Identity and Access Management (IAM) ist das zentrale Nervensystem der IT-Sicherheit in Unternehmen. Es stellt sicher, dass nur autorisierte Personen zur richtigen Zeit und aus den richtigen Gründen Zugriff auf die passenden digitalen Ressourcen erhalten. Angesichts zunehmender Cyber-Bedrohungen und hybrider Arbeitsmodelle ist ein strategisches IAM nicht länger nur eine technische, sondern eine unternehmerische Notwendigkeit zur Absicherung kritischer Daten und Prozesse.
Dieser Beitrag erläutert die Kernfunktionen, die entscheidenden Vorteile für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und die enge Verzahnung zwischen Personalabteilung und IT bei der Umsetzung.
Wichtige Fakten
- Identity and Access Management (IAM) ist ein Sicherheitskonzept, das durch die Verwaltung digitaler Identitäten und Zugriffsrechte sicherstellt, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit und aus den richtigen Gründen Zugriff auf die passenden Unternehmensressourcen haben.
- Die Bedrohungslage bleibt kritisch. Laut der Bitkom-Studie zum Wirtschaftsschutz 2025 waren 87 Prozent der deutschen Unternehmen im vergangenen Jahr von Cyberangriffen betroffen, was einen Gesamtschaden von rund 289,2 Milliarden Euro verursachte.
- Ein zentraler Schwachpunkt ist oft die manuelle Verwaltung. Laut einer Studie von IBM und dem Ponemon Institute dauert es in Deutschland durchschnittlich 241 Tage, eine Datenschutzverletzung zu entdecken und einzudämmen.
- Der Einsatz von KI und Automatisierung in IAM-Systemen kann laut IBM die Kosten eines Sicherheitsvorfalls um durchschnittlich 2,22 Millionen Dollar reduzieren, indem Angriffe schneller erkannt und eingedämmt werden.
- Was bedeutet Identity Access Management?
- Welche Vorteile bieten IAM-Systeme für Unternehmen?
- Welche IAM-Lösungen und Modelle gibt es?
- Zusammenspiel zwischen HR und IAM
Was bedeutet Identity Access Management?
Identity Access Management ist ein Begriff aus der IT und bezeichnet die Verwaltung von Zugriffsrechten und digitalen Identitäten innerhalb von Organisationen und Unternehmen.
Mit IAM können Unternehmen sicherstellen, dass die richtigen Nutzenden Zugang zu den für sie relevanten und richtigen Ressourcen haben. IAM ist quasi ein Schlüsselbund, bei dem Sie entscheiden, welche Person aus dem Vertrieb welchen Schlüssel bekommt – alles nur eben digital.
Die Bedeutung von Identity Access Management hat insbesondere in Zeiten zunehmender hybrider Arbeit zugenommen. Da Beschäftigte nicht mehr nur im Büro, sondern auch zu Hause oder an anderen Orten arbeiten, benötigen sie auch von unterwegs Zugriff auf Unternehmenswebsites, E-Mails, Anwendungen und Daten. Der richtige Zugang und die verschiedenen Berechtigungsstufen können mit IAM geregelt und verwaltet werden.
Wichtig: IAM ist nicht nur für die Zugriffsrechte der Beschäftigten relevant. Vielmehr regelt es die Berechtigungen für alle Personen, die auf Unternehmensressourcen zugreifen wollen – das können also auch die Kundschaft, Lieferunternehmen oder Geschäftspartnerschaften sein. IAM-Systeme sorgen dafür, dass die verschiedenen Identitäten die für sie richtigen Zugriffsrechte erhalten.
Die vier Säulen des IAM
Ein umfassendes IAM-System stützt sich auf vier zentrale Säulen, die zusammen ein robustes Sicherheitsframework bilden:
- Identity Governance and Administration (IGA): Definiert und verwaltet die Rollen, Richtlinien und den Lebenszyklus von Identitäten (z. B. bei Einstellung oder Abteilungswechsel).
- Access Management (AM): Überprüft die Identität der Nutzenden (Authentifizierung) und setzt die Zugriffsrichtlinien durch (Autorisierung), oft mittels Einmalanmeldung (Single Sign-On, SSO) und Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA).
- Privileged Access Management (PAM): Kontrolliert und überwacht den Zugriff für Konten mit erweiterten Rechten (z. B. Administrierende), um das Risiko durch kompromittierte privilegierte Konten zu minimieren.
- Auditing und Reporting: Protokolliert alle Zugriffsversuche und Aktivitäten, um die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen und Sicherheitsvorfälle nachvollziehen zu können.
Das sind die Funktionen von Identity Access Management
IAM hat also in erster Linie zwei Funktionen:
- IAM sorgt dafür, dass Nutzende im ersten Schritt zunächst durch eine Authentifizierung identifiziert werden. Hier kommt der Begriff „Identity“ im Namen „Identity and Access Management“ ins Spiel. Es wird sichergestellt, dass die Person, die auf ein System zugreift, auch wirklich die Person ist, die sie vorgibt zu sein.
- Im nächsten Schritt werden Nutzende für bestimmte Ressourcen autorisiert. Das bedeutet, sie erhalten Zugriff auf jene Ressourcen, für die sie entsprechend ihrer Berechtigungsstufe freigeschaltet sind. Hier bezieht sich der Begriff „Access“ im Namen „Identity and Access Management“ auf den Zugang, der auf Grundlage ihrer zuvor bestätigten Identität gewährt wird.
Neben diesen zwei Hauptfunktionen sorgt IAM für eine erhöhte Sicherheit Ihrer Geräte und Daten. Es stellt sicher, dass unbefugte Angreifende auf bestimmte Bereiche nicht zugreifen können. Zudem werden die Zugriffe von den Systemen überwacht und protokolliert. Sie können jederzeit nachvollziehen, wer, wo und wann Zugang zu bestimmten Ressourcen hatte.
Welche Vorteile bieten IAM-Systeme für Unternehmen?
Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit und Effizienz
Das Praktische an einem Access-Management-System ist, dass viele Prozesse automatisiert ablaufen. So wird etwa die Benutzerverwaltung automatisiert: Beschäftigte müssen sich beispielsweise nicht für jede Anwendung im Unternehmen einzeln anmelden und immer wieder abmelden. Mit der sogenannten Einmalanmeldung (Single Sign-On, SSO) müssen sich Beschäftigte beispielsweise nur einmal anmelden und erhalten mit dieser Anmeldung Zugriff auf alle weiteren für sie relevanten und notwendigen Ressourcen. Dies trägt zur Benutzerfreundlichkeit und Effizienz bei.
Mit IAM Compliance sicherstellen
IAM-Systeme sind entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Auflagen wie der DSGVO oder branchenspezifischer Vorgaben (z. B. BAIT im Finanzsektor). Sie ermöglichen durch Protokollierung und rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) den Nachweis, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen. Verstöße können laut DSGVO mit Bußgeldern von bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden, wie es die Aufsichtsbehörden regelmäßig durchsetzen.
Flexible Anpassung der Zugriffsrechte
Mit IAM-Systemen können Sie Zugriffsrechte spezifisch und darüber hinaus flexibel anpassen. Das heißt, Sie können Zugriffsrechte nicht nur für bestimmte Personen, sondern auch für bestimmte Geräte festlegen, um z. B. Beschäftigten, die von zu Hause oder unterwegs aus arbeiten, den Zugriff auf Unternehmensressourcen von ihrem Gerät zu Hause zu ermöglichen.
Sicherheit und Schutz vor Cyberangriffen
Darüber hinaus minimiert IAM die Angriffsfläche für Cyberangriffe. Dadurch, dass die Vergabe von Zugriffsrechten immer minimal ist, also nur die Berechtigungen umfasst, die tatsächlich benötigt werden, wird die Angriffsfläche deutlich reduziert. Gelingt es Angreifenden zum Beispiel, ein Konto zu kompromittieren, können diese nur auf einen eingeschränkten Bereich zugreifen.
Die Notwendigkeit eines robusten Schutzes ist evident. Laut dem BSI-Lagebericht zur IT-Sicherheit 2025 bleibt die Bedrohungslage in Deutschland angespannt, da die Angriffsflächen durch die Digitalisierung stetig wachsen. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen sind laut BSI gefährdet, da ihre Sicherheitsvorkehrungen oft unzureichend sind.
IAM-Systeme können in der Regel mit HR-Software verbunden und in diese integriert werden. So können Sie IAM-Tools wie SSO, Okta oder Microsoft Azure auch in die HR-Software von Factorial integrieren. Durch die Integration können die Tools direkt auf die Beschäftigtendaten in der HR-Software zugreifen.
Welche IAM-Lösungen und Modelle gibt es?
Unternehmen haben in der Regel die Wahl zwischen drei Optionen für IAM-Systeme.
| Modell | Beschreibung | Vorteile | Nachteile | Ideal für |
|---|---|---|---|---|
| On-Premise | Die IAM-Software wird auf den unternehmenseigenen Servern installiert und betrieben. | Volle Datenkontrolle, hohe Anpassbarkeit. | Hohe Anfangsinvestition, hoher Wartungsaufwand, erfordert eigenes IT-Fachpersonal. | Großunternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen. |
| Cloud (SaaS) | Die Lösung wird vom Anbieter in der Cloud gehostet und als Service (Software-as-a-Service) bereitgestellt. | Geringer Einrichtungsaufwand, automatische Updates, skalierbar, oft kostengünstiger. | Abhängigkeit vom Anbieter, Daten werden extern gespeichert. | Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Start-ups. |
| Hybrid | Eine Kombination aus On-Premise- und Cloud-Komponenten. Kritische Daten bleiben lokal, flexible Dienste laufen in der Cloud. | Hohe Flexibilität, ausgewogene Kontrolle und Skalierbarkeit. | Komplexe Implementierung und Verwaltung, potenziell höhere Gesamtkosten. | Unternehmen mit bestehender On-Premise-Infrastruktur, die in die Cloud expandieren. |
Zusammenspiel zwischen HR und IAM
Nur weil Identity Access Management irgendwie etwas mit IT zu tun hat, bedeutet dies nicht, dass es sich um ein isoliertes IT-Thema handelt, das von den übrigen Prozessen und der HR-Arbeit abgekoppelt werden kann.
Warum IAM mehr ist als nur IT
Um zu verstehen, warum IAM mehr ist als nur eine IT-Angelegenheit, stellen Sie sich folgendes Szenario vor:
Wenn IAM nur eine IT-Angelegenheit wäre, also nur die IT entscheiden würde, wer welche Zugriffsrechte hat, gäbe es überhaupt keine Transparenz. Die HR-Abteilung hätte keinen Einblick, welche Zugriffsrechte welche Beschäftigten haben und die Vergabe von Berechtigungen wäre ein umständlicher und zeitaufwändiger Prozess, da alles erst durch die IT-Abteilung laufen müsste. Echte Flexibilität wäre nicht wirklich vorhanden. Es kann vorkommen, dass Beschäftigte kurzfristig eine andere Rolle übernehmen oder in eine andere Abteilung wechseln und nun andere Zugriffsrechte benötigen. Die IT-Abteilung müsste erst informiert werden und entsprechende Zugänge freigeben – ein langwieriger Prozess.
Ein Team: HR und IT
Im Gegensatz zu den typischen Aufgaben, die fast ausschließlich der IT-Abteilung oder den IT-Verantwortlichen vorbehalten sind (z. B. Konfiguration von Computern oder Installation und Wartung von Servern), ist bei IAM ein Zusammenspiel von HR und IT erforderlich.
Die Personalabteilung agiert hier als „Single Source of Truth“ (SSOT). Sie pflegt die Stammdaten der Beschäftigten wie Namen, Abteilung, Rolle und Vertragsstatus. Diese Daten sind die Grundlage für die automatisierte Vergabe von Zugriffsrechten. Eine zentrale HR-Software wie Factorial stellt sicher, dass diese Informationen stets aktuell sind und als verlässliche Datenquelle für das IAM-System dienen.
Personalverantwortliche verwalten und aktualisieren die Daten und geben diese dann an die IT bzw. an die Softwareanwendung weiter. Bei Neueinstellungen, Beförderungen oder Kündigungen wird dies in der HR-Software vermerkt. Die Zugriffsrechte werden dann automatisch aktualisiert oder gelöscht.
Beispiel
Eine Person aus dem Vertrieb wechselt in die Buchhaltung. In diesem Fall muss die Personalabteilung informiert werden, um die neuen Rollen und Verantwortlichkeiten im System zu aktualisieren. Sobald die Änderungen im Beschäftigtenkonto vorgenommen wurden, sorgt die IAM-Software dafür, dass die zuvor definierten Zugriffsrechte für die jeweiligen Abteilungen und Rollen automatisch angepasst werden. Auf diese Weise erhält die Person Zugang zu den Systemen, die sie für seine neue Tätigkeit benötigt, während gleichzeitig sichergestellt ist, dass keinen unberechtigten Zugriff mehr auf vertrauliche Vertriebsdaten besteht. Nur durch die enge Zusammenarbeit von HR und IT-Architektur des Unternehmens kann diese reibungslose und sichere Anpassung der Zugriffsrechte gewährleistet werden.
FAQ
Was ist Identity and Access Management einfach erklärt?
Identity and Access Management (IAM) ist ein System, das sicherstellt, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit den richtigen Zugriff auf Unternehmensressourcen haben. Es verwaltet digitale Identitäten und deren Berechtigungen, um die Sicherheit und Effizienz zu erhöhen.
Warum ist IAM wichtig?
IAM ist entscheidend für die Unternehmenssicherheit, da es unbefugten Zugriff auf sensible Daten verhindert, die Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO unterstützt und durch Automatisierung die betriebliche Effizienz steigert.
Welche IAM Lösungen gibt es?
Es gibt drei Haupttypen: On-Premise-Systeme (lokal installiert), Cloud-Systeme (vom Anbieter gehostet) und hybride Modelle. Cloud-Lösungen sind flexibel, kostengünstiger und lassen sich nahtlos in HR-Plattformen wie Factorial integrieren, was sie ideal für KMUs macht.
Welche Rolle spielt die Personalabteilung bei IAM?
Die Personalabteilung verwaltet die Mitarbeiterdaten, die als Grundlage für die Zugriffsrechte dienen. Eine zentrale HR-Plattform wie Factorial stellt sicher, dass Änderungen wie Beförderungen oder Austritte automatisch und korrekt an das IAM-System übermittelt werden.
Was sind die Hauptfunktionen von IAM?
Die Hauptfunktionen sind die Authentifizierung (Überprüfung der Identität eines Benutzers) und die Autorisierung (Gewährung von Zugriffsrechten auf bestimmte Ressourcen basierend auf dieser Identität).
