Leitfaden: Alles zur Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung

Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, werden Sie nicht umhinkommen, sich mit einer Reihe von Problemen im Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement auseinanderzusetzen. Tatsächlich bezieht sich eine der am häufigsten gestellten Fragen neuer Mitarbeiter auf die Urlaubsregelung des Unternehmens.

Damit Sie die Fragen Ihrer Mitarbeiter zu diesem Thema beantworten können, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen unbezahltem und bezahltem Urlaub zu verstehen, die verschiedenen Abwesenheitsarten zu kennen und natürlich über die gesetzlichen Grundlagen informiert zu sein.

In diesem übersichtlichen Leitfaden finden Sie alles, was Sie über das Abwesenheits- und Urlaubsmanagement von Mitarbeitern wissen müssen.

Gesetzliche Regelungen zum Urlaub

Um die Urlaube und Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter richtig zu verwalten, müssen Sie zunächst die gesetzlichen Regelungen kennen. Denn die Inanspruchnahme von Urlaub und Abwesenheit ist streng geregelt, sei es in Bezug auf die Anzahl der Urlaubstage, die einem Mitarbeiter zustehen, die Begründung seiner Abwesenheit, die Vergütung während des Urlaubs usw.

Urlaub: Definition laut Gesetz

Urlaub ist eine bezahlte Freistellung von Arbeitnehmern zum Erhalt der Arbeitskraft und ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Der Zweck des Urlaubs ist die Erholung, deshalb dürfen Mitarbeiter während ihres Urlaubs keine diesem Zweck widersprechende Erwerbstätigkeit leisten.

Aus diesem Grund werden Mitarbeitern auch keine Urlaubstage berechnet, sollten sie während ihres Urlaubs erkranken, vorausgesetzt sie können ein ärztliches Attest vorweisen.

Es gibt allerdings auch Sonderformen des Urlaubs, die keine bezahlte Freistellung darstellen (siehe Arten von Urlaub und Abwesenheiten).

Urlaubsverwaltung digitalisieren

Gesetzlicher Urlaubsanspruch 

In Deutschland hat jeder Mitarbeiter bei einer 5-Tage-Woche einen gesetzlichen Anspruch auf mindestens 20 Urlaubstage pro Jahr. So können sie sich erholen und den Alltag für ein paar Tage vergessen.

Kommt es zur Berechnung der Urlaubstage, gibt es jedoch einige wichtige Regeln zu beachten. Beispielsweise hängt die Berechnung davon ab, ob Ihre Mitarbeiter in Vollzeit oder Teilzeit arbeiten, oder ob es sich um einen Minijob handelt. Aber auch die Handhabung des Urlaubsanspruchs bei einer Kündigung ist etwas, das alle Personaler, die für die Urlaubsverwaltung verantwortlich sind, wissen müssen.

👉 So berechnen Sie den Urlaubsanspruch für Ihre Mitarbeiter

Urlaubsübertragung

Auch wenn der Urlaubsanspruch vorsieht, Mitarbeitern eine ausreichende Erholung pro Jahr zu bieten, kommt es manchmal dazu, dass nicht alle Urlaubstage in Anspruch genommen werden. In gewissen Fällen kann der Urlaub dann ins Folgejahr übertragen werden.

Aber auch hier gibt es wichtige Aspekte, die Sie beachten sollten. Darunter zählen unter anderem, die Gründe die Urlaubsübertragung rechtfertigen, die Übertragung von Urlaubstagen bei einem Arbeitgeberwechsel, die Übertragungsfrist und mehr.

👉 So funktioniert die Urlaubsübertragung ins Folgejahr

Gesetzliche Feiertage in Deutschland 2020

Auch die gesetzlichen Feiertage sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn es um die Verwaltung Ihrer Belegschaft geht. Je nachdem, ob Sie mehrere Standorte haben, können verschiedene Team an unterschiedlichen Tagen frei haben. Viele Mitarbeiter nehmen aber auch gerne einen Brückentag, um die gesetzlichen Feiertage am besten nutzen zu können.

👉 Alle gesetzlichen Feiertage 2020 nach Bundesländern

Arten von Urlaub und Abwesenheiten

Eine der Schwierigkeiten in der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung Ihrer Mitarbeiter, ist die Vielzahl der Abwesenheitsarten. Davon hat jede unterschiedliche gesetzliche Regelungen und nicht bei jeder Art besteht ein gesetzlicher Anspruch für Arbeitnehmer.

In diesem Abschnitt erhalten Sie alle wichtigen Informationen zu den wichtigsten Abwesenheitsarten:

  • Urlaub
  • Unbezahlter Urlaub / Freistellung
  • Sabbatical
  • Betriebsferien
  • Krankheit
  • Remote Work
  • Mutterschutz
  • Elternzeit
  • Bildungsurlaub
  • Sonderurlaub (Umzug, Heirat, Trauerfall, etc.)

Unbezahlter Urlaub

Der bezahlte Urlaub, der Arbeitnehmern zusteht, kann zusätzlich mit unbezahlten Urlaubstagen ergänzt werden. Dieser unbezahlte Urlaub, oder auch Freistellung, muss vom Mitarbeiter bei seinem Arbeitgeber beantragt werden. Je nach Vereinbarung muss oder kann der Vorgesetzte dem Antrag zustimmen.
Unter welchen Bedingungen ein Arbeitnehmer Anspruch auf unbezahlten Urlaub hat, wie lange er dauern darf und was mit bezüglich der Versicherungen zu beachten ist, erfahren Sie in hier.

👉 Mehr über den unbezahlten Urlaub erfahren

Sabbatical

Das Sabbatical, oder auch Sabbatjahr, ist ein Arbeitszeitmodell, das eine längere Pause von der Arbeit bezeichnet. Häufig nutzen Arbeitnehmer diese Art der Freistellung für eine längere Reise oder Weiterbildungsmaßnahmen. Jedoch besteht kein gesetzlicher Anspruch auf diesen Sonderurlaub

Für Unternehmen ist es wichtig zu wissen, welche Modelle es zur Umsetzung des Sabbaticals gibt, welche Vor- und Nachteile diese Art des Urlaubs bringt, und was mit dem urlaubsanspruch während des Sabbatjahr passiert.

👉 Alles, was Sie über Sabbaticals wissen müssen

Betriebsurlaub

Unter Umständen können Arbeitgeber den Betriebsurlaub, oder auch Betriebsferien anordnen. Das ist zum Beispiel dann gerechtfertigt, wenn die Auftragslage besonders niedrig ist, Umbauarbeiten stattfinden oder sonstige wichtige betriebliche Gründe vorliegen, die es Mitarbeitern unmöglich machen, ihrer Arbeit nachzugehen.

Dabei müssen Unternehmen die Betriebsferien frühzeitig ankündigen, da diese Einfluss auf die Urlaubstage der Mitarbeiter haben. Doch was passiert, wenn Mitarbeiter keine Urlaubstage mehr übrig haben?

👉 Alles Wissenswerte zum Thema Betriebsferien

Krankenstand 

Ein Grund, weshalb Ihre Mitarbeiter nicht im Büro erscheinen können, ist die Krankmeldung. Krankenstand ist ganz gewöhnlich  und gehört zu jedem Unternehmensalltag. Sollten Ihre Mitarbeiter allerdings für einen längeren Zeitraum arbeitsunfähig sein, ist es als Arbeitgeber Ihre Pflicht ein Verfahren zur Wiedereingliederung anzubieten – das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM).

Die Pflicht einen BEM-Prozess einzuleiten entsteht, wenn ein Mitarbeiter mindestens sechs Wochen am Stück oder an insgesamt 30 Werktagen von 42 Kalendertagen krankheitsbedingt gefehlt hat. Diese Fehltage müssen zudem durch ein ärztliches Attest nachgewiesen werden können.

👉 Was Sie beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement beachten müssen

Remote Work

Bei der Remote Work, oder auch Telearbeit, handelt sich zwar nicht um eine Auszeit oder Freistellung der Mitarbeiter. Allerdings sind diese außer Haus, was auch die Verwaltung und Planung der Belegschaft beeinflusst. Daher ist es empfehlenswert Remote Work ebenfalls als eine Abwesenheitsart mit aufzunehmen und sich die Mitarbeiter zu notieren, die an bestimmten Tagen außerhalb des Büros arbeiten.

Doch was genau versteht man unter Remote Work, welche Vor- und Nachteile hat diese für Arbeitnehmer und Arbeitgeber und wie können Unternehmen dies am besten umsetzen?

👉 Alles, was Sie zu Remote Work wissen müssen

Mutterschutz

Kurz vor und nach der Geburt des Kindes werden Arbeitnehmerinnen von der Arbeit freigestellt, um sich auf die neue Lebenssituation einstellen zu können und sich von der Geburt zu erholen. Da sie in dieser Zeit nicht arbeiten, muss es für sie einen besonderen Schutz geben, der durch das Mutterschutzgesetz festgelegt wird.

Dazu zählen unter anderem ein Beschäftigungsverbot vor und nach der Geburt, ein besonderer Kündigungsschutz, der Schutz der Gesundheit am Arbeitsplatz, ebenso wie die Sicherung des Einkommens.

👉 Alles, was Arbeitgeber zum Mutterschutz wissen müssen

Elternzeit

Elternzeit beschreibt eine unbezahlte Auszeit von der Arbeit und steht sowohl Müttern als auch Vätern zu. Mitarbeiter haben Anspruch auf Elternzeit, um ihr Kind bis zu 3 Jahre zu betreuen. Dabei haben nicht nur biologische Eltern, sondern auch Adoptiveltern und in manchen Fällen die Großeltern einen Anspruch, Elternzeit zu nehmen.

Während der Elternzeit erhalten Arbeitnehmer kein Gehalt. Stattdessen besteht für sie die Möglichkeit, Elterngeld zu beziehen. Außerdem besteht ein besonderer Kündigungschutz für Mitarbeiter während dieser Zeit.

👉 Alles Wissenswerte zum Thema Elternzeit

Bildungsurlaub

Den meisten Arbeitnehmern ist nicht bewusst, dass sie einen Anspruch auf Bildungsurlaub haben. Dabei ist dieser hiflreich für die berufliche Weiterbildung, wovon sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber profitieren.

Beim Bildungsurlaub werden Mitarbeiter von der Arbeit freigestellt, um sich weiterzubilden. Neben dem regulären Jahresurlaub müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern bezahlten Urlaub gewähren, wenn sie diesen für Fortbildungen verwenden. Hierfür hat jedes Bundesland allerdings seine eigenen Regelungen.

👉 Alles zum Thema Bildungsurlaub für Mitarbeiter

Sonderurlaub

Der Gesetzgeber sieht bei besonderen Ereignissen oder Zwischenfällen Sonderurlaub vor. Dabei handelt es sich allerdings nicht um Erholungsurlaub. Vielmehr spricht man von einer Freistellung von der Arbeit, beispielsweise bei der Eheschließeung, Geburt des Kindes oder aus anderen Gründen.

Dabei handelt es sich um eine gesetzliche Regelung, die im § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) verankert ist. Demnach wird ein Arbeitnehmer vom Dienst freigestellt und erhält weiterhin seinen Lohn, wenn:

  1. er die Situation nicht selbst verschuldet hat
  2. direkt betroffen ist
    und
  3. die Dauer der Freistellung verhältnismäßig nicht so sehr ins Gewicht fällt.

👉 Welches die genauen Voraussetzungen für Sonderurlaub sind, erfahren Sie hier

Lösungen für eine effiziente Urlaubsverwaltung

Um alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter immer im Blick zu behalten und Überschneidungen in Teams zu vermeiden, sollten Sie eine effiziente Lösung der Urlaubsverwaltung in Ihrem Unternehmen einführen.

Urlaubsplaner in Excel

Eine simple und ziemlich kostengünstige Urlaubsverwaltung stellt der stellt die manuelle Verwaltung in Excel dar. Hier können Sie nach der Genehmigung des Urlaubsantrag der Mitarbeiter die jeweiligen Tage im entsprechenden Monat des Kalenderjahres eintragen.

Dieser Ansatz zur Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten nimmt allerdings sowohl für Personalmanager als auch für Mitarbeiter viel Zeit in Anspruch, da viel Kommunikation und Korrespondenz erfordert werden. Zudem ist diese Art von Verwaltung eher anfällig auf Fehler, und Urlaubsansprüche und Tage der Urlaubsübertragung müssen manuell berechnet werden.

👉 Hier geht es zu unserer kostenlosen Vorlage in Excel

Software für das Urlaubsmanagement 

Um die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter bestmöglich und effizient zu verwalten, gibt es eine spezielle Urlaubsverwaltungssoftware, wie die von Factorial.

urlaubsmanagement software

Die Verwendung von Software gegenüber der Nutzung von Excel bietet Ihnen unter anderem folgende Vorteile:

  • Ihre Mitarbeitern können die Anzahl der verbleibenden Urlaubstage jederzeit einsehen und ganz einfach ihren Urlaub mit einem Klick selbst beantragen.
  • Im Teamkalender sehen Sie direkt, welche Mitarbeiter an welchem Tag außer Haus sind und vermeiden sich überschneidende Abwesenheiten.
  • Sie zentralisieren alle Urlaubsanträge am selben Ort
  • Sie können Urlaubsanträge mit einem Klick genehmigen oder ablehnen. Oder Sie können die jeweilige Führungskraft direkt als Abwesenheitsmanager festlegen.
  • Sie können auf einen Blick die Anzahl der noch verfügbaren Urlaubstage jedes Mitarbeiters überprüfen.
  • Sie können individuelle Urlaubsrichtlinien erstellen und festlegen, wie viele Urlaubstage jedem Mitarbeiter zustehen, und bis zu welchem Datum diese Tage übertragen werden können.
  • Sie haben Zugriff auf umfassende Berichte über Urlaub und Abwesenheit im Unternehmen

👉 Lesen Sie hier 5 weitere Gründe, für die Urlaubsverwaltung mit Factorial

Zusätzlich zu den Funktionen für das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement verfügt Factorial über viele weitere Funktionen, die Ihre HR-Prozesse erleichtern und optimieren.

Bringen Sie das Urlaubsmanagement Ihres Unternehmens mit Factorial auf eine ganz neue Ebene! 🚀