Ihre To-do-Liste wird immer länger, es kommen ständig kleine Angelegenheiten dazwischen und wenn Sie an die Deadline in wenigen Tagen denken, würden Sie am liebsten alles hinschmeißen? Keine Sorge – Sie sind damit nicht allein. Und noch besser: Es gibt eine Methode im Zeitmanagement, die Ihnen Ihren Alltag um einiges erleichtern kann: Eat the Frog.
Wie genau das Frösche-essen Ihnen bei der Bewältigung Ihrer Aufgaben hilft und wie Sie es wirklich schaffen, Stress und Prokrastination den Rücken zu kehren, klären wir im folgenden Artikel.
Key Facts
- Das Eat-the-Frog-Prinzip ist eine bewährte Zeitmanagement-Methode, bei der Sie die schwierigste Aufgabe des Tages als Erstes erledigen.
- Die Frösche identifizieren Sie dabei durch Techniken wie die Eisenhower-Matrix, welche Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen.
- Die Priorisierung von Aufgaben trägt zu zeiteffizientem und äußerst produktivem Arbeiten bei und führt zu einer besseren Organisation und mehr Zufriedenheit.
- Was ist das Eat-the-Frog-Prinzip?
- Vorteile der Frog-Methode
- Prioritäten herausfinden – Was, Wann und Warum?
- Eat that Frog! Für wen ist die Methode tatsächlich geeignet?
Was ist das Eat-the-Frog-Prinzip?
Umgangssprachlich als Aufschieberitis bekannt, kennt sie die Wissenschaft unter dem Begriff Prokrastination. Eine Studie der Uni Münster ergab, dass gerade einmal zwei Prozent der Befragten keine Probleme mit dem Aufschieben von zu erledigenden Aufgaben haben.
Eat the frog ist eine Zeitmanagement-Methode, mit der sich genau dies gekonnt vermeiden lässt: Die unangenehmste und schwierigste Aufgabe des Tages, auch als „Frosch“ benannt, wird als erstes bearbeitet. Auf diese Weise haben Sie die größte Herausforderung, welche häufig auch die höchste Priorität hat, schnell hinter sich gelassen und die restlichen Aufgaben gehen umso leichter von der Hand.
Ursprung
Bekannt wurde die Eat-the-Frog-Methode durch den amerikanischen Autor und Erfolgscoach Brian Tracy, welcher in seinem Buch „Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time“ aus dem Jahr 2001 eine neue Herangehensweise an lästige To-dos erklärt, welche auf der Abarbeitung von Aufgaben nach Priorität basiert.
„Eat that frog“ bezieht sich dabei auf ein Zitat des weltbekannten Schriftstellers Mark Twain, welcher den Frosch als Metapher nutzte: „Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.“ (Iss zu Beginn des Tages einen lebendigen Frosch, und dir wird für den Rest des Tages nichts Schlimmeres passieren.)
Vielleicht haben Sie auch schon einmal von der deutschen Redewendung „die Kröte schlucken“ gehört, welche nahezu dieselbe Aussage hat.
Strategie
Die Idee ist also, seine Tasks erst einmal nach Prioritäten zu ordnen, um dann den „Frosch“ zu finden, welcher unter anderen Umständen der Hauptfaktor für Aufschieben und Unproduktivität wäre. Gibt es mehrere wichtige Aufgaben, werden diese nacheinander und abhängig von der Priorität abgearbeitet.
Mit leichteren To-dos in Aussicht hält man nicht nur die Motivation hoch, sondern arbeitet auch im Sinne der eigenen Konzentrationsspanne, welche im Laufe des Tages immer schwerer aufrechtzuerhalten ist.
Ein solcher Frosch zum Frühstück könnte also beispielsweise ein Verhandlungsgespräch mit einem*r Kund*in sein oder eine komplexe Programmier-Aufgabe, welche bis Ende der Woche erledigt sein muss.
Vorteile der Frog-Methode
Diese Vorgehensweise hat nicht nur den praktischen Nebeneffekt, dass Sie ein viel klareres Ziel vor Augen haben und Ihr Tag oder Ihre Woche weniger chaotisch ist – die Erfüllung der unangenehmsten Aufgabe befreit Sie auch von einer Menge Stress, sodass Sie ohne Druck und eine Alarmglocke im Hinterkopf konzentrierter Ihren restlichen Plan abarbeiten können.
Prokrastination kann so gar nicht erst aufkommen, weil es gar keinen Grund zum Aufschieben irgendwelcher Tätigkeiten gibt. Die daraus resultierende Effizienz und Produktivität führt zu einem Gefühl von Zufriedenheit am Ende des Tages, was Ihnen ermöglicht, mit einem klaren Kopf die Arbeit zu verlassen und ohne Zeitdruck die kommende Aufgabe anzugehen.
Warum ist die Frosch-Technik so sinnvoll?
Wir alle kennen diese eine Person, die behauptet, unter Stress besser arbeiten zu können und immer so lange prokrastiniert, bis die Deadline am nächsten Tag nicht mehr zu ignorieren ist und eine Nachtschicht eingeschoben werden muss.
Die Wahrheit ist, dass das Aufschieben von Aufgaben unvermeidlich zu einem höheren Stresslevel führt, weil der Zeitdruck steigt und unklar ist, ob die entsprechende Aufgabe überhaupt in den verbleibenden Stunden zu bewältigen ist, oder ob man nicht doch sogar scheitert oder ein unzufriedenstellendes Ergebnis präsentieren muss. Es wird also schnell gearbeitet und kaum überprüft, was die Fehlerwahrscheinlichkeit erheblich steigert.
Außerdem zieht Prokrastinieren unsagbar viel Energie, die für unnötige Tätigkeiten und Ablenkungen verschwendet wird, was zusätzlich die Konzentrationsfähigkeit belastet. Zudem steht man in der Regel nicht nur vor der einen Aufgabe, die wichtig ist, sondern vor einem Berg an zu erledigenden Dingen, die sich über die Zeit angesammelt haben und nun alle der Kategorie „hohe Priorität“ angehören. Das senkt maßgeblich die Motivation und wirkt direkt unlösbar.
Sie gehen also mit schlechter Laune, wenig Zeit und Energie und einem unglaublichen Stressgefühl an eine sehr wichtige Aufgabe heran – das sind so ziemlich die schlechtesten Voraussetzungen für eine innovative und kreative Arbeitsumgebung.
Arbeiten Sie hingegen nach dem Eat-the-Frog-Prinzip, produziert Ihr Gehirn nach jeder erledigten Aufgabe auf Ihrer To-do-Liste Endorphine und Sie gehen mit einem Gefühl von Stolz und Zufriedenstellung an den nächsten Task.
Prioritäten herausfinden – Was wann und warum?
Es ist Anfang der Woche und es stehen bereits mehrere Aufgaben und Termine an, für die Sie vorbereitet sein müssen. Wie filtern Sie denn jetzt den dicksten Frosch heraus, mit dem Sie am besten starten?
An dieser Stelle schlägt Brian Tracy vor, die Eat-the-Frog-Methode mit weiteren Verfahren zu kombinieren bzw. die in eine bewährte Zeitmanagement-Methode zu integrieren. Folgende Techniken können dabei hilfreich sein und sind alle miteinander kombinierbar:
Eisenhower-Matrix
Das Eisenhower-Prinzip hilft dabei, unterschiedliche Tasks schnell und sinnvoll zu organisieren. Dabei werden jeweils folgende Punkte abgefragt:
- Wie wichtig ist die Aufgabe?
- Wie dringend muss sie erledigt werden?
Auf diese Weise werden To-dos in vier Kategorien unterteilt:
- wichtig und dringend
- wichtig, aber nicht dringend
- nicht wichtig, aber dringend
- nicht wichtig und auch nicht dringend
Die wichtigen und dringenden To-dos stehen in diesem Fall für die Frösche. Sie können diese ebenfalls noch einmal nach demselben Prinzip ordnen, sodass Sie am Ende die Aufgabe herausgefiltert haben, die Sie sofort erledigen sollten.
Anschließend füllen Sie Ihren Kalender absteigend in der Wichtigkeit mit allen weiteren Tasks. So wird nicht nur jeder einzelne Tag, sondern gleich die ganze Woche mit jedem Arbeitstag entspannter zu bewältigen. Kommt eine neue Aufgabe der ersten Kategorie hinzu, stellen Sie diese wieder an den Anfang des Tages und schieben den Rest nach hinten.
Möglicherweise bleiben Aufgaben übrig, die aufgrund ihrer weniger starken Priorisierung nicht in den Wochenplan mit aufgenommen werden konnten. Nehmen Sie diese Aufgabe in die To-dos für die kommende Woche auf und gehen Sie hier folgt vor:
- Der Task gewinnt mit der Zeit an Bedeutung, weil er aufgrund einer zeitlichen Frist bearbeitet werden muss oder die Basis für eine andere wichtigere Aufgabe bildet.
- Rutscht der Task immer wieder ab, ist er möglicherweise so unwichtig, dass er nicht erledigt werden muss.
- Ist er notwendig, Sie finden aber dennoch keine Zeit, stellen Sie sich die Frage: Gibt es eine Person, an die ich diese Aufgabe delegieren kann oder die mir die Umsetzung schneller und einfacher macht?
Pareto-Prinzip (80/20-Regel)
Diese Methode besagt: 20 Prozent an Aufwand oder Input führt oft schon zu 80 Prozent des Ergebnisses. Finden Sie diese 20 Prozent, haben Sie Ihren „Frog“ identifiziert und einen Großteil des gewünschten Outputs bewältigt. Die restlichen Aufgaben sind nur noch Kleinigkeiten, welche Ihr Projekt komplett machen.
Überlegen Sie also, welche Ihrer To-dos eine so hohe Bedeutung haben, dass Sie sich auf alles Weitere auswirken.
ALPEN-Methode:
Die ALPEN-Methode ist eine Technik aus dem Zeitmanagement, welche Ihnen bei der konkreten Tagesplanung hilft. Sie kann sehr gut mit der Eisenhower-Matrix und dem Eat-the-Frog-Prinzip kombiniert werden. ALPEN ist dabei ein Akronym für folgende Schritte:
- Aufgaben notieren
- Länge festlegen
- Pufferzeiten einplanen
- Entscheidungen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit treffen
- Nachkontrollieren
Neu kommt insbesondere der letzte Schritt hinzu, welcher am Ende des Tages stattfindet und dazu dient, Ihre Leistungen zu reflektieren. War Ihre Einteilung sinnvoll? Wenn nicht, welchen Schwierigkeiten standen Sie gegenüber und wie können Sie diese Verzögerungen in Zukunft vermeiden? So haben Sie einen zusätzlichen Lerneffekt.
Pomodoro-Technik:
Diese Zeitmanagement-Methode bezieht sich mehr auf die Art und Weise, wie Sie arbeiten: Bei der Pomodoro-Technik nutzen Sie 25-minütige Zeitintervalle, um Ihre Konzentration langfristig hochzuhalten. Nach einem Intervall von 25 Min. Fokus folgt eine 5-minütige Pause. Diesen Zirkel wiederholen Sie viermal, anschließend machen Sie 15-30 Min. Pause.
Ob diese Methode für Sie funktioniert, hängt von Ihrer individuellen Arbeitsweise ab.
Eat that Frog! Für wen ist die Methode tatsächlich geeignet?
Unterschiedliche Leistungsphasen
Für manche Menschen ist Frühstück die wichtigste Mahlzeit des Tages, andere verspeisen Ihren Frosch lieber etwas später. Nicht jede Person hat Ihre Hochleistungsphase am Morgen, sondern sind zu einem etwas späteren Zeitpunkt viel fokussierter. Da macht es wenig Sinn, die wichtigste Aufgabe an erste Stelle zu setzen.
Finden Sie Ihre optimale Arbeitszeit heraus und planen Sie Ihren Frosch am besten in dieses Zeitintervall ein. Wichtig ist, dass Sie die Aufgabe am selben Tag erledigen. So schieben Sie nichts auf, obwohl Sie den Frosch erst später verspeisen.
Kreative Tätigkeiten
Etwas anders sieht es bei kreativen Berufen aus: Kreativität lässt sich nicht erzwingen und braucht Freiraum. Wenn Sie keine Ideen haben, können Sie noch so lange an einer Aufgabe sitzen – ein Fortschritt wird trotzdem kaum sichtbar sein.
Einige Tipps können Ihnen aber dabei helfen, Ihre Kreativität etwas anzuregen: Begeben Sie sich in ein passendes (Arbeits-)Umfeld: Wann und wo sind Sie am kreativsten? Manche Menschen haben die besten Ideen bei einem Spaziergang an der frischen Luft, während andere Ideen-Pingpong mit Mitarbeitenden spielen und so Ihre Gedankengänge anregen. Planen Sie dies gezielt in Ihren Tag mit ein!
Flexibilität
Einige Arbeitsumgebungen erfordern es, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Hier können sich Prioritäten verschieben und Ihre sorgfältige Planung ist von einer Sekunde zur nächsten zerstört. An dieser Stelle ist die Eat-the-Frog-Methode weniger sinnvoll.
Risiken des Eat-the-Frog-Prinzips
Bei aller Planung und dem Fokus auf den schwierigsten Aufgaben sollten Sie nicht Ihre Gesundheit vergessen. Hustlen Sie jeden Tag von einem wichtigen Task zum nächsten und gönnen Sie sich nicht genug Pausen, kann dies auf Dauer ebenfalls zu einer hohen Stressbelastung oder sogar zum Burnout führen, wodurch Sie nichts gewonnen haben. Planen Sie also auch Tage ein, die weniger anstrengend sind oder gönnen Sie sich zwischen zwei Fröschen einmal eine längere Erholungspause.
Gleiches gilt für Ihre Work-Life-Balance: Achten Sie darauf, dass die Arbeit nicht zu viel Platz in Ihrem Leben einnimmt und Ihre Gedanken nur noch bei Ihren To-dos liegen. Sprechen Sie mit Ihrem*r Manager*in über Ihre Arbeitsbelastung und Ihre Bedürfnisse.
