Mit Process Mapping können Abläufe in Unternehmen besser verstanden, optimiert und zur Kommunikation in sogenannten Process Maps oder Prozesslandkarten abgebildet werden. Es gibt verschiedene Arten von Process Mapping. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Arten und welche Tools Sie für die Erstellung nutzen können.
Das Wichtigste in Kürze
- Process Mapping ist ein Verfahren zur Abbildung von Geschäftsprozessen.
- Die Abbildung erfolgt mithilfe einer sogenannten Process Map, mit der Abläufe in Unternehmen, Abteilungen oder auch Teams klar kommuniziert, transparent überblickt, analysiert und kontinuierlich verbessert werden können.
- Beispiele für Process Maps sind Flowcharts, das SIPOC-Diagramm oder auch das Swimlane-Diagramm.
- Was ist Process Mapping?
- Wozu dient Process Mapping? Zweck und Bedeutung
- Beispiele: Welche Arten von Processmapping gibt es?
- Welche Tools für Prozess Mapping gibt es?
- Tipps zum Erstellen von Geschäftsprozesskarten
Was ist Process Mapping?
Process Mapping, auch Prozessmodellierung oder Prozessmapping bzw. Prozess Mapping genannt, ist eine Methode, um Arbeitsabläufe in Unternehmen visuell darzustellen, um diese besser zu verstehen, zu analysieren und gegebenenfalls zu optimieren. Dabei werden alle einzelnen Schritte, Aktivitäten, Entscheidungen und beteiligten Personen eines Prozesses in einer Process Map (Prozesslandkarte) visualisiert.
Ein weiteres Wort für dieses Verfahren ist auch Geschäftsprozessmodellierung oder Business Process Mapping.
Wozu dient Process Mapping? Zweck und Bedeutung
- In erster Linie dient Process Mapping der Kommunikation, sodass für alle am Ablauf Beteiligten schnell klar wird, wer was zu tun hat.
- Außerdem helfen Process Maps dabei, Schwachstellen in Prozessen aufzudecken, wie zum Beispiel ineffiziente Abläufe, Überschneidungen, Doppelarbeit oder Engpässe. So kann Process Mapping gezielt zur Verbesserung von Prozessen beitragen.
- Zudem ist diese Methode nützlich, weil mit ihr Prozesse standardisiert und Prozesse dokumentiert werden können (Prozessdokumentation).
- Schließlich ist Process Mapping auch ein ideales Planungstool für Prozesse: Vorab können alle Schritte und Teilaufgaben eines Prozesses geplant und visualisiert werden.
Beispiele: Welche Arten von Processmapping gibt es?
Es gibt verschiedene Arten, wie Process Maps aussehen können. Sie unterscheiden sich vor allem im Detailgrad und im Zweck.
Beispiele hierfür sind unter anderem:
1. Flussdiagramm (Flowchart)
Dies ist die einfachste Form einer Process Map. Die Abläufe werden linear dargestellt – von einem Anfangspunkt bis zu einem Endpunkt. Es werden hauptsächlich grundlegende Symbole wie Pfeile, Rechtecke (für Aktionen) und Rauten (für Entscheidungen) verwendet.
Ein typisches Beispiel für den Einsatz eines Flowcharts ist die Darstellung eines einfachen Prozesses, wie z. B. die Bearbeitung einer Kundenanfrage.
2. Swimlane-Diagramm
Das Swimlane-Diagramm ist ebenfalls weit verbreitet, aber komplexer als das einfache Flowchart. Hier werden die einzelnen Prozessschritte nicht nur chronologisch dargestellt, sondern auch den verantwortlichen Personen, Abteilungen oder Rollen zugeordnet. Die Darstellung erfolgt in sogenannten „Bahnen“ (Swimlanes), die zeigen, wer welche Aufgabe übernimmt.
Dieses Diagramm eignet sich besonders, um Schnittstellen und Verantwortlichkeiten in einem Prozess klar sichtbar zu machen.
3. BPMN – Business Process Model and Notation
Dabei handelt es sich um eine besonders komplexe und detailreiche Form von Process Maps, die einen umfassenden Überblick über Geschäftsprozesse bietet. Dafür stehen über 150 vordefinierte Symbole zur Verfügung. BPMN zeigt nicht nur die Abfolge bestimmter Aktivitäten, sondern auch komplexe Abhängigkeiten, Informationsflüsse, Bedingungen und die beteiligten Rollen.
Diese Methode wird häufig in der IT, im Prozessmanagement und in der Systemanalyse eingesetzt, wenn es um die präzise Modellierung von Prozessen geht.
4. SIPOC-Diagramm
Der Begriff SIPOC ist ein Akronym. Die einzelnen Buchstaben stehen für die Kernelemente, die durch dieses Diagramm abgebildet werden:
- S – Suppliers (Lieferanten): Wer liefert die Eingaben bzw. Einsatzfaktoren?
- I – Inputs (Eingaben): Was wird geliefert?
- P – Process (Prozess): Welche Schritte laufen dabei ab?
- O – Outputs (Ergebnisse): Was kommt dabei heraus?
- C – Customers (Kunden): Wer erhält das Ergebnis (Produkt, Dienstleistung etc.)?
Ein SIPOC-Diagramm ist weniger eine klassische Process Map, sondern eher eine Vorstufe zur Prozessmodellierung.
Es dient dazu, die wichtigsten Informationen eines Prozesses kompakt zu sammeln, bevor eine detaillierte Prozessdarstellung erfolgt.
Typischerweise wird es tabellarisch dargestellt und fasst die Rahmenbedingungen eines Prozesses übersichtlich in Spalten zusammen. Es wird vor allem im Lean Management und in Six Sigma eingesetzt – dort häufig mit besonderem Fokus auf die Kund*innen, wodurch sich die Reihenfolge zu COPIS verschiebt.
5. Wertschöpfungskette (Allgemeine Prozessmodellierung)
Dieses Verfahren wird häufig auch als Wertstromanalyse oder Top-down-Modell bezeichnet. Dabei werden alle einzelnen Schritte dargestellt, durch die ein Unternehmen Wert erzeugt – also vom Eingang von Ressourcen bis zur Auslieferung an den Kunden.
Welche Tools für Prozess Mapping gibt es?
Es gibt eine Vielzahl von Tools zur Erstellung von Process Maps. Diese sogenannten Process-Mapping-Tools unterstützen die visuelle Darstellung, Analyse und Optimierung von Prozessen.
Beispiele hierfür sind:
- Lucidchart
Ein browserbasiertes Process Mapping Tool zur Erstellung von Diagrammen, Process Maps, Organigrammen und mehr. Es bietet zahlreiche Vorlagen und unterstützt auch SIPOC-Diagramme sowie BPMN. - Microsoft Visio
Ein professionelles Diagrammtool von Microsoft, das sich besonders gut für technisch komplexe Prozessdarstellungen eignet. Es ist stark im Unternehmensumfeld verbreitet. Im Gegensatz zu Lucidchart gibt es keine kostenlose Version. - Creately
Ein intuitives Online-Tool zur Visualisierung von Prozessen, Workflows und Konzepten. Es eignet sich vor allem für die schnelle Erstellung von einfachen Diagrammen und Charts. - Miro
Ein digitales Whiteboard-Tool, das sich gut für kollaborative Prozessentwicklung eignet. Eher frei und visuell orientiert. Es eignet sich insbesondere für Workshops und Teamarbeit.
Tipp: Mit der HR-Software von Factorial können Sie genau diese abgebildeten Prozesse digital umsetzen, automatisieren und steuern. Das bedeutet:
- Bestimmte Aufgaben wie Genehmigungen, Benachrichtigungen und Onboarding-Prozesse können automatisiert werden, wodurch Workflow-Prozesse optimiert werden.
- Dokumente und Daten werden zentral digital gespeichert, sind jederzeit abrufbar und nur für die jeweils zugewiesenen Personen zugänglich.
- Die Zeiterfassung erfolgt ebenfalls digital und automatisch.
- Performance-Management ermöglicht Echtzeit-Einblicke in Prozesse und Aufgaben, sodass Sie den Überblick behalten.
Tipps zum Erstellen von Geschäftsprozesskarten
- Es lohnt sich, direkt mit einer Vorlage zu starten, wie beispielsweise mit einer von Miro. Diese Vorlagen können an die eigenen Bedürfnisse angepasst und personalisiert werden. Dabei können z. B. Spalten, Formen oder Kommentare hinzugefügt werden.
- Der Prozess muss klar identifiziert und aufgeschlüsselt werden: Um welchen Prozess handelt es sich? (Zum Beispiel: Kundenanfrage bearbeiten, Urlaubsantrag genehmigen etc.)
- Anschließend sollten alle einzelnen Aktivitäten und Schritte, die zu diesem Prozess gehören, gesammelt werden. Es ist hilfreich, alle beteiligten Personen einzubeziehen, da diese oft einen besseren Überblick haben.
- Danach werden die einzelnen Schritte und Verantwortlichkeiten festgelegt und mit passenden Symbolen versehen. Es empfiehlt sich, eine Legende zu erstellen, damit für alle Beteiligten sofort ersichtlich ist, was die Symbole bedeuten.
Wichtig: Bilden Sie dabei den tatsächlichen, aktuellen Ablauf ab und nicht etwa einen idealisierten Prozess. Nur so können Sie wirklich wichtige Einblicke gewinnen, mögliche Schwierigkeiten erkennen und den Anpassungsbedarf feststellen.
- Es ist wichtig, den Erfolg des Prozesses zu definieren und Ziele festzulegen. Dabei sollten klare Maßstäbe formuliert werden, die beschreiben, was erreicht werden soll und wann der Prozess als erfolgreich gilt (z. B. Kundenzufriedenheit nach Abschluss eines Prozesses soll mindestens bei 90 Prozent liegen).
- Die Prozesskarte wird dann finalisiert. Dabei sollte auch eine Analyse durchgeführt werden, um Schwachstellen zu erkennen und sicherzustellen, dass die Darstellung korrekt ist. Änderungen können an dieser Stelle noch vorgenommen werden.
- Die fertige Prozesskarte wird mit dem Team und allen beteiligten Personen geteilt.
- Process Maps sollten regelmäßig überprüft, aktualisiert und angepasst werden, um die Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
