Effektives Prozessmanagement ist heute entscheidend für den Unternehmenserfolg, da es die Effektivität und Effizienz von Arbeitsabläufen nachhaltig steigert. Dieser Artikel beleuchtet die Definition, wesentliche Methoden und die Abgrenzung zum agilen Prozessmanagement, um Ihnen einen umfassenden Überblick zu geben.
Das Wichtigste im Überblick
- Definition: Prozessmanagement ist ein systematischer Ansatz zur Planung, Steuerung, Kontrolle und kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen.
- Hauptziele sind Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung, Kostensenkung, erhöhte Flexibilität und verbesserte Kundenzufriedenheit.
- Bekannte Ansätze umfassen Kaizen, Six Sigma und Lean Management, die auf kontinuierliche Optimierung und Wertschöpfung abzielen.
- Agilität: In einer dynamischen VUCA-Welt ergänzen agile Methoden wie Scrum und Kanban das klassische Prozessmanagement.
- Unternehmen profitieren von klar definierten Abläufen, höherer Rechtssicherheit, besserer Ressourcennutzung und Anpassungsfähigkeit an Marktveränderungen
Was ist Prozessmanagement?
Prozessmanagement (auch Geschäftsprozessmanagement oder Business Process Management, kurz BPM genannt) ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Steuerung und Optimierung aller Prozesse in einem Unternehmen. Es umfasst die Identifikation, Analyse, Gestaltung, Implementierung, Überwachung und kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsabläufen, um Unternehmensziele effizienter zu erreichen.
Einfacher ausgedrückt hilft Ihnen das Prozessmanagement dabei,
- Ihre Arbeitsabläufe zu planen und zu verbessern.
- einen Überblick darüber zu erhalten, wer etwas macht, wann jemand etwas macht und welche Ressourcen dabei verbraucht werden.
- Unternehmensstrategien, Ziele, Personalführung, Qualitätsmanagement, Projektmanagement, Risikomanagement und Finanzmanagement festzulegen und zu kontrollieren.
Definition Prozess:
Ein Prozess ist eine Abfolge von Arbeitsschritten, die immer in der gleichen Reihenfolge durchgeführt und wiederholt werden. Dabei gibt es einen definierten Input (Einsatz) und einen Output (Ergebnis).
Jeder Prozess kann dabei durch eine Prozesslandkarte visualisiert werden, die einen Überblick über die einzelnen Prozessarten und deren Wechselwirkungen gibt. Eine klare Abgrenzung zum Projektmanagement ist wichtig: Während Projekte einmalige, zeitlich befristete Vorhaben sind, befasst sich Prozessmanagement mit wiederkehrenden, dauerhaften Aufgaben und Abläufen im Unternehmen.
Das Prozessmanagement lässt sich in drei Teile gliedern, welche jeweils eine Funktion darstellen.
- Die Prozessentwicklung sorgt für eine Definition einer klaren Vision, Mission und Strategie.
- In der Prozessführung werden Rollen, Verantwortung, Kennzahlen und Instrumente zur Messung der Prozesse festgelegt.
- Umgesetzt wird dann alles im Rahmen der Prozesskultur. Als Hilfsmittel dienen beispielsweise Checklisten oder Coachings.
Welche Vorteile erwarten Sie?
Die Vorteile eines effektiven Prozessmanagements sind vielfältig und tragen maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Dazu gehören:
- Gesteigerte Effizienz und Produktivität: Durch optimierte Abläufe werden Ressourcen besser genutzt und Engpässe reduziert.
- Verbesserte Qualität: Schwachstellen werden identifiziert und Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung eingeleitet, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.
- Reduzierte Kosten: Effizientere Prozesse und bessere Ressourcennutzung führen zu signifikanten Kostensenkungen.
- Erhöhte Transparenz und Kontrolle: Klare Definitionen der Abläufe und Verantwortlichkeiten schaffen Überblick und ermöglichen eine bessere Steuerung.
- Höhere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Unternehmen können schneller auf Marktveränderungen und Kundenanforderungen reagieren.
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Klare Prozesse und die Vermeidung von Fehlern entlasten Mitarbeiter*innen und fördern eine positive Arbeitsumgebung.
- Rechtssicherheit und Compliance: Einheitliche Abläufe über Standorte hinweg gewährleisten eine höhere Rechtssicherheit und erleichtern die Einhaltung von Vorschriften.
Welche Ziele verfolgt Prozessmanagement?
Mithilfe des Prozessmanagements werden eine Reihe von Zielen verfolgt, die zu einer Verbesserung der Effektivität und Effizienz der Prozesse führen sollen.
Zu den wichtigsten Zielen eines erfolgreichen Prozessmanagements gehören unter anderem:
- Steigerung der Effektivität und Effizienz von Geschäftsprozessen
- Verbesserung und Erhöhung der Flexibilität
- Steigerung der Qualität
- Verringerung der Kosten
- Verbessertes Kundenverständnis und als Folge zufriedenere Kund*innen
Diese Ziele sind eng mit den strategischen und operativen Ausrichtungen eines Unternehmens verbunden. Strategisches Prozessmanagement konzentriert sich auf die langfristige Ausrichtung der Prozesse an der Unternehmensstrategie, während operatives Prozessmanagement die kurzfristige Sicherstellung effizienter Abläufe und die Beseitigung von Engpässen zum Ziel hat.
Was Sie bei der Anwendung beachten müssen
Vorbereitung und Zielsetzung
Falls Sie erfolgreiches Prozessmanagement auch in Ihrem Unternehmen einführen möchten, um dadurch Ihre Prozesse zu optimieren, sollten Sie sich bereits im Voraus einige Gedanken machen.
Denn damit Ihr Unternehmen zu einer prozessorientierten Organisation werden kann, ist es wichtig, für eine umfassende Dokumentation zu sorgen und Ziele, Lösungen und Probleme festzuhalten.
Das Fraunhofer-Institut empfiehlt, sich im Vorfeld folgende zentrale Fragestellungen zu stellen:
- Wie verlaufen die Ende-zu-Ende-Prozesse im Unternehmen?
- Welche Ressourcen, Kennzahlen, Prinzipien und Dokumentationen werden zur Steuerung benötigt?
- Sind die optimalen Tools vorhanden und werden diese effizient eingesetzt?
- Welche Möglichkeiten zur Unterstützung und Optimierung ergeben sich durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen?
Voraussetzungen
Erst wenn alle Fragen beantwortet und die Ziele klar definiert sind, können Maßnahmen festgelegt werden. Dafür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Gut funktionierende Teamarbeit im Unternehmen
- Transparente und rechtzeitige Kommunikation aller wichtigen Informationen
- Effiziente Aufgabenverteilung auf die Mitarbeitenden, inklusive der Überprüfung der Aufteilung zwischen Mensch und Maschine
- Sinnvolle Reihenfolge der Prozesse, die regelmäßig überprüft und analysiert wird
Sind diese Voraussetzungen gegeben, können geeignete Maßnahmen im Prozessmanagement bestimmt werden.
Maßnahmen
Zu den typischen Maßnahmen des Prozessmanagements zählen unter anderem:
- Klare Planung und Gestaltung der Managementprozesse
- Durchführung von Aufgaben anhand festgelegter Managementprozesse
- Überwachung und Dokumentation von Managementprozessen
Die Maßnahmen sind für jedes Unternehmen individuell und Sie müssen sie anhand Ihrer Zielsetzungen formulieren.
In diesem Zusammenhang ist die Rolle Prozessmanager*in besonders bei größeren Unternehmen sinnvoll. Diese Person ist für die Analyse, Gestaltung und Optimierung der Geschäftsprozesse verantwortlich und stellt sicher, dass die festgelegten Maßnahmen effektiv umgesetzt werden. Auch die Prozessverantwortlichen spielen eine zentrale Rolle, indem sie die Einhaltung und kontinuierliche Verbesserung spezifischer Prozesse sicherstellen.
Wichtig! Binden Sie Ihre Führungskräfte mit ein. Sie sollten die relevanten Prozesse kennen und deshalb auch aktiv an der Verbesserung der Prozesse im Unternehmen teilnehmen.
Methoden des Prozessmanagements
Vor der Festlegung der Maßnahmen und Methoden sollten Sie erst einmal relevante Prozesse identifizieren und auswählen. Dabei sollten Sie sich für eine Alternative zwischen Top Down oder Bottom Up entscheiden:
Top Down
- Ausgangspunkt: Geschäftsstrategie, Geschäftsfelder und Kundengruppen,
- Kundenanforderungen, (geplantes) Leistungsangebot
- Ableitung der primären Geschäftsprozesse und deren Teilprozesse
- Ableitung der sekundären Geschäftsprozesse
Bottom Up
- Ausgangspunkt Aktivitäten der untersten Prozessebene
- Detail-Analyse nach organisatorischen oder technischen Gesichtspunkten
- Bildung von ähnlichen Gruppen
- Zusammenfassung zu Arbeitsschritten, Prozessschritten, Teilprozessen, Geschäftsprozessen
Wenn Sie sich für eine Alternative entschieden haben, geht es weiter mit der Auswahl einer geeigneten Methode.
Bewährte Methoden stellen wir Ihnen im Folgenden vor:
Kaizen
Eine der bekanntesten Methoden ist die Anwendung von Kaizen. Kaizen ist ein aus Japan stammendes Managementkonzept. Mit einfachen Mitteln sollen die Prozesse kontinuierlich verbessert und schließlich perfektioniert werden. Heute gilt Kaizen in der Wirtschaft weltweit als ein wichtiges Hilfsmittel in der langfristigen Wettbewerbsstrategie eines Unternehmens.
Übersetzt bedeutet Kaizen so viel wie:
KAI = Veränderung
ZEN = zum Besseren
Das Ziel ist hierbei die kontinuierliche Verbesserung von jedem Mitarbeitenden, immer und überall.
Six Sigma
Six Sigma ist ein systematisches Vorgehen zur Prozessverbesserung unter Anwendung analytischer und statistischer Methoden. Das Besondere an Six Sigma im Vergleich zu anderen Prozessverbesserungsmethoden ist der mathematische Ansatz. Es wird davon ausgegangen, dass jeder Geschäftsprozess als eine mathematische Funktion beschrieben werden kann.
DMAIC steht für den Kernprozess des Qualitätsmanagement-Ansatzes Six Sigma und beschreibt folgende Phasen:
- Define
In dieser Phase wird der Ist-Zustand festgestellt und Ziele definiert. Außerdem werden die Rahmenbedingungen wie Kosten und Zeit definiert. - Measure
Es geht in dieser Phase um Zahlen, Daten und Fakten. Messen bedeutet in diesem Schritt, dass die derzeitige Ausprägung der Leistungsmerkmale festgestellt wird. - Analyse
In der Phase der Analyse wird herausgearbeitet, welche Ursachen das Problem hat. Es werden hierzu Ursachen-Wirkungs-Beziehungen zwischen In- und Outputs dargestellt. - Improve
In diesem Schritt geht es darum, wie das Problem eliminiert werden kann. Dazu werden geeignete Lösungen erarbeitet. Zwischen den verschiedenen Lösungsmöglichkeiten wird dann anhand von Kriterien eine Lösung ausgewählt und umgesetzt. - Control
Die letzte Phase beinhaltet die Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen und die Schulung der Beteiligten über den neuen Prozess.
Wichtig! Der Kunde sollte immer im Mittelpunkt stehen. Bei Six Sigma geht es darum, den Kunden einen möglichst hohen Nutzen zu bieten. Deshalb sollte Ihr Team viel Zeit darauf verwenden, die Zielgruppe zu analysieren, um Kundenwünsche gezielt umsetzen zu können.
Lean Management
Lean Management ist eine Management- und Organisationsmethode, die darauf abzielt, die Leistung eines Unternehmens und insbesondere die Qualität und Rentabilität seiner Produktion zu verbessern.
Es gibt hierbei 5 Leitprinzipien des Lean Managements:
-
Identifizierung von Kunden und ihrem Mehrwert
Stellen Sie dar, weshalb Ihr Produkt einzigartig ist und was es dem Kunden bietet. Definieren Sie den genauen Wert und die Vorteile, die Ihr Kunde durch Ihr Produkt erlangt. Ergänzen Sie Ihr Angebot anhand der Bedürfnisse Ihrer Kunden.
-
Abbildung der Wertschöpfungskette
In diesem Schritt bilden Sie den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens ab. Er sollte alle Aktionen und Personen umfassen, die an dem Prozess beteiligt sind. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, die Schritte im Prozess zu identifizieren, die keinen Mehrwert schaffen.
-
Erstellung eines kontinuierlichen Arbeitsablaufs
Sobald Sie Ihre Wertschöpfungskette im Blick haben, müssen Sie dafür sorgen, dass die Arbeitsabläufe der einzelnen Teams reibungslos funktionieren.
Denn die Entwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung erfordert oft abteilungsübergreifende Teamarbeit. Dabei kann es jederzeit zu Engpässen und Unterbrechungen kommen. Wenn Sie jedoch die Aufgaben in kleinere Teile zerlegen und den Arbeitsablauf visualisieren, können Sie Hindernisse im Prozess leicht erkennen und beseitigen.
-
Schaffung eines Traktionssystems
Ein solider Arbeitsablauf ermöglicht es Ihren Teams, ihre Aufgaben viel schneller und mit weniger Aufwand zu erledigen. Um diese Stabilität zu gewährleisten, muss jedoch darauf geachtet werden, dass im Rahmen der Lean-Methodik ein sogenanntes Traktionssystem geschaffen wird. In einem solchen System wird nur dann Arbeit produziert, wenn auch Bedarf besteht.
-
Kontinuierliche Verbesserung
Wenn Sie alle oben genannten Schritte durchgeführt haben, haben Sie Ihr Lean-Management-System aufgebaut. Denken Sie jedoch daran, dass Ihr System nicht für sich alleine steht. Bei jedem der vorangegangenen Schritte können Probleme auftreten.
Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter auf allen Ebenen in die kontinuierliche Verbesserung des Prozesses einbezogen werden.
Neben diesen etablierten Methoden gibt es weitere Ansätze, die zur Prozessoptimierung eingesetzt werden können, darunter:
- Business Process Reengineering (BPR): Radikale Neugestaltung von Prozessen zur Erzielung signifikanter Verbesserungen.
- Total Quality Management (TQM): Ein umfassendes Managementsystem, das auf kontinuierliche Qualitätsverbesserung durch Einbeziehung aller Mitarbeiter*innen abzielt.
- Process Mining: Analysiert Prozessdaten, um Engpässe und Abweichungen in realen Prozessen zu identifizieren.
- Robotic Process Automation (RPA): Automatisierung repetitiver, regelbasierter Aufgaben durch Software-Roboter.
- PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act): Ein iterativer Vier-Schritte-Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen.
- 5-Why-Methode: Eine Fragetechnik zur Ursachenanalyse von Problemen, indem man wiederholt „Warum?“ fragt.
Klassisches vs. Agiles Prozessmanagement
Die Wahl zwischen klassischem und agilem Prozessmanagement hängt stark von der Natur der Prozesse und der Unternehmensumgebung ab. Während klassische Ansätze Stabilität und Vorhersagbarkeit betonen, sind agile Methoden ideal für volatile und komplexe Umfelder, die schnelle Anpassungen erfordern (Stichwort VUCA). Eine Kombination beider Ansätze, auch als „Bimodales Prozessmanagement“ bekannt, kann oft die beste Lösung sein, um sowohl Effizienz als auch Flexibilität zu gewährleisten.
Hilfe bei der Entscheidungsfindung
Beginnen Sie mit der Analyse Ihrer Prozesse. Sind diese stabil oder instabil?
Bei stabilen Prozessen eignet sich das klassische Prozessmanagement sehr gut, bei instabilen Prozessen sollten Sie sich eher für ein agiles Prozessmanagement entscheiden.
Agile Prozessmanagement-Tools sind beispielsweise:
Achtung! Nicht jeder Prozess eignet sich für ein agiles Vorgehen. Abhängig von der vorliegenden Prozessstruktur kann eine Kombination von klassischen und agilen Methoden sinnvoll sein. So können Sie auf unbeständige und unsichere Einflussfaktoren reagieren.
Für eine effiziente Umsetzung des Prozessmanagements, insbesondere in agilen Umgebungen, können moderne HR-Softwaresysteme eine wertvolle Unterstützung bieten. Sie ermöglichen die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen wie Onboarding, Urlaubsanträgen oder Zeiterfassung.
Dies schafft nicht nur Transparenz und reduziert den administrativen Aufwand, sondern ermöglicht es Mitarbeitenden und Führungskräften, sich auf strategisch wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Factorial bietet beispielsweise eine intuitive Plattform, die hilft, Business-Prozesse zu optimieren und die Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern.
Häufig gestellte Fragen zum Prozessmanagement
Was versteht man unter Prozessmanagement?
Das Prozessmanagement hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeitsabläufe zu planen und zu verbessern. Einen Überblick darüber zu erhalten, wer etwas macht, wann jemand etwas macht und welche Ressourcen dabei verbraucht werden. Unternehmensstrategien, Ziele, Personalführung, Qualitätsmanagement, Projektmanagement, Risikomanagement und Finanzmanagement festzulegen und zu kontrollieren.
Was macht man im Prozessmanagement?
Zu den typischen Maßnahmen des Prozessmanagements zählen unter anderem: Klare Planung und Gestaltung der Managementprozesse, Durchführung von Aufgaben anhand festgelegter Managementprozesse, Überwachung und Dokumentation von Managementprozessen.
Welche Rollen sind im Prozessmanagement wichtig?
Im Prozessmanagement gibt es verschiedene Schlüsselrollen, darunter den Prozessverantwortliche*n, der für einen gesamten Prozess zuständig ist, und den Prozessmanager*in, der die Optimierung und Steuerung der Prozesse übernimmt. Auch Prozessmodellierer*innen und Prozessbeteiligte spielen eine wichtige Rolle.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessmanagement und Projektmanagement?
Prozessmanagement befasst sich mit wiederkehrenden und dauerhaften Arbeitsabläufen in einem Unternehmen, die kontinuierlich optimiert werden. Projektmanagement hingegen steuert einmalige, zeitlich befristete Vorhaben mit einem spezifischen Ziel.
