Die Kapazitätsplanung ist die Grundlage für erfolgreiche Projekte. Ohne eine effiziente und sorgfältige Planung kann es zu erheblichen negativen Auswirkungen kommen – etwa in Form von Ressourcenengpässen, Zeitverzögerungen oder Überschreitungen des Budgets.
Welche Aspekte dabei besonders wichtig sind und wie die einzelnen Schritte der Kapazitätsplanung konkret aussehen, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Das Wichtigste in Kürze:
- Die Kapazitätsplanung ist ein wichtiges Management-Tool – sowohl für Unternehmen als auch für Projekte. Sie stellt sicher, dass Ressourcen wie Personal, Zeit und Sachmittel entsprechend ihrer Verfügbarkeit geplant und eingesetzt werden.
- Die strategische, taktische und operative Kapazitätsplanung greifen dabei ineinander und bilden gemeinsam die Grundlage für eine realistische und erfolgreiche Projektumsetzung.
- Wichtige Tools dabei sind z. B.: Gantt-Diagramme (Zeit- und Ablaufplanung), die RACI-Matrix (Rollen- und Aufgabenverteilung), die Qualifikationsmatrix (Kompetenzabgleich), sowie HR-Software wie Factorial, die bei der Kontrolle, Planung und Verwaltung des Projektverlaufs unterstützt.
- Was versteht man unter Kapazitätsplanung?
- Welche Arten von Kapazitätsplanung gibt es?
- Was sind die Kernelemente der Kapazitätsplanung und mit welchen Tools und Methoden kann diese durchgeführt werden?
- Was ist ein Beispiel für Kapazitätsbedarfsplanung?
- Fazit: Warum ist eine Kapitänsplanung so wichtig?
Was versteht man unter Kapazitätsplanung?
Definition und Ziel der Kapazitätsplanung im Projektmanagement
Der Begriff Kapazitätsplanung (auch Kapa-Planung genannt) beschreibt den Prozess, in dem sichergestellt wird, dass Ressourcen in einem Unternehmen bzw. einem Projekt – wie beispielsweise:
- Personal
- Sachmittel
- Zeit
- Maschinen
- Räume
– ausreichend vorhanden, richtig eingeteilt und optimal eingesetzt sind, sodass das Ziel des Projekts unter effizientem Einsatz der Ressourcen erreicht werden kann. Das oberste Ziel einer effektiven Ressourcenplanung ist es, möglichst hohe Gewinne bzw. größtmöglichen Erfolg zu erzielen.
Zu diesem Zweck wird der notwendige Kapazitätsbedarf den aktuellen und vorhandenen Kapazitäten gegenübergestellt und anschließend so weit wie möglich an den Soll-Zustand angepasst.
Wie wichtig die Planung ist, zeigt sich daran, wie hoch der Anteil der Projektarbeit in deutschen Unternehmen ist: Einer Studie der GPM zufolge werden in Projekten etwa ein Drittel der Arbeit geleistet – mit einer Wertschöpfung von 1,2 Billionen Euro.
Welche Arten von Kapazitätsplanung gibt es?
Die verschiedenen Arten der Planung von Kapazitäten orientieren sich oft an ähnlichen Prinzipien wie der Personalbedarfsplanung und sind grundsätzlich in jedem Unternehmen ein zentraler Bestandteil aller Planungsprozesse. In der Regel unterscheidet man drei Ebenen, die sich gegenseitig ergänzen:
1. Strategische Kapazitätsplanung
Hier bewegen wir uns auf einem langfristigen Zeithorizont. In diesem Rahmen werden die langfristigen Ziele des Unternehmens bzw. des Projekts definiert. Es geht um grundlegende Fragen, wie:
- Was soll mit dem Projekt erreicht werden?
- Sind die richtigen Technologien verfügbar (Stichwort: Ressourcenanforderungen klären)
- Welche Investitionen sind notwendig?
- Gibt es genügend qualifiziertes Personal?
- Müssen neue Mitarbeitende eingestellt und Teams aufgebaut werden?
2. Taktische Kapazitätsplanung
Diese Ebene bewegt sich im mittelfristigen Zeithorizont (z. B. 3 bis 12 Monate). Hier wird geplant, welche Ressourcen in einem bestimmten Zeitraum für das Projekt verfügbar sein müssen. Hier geht es darum, die generelle Einsatzfähigkeit über Wochen oder Monate hinweg sicherzustellen.
3. Operative Kapazitätsplanung
Das ist das Tagesgeschäft. Hier geht es um die kurzfristige und konkrete Zuweisung von Ressourcen auf einzelne Aufgaben – oft auf Wochen- oder Tagesbasis.
Typische Inhalte:
- Welche Teammitglieder arbeiten wann an welcher Aufgabe?
- Urlaubsvertretungen
- Abstimmung mit konkreten Deadlines
- Reaktion auf kurzfristige Änderungen
Hinweis:
Je nach verwendeter Projektmanagement-Methode (z. B. agil vs. klassisch) unterscheidet sich die operative Planung deutlich. In agilen Projekten erfolgt die Kapazitätsplanung oft iterativ und flexibel, z. B. in Form von Sprints, während sie in klassischen Projekten stärker vorab festgelegt wird.
Was sind die Kernelemente der Kapazitätsplanung und mit welchen Tools und Methoden kann diese durchgeführt werden?
Kapazitätsplanung ist ein zentraler Bestandteil im Projektmanagement und erfordert die enge Zusammenarbeit zwischen Projektleiter*innen, Personaler*innen und anderen Fachabteilungen. Je nach Phase (strategisch, taktisch oder operativ) sind verschiedene Personen beteiligt und unterschiedliche Tools gefragt.
Aufgaben und Schritte der Kapazitätsplanung:
1. Bedarfsermittlung
Zunächst wird ermittelt:
- Ressourcenbedarf: Welche Ressourcen (z. B. Personal, Maschinen, Räume) werden benötigt?
- Wie viel Zeit wird pro Aufgabe oder Projektphase eingeplant?
Hilfreiche Methoden & Tools:
- Gantt-Diagramme zur Zeitplanung
- RACI-Matrix zur Klärung, Verteilung und Zuweisung der Verantwortlichkeiten in einem Projekt
2. Kapazitätsermittlung
Als Nächstes wird Folgendes überprüft:
- Ressourcenverfügbarkeit: Welche Ressourcen stehen tatsächlich zur Verfügung?
- Gibt es Einschränkungen oder Hindernisse (z. B. Urlaub, Teilzeit, Maschinenwartung)?
In diesem Zusammenhang kann die HR-Software von Factorial ideal unterstützen. Projektmanager*innen können mit dem Tool ganz einfach Urlaube, Abwesenheiten und die Verfügbarkeiten des Personals einsehen.
Zusätzlich bietet Factorial auch die Möglichkeit, eine Qualifikationsmatrix zu erstellen. Damit lässt sich ermitteln, ob das vorhandene Personal über die erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen für bestimmte Aufgaben oder Projekte verfügt.
Es empfiehlt sich, diese Matrix einmal grundsätzlich zu erstellen und dann beispielsweise bei Neueinstellungen oder Austritten regelmäßig zu aktualisieren. So steht jederzeit ein aktuelles Dokument zur Verfügung, das gezielt für Zwecke wie die Kapazitätsplanung genutzt werden kann.
3. Abgleich von Bedarf und Kapazität
Nun werden der ermittelte Bedarf und die verfügbaren Kapazitäten gegenübergestellt:
- Gibt es Unter- oder Überauslastung?
- Wo entstehen Engpässe?
- Müssen Ressourcen umverteilt oder erweitert werden?
Hilfreiches Tool:
4. Maßnahmenplanung
Basierend auf dem Abgleich werden konkrete Maßnahmen geplant:
- Anpassung von Zeitplänen
- Kapazitätsplanung der Mitarbeitenden
- Umverteilung von Aufgaben
- Einsatz externer Ressourcen
- Recruiting neuer Mitarbeitender
- Investitionen in Material, Technik oder Räume
Bei all diesen Aufgaben der Maßnahmenplanung kann die Business Management Software von Factorial wirkungsvoll unterstützen.
Mit dem integrierten Recruiting-Tool lassen sich Bewerbungen effizient verwalten. Durch automatisiertes Multiposting und KI-gestützte Filterfunktionen können gezielt passende Kandidat*innen gefunden werden. Zudem ist es möglich, eine eigene Karriereseite oder einen Talentpool aufzubauen – so haben Sie bei neuen Projekten bereits geeignete Talente in der Pipeline.
Darüber hinaus kann die konkrete Zeitplanung, Überwachung und Ausführung von Projekten durch das Projektzeiterfassungs-Tool in Factorial unterstützt werden.
Projektmanager*innen können damit:
- den Projektzeitplan erstellen,
- Verantwortlichkeiten und Rollen zuweisen,
- Kosten kontrollieren,
- Urlaube, Abwesenheiten und Arbeitszeiten integrieren
- sowie die Abrechnung vorbereiten.
Abgeschlossene Projekte können anschließend im System analysiert werden – etwa in Bezug auf Rentabilität, Zeit- und Budgetabweichungen.
Diese Datenbasis hilft, fundierte Entscheidungen für zukünftige Projekte zu treffen und die Kapazitäts- sowie Ressourcenplanung weiter zu optimieren.
Kapazitätsplanung Excelvorlage kostenlos
Natürlich können Sie die Kapazitätsplanung auch einfach mit Excel durchführen.
Kostenlose Vorlagen mit einer Schritt-für-Schritt-Erklärung finden Sie zahlreich im Internet – unter anderem bei The Project Group.
Was ist ein Beispiel für Kapazitätsbedarfsplanung?
Ein Webunternehmen soll eine aufwändige Website für einen Kunden erstellen. Die Kapazitätsplanung wird rechtzeitig durchgeführt. Im Rahmen dieser Planung schauen wir uns ein Element beispielhaft an:
- Bedarfsermittlung:
Das Projektteam ermittelt u. a., dass für die Website 50 professionelle Fotos gebraucht werden. Für das Fotoshooting wird geschätzt, dass ein*e Fotograf*in 5 Arbeitstage benötigt. - Kapazitätsermittlung:
Es wird geprüft, wie viel Zeit die Fotografin, mit der das Unternehmen in solchen Fällen immer zusammenarbeitet, im geplanten Zeitraum zur Verfügung hat. Dabei zeigt sich, dass sie nur 3 Arbeitstage frei hat, da sie parallel andere Projekte betreut. - Abgleich von Bedarf und Kapazität:
Der Bedarf von 5 Tagen steht einer Verfügbarkeit von nur 3 Tagen gegenüber – es besteht eine Kapazitätslücke. - Maßnahmenplanung:
Um den Engpass zu beheben, wird entschieden, einen zweiten Fotografen für 2 Tage hinzuzuziehen oder die Fotoshootings zeitlich zu verschieben, um den Zeitplan einzuhalten.
Durch diese abgestimmte Kapazitätsplanung können alle Fotos rechtzeitig produziert werden, und das Website-Projekt läuft planmäßig.
Fazit: Warum ist eine Kapitänsplanung so wichtig?
Die Vorteile einer gründlichen Kapazitätsplanung liegen auf der Hand:
Bereits im Vorfeld entsteht Transparenz und ein besserer Überblick. Mögliche Probleme und Engpässe können rechtzeitig erkannt und gelöst werden. So lassen sich passende Maßnahmen frühzeitig einleiten, anstatt im laufenden Projektverlauf festzustellen, dass etwa das Budget bereits ausgeschöpft ist.
Auch eine vorausschauende Kostenkontrolle wird dadurch möglich – bevor es zu Verzögerungen oder Mehraufwand kommt.
Zudem profitieren auch die Mitarbeitenden von einer frühzeitigen Planung:
Sie ermöglicht eine effiziente Personaleinsatzplanung in Abstimmung mit Urlauben und Abwesenheiten – und verhindert Überlastung. Aufgaben können realistisch verteilt werden, und es bleibt genug Zeit, bei Bedarf rechtzeitig neues Personal einzuplanen.
