Eisenhower Prinzip: Technik, Beispiele und Vorlage

Haben Sie das Gefühl, dass Ihnen die Aufgaben bei der Arbeit manchmal über den Kopf wachsen und Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen? Dann ist es vielleicht an der Zeit, sich mit einer Zeitmanagement-Methode wie dem Eisenhower-Prinzip vertraut zu machen, welche Sie bei der Priorisierung Ihrer Aufgaben unterstützt.

Im folgenden Blogbeitrag erklären wir Ihnen alles, was Sie über diese Methode wissen müssen.

Key Facts

1. Das Eisenhower-Prinzip ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt werden. Sie hilft dabei, wichtige Dinge zuerst zu erledigen und Unwichtiges auszusortieren.
2. Laut Studien verbringen viele Arbeitnehmenden Ihre Arbeitszeit mit unproduktiven Aufgaben. Zeitmanagement-Methoden können hier Abhilfe schaffen.
3. Das Eisenhower-Prinzip ermöglicht Fokus auf die wichtigsten To Dos, hilft bei der Reflexion und Unterscheidung der Aufgaben, ist simpel in der Anwendung und identifiziert sowie eliminiert Zeitfresser.

• Was ist das Eisenhower-Prinzip?
• So funktioniert das Eisenhower-Prinzip – die vier Quadranten
• Wie unterscheide ich dringende von wichtigen Aufgaben?
• Aus der Praxis: Beispiel – Eisenhower-Prinzip
• Vor- und Nachteile des Eisenhower-Prinzips
• Eisenhower-Matrix: Vorlagen
• Weitere Zeitmanagement-Techniken

Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Definition

Beim Eisenhower-Prinzip handelt es sich um eine Zeitmanagement-Methode, mit dessen Hilfe Aufgabe nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt werden. Zeitmanagement-Methoden sind Techniken zur besseren Selbst- und Zeitorganisation, die helfen, Zeit effektiver zu nutzen und die Produktivität zu steigern.

Weitere Namen des Eisenhower-Prinzips

Das Eisenhower-Prinzip ist auch unter den Begriffen Eisenhower-Methode, Eisenhower-Matrix und Eisenhower-Technik bekannt.

Begriffsklärung

Der Name der Methode geht auf den US-amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Er soll die Methode zwar selbst nicht angewandt haben. Doch gibt es eine berühmte Rede von ihm, in der er einen Hochschulpräsidenten zitierte und folgendes sagte:

„Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.“

Ziel der Eisenhower-Methode

Ziel der Technik ist es, die wichtigsten Dinge zuerst zu erledigen und Unwichtiges auszusortieren bzw. hinten anzustellen. Durch diese Herangehensweise wird man sich erst einmal bewusst, was wichtige und dringende Aufgaben sind.

Nicht selten kommt es vor, dass man am Arbeitsplatz mit Aufgaben überhäuft wird und gar nicht weiß, wo man zuerst anfangen soll. Da verliert man schnell den Überblick, welche Aufgaben wirklich priorisiert werden sollten. Welche Aufgaben müssen vielleicht gar nicht sofort erledigt werden? Die Eisenhower-Methode hilft beim Sortieren. Oft ist nach einer ersten Organisation die Aufgabenflut bereits abgeebbt.

Zeitmanagement-Methoden

Laut einer Studie des Jobsuchportals Zippia mangelt es 82 Prozent der Befragten an einem Zeitmanagementsystem, das ihnen hilft, ihre Zeit besser und effizienter einzuteilen. Das bedeutet auch, dass viele Menschen keine Struktur bei der Abarbeitung ihrer Aufgaben haben. Eine weitere Studie der Firma Slack hat zudem herausgefunden, dass rund 30 Prozent der Arbeitnehmenden ihre Zeit mit unproduktiven Aufgaben verbringen.

Zeitmanagementmethoden schaffen hier einfache Abhilfe.

So funktioniert das Eisenhower-Prinzip – die vier Quadranten

Die Funktionsweise der Eisenhower-Matrix ist ziemlich simpel. Im Folgenden erklären wir Ihnen die wenigen Schritte der Methode.

Tipp: Sie können die Technik sowohl analog als auch digital anwenden.

1. Schritt – die To-Do-Liste

Im ersten Schritt erstellen Sie eine To-Do-Liste, d. h. Sie notieren alle Aufgaben, die Sie erledigen müssen.

2. Kategorisierung der Aufgaben

Als Nächstes teilen Sie Ihre Stichpunkte in vier Kategorien oder zur besseren Visualisierung in vier Quadrate bzw. Quadranten ein. Die Kategorisierung hilft Ihnen zu entscheiden, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen, welche noch aufgeschoben oder sogar terminiert werden können und welche sogar delegiert werden können.

Die Aufgaben werden dabei nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in diesen vier Kategorien bzw. vier Quadranten eingeordnet:

1. Wichtige und dringende Aufgaben – Erledigen

Diese Aufgaben werden sofort erledigt, da sie oberste Priorität haben. Es handelt sich um Aufgaben, die nicht nur enorm wichtig sind, sondern die auch noch am besten sofort erledigt werden müssen. Diese Aufgaben werden beim Eisenhower-Prinzip auch A-Aufgaben genannt.

2. Wichtige, aber keine dringenden Aufgaben – Terminieren

Die B-Aufgaben sind Tätigkeiten, die sehr wichtig, aber nicht dringend sind, also nicht unbedingt sofort erledigt werden müssen. Es kann sich hierbei beispielsweise um ein wichtiges Projekt handeln, dessen Deadline aber erst in ein paar Monaten ist.

Das heißt natürlich nicht, dass sie diese Aufgaben immer wieder terminieren sollten. Sinnvoller ist es, über die Woche verteilt bestimmte Slots zu planen, um an dieser Aufgabe zu arbeiten. Kontinuität und nicht Schnelligkeit ist bei den B-Aufgaben geboten.

3. Nicht wichtige, aber dringende Aufgaben – Delegieren

C-Aufgaben sind Anforderungen, die sofort erledigt werden müssen, aber nicht so wichtig sind oder es nicht erfordern, dass Sie sie persönlich erledigen. Das bedeutet, dass Sie diese Aufgaben auch delegieren können. Das können unter anderem organisatorische Aufgaben sein, wie z. B.: Es gibt keinen Kaffee mehr im Büro und jemand muss sich darum kümmern.

Bei diesen Aufgaben geht es darum, dass es nicht so relevant ist, wer sie erledigt, sondern vielmehr, dass sie erledigt werden.

4. Weder wichtige noch dringende Aufgaben – Verwerfen

D-Aufgaben sind solche, die weder wichtig noch dringend sind. D. h. diese Aufgaben spielen in Ihrem Arbeitsprozess (aktuell) und zum Erreichen Ihrer Ziele im Grunde überhaupt keine Rolle. Diese Aufgaben können Sie also getrost verwerfen.

3. Abarbeitung der Aufgaben nach ihrer Einteilung

Im Anschluss an die Kategorisierung können Sie die Aufgaben nach Ihrer Dringlichkeits- und Prioritätenliste bearbeiten. Sinnvoll ist es, diese Methode z.B. wöchentlich immer montags anzuwenden. So erhalten Sie einen Überblick über die Woche und können täglich zu Arbeitsbeginn kurz überprüfen, ob die Kategorisierung noch stimmt und ggf. Änderungen vornehmen, falls eine Aufgabe hinzugekommen ist oder sich die Priorität geändert hat.

Wie unterscheide ich dringende von wichtigen Aufgaben?

Es ist nicht immer leicht, festzustellen, ob eine Aufgabe dringend oder wichtig oder sogar wichtig und dringend ist. Im Folgenden finden Sie einige hilfreiche Aspekte, die Ihnen bei der Einteilung helfen können.

Dringende Aufgaben:

Zeitdruck: Diese Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit, oft aufgrund einer bevorstehenden Frist. Dabei ist es erst einmal unerheblich, ob diese Aufgabe wichtig ist oder von Ihnen persönlich erledigt werden muss.

Kurzfristige Konsequenzen: Wenn sie nicht sofort erledigt werden, führen sie oft zu unmittelbaren Problemen. Das kann z.B. ein Wasserrohrbuch im Büro sein. Es spielt keine Rolle, wer sich um die Besorgung eines Klempners kümmert, es ist aber dringend, dass es gemacht wird.

Dringende Aufgaben sind also solche, die Ihnen sozusagen im Nacken sitzen. Es muss sofort etwas getan werden.

Wichtige Aufgaben:

Langfristige Auswirkungen: Diese Aufgaben tragen wesentlich zu Ihren langfristigen Zielen, Werten und Missionen bei. Gleichzeitig müssen diese Tätigkeiten nicht heute erledigt werden. Die kontinuierliche Arbeit an diesen Aufgaben ist hier stattdessen im Fokus.

Hierbei kann es sich bspw. um ein Projekt handeln, das Sie in einem halben Jahr einreichen müssen. Aufgaben, die im Zusammenhang mit diesem Projekt stehen, müssen nicht in der nächsten Minute erledigt werden. Es kommt hier stattdessen vor allem darauf an, dass Sie regelmäßig an diesen Aufgaben arbeiten.

Beispiel aus der Praxis

Ein Beispiel für die angewandte Eisenhower-Methode mit konkreten Aufgaben aus dem Alltag:

Wichtig und dringend: Quadrant A

• Eine wichtige Präsentation, die am nächsten Tag stattfindet, muss finalisiert werden.
• Es muss eine E-Mail an den Chef geschrieben werden.
• E-Mails von Kund*innen müssen dringend beantwortet werden.

Wichtig, aber nicht dringlich: Quadrant B

• Für die Entwicklung einer neuen Marketingstrategie muss eine Marktanalyse durchgeführt, die Zielgruppe definiert und Marketingmaßnahmen geplant und entwickelt werden. Hierbei handelt es sich um langfristige Aufgaben.
• Planung der Weihnachtsfeier: Diese Aufgabe muss erledigt werden, aber da es erst September ist, reicht es aus, kontinuierlich daran zu arbeiten.

Dringend, aber nicht wichtig: Quadrant C 

• E-Mail-Verkehr mit Nichtkund*innen: Nachrichten und Anfragen müssen beantwortet werden, aber möglicherweise nicht unbedingt von Ihnen.
• Protokoll eines Meeting erstellen: Diese Aufgabe kann womöglich an einen Mitarbeitenden weitergegeben werden.

Unwichtig und nicht dringend: Quadrant D

• Es ist nicht zielführend, an einem Meeting teilzunehmen, das für Sie keine Relevanz hat bzw. bei welchem Ihre Expertise nicht gefragt ist.

Vor- und Nachteile des Eisenhower-Prinzips

Die Frage, ob die Eisenhower-Matrix für Sie als Arbeitsmethode geeignet ist, lässt sich am besten beantworten, wenn Sie sich die Vor- und Nachteile dieser Methode vor Augen führen. Nachfolgend finden Sie weitere ausgewählte Zeitmanagement-Methoden, die ggf. besser geeignet sind bzw. ergänzend zur Eisenhower-Matrix eingesetzt werden können.

Eisenhower-Prinzip – Vorteile:

• Fokus: Mithilfe der Eisenhower-Technik können Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren und vergeuden keine Zeit mit Unwichtigem.
• Reflexion: Durch die Methode realisieren Sie, dass nicht immer alles sofort erledigt werden muss und dass Aufgaben unterschiedliche Dringlichkeit und Wichtigkeit haben.
• Simpel: Das Eisenhower-Prinzip ist eine super simple Zeitmanagement-Methode, für die man keine Vorkenntnisse und im Grunde kaum Materialien braucht.
• Eliminierung von Zeitfressern: Zeitfresser werden durch die Eisenhower-Matrix identifiziert und können eliminiert werden. Dies führt zu einer enormen Entlastung, da sich Aufgaben allein durch die Einteilung manchmal von selbst erledigen.
• Visualisierung für einen schnellen Überblick: Die Organisation der Aufgaben in Quadranten auf der Eisenhower-Matrix sorgt für einen schnellen Überblick.
• Klare Ziele: Sie wissen, welche Aufgaben am wichtigsten sind und warum.

Eisenhower-Prinzip – Nachteile:

• Aufwand: Die Erstellung der Eisenhower-Matrix kann etwas zeitaufwendig sein. Es kann einige Zeit dauern, bis Sie Ihre Aufgaben richtig priorisiert haben.
• Nicht für alle Erledigungen geeignet: Die Methode eignet sich möglicherweise nicht für alle Arten von Aufgaben, z. B. kreative Tätigkeiten.
• Schwierigkeit bei Einteilung: Die Unterscheidung zwischen wichtig und dringend kann manchmal uneindeutig sein.
• Fokus auf Führungskräfte: Die Methode richtet sich vor allem an Personen auf höheren Hierarchieebenen, die Mitarbeitende unter sich haben, an die sie Aufgaben delegieren können. Viele Mitarbeiter*innen haben niemanden, an die oder den sie Aufgaben delegieren können und müssen diese dennoch erledigen.

Eisenhower-Matrix: Vorlagen

Muster: So sieht eine Eisenhower-Matrix aus

Eisenhower-Matrix: Vorlagen

Darüber hinaus finden Sie wie immer zahlreiche Vorlagen für eine solche Matrix in verschiedenen Formaten, wie hier bspw. im Word-Format.

Weitere Zeitmanagement-Techniken

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Methode des Zeitmanagements, bei der 25 Minuten konzentriert gearbeitet wird, gefolgt von 5 Minuten Pause. Nach vier Intervallen, in dieser Methode sogenannten Pomodori, folgt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Diese Methode ermöglicht es insbesondere, sehr fokussiert und konzentriert zu arbeiten. Ziel dieser Technik ist es, dass in den 25 Minuten konzentrierter Arbeit wirklich keine Ablenkung stattfindet, keine E-Mails gecheckt werden (es sei denn, sie sind für die Erledigung der Arbeit notwendig), nicht mit jemandem kurz geplaudert wird, nicht auf das Handy geschaut wird und nicht kurz das Wetter gecheckt wird.

Alles, was man für diese Methode braucht, ist im Grunde ein Zeitmesser.

Eat The Frog-Methode

Bei dieser Methode geht es darum, die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe des Tages zuerst zu lösen. Die psychologische Erleichterung, die nach der Erledigung dieser Aufgabe eintritt, ist so groß, dass alle anderen Aufgaben schnell und effektiv erledigt werden können.

Time-Blocking – Zeitblockung

Time Blocking ist eine Methode des Zeitmanagements, bei der Sie Ihren Tag oder auch Ihre Woche in feste Zeitblöcke unterteilen, die Sie jeweils einer bestimmten Aufgabe widmen. Diese Methode trägt dazu bei, Ablenkungen zu minimieren und konzentriertes Arbeiten zu fördern, indem klare Zeitfenster für bestimmte Aufgaben geschaffen werden.

In unserem Factorial Blog haben wir viele weitere Zeitmanagement-Methoden für Sie zusammengestellt, aus denen Sie die für Ihre Zwecke und Bedürfnisse am besten geeignete auswählen können.