Sind in Ihrem Unternehmen die Klagen über gerissene Deadlines groß? Die Dauer von Projekten wird Ihrer Meinung nach noch zu oft aus dem Bauch heraus geschätzt, statt fundierte Prognosen darüber zu treffen? Kritische Abhängigkeiten werden manchmal erst identifiziert, wenn sie Projekte schon aus der Bahn geworfen haben?
Vielleicht ist dann die PERT-Methode der Schlüssel zum künftigen (Projekt-)Erfolg: Sie hat ihre Ursprünge immerhin in der Raketenindustrie – und brachte da schon, im wahrsten Wortsinn, so einige Projekte hoch hinaus.
Kurz erklärt
- PERT steht kurz für „Program Evaluation and Review Technique“: Dabei werden zeitliche Abläufe und Abhängigkeiten innerhalb eines Projekts visualisiert.
- Die PERT-Methode im Projektmanagement unterstützt Projektverantwortliche bei der Planung und perspektivischen Analyse. Allen voran die antizipierte Dauer einzelner Projektschritte steht im Fokus.
- Der PERT-Chart basiert auf drei zeitlich bedingten Szenarien: Einem optimistischen, wahrscheinlichen und pessimistischen Szenario.
Was ist die PERT-Methode?
Mit der PERT-Methode lassen sich Projektabläufe evaluieren und analysieren. Ausgeschrieben bedeutet PERT „Program Evaluation and Review Technique“, erstmals eingesetzt wurde das daraus resultierende Diagramm von der US-Navy beim Test der ballistischen Polaris-Rakete, später noch in der Raumfahrt.
Herzstück der PERT-Methode sind einerseits der analytische PERT Chart, andererseits die Visualisierung über ein PERT-Diagramm. Beides zusammen resultiert in einem grafisch dargestellten Zeitplan für das Projekt, bei dem die Abhängigkeiten einzelner Projektschritte erkenntlich sind.
Wann wird die PERT-Methode genutzt?
Vorwiegend bei komplexen Projekten mit großen zeitlichen Abhängigkeiten. Selbige stehen bei PERT im Mittelpunkt. Die Methode eignet sich ebenso, wenn Sie selbst gar nicht so sicher sind, wie viel Zeit Sie für einzelne Projektschritte und -phasen einplanen sollten.
Dass sich so ein PERT-Diagramm selbst bei hochkomplexen und zeitsensiblen Projekten bewährt, verdeutlichen schon die Ursprünge im US-Militär und der heutigen Nutzung in der Raumfahrt. Sie müssen aber weder in einem U-Boot sitzen noch Astronauten in den Weltraum befördern, um von der PERT-Methode im Projektmanagement zu profitieren.
Probieren Sie es mit PERT, wenn …
- … Sie proaktiv zeitliche Abläufe und Abhängigkeiten realistisch planen wollen
- … Sie nicht nur ein Optimal-, sondern auch ein wahrscheinliches und sogar pessimistisches Szenario antizipieren müssen
- … Sie bereits in der Projektplanungsphase wissen möchten, bei welchen Schritten Verzögerungen kritisch wären
- … Sie Ihr Team und weitere Ressourcen optimal auf einzelne Phasen und Schritte verteilen möchten
- … Sie einen grafisch dargestellten Fahrplan (das PERT-Diagramm) präferieren, weil Sie oder Teammitglieder visuelle Hilfsmittel schätzen
Wie wichtig derartige Projekt-Optimierungen sind, zeigt eine erstaunliche Statistik: Projektarbeit ist zu rund einem Drittel für Deutschlands Wirtschaftskraft verantwortlich.
Welche vier Schritte werden in PERT verwendet?
Das PERT-Modell steht auf drei Säulen, die allesamt unabdingbar sind. Zunächst erfassen Sie für sich selbst den kompletten Projektzyklus, anschließend begleiten wir Sie durch die 3-Punkte-Methode, danach können Sie die Ergebnisse aus beidem visualisieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihr PERT-Diagramm:
1. Identifizieren Sie alle Aufgaben innerhalb des Projekts
Eigentlich selbsterklärend: Möchten Sie ein Projekt erfolgreich bewältigen, müssen Sie zunächst wissen, was bis zum erfolgreichen Abschluss getan werden muss. Tragen Sie also alle Projektaktivitäten zusammen und legen Sie eine kohärente Reihenfolge fest.
2. Ermitteln Sie Abhängigkeiten einzelner Projektschritte
Bringen Sie in Erfahrung, welche einzelnen Aufgaben in Abhängigkeit zueinander stehen und was stattdessen parallel laufen kann. Beispiel: Ihre Grafikerin kann erst eine Grafik erstellen, wenn die nötigen Daten dafür vorhanden sind. Ein Verpackungsdesigner erst eine Verpackung kreieren, wenn die Produktform und -maße final feststehen.
3. Nehmen Sie eine Zeit- und Aufwandsschätzung vor
Hier schätzen Sie ab, wie lange einzelne Schritte optimistisch, realistisch und pessimistisch betrachtet wahrscheinlich dauern. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt „Was ist die Drei-Punkt-Methode?“ – inklusive einer Beispielrechnung.
4. Erstellen Sie Ihren Projektplan
Nun, wo Sie alles haben, können Sie Ihr PERT-Diagramm entwerfen und damit einen Projektplan bzw. Netzplan entwickeln, der kritische Abhängigkeiten visualisiert. Diese Abhängigkeiten heben Sie ebenso hervor wie Projektschritte ohne kritische Abhängigkeiten. Knotenpunkte zeigen Meilensteine an, am Ende verbinden Sie die einzelnen Aufgaben in dem Diagramm dementsprechend.
Was ist die Drei-Punkt-Methode? Der PERT-Chart und seine Zeitschätzungen
PERT ist an die Netzplantechnik angelehnt und agiert ein wenig wie ein Blick in die symbolische Glaskugel: Damit der verlässlich ist, entwickeln Sie für jede Projektaufgabe drei Szenarien. Das optimistische, wahrscheinliche und pessimistische Szenario.
Dabei gehen Sie so vor:
- optimistisches Szenario (o) ist die minimal benötigte Zeit, wenn alles optimal verläuft
- wahrscheinliches Szenario (w) ist eine realistische Schätzung, beispielsweise anhand von vergleichbaren Projekten
- pessimistisches Szenario (p) bildet Ihre Erwartungshaltung ab, wenn hier und da etwas schiefgeht
Die Abkürzungen in Klammern haben wir nicht grundlos genutzt. Es lässt sich (leider) nicht verhindern, jetzt wird es kurz mathematisch. Aus den drei Szenarien bilden Sie nun nämlich mit einer festen Formel den gemittelten Erwartungswert (TE).
Die Formel dafür lautet:
TE = (o + 4w + p) / 6
Wie das praktisch aussieht, zeigen wir im nächsten Abschnitt.
Beispiel für die Berechnung bei einem PERT-Chart
Nehmen wir an, dass im Zuge Ihres Projekts eine Marktanalyse erforderlich ist. Weil Sie ohne die Ergebnisse der Marktanalyse wichtige Produkteigenschaften nicht weiter bestimmen können, ist diese Marktanalyse kritisch für den Projekterfolg. Sie müssen folglich möglichst genau antizipieren, wie viel Zeit dafür anfällt, damit daran angeschlossene Aufgaben nicht in Verzug geraten.
In der Praxis könnte das so aussehen:
- optimistisch: 3 Tage
- wahrscheinlich: 5 Tage
- pessimistisch: 9 Tage
Erwartete Dauer (TE): (3 + 4×5 + 9) / 6 = 5,33 Tage
Merken Sie sich dafür: Das wahrscheinliche/realistische Szenario wird immer übergewichtet, deshalb findet da immer eine Multiplikation mit dem Faktor 4 statt.
Ob Ihre Berechnungen korrekt waren und ob das Projekt zeitlich im Plan liegt, behalten Sie mit der Factorial Projektzeiterfassung konsequent im Blick. Die Business Management Software von Factorial schafft zudem Transparenz in der Budgetierung und bei erfolgten Ausgaben. Für unsere Kunden*innen antizipieren wir deshalb mental gleich ein noch optimistisches Szenario.
