Wenn Beschäftigte aus bestimmten Gründen arbeitsunfähig sind, haben sie Anspruch auf Entgeltersatzleistungen. Für den Erhalt dieser Leistungen müssen Unternehmen eine Bescheinigung elektronisch übermitteln – über das Verfahren der elektronischen Entgeltersatzleistung (EEL). In diesem Artikel erklären wir, was das Verfahren umfasst, welche Leistungen es betrifft und was Unternehmen dabei beachten müssen.
Wichtige Fakten
- Die elektronische Entgeltersatzleistung (EEL) ist das nach § 107 SGB IV verpflichtende digitale Meldeverfahren, über das Unternehmen Entgeltdaten an Sozialversicherungsträger übermitteln. Dies erfolgt ausschließlich maschinell und verschlüsselt. Papiermeldungen sind nicht mehr zulässig.
- Der Krankenstand in Deutschland lag 2025 bei 5,4 Prozent. Das entspricht durchschnittlich 54 von 1.000 Beschäftigten, die an jedem Arbeitstag krankgeschrieben waren, gemäß einer Analyse des IGES Instituts im Auftrag der DAK-Gesundheit auf Basis von 2,4 Millionen Versicherten.
- Fehlerhafte oder verspätete EEL-Meldungen verzögern die Leistungsauszahlung an Beschäftigte und können rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen nach sich ziehen, da die Übermittlungspflicht gemäß § 107 SGB IV zwingend ist.
- Zum 1. Januar 2026 tritt Version 13 des DTA EEL in Kraft. Krankenkassen übermitteln das Ende einer Entgeltersatzleistung seither proaktiv mit Abgabegrund „62“. Unternehmen müssen das Leistungsende nicht mehr aktiv abfragen.
Was ist eine EEL (elektronische Entgeltersatzleistung)?
Mit der elektronischen Entgeltersatzleistung, kurz EEL genannt, wird in Deutschland das digitale Meldeverfahren im Zusammenhang mit den Entgeltersatzleistungen bezeichnet.
Das Meldeverfahren wird auch Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL) genannt.
Es kommt dann ins Spiel, wenn Beschäftigte beispielsweise aus Krankheitsgründen nicht zur Arbeit kommen können. Dann haben sie in der Regel Anspruch auf Entgeltersatzleistungen. Um den Anspruch auf diese Leistungen geltend zu machen, müssen Arbeitgebende die DTA EEL, genauer gesagt die elektronische Entgeltbescheinigung, an den Sozialversicherungsträger übermitteln.
Doch Schritt für Schritt – Was sind Entgeltersatzleistungen und was unterscheidet die elektronische Entgeltbescheinigung von der „normalen“ Entgeltbescheinigung?
Im Folgenden werden alle Begriffe und Zusammenhänge verständlich erklärt.
Was unterscheidet die Entgeltbescheinigung von der elektronischen Entgeltbescheinigung?
Die Entgeltbescheinigung: Definition
Bei der Entgeltbescheinigung handelt es sich um ein Dokument, das Arbeitgebende ausstellen. Auf dem Dokument sind detaillierte Informationen über die Abrechnung des Arbeitsentgelts der Arbeitnehmenden enthalten. Dazu gehören Angaben wie Brutto- und Nettogehalt, Steuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge und andere Abzüge oder Zulagen.
Die Entgeltbescheinigung wird in der Regel in Papierform oder auf Wunsch der Beschäftigten auch digital bereitgestellt.
Sie dient als offizieller Einkommensnachweis, beispielsweise als Vorlage bei Behörden oder bei der Wohnungssuche.
Die Entgeltbescheinigung wird auch Lohnabrechnung oder Verdienstabrechnung genannt.
Die elektronische Entgeltbescheinigung
Mit dem Begriff elektronische Entgeltbescheinigung ist dagegen etwas anderes gemeint. Für die Beantragung bestimmter Entgeltersatzleistungen, wie Krankengeld oder Mutterschaftsgeld, müssen Arbeitgebende eine elektronische Entgeltbescheinigung, offiziell elektronische Entgeltersatzleistung, übermitteln.
Was ist die elektronische Entgeltersatzleistung EEL bzw. was ist eine EEL-Meldung?
Die elektronische Entgeltersatzleistung bezeichnet das elektronische Meldeverfahren, bei dem die elektronische Entgeltbescheinigung an den jeweiligen Träger für die Beantragung einer bestimmten Entgeltersatzleistung übermittelt wird.
Da bei der Gewährung von Entgeltersatzleistungen für Versicherte oft verschiedene Stellen beteiligt sind, wurde das elektronische Meldeverfahren eingeführt, um einen reibungslosen Ablauf und eine effektive Kommunikation zu gewährleisten.
Eine EEL-Meldung enthält neben den persönlichen Daten der Beschäftigten insbesondere Angaben zum Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, zum regelmäßigen Arbeitsentgelt sowie zu bereits geleisteten Zahlungen. Sie ist die rechtlich verbindliche Grundlage, auf der der Sozialversicherungsträger die Höhe der Entgeltersatzleistung berechnet und auszahlt.
Rechtsgrundlage: § 107 SGB IV als Pflichtgrundlage für das DTA EEL
Die Übermittlung über das System „Datenaustausch Entgeltersatzleistungen“ (DTA EEL) ist nach § 107 SGB IV für Arbeitgebende Pflicht. Die Übermittlung muss seit 01.01.2020 digital erfolgen.
Zum 1. Januar 2026 tritt Version 13 des DTA EEL in Kraft und löst die bisherigen Gemeinsamen Grundsätze in der ab 1. Januar 2023 geltenden Fassung ab, wie der GKV-Spitzenverband dokumentiert. Unternehmen sind verpflichtet, ausschließlich die jeweils aktuelle Datensatzversion zu verwenden. Die zentrale Annahmestelle für EEL-Meldungen sind die gesetzlichen Krankenkassen, die die Bescheinigungen an die jeweiligen Sozialversicherungsträger weiterleiten.
Welche Leistungen sind über das DTA EEL zu melden?
Gemäß § 107 SGB IV umfasst das EEL-Verfahren die Übermittlung von Entgeltdaten für folgende Entgeltersatzleistungen: Krankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld, Pflegeunterstützungsgeld und Mutterschaftsgeld. Darüber hinaus werden im Rahmen des Generalauftrags auch Verletztengeld- und Kinderverletztengeld-Fälle über die Krankenkassen abgewickelt. Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich über zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramme oder – in begründeten Einzelfällen – über das SV-Meldeportal.
Neuerungen im DTA EEL ab 2026
Zum 1. Januar 2026 treten wesentliche Änderungen im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen in Kraft, die Unternehmen unmittelbar betreffen:
- Proaktive Leistungsende-Meldung (Abgabegrund „62“): Krankenkassen übermitteln das Ende einer Entgeltersatzleistung seither automatisch an das Unternehmen, sobald die letzte Zahlung erfolgt ist. Eine aktive Abfrage mit Abgabegrund „42“ ist damit in der Regel nicht mehr erforderlich.
- Neuer Abgabegrund „67“: Ist die betreffende Person beim zuständigen Sozialversicherungsträger nicht bekannt, erhalten Unternehmen eine entsprechende Rückmeldung.
- Stornierungsverfahren (Abgabegrund „88“): Fehlerhafte Meldungen werden ab 2026 über den Datensatz Leistungswesen (DSLW) mit dem neuen Abgabegrund „88“ storniert.
- Mutterschaftsgeld für geringfügig Beschäftigte: Entgeltbescheinigungen zur Berechnung von Mutterschaftsgeld (DBMU) können nun auch für geringfügig Beschäftigte übermittelt werden.
- Kinderkrankengeld-Sonderregelung: Die Sonderregelung zur häuslichen Betreuung gilt bis zum 31. Dezember 2026.
Die aktuellen Verfahrensdokumente (Version 13) sind auf der Website des GKV-Spitzenverbandes abrufbar.
Wie wird die EEL übermittelt?
Damit die auszahlenden Sozialversicherungsträger die Entgeltersatzleistungen richtig berechnen können, müssen Arbeitgebende wichtige Daten der jeweiligen Beschäftigten melden. Arbeitgebende sind spätestens dann zur Mitteilung verpflichtet, wenn erkennbar ist, dass der Anspruch auf Entgeltfortzahlung endet.
Neben den persönlichen Daten der Arbeitnehmenden müssen weitere Daten für die Sozialversicherungsträger angegeben werden. Dazu gehören unter anderem:
- Name und Anschrift der Arbeitnehmenden
- Rentenversicherungsnummer
- Betriebsnummer des Unternehmens
Die Daten werden nicht formlos übertragen, sondern müssen aus Gründen der Vergleichbarkeit besonderen formalen Anforderungen genügen. Das System arbeitet mit maschinellen Ausfüllhilfen und Schlüsselnummern, die die einzelnen Meldungen schematisieren und die Bearbeitung für die Leistungsträger erleichtern. Die aktuellen Schlüsselnummern sowie die vollständige Verfahrensbeschreibung für Version 13 sind auf der Website des GKV-Spitzenverbandes abrufbar.
Kann die EEL-Meldung manuell erstellt werden?
Grundsätzlich sind Unternehmen verpflichtet, die EEL-Meldung maschinell aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Papiermeldungen sind seit dem 1. Januar 2020 nicht mehr zulässig. In begründeten Einzelfällen – etwa wenn keine maschinelle Datenübermittlung wirtschaftlich durchführbar ist – kann alternativ das SV-Meldeportal genutzt werden, das die Bundesbehörden für die Sozialversicherungsmeldungen bereitstellen. Die Ausnahmetatbestände sind in Anlage 3 der Gemeinsamen Grundsätze zum DTA EEL festgelegt.
Wann braucht es die EEL?
Die EEL muss von Arbeitgebenden für die Beantragung bestimmter Entgeltersatzleistungen übermittelt werden. Nicht für alle Entgeltersatzleistungen braucht es eine EEL.
Eine EEL muss im DTA EEL-Verfahren bei der Beantragung folgender Entgeltersatzleistungen zugestellt werden:
- Krankengeld (§ 44 SGB V)
- Mutterschaftsgeld (§ 19 MuSchG)
- Kinderkrankengeld (§ 45 SGB V)
- Übergangsgeld (§§ 20 ff. SGB VI / § 49 SGB IX)
- Verletztengeld (§ 45 SGB VII)
- Pflegeunterstützungsgeld (§ 44a SGB XI) – Ausnahme: hier ist kein elektronisches Meldeverfahren vorgeschrieben
Was genau diese Entgeltersatzleistungen sind und welche weiteren Leistungen es gibt, wird im nächsten Abschnitt erläutert.
Was sind Entgeltersatzleistungen?
Bei Entgeltersatzleistungen, auch Lohnersatzleistungen genannt, handelt es sich um finanzielle Leistungen, die Arbeitnehmende erhalten, wenn sie aus bestimmten Gründen nicht arbeiten können.
Die Entgeltersatzleistungen sollen sicherstellen, dass Arbeitnehmende auch bei Arbeitsausfällen beziehungsweise bei Arbeitsunfähigkeit finanziell abgesichert sind und ihren Lebensunterhalt bestreiten können.
Entgeltersatzleistung vs. Entgeltfortzahlung
Wichtig: Entgeltersatzleistungen sind nicht dasselbe wie Entgeltfortzahlung. Während es sich bei den Lohnersatzleistungen um umlagefinanzierte Leistungen handelt, die von Sozialversicherungsträgern oder der Bundesagentur für Arbeit getragen werden, ist die Entgeltfortzahlung eine Pflicht des Unternehmens gegenüber den Beschäftigten. Dies ist im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) geregelt. Erst nach Ablauf der sechswöchigen Entgeltfortzahlung greift das EEL-Verfahren.
Der hohe Krankenstand in Deutschland verdeutlicht die praktische Relevanz dieser Abgrenzung: Gemäß einer Analyse des IGES Instituts im Auftrag der DAK-Gesundheit lag der Krankenstand 2025 bei 5,4 Prozent. Das bedeutet, dass an jedem Arbeitstag durchschnittlich 54 von 1.000 Beschäftigten krankgeschrieben waren. Sobald die sechswöchige Entgeltfortzahlung endet, übernimmt der Sozialversicherungsträger und das EEL-Verfahren wird ausgelöst.
| Entgeltersatzleistung | Zuständiger Träger | EEL-Pflicht |
|---|---|---|
| Krankengeld | Gesetzliche Krankenversicherung | Ja |
| Mutterschaftsgeld | Gesetzliche Krankenversicherung | Ja |
| Kinderkrankengeld | Gesetzliche Krankenversicherung | Ja |
| Übergangsgeld | Rentenversicherung / Unfallversicherung / Bundesagentur für Arbeit | Ja |
| Verletztengeld | Gesetzliche Unfallversicherung (via Krankenkasse) | Ja |
| Pflegeunterstützungsgeld | Pflegekasse | Nein (Ausnahme § 107 SGB IV) |
| Arbeitslosengeld | Bundesagentur für Arbeit | Nein |
| Elterngeld | Elterngeldstelle (Länder) | Nein |
| Kurzarbeitergeld | Bundesagentur für Arbeit | Nein |
Krankengeld
Sind Beschäftigte krank, zahlen zunächst Arbeitgebende die Entgeltfortzahlung an ihre Mitarbeitenden. Dauert die Krankheit länger als sechs Wochen an, springt die Krankenkasse ein. Die Krankenkasse zahlt dann das sogenannte Krankengeld, das gemäß § 47 SGB V 70 Prozent des beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgelts beträgt, jedoch maximal 90 Prozent des Nettoarbeitsentgelts. Im Jahr 2026 liegt das maximale Bruttokrankengeld bei 135,63 Euro pro Kalendertag, da die Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Krankenversicherung 5.812,50 Euro monatlich beträgt.
Für einen reibungslosen Übergang zwischen Entgeltfortzahlung und Krankengeld sollten Arbeitgebende rechtzeitig eine EEL an die zuständige Krankenkasse übermitteln.
Hinweis: Seit dem 1. Januar 2026 übermitteln Krankenkassen das Ende des Krankengeldbezugs proaktiv mit Abgabegrund „62“ an das Unternehmen. Eine gesonderte Abfrage durch das Unternehmen ist damit in der Regel nicht mehr erforderlich.
Kinderkrankengeld
Das Kinderkrankengeld ist eine finanzielle Leistung für Eltern, die wegen der Betreuung eines kranken Kindes nicht arbeiten können. Im Jahr 2026 hat jedes Elternteil Anspruch auf bis zu 15 Arbeitstage Kinderkrankengeld pro Kind (Alleinerziehende: 30 Tage), maximal 35 Tage pro Elternteil (Alleinerziehende: 70 Tage), gemäß der gesetzlichen Sonderregelung, die bis zum 31. Dezember 2026 gilt.
Für den Erhalt dieser Leistung müssen Arbeitgebende die relevanten Daten elektronisch übermitteln. Dies geschieht ebenfalls über das elektronische Entgeltersatzleistungsverfahren (EEL).
Die Übermittlung hat zu erfolgen, sobald ein Elternteil die Krankheit des Kindes meldet. Voraussetzung ist ein ärztliches Attest, das die Krankheit des Kindes bestätigt.
Mutterschaftsgeld
Der Mutterschutz beginnt in der Regel sechs Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und endet acht bis zwölf Wochen nach der Geburt (§ 3 MuSchG). Seit dem 1. Januar 2026 können Entgeltbescheinigungen zur Berechnung von Mutterschaftsgeld (DBMU) auch für geringfügig Beschäftigte im DTA EEL übermittelt werden. Ein bisheriger Ausschluss wurde aufgehoben.
In dieser Zeit erhalten (werdende) Mütter das sogenannte Mutterschaftsgeld. Dieses zahlt die jeweilige Krankenkasse, wenn Frauen gesetzlich versichert sind. Der Betrag setzt sich aus dem durchschnittlichen Nettolohn der letzten drei Monate vor dem Mutterschutz zusammen. Ist der Lohn in dieser Zeit höher als 13 Euro am Tag, zahlen Unternehmen einen Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld.
Arbeitgebende müssen der Krankenkasse eine Bescheinigung für das Mutterschaftsgeld übermitteln. Dafür wird ein Nachweis benötigt, den Hebammen beziehungsweise gynäkologisches Fachpersonal etwa sieben Wochen vor dem errechneten Geburtstermin ausstellen.
Übergangsgeld
Das Übergangsgeld gehört zu den ergänzenden Leistungen. Es dient der Überbrückung einkommensloser Zeiten während der Teilnahme an Maßnahmen der Prävention, Rehabilitation, Nachsorge oder Teilhabe behinderter Menschen. Es wird nur gewährt, wenn kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung mehr besteht.
Die Zahlung wird von verschiedenen Leistungsträgern übernommen. Wer zuständig ist, hängt vom Hauptzweck der Maßnahme ab. So können beispielsweise die Rentenversicherungsträger, der Unfallversicherungsträger oder die Agentur für Arbeit zuständig sein.
Für den Erhalt der Leistung müssen Arbeitgebende die Bescheinigung für die elektronische Entgeltersatzleistung über das DTA EEL-System übermitteln.
Die Höhe des Übergangsgelds hängt vom vorherigen Einkommen ab.
Was müssen Unternehmen beim EEL-Meldeverfahren beachten?
- Aktuelle Softwareversion verwenden: Seit dem 1. Januar 2026 ist Version 13 des DTA EEL verpflichtend. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Entgeltabrechnungssoftware auf dem aktuellen Stand ist. Informationen zur jeweils gültigen Version veröffentlicht der GKV-Spitzenverband auf seiner Website.
- Vollständigkeit und Korrektheit der Meldung: Alle Pflichtfelder müssen korrekt und vollständig ausgefüllt sein. Fehlerhafte oder unvollständige Meldungen verzögern die Leistungsauszahlung und können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, da die Übermittlungspflicht gemäß § 107 SGB IV zwingend ist.
- Frühzeitige Meldung: Die Übermittlung sollte spätestens dann erfolgen, wenn erkennbar ist, dass der Anspruch auf Entgeltfortzahlung endet. Eine frühzeitige Meldung sichert den reibungslosen Übergang zur Leistungsauszahlung durch den Sozialversicherungsträger.
- Datenschutz beachten: Die Datenübermittlung unterliegt den Anforderungen der DSGVO sowie den einschlägigen Vorschriften des SGB. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt aus systemgeprüften Programmen gemäß § 107 Abs. 1 SGB IV.
- Stornierungen korrekt vornehmen: Fehlerhafte Meldungen sind ab 2026 über den Datensatz Leistungswesen (DSLW) mit Abgabegrund „88“ zu stornieren und neu zu übermitteln.
Was ist das Datenaustauschverfahren DTA EEL?
Das Datenaustauschverfahren DTA EEL ist die technische Infrastruktur, über die die elektronische Entgeltersatzleistung (EEL) abgewickelt wird. Es regelt den maschinellen Datenaustausch zwischen Unternehmen und Sozialversicherungsträgern, insbesondere den gesetzlichen Krankenkassen als zentrale Annahmestellen. Die Rechtsgrundlage bildet § 107 SGB IV. Die technischen Details sind in den Gemeinsamen Grundsätzen der Spitzenverbände festgelegt, die zuletzt zum 1. Januar 2026 in der Fassung vom 6. Mai 2025 aktualisiert wurden. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt und gesichert aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen. Während des Bezugs von Entgeltersatzleistungen fallen für Unternehmen keine Sozialversicherungsbeiträge auf das ersetzte Entgelt an.
Wie unterstützt HR-Software das Verfahren der elektronischen Entgeltersatzleistung (EEL)?
Da die EEL-Meldung ausschließlich maschinell aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt werden darf, ist die Wahl der richtigen HR-Software entscheidend. Dies schließt auch die für das DTA EEL erforderlichen Angaben ein. So lassen sich Fehlerquellen bei der Datenübermittlung reduzieren, und Fristen können zuverlässig eingehalten werden.
FAQ
Was ist eine elektronische Entgeltbescheinigung (EEL)?
Die EEL ist das digitale Meldeverfahren, bei dem Arbeitgeber eine elektronische Entgeltbescheinigung an die Sozialversicherungsträger übermitteln. Diese Meldung ist notwendig, damit Beschäftigte bestimmte Entgeltersatzleistungen wie Krankengeld oder Mutterschaftsgeld beantragen können.
Wann muss der Arbeitgeber die EEL-Meldung senden?
Arbeitgeber müssen die EEL-Meldung an die Krankenkasse senden, sobald absehbar ist, dass der Anspruch auf Entgeltfortzahlung endet. Dies ist typischerweise der Fall, wenn ein Beschäftigter länger als sechs Wochen krankheitsbedingt ausfällt.
Ist Entgeltersatzleistung das Gleiche wie Krankengeld?
Nein, Krankengeld ist eine Art der Entgeltersatzleistung. Der Oberbegriff Entgeltersatzleistung umfasst verschiedene finanzielle Leistungen, die entgangenes Einkommen ersetzen, wie zum Beispiel auch Mutterschaftsgeld, Kurzarbeitergeld oder Elterngeld.
Kann ich eine EEL-Meldung manuell erstellen?
Nein, eine manuelle Erstellung ist gesetzlich nicht zulässig. EEL-Meldungen müssen digital über ein systemgeprüftes Programm übermittelt werden, das auf Abrechnungsdaten basiert. Eine All-in-one-Unternehmenssoftware wie Factorial automatisiert diesen Prozess und stellt die korrekte Datenübermittlung sicher.
Was ist das Datenaustauschverfahren DTA EEL?
DTA EEL steht für „Datenaustausch Entgeltersatzleistung“. Es bezeichnet das gesetzlich vorgeschriebene, digitale Meldeverfahren, über das Arbeitgeber die für Entgeltersatzleistungen relevanten Daten an die zuständigen Sozialversicherungsträger übermitteln.
