Mitarbeitergespräch vorbereiten: So gelingt das Personalgespräch!

Das Mitarbeitergespräch ist ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements. Hier können Mitarbeiter und Vorgesetzte Feedback austauschen.

Für Unternehmen bedeutet das: Zuhören und Chancen wahrnehmen. Dennoch gibt es auch einiges, was Vorgesetzte hier falsch machen können. Das Ergebnis kann mitarbeiterbindend oder auch abschreckend sein.

Damit die Mitarbeiterbindung funktioniert und Mitarbeitergespräche zu positiver Veränderung im Unternehmen führen, sollten Vorgesetzte das Mitarbeitergespräch vorbereiten. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie das am besten machen, welche Themen Sie besprechen können und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Was ist ein Mitarbeitergespräch/One-to-One?

Mitarbeitergespräche gehören zum wichtigsten Instrument der Personalführung. In der Regel finden solche Gespräche zwischen einem Mitarbeiter und einem Vorgesetztem in regelmäßigen Abständen statt.

Das ist wichtig, da die besprochenen Inhalte der Gespräche im Gedächtnis bleiben sollen und nur so der Lerneffekt greift. Aus diesem Grund sollten diese Gespräche mehrmals im Jahr geführt werden. Beispielsweise zum Ende jeden Quartals. Gibt es ein akutes Problem, sollte dies natürlich sofort angesprochen und nicht erst bis zum Gespräch in drei Monaten gewartet werden.

Was sind Anlässe für ein Mitarbeitergespräch?

Neben den gängigen regelmäßigen Gesprächen gibt es auch einige besondere Anlässe für Mitarbeitergespräche.

• Ende der Probezeit
• Kündigungen
• Beförderungen
• Rückkehr nach Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit
• Herausragende oder miserable Leistungen
• Streitigkeiten und Konflikte bzw. Konfliktmanagement
• Prozessänderungen, Umstrukturierungen
• Nichteinhaltung von Regeln
• Arbeitsunfälle
• Lohn- bzw. Gehaltsverhandlungen

Welche Ziele verfolgt das Mitarbeitergespräch bzw. Team-Meeting?

In einem Unternehmen treffen Menschen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten, Rollen und Meinungen aufeinander. Dass da nicht immer alles reibungslos abläuft, ist klar. Mitarbeitergespräche zielen deshalb u.a. darauf ab, dass sich die Zusammenarbeit verbessert, ein harmonisches und geregeltes Miteinander möglich und ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet ist.

Eine gut umgesetzte Kommunikation mit den Mitarbeitern ermöglicht es Unternehmen, Feedback einzuholen, Ziele zu definieren, Strategien zu entwickeln und gegebenenfalls zu ändern.

Darüber hinaus erhalten Mitarbeiter dank dieser Methode der Personalbeurteilung Feedback zu ihrem aktuellen Leistungsstand. Darauf basierend lassen sich Ziele, Perspektiven und eventuell neue Verantwortungsbereiche für die nächsten Monate ausarbeiten.

Im Fokus des Mitarbeitergesprächs steht die Weiterentwicklung und Motivation des Mitarbeiters. Gut geführte Mitarbeitergespräche zeigen Interesse von Seiten des Unternehmens, so dass sich Mitarbeiter wertgeschätzt und verstanden fühlen. Das stärkt auf Dauer die Mitarbeiterbindung.

Themen werden im Mitarbeitergespräch: Feedback & Mitarbeiterentwicklung & Co. 

Mitarbeitergespräche drehen sich um einen oder mehrere bestimmte Inhalte mit einer klaren Zielsetzung. Eine gute Vorbereitung ist essentiell für einen zielführenden Dialog. Am Ende des Gesprächs sollten beide Gesprächspartner eine Einigung finden, damit sie gemeinsam an den ausgearbeiteten Zielen arbeiten und im nächsten Mitarbeitergespräch daran anknüpfen können.

Die folgenden Themen bieten sich für das Personalgespräch an:

• Erwartungen kommunizieren
• Feedback geben und besprechen
• Leistungen der letzten Monate besprechen und dabei sowohl Kritik und Verbesserungsvorschläge äußern als auch Wertschätzung und Lob aussprechen
• Probleme besprechen und Unklarheiten aus dem Weg schaffen (z.B. auffällige Fehlzeiten, Beschwerden, Abmahnungen, persönliche Probleme)
• Weiterbildungsmöglichkeiten besprechen
• Kernkompetenzen besprechen und gegebenenfalls neue Verantwortungsbereiche übertragen
• Wünsche äußern
• Kündigungsgespräch führen
• Aufgabenbereich und einzelne Aufgaben des Mitarbeiters besprechen
• Neue Ziele setzen

Aufbau eines Mitarbeitergesprächs

Eine gute Vorbereitung verleiht dem Gespräch eine Struktur, welche beiden Gesprächspartnern hilft, ein Thema nach dem anderen abzuarbeiten. So können Sie das Mitarbeitergespräch vorbereiten:

Struktur und Vorbereitung

Welche Themen behandelt werden, sollten Sie vor dem Gespräch aufschreiben. Ordnen Sie Ihre Gedanken, um während des Gesprächs nicht ins Straucheln zu geraten. So können Sie gemeinsam an Zielen und Lösungen arbeiten.

1. Setzen Sie sich ein Ziel für das Gespräch. Warum führen Sie dieses Gespräch und was wollen Sie erreichen?
2. Wie wollen Sie dieses Ziel erreichen? Überlegen Sie sich eine Strategie.
3. Wie könnte Ihr Gegenüber reagieren und was wäre eine angemessene Reaktion Ihrerseits?
4. Ist eine abweichende Meinung Ihres Gegenübers zu erwarten? Wie könnte man einen Kompromiss finden? Seien Sie auf Gegenwind vorbereitet.
5. Lässt sich eine Lösung finden, die beiden Gesprächspartnern zusagt?
6. Wie soll es nach dem Gespräch weitergehen? Gibt es eine neue Zielsetzung?

Beschaffen Sie sich aussagekräftige Zahlen, Daten und Fakten, um Ihre Argumente zu untermalen. Dabei können ehemalige Leistungsbeurteilungen und Analysen hilfreich sein, die sich gegebenenfalls schon in Ihrer HR Software finden.

3 Phasen

Während des Gesprächs sollten Sie die folgenden 3 Phasen eines Mitarbeitergesprächs im Blick behalten:

1. Anlayse und Feedback: Analysieren Sie die aktuelle Situation: Wie zufrieden sind Sie? Was sind Erfolge bzw. Misserfolge, die Ihnen auffallen? Laut einer Umfrage der ManPower Group von 2017 (Quelle: Statista) ist es genau dieses Interesse, das sich Mitarbeitende von ihren Führungskräften wünschen.
2. Planung und Zielsetzung: Welche Ziele streben Sie an? Was soll sich verändern?
3. Perspektive: Was wünscht sich der Mitarbeiter? Welche Optionen zur Weiterentwicklung gibt es? Wie kann der Mitarbeiter weiter gefördert werden?

8 Tipps für Führungskräfte

Im Dialog mit dem Personal soll ein Austausch stattfinden, bei dem beide Seiten ihre Anliegen äußern sollen. Darüber hinaus ist ein wichtiger Bestandteil jedoch auch, zuzuhören. Nur so können Mitarbeiter und Vorgesetzte auf einen Nenner kommen. Damit dies klappt und Probleme konkret angegangen und nachhaltig Lösungen gefunden werden können, gilt es einige Verhaltensregeln zu beachten:

1. Ausreden lassen: Lassen Sie Ihren Gesprächspartner nicht nur zu Wort kommen, sondern hören Sie ihm bis zum Ende zu. Unterbrechen Sie ihn nicht mitten im Satz, sondern lassen Sie ihn seinen Gedanken bis zum Ende ausführen. Zu einem Dialog gehören immer zwei Aspekte: Aktives zuhören und selbst reden. Achten Sie darauf dass die Dialoganteile ausgeglichen sind.
2. Nachfragen: Zum aktiven Zuhören gehört auch gezieltes Nachfragen, um Missverständnisse zu vermeiden und ehrliches Interesse zu zeigen.
3. Kerninhalte in eigenen Worten zusammenfassen: Auch das hilft, Missverständnisse zu vermeiden und dem Gespräch eine Struktur zu geben.
4. Freundliche Körperhaltung: Schenken Sie Ihrem Gesprächspartner Ihre volle Aufmerksamkeit. Dazu gehört auch eine offene zugewandte Körperhaltung. Schauen Sie Ihrem Gegenüber in die Augen und schenken Sie ihm ein Lächeln. Vermeiden Sie dagegen verschränkte Arme, eine abgewandte Körperhaltung und zum Beispiel den Blick auf die Uhr.
5. Aufmerksamkeit: Vermeiden Sie Unterbrechungen durch beispielsweise Telefonate oder E-Mails.
6. Safe space: Sorgen Sie dafür, dass das Gespräch in einem geschlossenen Raum stattfindet, wo sich keine anderen Mitarbeiter befinden, die das Gespräch mitbekommen oder dazwischen kommen können. Nur so kann ein offener und ehrlicher Austausch stattfinden und Probleme direkt angesprochen werden.
7. Klare Aussagen und positive Ausdrucksweise: Vermeiden Sie ungenaue Aussagen und stützen Sie sich stattdessen auf Fakten und bleiben Sie realistisch.
8. Verantwortung übernehmen: Gerade bei Konfliktgesprächen sollten Sie Anschuldigungen und Vorwürfe vermeiden. Kommunizieren Sie stattdessen in Ich-Botschaften (z.B. statt: “Sie erscheinen unpünktlich zu jedem Meeting.” besser: “Ich warte in jedem Team Meeting auf Sie und fühle mich dadurch nicht ernstgenommen.”)

Beispiele für Fragen

Das Mitarbeitergespräch soll u.a. dazu dienen, herauszufinden, wie sich Arbeitnehmer fühlen. Nicht immer ist es einfach, die richtigen Worte zu finden. Die folgenden Beispielfragen für Vorgesetzte können hilfreich sein, wenn Sie Ihr Mitarbeitergespräch vorbereiten.

• Was steht gerade an, an welchen Projekten arbeiten Sie?
• Gibt es Probleme, bei denen ich Sie unterstützen kann?
• In welchen Bereichen würden Sie sich gerne weiterentwickeln? Was möchten Sie lernen?
• Sind Sie mit Ihren Aufgaben zufrieden?
• Gibt es etwas, was Sie ansprechen möchten?
• Was würden Sie sich noch wünschen?

✔️ Checkliste: Mitarbeitergespräch vorbereiten

Ziele erreicht man nur, wenn man einen Plan hat. Mit der Checkliste können Sie Ihre Struktur konkretisieren und Ihr Mitarbeitergespräch vorbereiten. Nur wenn Probleme offen besprochen und gemeinsam Lösungswege ausgearbeitet werden, können beide Gesprächspartner motiviert und mit einem positiven Gefühl aus dem Gespräch herausgehen.

Damit Führungskräfte gut vorbereitet ins Mitarbeitergespräch gehen können, können Sie sich an dieser Checkliste orientieren:

1. Die Vorbereitung

• Organisation: Mitarbeiter über Zeit- und Treffpunkt sowie über den Inhalt des Gesprächs informieren, rechtzeitig einen Raum reservieren.
• Gesprächsinhalt und die Themen: Sammeln Sie konkrete Beispiele für bestimmte Situationen. Welches Resultat soll aus dem Gespräch hervorgehen? Mitarbeiterkenntnis (Aufgaben, Stärken, Schwächen, persönliche Situation), bereiten Sie sich auf mögliche Reaktionen vor.

2. Das Gespräch

• Schaffen Sie eine angenehme, sichere und ruhige Gesprächsumgebung.
• Geben Sie Ihrem Gesprächspartner einen Überblick über die zu besprechenden Themen.
• Lassen Sie den Mitarbeiter zu Wort kommen und hören Sie zu.
• Schreiben Sie mit.
• Einigen Sie sich auf ein gemeinsames Ziel und besprechen Sie den weiteren Verlauf nach dem Gespräch.

3. Der weitere Verlauf

• Notieren Sie positive Aspekte und Verbesserungsvorschläge für das nächste Mitarbeitergespräch.
• Arbeiten Sie gemeinsam an den herausgearbeiteten Zielen.

Verwalten Sie alle Ihre Personalprozesse mit der HR Software von Factorial – jetzt kostenlos testen.