutzerfreundlichkeit
Die Software bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die es auch weniger technikaffinen Nutzern leicht macht, Infos zu finden und Prozesse umzusetzen. Daten sind übersichtlich dargestellt und leicht einsehbar, beispielsweise im Reporting-Bereich.
Kostenaufwand
Ein Nachteil von BambooHR ist die Intransparenz in der Preisgestaltung. Die Kosten für die verschiedenen Modelle, wie Core und Pro, sind leider nur auf Anfrage erhältlich.
Fazit
Welche Umantis-Alternative ist jetzt aber die richtige für Ihr Unternehmen? Ein wichtiger Punkt beim Vergleich der jeweiligen Tools ist von zentraler Bedeutung: Ihre eigenen Bedürfnisse!
Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, müssen Sie wissen, welche Anforderungen die HR-Abteilung bzw. Ihr Betrieb selbst von einer entsprechenden All-in-one-Lösung voraussetzt.
Sind Sie auf der Suche nach zusätzlichen Tools zur Personalentwicklung und mehr Angeboten im Bereich Talent Management? Oder geht es Ihnen vor allem um eine bessere Handhabung von Bewerbungen und generell dem Recruiting- und Onboarding-Prozess?
Wählen Sie Ihren Anbieter also nach den Funktionen aus, die Ihr Unternehmen braucht und worauf der Fokus liegen soll. Holen Sie sich außerdem Meinungen Ihrer Mitarbeitenden ein, denn diese werden die zukünftigen täglichen Anwender*innen der HR-Software sein.
Hilfreich ist es auch, seriöse Vergleichsplattformen zu besuchen, um sich eine Übersicht über die verschiedenen Software-Anbieter zu verschaffen und unabhängige Bewertungen einzubeziehen.
Zu guter Letzt finden Sie Ihre Umantis-Alternative am einfachsten, wenn Sie die für Sie interessante HR-Software erst einmal ausprobieren. In der Regel gibt es immer die Möglichkeit einer kostenlosen Testversion bzw. einer Demo. Auf diese Weise können Sie die Funktionen selbst ausprobieren und eine eigene Analyse vornehmen.
Bei Factorial beispielsweise können Sie eine umfassende Beratung durch unsere Expert*innen erwarten, welche Ihnen nicht nur eine Einführung in die Software geben, sondern auch alle Fragen beantworten und Sie mit relevanten Infos ausstatten. Worauf warten Sie also noch?
