Wenn Beschäftigte aus bestimmten Gründen arbeitsunfähig sind, haben sie Anspruch auf Entgeltersatzleistungen. Für den Erhalt bestimmter Leistungen ist jedoch die Übermittlung einer Bescheinigung nötig. Die Übermittlung der Meldung erfolgt in einem Verfahren, die sogenannte elektronische Entgeltersatzleistung (EEL).
In diesem Artikel erklären wir, was genau sich dahinter verbirgt und für welche Leistungen das Meldeverfahren zwingend erforderlich ist.
Key Facts
- Bei der EEL handelt es sich um ein digitales Meldeverfahren für Entgeltersatzleistungen, bei dem Arbeitgebende die elektronische Entgeltbescheinigung (DTA EEL) an die Sozialversicherungsträger übermitteln müssen.
- Die elektronische Entgeltersatzbescheinigung ist nicht gleichzusetzen mit der Entgeltbescheinigung (Verdienstabrechnung).
- Zwingend erforderlich ist die EEL für die Beantragung folgender Leistungen: Mutterschaftsgeld, Krankengeld, Kinderkrankengeld und Übergangsgeld.
- Was ist eine EEL (elektronische Entgeltersatzleistung)?
- Entgeltbescheinigung vs. elektronische Entgeltbescheinigung
- Was sind Entgeltersatzleistungen?
- Wichtige Tipps für Arbeitgebende
Was ist eine EEL (elektronische Entgeltersatzleistung)?
Mit der elektronischen Entgeltersatzleistung, kurz EEL genannt, wird in Deutschland das digitale Meldeverfahren in Zusammenhang mit den Entgeltersatzleistungen bezeichnet.
Das Meldeverfahren wird auch Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL) genannt.
Es kommt dann ins Spiel, wenn Beschäftigte beispielsweise aus Krankheitsgründen nicht zur Arbeit kommen können. Dann haben sie in der Regel Anspruch auf Entgeltersatzleistungen. Um den Anspruch dieser Leistungen geltend zu machen, müssen Arbeitgebende die DTA EEL, genauer gesagt die elektronische Entgeltbescheinigung, an den Sozialversicherungsträger übermitteln.
Doch Schritt für Schritt – Was sind Entgeltersatzleistungen und was unterscheidet die elektronische Entgeltbescheinigung von der „normalen“ Entgeltbescheinigung?
Im Folgenden werden alle Begriffe und Zusammenhänge verständlich erklärt.
Entgeltbescheinigung vs. elektronische Entgeltbescheinigung
Die Entgeltbescheinigung: Definition
Bei der Entgeltbescheinigung handelt es sich um ein Dokument, das Arbeitgebende ausstellen. Auf dem Dokument sind detaillierte Informationen über die Abrechnung des Arbeitsentgelts der Arbeitnehmenden enthalten. Dazu gehören Angaben wie Brutto- und Nettogehalt, Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge und andere Abzüge oder Zulagen.
Die Entgeltbescheinigungen werden in Papierform bereitgestellt.
Sie dient als offizieller Einkommensnachweis, bspw. als Vorlage bei Behörden oder auf der Wohnungssuche.
Die Entgeltbescheinigung wird auch Lohnabrechnung oder Verdienstabrechnung genannt.
Die elektronische Entgeltbescheinigung
Mit dem Begriff elektronische Entgeltbescheinigung ist dagegen etwas anders gemeint. Für die Beantragung bestimmter Entgeltersatzleistungen, wie Krankengeld oder Mutterschaftsgeld, müssen Arbeitgebende eine elektronische Entgeltbescheinigung, offiziell elektronische Entgeltersatzleistung, übermitteln.
Was ist die elektronische Entgeltersatzleistung EEL bzw. was ist eine EEL-Meldung?
Die elektronische Entgeltersatzleistung bezeichnet das elektronische Meldeverfahren, bei dem die elektronische Entgeltbescheinigung an den jeweiligen Träger für die Beantragung einer bestimmten Entgeltersatzleistung übermittelt wird.
Da bei der Gewährung von Entgeltersatzleistungen für Versicherte oft verschiedene Stellen beteiligt sind, wurde das elektronische Meldeverfahren eingeführt, um einen reibungslosen Ablauf und eine effektive Kommunikation zu gewährleisten.
Das Datenaustauschverfahren ist nach IV SGB IV Pflicht
Die Übermittlung über das System „Datenaustausch Entgeltersatzleistungen“ (DTA EEL) ist nach § 107 SGB IV für Arbeitgebende Pflicht. Die Übermittlung muss seit 01.01.2020 digital übermittelt werden.
Im Jahr 2018 wurde die neunte Version von DTA EEL eingeführt. Arbeitgebende sind verpflichtet, diese zu nutzen. Die zentrale Annahmestelle für EEL sind die gesetzlichen Krankenkassen. Diese leiten die Bescheinigungen an die jeweiligen Sozialversicherungsträger weiter.
Die Angaben, die auf einer Bescheinigung zur elektronischen Entgeltersatzleistung stehen müssen, unterscheiden sich je nach Entgeltersatzleistung.
DATEV und die EEL
Die Übermittlung der EEL erfolgt über die Software DATEV. Auf der DATEV-Seite finden Sie auch weitere Informationen zu den einzelnen Angaben der jeweiligen EEL.
Wie wird die EEL übermittelt?
Damit die auszahlenden Leistungsträger die Entgeltersatzleistungen richtig berechnen können, müssen Arbeitgebende wichtige Daten der jeweiligen Beschäftigten melden. Arbeitgebende sind spätestens dann zur Mitteilung verpflichtet, wenn erkennbar ist, dass der Anspruch auf Entgeltfortzahlung endet.
Neben den persönlichen Daten der Arbeitnehmenden müssen weitere Daten für die Sozialversicherungsträger angegeben werden. Dazu gehören u. a.:
- Name und Anschrift der Arbeitnehmenden
- Rentenversicherungsnummer
- Betriebsnummer des Unternehmens
Diese Daten werden nicht formlos in die Maske des Meldeverfahrens übertragen, sondern müssen aus Gründen der Vergleichbarkeit und aus systemimmanenten Gründen besonderen formalen Anforderungen genügen. Daher verwendet die Maske des Meldesystems vorgegebene Ausfüllhilfen einschließlich Kennzahlen, um die Vergleichbarkeit der eingehenden Meldungen zu verbessern. In diesem Zusammenhang werden Schlüsselnummern verwendet, die die einzelnen Meldungen schematisieren und die Bearbeitung für die Leistungsträger erleichtern. Die Schlüsselnummern finden Sie auf der Seite des GKV-Spitzenverbandes.
Wann braucht es die EEL?
Die EEL muss von Arbeitgebenden für die Beantragung bestimmter Entgeltersatzleistungen übermittelt werden. Nicht für alle Entgeltersatzleistungen braucht es eine EEL.
Eine EEL muss im DTA EEL-Verfahren bei der Beantragung folgender Entgeltersatzleistungen zugestellt werden:
- Mutterschaftsgeld
- Krankengeld
- Kinderkrankengeld
- Übergangsgeld
Was genau diese Entgeltersatzleistungen sind und welche weiteren Leistungen es gibt, wird im nächsten Abschnitt erläutert.
Was sind Entgeltersatzleistungen?
Bei Entgeltersatzleistungen, auch Lohnersatzleistungen genannt, handelt es sich um finanzielle Leistungen, die Arbeitnehmende erhalten, wenn sie aus bestimmten Gründen nicht arbeiten können.
Die Entgeltersatzleistungen sollen sicherstellen, dass Arbeitnehmende auch bei Arbeitsausfällen bzw. bei Arbeitsunfähigkeit finanziell abgesichert sind und ihren Lebensunterhalt bestreiten können.
Entgeltersatzleistung vs. Entgeltfortzahlung
Wichtig: Entgeltersatzleistungen sind nicht dasselbe wie Entgeltfortzahlung. Während es sich bei den Lohnersatzleistungen um umlagefinanzierte Leistungen handelt, die in der Regel von einem Träger wie den Sozialversicherungen oder der Agentur für Arbeit getragen werden, wird die Entgeltfortzahlung vom Arbeitgebenden geleistet.
Welche Entgeltersatzleistungen gibt es?
Es gibt sehr viele Entgeltersatzleistungen. Eine Auswahl folgt untenstehend, ausführlichere Informationen und eine komplette Übersicht über alle Leistungen finden Sie in unserem Blog-Artikel zum Thema Entgeltersatzleistungen.
Einige der wichtigen Lohnersatzleistungen sind z. B.:
- Arbeitslosengeld
- Krankengeld
- Mutterschaftsgeld
- Übergangsgeld vor einer Reha
- Elterngeld
- Altersteilzeitzuschläge
- Kurzarbeitergeld
- Kinderkrankengeld
Wichtig: Nicht für alle Entgeltersatzleistungen muss jedoch eine EEL ausgestellt werden. Für welche Entgeltersatzleistung müssen Arbeitgebende also eine elektronische Entgeltersatzbescheinigung übermitteln?
Krankengeld
Sind Beschäftigte krank, zahlen zunächst Arbeitgebende die Entgeltfortzahlung an ihre Mitarbeitenden. Dauert die Krankheit länger als sechs Wochen an, springt die Krankenkasse ein. Diese zahlt dann das sogenannte Krankengeld, welches 70 Prozent des Bruttogehalts der Beschäftigten beträgt.
Für einen reibungslosen Übergang zwischen Entgeltfortzahlung und Krankengeld sollten Arbeitgebende rechtzeitig eine EEL an die zuständige Krankenversicherung übermitteln.
Kinderkrankengeld
Das Kinderkrankengeld ist eine finanzielle Leistung für Eltern, die wegen der Betreuung eines kranken Kindes nicht arbeiten können. Für den Erhalt dieser Leistung müssen Arbeitgebende die relevanten Daten elektronisch übermitteln. Dies geschieht ebenfalls über das elektronische Entgeltersatzleistungsverfahren (EEL).
Die Übermittlung hat zu erfolgen, sobald ein Elternteil die Krankheit des Kindes meldet. Voraussetzung ist ein ärztliches Attest, das die Krankheit des Kindes bestätigt.
Mutterschaftsgeld
Der Mutterschutz beginnt in der Regel 6 Wochen vor der Geburt und endet 8 bis 12 Wochen nach einer Geburt. In dieser Zeit erhalten (werdende) Mütter das sogenannte Mutterschaftsgeld. Dieses zahlt die jeweilige Krankenkasse, wenn Frauen gesetzlich versichert sind. Der Betrag setzt sich aus dem durchschnittlichen Nettolohn der letzten drei Monate vor dem Mutterschutz zusammen. Ist der Lohn in dieser Zeit höher als 13 Euro am Tag, zahlen Unternehmen einen Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld.
Arbeitgebende müssen der Krankenkasse eine Bescheinigung für das Mutterschaftsgeld übermitteln. Dafür wird ein Nachweis benötigt, welchen Hebammen bzw. Gynäkolog*innen etwa sieben Wochen vor dem errechneten Geburtstermin ausstellen.
Übergangsgeld
Das Übergangsgeld gehört zu den ergänzenden Leistungen. Es dient der Überbrückung einkommensloser Zeiten während der Teilnahme an Maßnahmen der Prävention, Rehabilitation, Nachsorge oder Teilhabe behinderter Menschen. Es wird nur gewährt, wenn kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung mehr besteht.
Die Zahlung wird von verschiedenen Leistungsträgern übernommen. Wer zuständig ist, hängt vom Hauptzweck der Maßnahme ab. So können beispielsweise die Rentenversicherungsträger, der Unfallversicherungsträger oder die Agentur für Arbeit zuständig sein.
Für den Erhalt der Leistung müssen Arbeitgebende die Bescheinigung für die elektronische Entgeltersatzleistung über das DTA EEL-System übermitteln.
Die Höhe des Übergangsgelds hängt vom vorherigen Einkommen ab.
Wichtige Tipps für Arbeitgebende
Die Krankenkassen geben Arbeitgebenden Tipps, worauf sie beim elektronischen Meldeverfahren besonders achten sollten. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Hinweise der Krankenkassen.
- Arbeitgebende sollten sicherstellen, dass sie immer die neueste Version des DA EEL-Programms verwenden, da dieses regelmäßig aktualisiert wird.
- Arbeitgebende müssen sicherstellen, dass alle Felder des Formulars korrekt und vollständig ausgefüllt sind. Fehlerhafte Meldungen können die Bearbeitung des Antrags verzögern, was zu finanziellen Einbußen für Ihre Mitarbeitenden führen kann.
- Die Meldung sollte am besten sofort erfolgen, wenn Arbeitgebende Kenntnis von der Arbeitsunfähigkeit der Arbeitnehmenden haben.
