Die digitale Personalakte, die alle Probleme löst
Ersetzen Sie Papierkram durch eine Dokumentenmanagement-Software und greifen Sie einfach und sicher von überall auf digitale Mitarbeiterakten zu.
Digitale Personalakte rechtlich verpflichtend – jetzt fristgerecht umstellen
Seit Januar 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, bestimmte Dokumente digital vorzuhalten. Ab 2026 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, eine digitale Personalakte zu führen – mit Übergangsfrist bis 31.12.2026. Factorial macht die Umstellung DSGVO/BDSG-konform und revisionssicher.
Pflicht & Migration bis 31.12.2026
Geführte Umstellung mit strukturierter Ablage, Datenimporten und Checklisten – inkl. sauberer Trennung zulässiger Inhalte und lückenlosem Audit-Trail.
Sicher & zugriffsgesteuert
Feingranulare Rollen/Berechtigungen, verschlüsselte Speicherung und revisionssichere Protokolle; Mitarbeitende erhalten Einsichtsrechte nach Bedarf.
Aufbewahrung & Löschung mit Nachweis
Fristüberwachung (z. B. 2/5/6 Jahre, Verjährung) mit Workflows und Erinnerungen für kontrollierte Löschung – lückenlos im Audit-Trail nachweisbar.
Eine einzige Plattform für all Ihre Dokumente
Halten Sie alles organisiert, um Ihre Produktivität zu steigern. Nutzen Sie Factorial, um Workflows für das Dokumentenmanagement einzurichten.
Dokumente von Mitarbeitern anfordern
Senden Sie Sammelanfragen an Ihre Mitarbeiter, damit sie Dateien in ihr Mitarbeiterportal hochladen.
Sie haben von überall, auch über Ihre mobile App, papierlos einfachen und sicheren Zugriff auf alle Ihre HR-Dokumente.
Erstellen Sie Dokumente mit ausfüllbaren Feldern, indem Sie die bereits in Ihren HR-Akten vorhandenen Mitarbeiterinformationen verwenden.
Erstellen Sie Workflows, um Mitarbeiterdokumente während des Onboardings mit ausfüllbaren Vorlagen zu sammeln.
Sparen Sie Zeit und Papier mit Factorial für Ihr gesamtes Unternehmen
Elektronisches Dokumentenmanagement ist heute eine lohnende Investition – werfen wir einen Blick auf die Daten!
40 %
geringere Gemeinkosten
bei der Umstellung von einem papierbasierten System auf elektronisches Dokumentenmanagement.
50 %
mehr Zeitersparnis
bei manuellen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Ausfüllen und Ablegen von Dokumenten.
6 Tage
pro Jahr
werden mit Factorial gespart, die Mitarbeiter durchschnittlich mit der Suche nach Dokumenten verbringen.
Integrieren Sie das Dokumentenmanagement in alle Bereiche Ihrer HR-Prozesse
Unsere Dokumentenmanagement-Tools verringern den Aufwand für Papierkram, indem sie den Dokumentenmanagement-Prozess automatisieren. Binden Sie es in alle Ihre HR-Prozesse ein.
Die sicherste und zuverlässigste Option
Keine Sorgen mehr über verlorene oder gestohlene Dokumente. Mit Factorial behalten Sie den Überblick darüber, wer von wo auf welche Dokumente zugreifen kann.
Berechtigungssystem
Berechtigungen für Mitarbeiter festlegen und den Zugriff verwalten, sodass nur bestimmte Personen Dokumente einsehen und herunterladen können.
Datenverschlüsselung
Unsere Zertifizierungen und Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten, dass unsere Software den bundes- und international geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht.
Sicherer Login
Fügen Sie eine zusätzliche Schutzebene mit erweitertem Single Sign-On-Schutz hinzu. Passen Sie die Sicherheitseinstellungen an Ihre Bedürfnisse an.
Lesen Sie, was unsere Kunden zu sagen haben
Sehen Sie sich an, was Personen mit denselben Problemen wie Sie über Factorial sagen.
Häufig gestellte Fragen zum Dokumentenmanagement
Sehen Sie unten, welche Fragen andere Nutzer gestellt haben. Haben Sie noch Fragen? Wir sind hier, um Ihnen zu helfen – buchen Sie eine kostenlose Demo, und wir werden uns gerne bei Ihnen melden.
Was ist eine Dokumentenmanagement-Software?
Dokumentenmanagement-Software (DMS) ist ein digitales System zur Speicherung, Verwaltung und Verfolgung von Mitarbeiterakten, egal ob es sich um elektronische Dokumente oder Scans von Papierdokumenten handelt.
Wie funktioniert DMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihnen, Mitarbeiterakten durch automatisierte Workflows und ein anpassbares Berechtigungssystem im Blick zu behalten. Damit können Sie Dokumente in großen Mengen anfordern und versenden sowie sicherstellen, dass Ihre Dateien sicher und organisiert sind. Um ein tieferes Verständnis dafür zu bekommen, wie ein Dokumentenmanagementsystem funktioniert, buchen Sie eine kostenlose Demo mit einem Produkt-Spezialisten von Factorial.
Ist Factorial nur eine Dokumentenmanagement-Software?
Obwohl Factorial eine hervorragende Lösung für die Organisation und Speicherung Ihrer Unternehmensdokumente und Mitarbeiterakten ist, ist das Dokumentenmanagement nur eine der vielen Funktionen, die wir anbieten. Factorial ist eine HR-Software mit Funktionen für Zeitverfolgung, PTO-Management, Schichtplanung, Mitarbeiterbewertung und Ausgabenverwaltung sowie Dokumentenmanagement. Außerdem stellen wir Ihnen Werkzeuge zur Verfügung, um Berichte für Ihr HR-Team zu erstellen und zu exportieren. Um einen umfassenden Überblick über alle Möglichkeiten von Factorial zu erhalten, buchen Sie eine kostenlose Demo mit einem Produktspezialisten.
Ist Factorial sicher?
Factorial ist sicher. Wir verpflichten uns, unseren Nutzern eine Software anzubieten, die zu 100 % sicher ist und den neuesten Anforderungen an den Datenschutz entspricht. Weitere Informationen finden Sie in unserer Sicherheitsrichtlinie: Sicherheitsrichtlinie.
Für welche Unternehmen ist Factorial geeignet?
Factorial wurde mit kleinen und mittelständischen Unternehmen im Sinn entwickelt. Unsere Mission ist es, Unternehmen beim Wachstum zu unterstützen, indem wir Ihnen alle Werkzeuge zur Verfügung stellen, die Sie benötigen, um alle Aspekte der Personalverwaltung, Mitarbeiterentwicklung und Finanzprozesse, die zum Betrieb Ihres Unternehmens gehören, zu managen.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte beinhaltet alle relevanten Daten und Unterlagen von Arbeitnehmer*innen in elektronischer Form.
Ab wann ist die digitale Personalakte Pflicht?
Schon im Jahr 2020 hat der Gesetzgeber festgesetzt, dass ab dem 1. Januar 2022 Entgeltunterlagen in Deutschland elektronisch geführt werden müssen.