Das Forderungsmanagement ist ein zentraler Teil der Finanzen bzw. des Rechnungswesens in einem Unternehmen oder einer Organisation. Das Ziel jeder Firma ist es, das Risiko und die tatsächlichen Zahlungsausfälle zu vermeiden. Welche Maßnahmen Unternehmen hier ergreifen können und welche Aufgaben zum Finanzmanagement gehören, erklären wir im folgenden Artikel.
Key Facts
- Forderungsmanagement regelt alle Prozesse im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung und Forderungen gegenüber Kund*innen.
- Das Ziel des Forderungsmanagements ist es, Zahlungsausfälle zu vermeiden.
- Maßnahmen zur Reduzierung dieses Risikos sind u. a. Bonitätsprüfungen, der Abschluss einer Versicherung, Vorkasse oder auch die Analyse der Zahlungsgewohnheiten über KPIs.
- Was ist Forderungsmanagement?
- Was ist das Ziel von Forderungsmanagement?
- Was macht ein Forderungsmanagement?
- Maßnahmen für ein effizientes Forderungsmanagement
- Kennzahlen im Forderungsmanagement
- Mit HR-Software Ihre Finanzen immer im Blick
Was ist Forderungsmanagement?
Forderungsmanagement – Definition
Forderungen bedeuten in diesem Zusammenhang, dass eine Partei einer anderen Partei noch Geld schuldet. Sagt man also, Unternehmen X hat noch offene Forderungen gegenüber Unternehmen Y, so heißt das, dass Unternehmen Y dem Unternehmen X noch Geld schuldet.
Typischerweise handelt es sich bei offenen Forderungen von Unternehmen um Forderungen gegenüber Kund*innen, die eine bestimmte Ware oder Dienstleistung noch nicht bezahlt haben. Die Kund*innen haben in diesem Fall Verbindlichkeiten, die sie noch begleichen müssen.
Das Forderungsmanagement in einem Betrieb umfasst alle Vorgänge, die im Zusammenhang mit solchen Forderungen stehen. Das bedeutet: von der Erstellung der Rechnung, über die Bonitätsprüfung von Kund*innen, Lieferant*innen oder Geschäftspartner*innen, bis hin zur Ausstellung und Nachverfolgung von Mahnungen – all das gehört dazu.
Ein anderes Wort für Forderungsmanagement ist auch Debitorenmanagement.
Was ist das Ziel von Forderungsmanagement?
Das Ziel des Forderungsmanagements ist es, Zahlungsausfälle zu vermeiden. Denn wenn sich in einem Unternehmen zu viele Forderungsausfälle anhäufen, kann das ernsthafte Folgen haben: Die Liquidität eines Unternehmens kann gefährdet werden.
Das bedeutet: Dem Unternehmen fehlt dann unter Umständen das Geld, das es eigentlich für laufende Kosten wie Gehälter, Miete oder Materialbeschaffung einplanen muss. Werden Forderungen nicht rechtzeitig oder gar nicht beglichen, entsteht ein finanzielles Ungleichgewicht, das im schlimmsten Fall zu Zahlungsschwierigkeiten oder sogar zur Insolvenz führen kann.
Und: Laut der Wirtschaftsauskunftei Crif haben sich im Jahr 2024 die Tage, die für verspätete Zahlungen benötigt werden, erhöht – Unternehmen zahlten im Durchschnitt erst nach 53,2 Tagen, was fast acht Tage später ist als im Vorjahr. Insgesamt ist jedoch der Anteil der fristgerechten Zahlungen gestiegen, und 92 Prozent der Unternehmen begleichen ihre Rechnungen weiterhin pünktlich.
Die Implementierung eines professionellen und effizienten Forderungsmanagements ist essenziell für die Stabilität, den Erfolg und einen reibungslosen Betriebsablauf. Nur so kann die Zahlungssicherheit langfristig gewährleistet werden.
Was macht ein Forderungsmanagement?
Die Aufgaben des Forderungsmanagements sind vielfältig und entscheidend für die finanzielle Stabilität eines Unternehmens. Schauen wir uns die wichtigsten Bereiche im Einzelnen an:
Aufgaben im Forderungsmanagement:
1. Bonitätsprüfung
Bei bestimmten Kund*innen oder Unternehmen ist es üblich (z. B. vor Aufnahme eines Kredits), bereits vor der eigentlichen Leistungserbringung eine Bonitätsprüfung durchzuführen. So kann sichergestellt werden, dass die Kund*innen überhaupt zahlungsfähig sind.
2. Rechnungsstellung
Rechnungen werden erstellt und an Kund*innen oder andere Vertragspartner*innen gesendet. Diese enthalten auch klar definierte Zahlungsziele, Skonti oder mögliche Mahnfristen.
3. Überwachung der Zahlungseingänge
Das Forderungsmanagement kontrolliert, ob die Rechnungen innerhalb der gesetzten Frist bezahlt wurden.
4. Mahnverfahren / Mahnwesen bei Zahlungsverzug
Kommen die Kund*innen ihren Zahlungsverpflichtungen nicht rechtzeitig nach, ist es Aufgabe des Forderungsmanagements, Zahlungserinnerungen oder Mahnungen zu versenden und den Kontakt mit den Schuldner*innen zu suchen, um die Angelegenheit zu klären.
5. Inkasso und rechtliche Schritte
Bleibt auch die Mahnung und damit der Hinweis auf die Zahlungspflicht erfolglos, folgen in der Regel weitere Schritte wie die Beauftragung eines Inkassounternehmens oder das Einleiten rechtlicher Maßnahmen zur Forderungsdurchsetzung.
6. Dokumentation
Eine wesentliche Aufgabe ist die umfassende Dokumentation aller Vorgänge – von der Rechnungsstellung bis zum Inkasso. Diese Nachvollziehbarkeit ist nicht nur intern wichtig, sondern auch für die rechtliche Absicherung und das Controlling.
Maßnahmen für ein effizientes Forderungsmanagement
Damit die Liquidität des Unternehmens sichergestellt ist und es möglichst gar nicht erst zu Forderungsausfällen kommt, können Betriebe bestimmte Maßnahmen ergreifen, die sie vor solchen Situationen schützen. Es folgt ein Überblick über gängige Maßnahmen.
Prüfung der Bonität
Eine Bonitätsprüfung von Kund*innen kann auf zwei Wegen erfolgen: intern und extern.
- Interne Bonitätsprüfung: Hierbei greift das Unternehmen auf eigene Informationen zurück. Dazu zählen z. B. bisheriges Zahlungsverhalten, Mahnhistorie, Umsatzentwicklung und interne Risikobewertungen.
- Externe Bonitätsprüfung: Bei dieser Variante bezieht das Unternehmen Daten von externen Dienstleistern, wie etwa Auskunfteien (z. B. Schufa, Creditreform oder Bürgel). Diese liefern Informationen über die wirtschaftliche Lage, eventuelle Zahlungsstörungen oder Insolvenzmeldungen von Geschäftspartner*innen.
Basierend auf diesen Ergebnissen können die Zahlungsmodalitäten angepasst oder eine Leistung gegebenenfalls ganz verweigert werden. Eine weitere Möglichkeit ist, bei diesen Kund*innen nur gegen Vorkasse zu liefern.
Vorkasse
Der Zahlungseingang der Kund*innen hat in diesem Fall VOR der Leistung, Lieferung bzw. Aushändigung der Produkte zu erfolgen.
Auslagerung des Zahlungsrisikos
Gerade bei größeren Aufträgen kann es sinnvoll sein, sich gegen das Risiko eines Zahlungsausfalls abzusichern. Unternehmer*innen können bereits beim Vertragsabschluss mit den Kund*innen vereinbaren, dass sie im Falle einer Insolvenz oder eines Zahlungsausfalls Rechte an den Vermögenswerten der Kund*innen erhalten.
Factoring – Unternehmen
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, offene Forderungen über ein Factoring-Unternehmen abzuwickeln. Das bedeutet, dass ein Unternehmen sofort einen Anteil des offenen Betrags vom Factoring-Unternehmen ausgezahlt bekommt, während dieses sich um den Einzug des Geldes bei den Kund*innen kümmert. Im Falle von Zahlungsausfällen trägt das Factoring-Unternehmen das Risiko – nicht das ursprüngliche Unternehmen. Die Umsätze der Firma bleiben dadurch stabil und werden nicht durch Ausfälle von Zahlungen belastet.
Warenkreditversicherung
Zudem können Unternehmer*innen eine sogenannte Warenkreditversicherung abschließen. Diese greift, wenn Kund*innen dauerhaft nicht zahlen. Bei ersten Anzeichen von Zahlungsunfähigkeit sollte die Versicherung daher möglichst frühzeitig abgeschlossen werden.
Kennzahlen im Forderungsmanagement
Für ein effizientes Forderungsmanagement ist es sinnvoll, bestimmte Kennzahlen (KPIs) einzuführen, um immer den Überblick über alle Forderungen im Rechnungswesen zu behalten. Die vier wichtigsten Kennzahlen sind:
- Debitorenlaufzeit (DSO – Days Sales Outstanding):
Diese Kennzahl gibt an, wie viele Tage Kund*innen durchschnittlich für die Begleichung einer Rechnung benötigen. - Umschlaghäufigkeit:
Diese Kennzahl zeigt, wie oft Rechnungen im Jahr von Kund*innen beglichen werden. - Überfällige Forderungen:
Sie zeigt, wie viele Forderungen das Zahlungsziel überschreiten. Diese Kennzahl sollte daher möglichst niedrig sein. - Forderungsausfallrate:
Sie zeigt, wie viele Forderungen abgeschrieben werden mussten, also nicht beglichen werden konnten, weil Kund*innen nicht zahlen konnten, im Verhältnis zum Gesamtumsatz.
Mit HR-Software Ihre Finanzen immer im Blick
Das Forderungsmanagement ist nur ein Teil des Rechnungswesens einer Firma, den es im Blick zu behalten gilt. Das bedeutet, für ein effektives und funktionierendes Forderungsmanagement ist es wichtig, dass das gesamte Rechnungswesen optimal funktioniert. Unterstützung finden Sie dabei durch HR-Software, mit der Sie Ihre Unternehmensausgaben zentral verwalten können. Die Echtzeit-Überwachung von Transaktionen und Ausgaben sowie zusätzliche Funktionen wie Reisekosten- und Spesenabrechnung und das automatische Hochladen von Rechnungen erleichtern den Arbeitsalltag erheblich.
