Erfolgreiches Prozessmanagement und seine Anwendung spielen eine wichtige Rolle in der heutigen Arbeitswelt. Denn damit Prozesse reibungslos funktionieren und deren Effektivität und Effizienz nachhaltig erhöht werden, brauchen Sie ein erfolgreiches Prozessmanagement. Was genau Prozessmanagement ist, welche Methoden es gibt und inwiefern sich agiles Prozessmanagement abgrenzt, erfahren Sie in diesem Artikel.
- Prozessmanagement Definition
- Was ist Prozessmanagement?
- Welche Ziele werden verfolgt?
- Was Sie bei der Anwendung beachten müssen
- Methoden des Prozessmanagements
- Klassisches vs. Agiles Prozessmanagement
Prozessmanagement Definition
Gemäß dem Gabler Banklexikon versteht man unter dem Begriff des Prozessmanagements „eine systematische Herangehensweise zum Planen, Steuern, Kontrollieren und Verbessern von Prozessen.“
Dabei liegt der Fokus auf der Organisation der Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Das Ziel ist die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse. Dabei sollen die Planung und die Organisation der Prozesse effektiv und effizient verändert werden.
Was ist Prozessmanagement?
Einfacher ausgedrückt hilft Ihnen das Prozessmanagement dabei,
- Ihre Arbeitsabläufe zu planen und zu verbessern.
- Einen Überblick darüber zu erhalten, wer etwas macht, wann jemand etwas macht und welche Ressourcen dabei verbraucht werden.
- Unternehmensstrategien, Ziele, Personalführung, Qualitätsmanagement, Projektmanagement, Risikomanagement und Finanzmanagement festzulegen und zu kontrollieren.
Definition Prozess:
Ein Prozess ist eine Abfolge von Arbeitsschritten, die immer in der gleichen Reihenfolge durchgeführt und wiederholt werden. Dabei gibt es einen definierten Input (Einsatz) und einen Output (Ergebnis).
Das Prozessmanagement lässt sich in drei Teile gliedern, welche jeweils eine Funktion darstellen.
- Die Prozessentwicklung sorgt für eine Definition einer klaren Vision, Mission und Strategie.
- In der Prozessführung werden Rollen, Verantwortung, Kennzahlen und Instrumente zur Messung der Prozesse festgelegt.
- Umgesetzt wird dann alles im Rahmen der Prozesskultur. Als Hilfsmittel dienen beispielsweise Checklisten oder Coachings.
Welche Vorteile erwarten Sie?
Die Vorteile des Geschäftsprozessmanagements sind vielseitig.
- In erster Linie steht die klare Definition der Abläufe. Dadurch können Verantwortlichkeiten klar festgelegt und Organisationsänderungen einfacher umgesetzt werden.
- Es wird außerdem eine Einheitlichkeit der Abläufe über Standorte hinweg erzielt. Die Einheitlichkeit der Prozesse sorgt zusätzlich für eine höhere Rechtssicherheit.
Welche Ziele werden verfolgt?
Mithilfe des Prozessmanagements werden eine Reihe von Zielen verfolgt, die zu einer Verbesserung der Effektivität und Effizienz der Prozesse führen sollen.
Zu den wichtigsten Zielen eines erfolgreichen Prozessmanagements gehören unter anderem:
- Steigerung der Effektivität und Effizienz von Geschäftsprozessen
- Verbesserung und Erhöhung der Flexibilität
- Steigerung der Qualität
- Verringerung der Kosten
- Verbessertes Kundenverständnis und als Folge zufriedenere Kunden
Mithilfe eines guten Prozessmanagements können Sie diese Ziele schneller erreichen. Außerdem erhalten Sie wichtige Informationen, die für den Erfolg des gesamten Unternehmens von Relevanz sind.
Was Sie bei der Anwendung beachten müssen
Vorbereitung und Zielsetzung
Falls Sie erfolgreiches Prozessmanagement auch in Ihrem Unternehmen einführen möchten, um dadurch Ihre Prozesse zu optimieren, sollten Sie sich bereits im Voraus einige Gedanken machen.
Denn damit Ihr Unternehmen zu einer prozessorientierten Organisation werden kann, ist es wichtig, für eine umfassende Dokumentation zu sorgen und Ziele, Lösungen und Probleme festzuhalten.
Gemäß dem Fraunhofer-Institut sollte man sich folgende Fragestellungen im Voraus stellen:
- Wie verlaufen die Ende-zu-Ende-Prozesse im Unternehmen?
- Welche Assets, Kennzahlen, Prinzipien und Dokumentationen benötige ich zur Steuerung?
- Stehen die optimalen Tools bereit?
- Welche Möglichkeiten zur Unterstützung entstehen durch Digitalisierung?
Voraussetzungen
Erst wenn alle Fragen beantwortet und die Ziele klar gesetzt wurden, können Maßnahmen bestimmt werden.
Es gibt jedoch noch einige Voraussetzungen, die erfüllt werden müssen:
- Es sollte eine gute und funktionierende Teamarbeit in Ihrem Unternehmen gelebt werden.
- Zudem sollte es eine transparente Kommunikation in Ihrem Unternehmen geben, sodass alle wichtigen Informationen rechtzeitig zur Verfügung stehen.
- Zusätzlich sollten die Aufgaben effizient auf die Mitarbeitenden verteilt sein. Es kann Sinn ergeben, die Verteilung zwischen den Aufgaben von Menschen und Maschinen zu überdenken und gegebenenfalls zu ändern.
- Überprüfen Sie auch die Reihenfolge der Prozesse und analysieren Sie, ob die aktuelle Reihenfolge sinnvoll ist.
Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, können Sie sich den Maßnahmen des Prozessmanagements widmen und geeignete nächste Schritte bestimmen.
Maßnahmen
Zu den typischen Maßnahmen des Prozessmanagements zählen unter anderem:
- Klare Planung und Gestaltung der Managementprozesse
- Durchführung von Aufgaben anhand festgelegter Managementprozesse
- Überwachung und Dokumentation von Managementprozessen
Die Maßnahmen sind für jedes Unternehmen individuell und Sie müssen Sie anhand Ihrer Zielsetzungen formulieren.
Wichtig! Binden Sie auch die Führungskräfte mit ein. Sie sollten die relevanten Prozesse kennen und deshalb auch aktiv an der Verbesserung der Prozesse im Unternehmen teilnehmen.
Passen Sie mit Factorial Veränderungen an Ihre Bedürfnisse an und optimieren Sie Ihre Prozesse.
Methoden des Prozessmanagements
Um die Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu verbessern, können Sie verschiedene Methoden verwenden.
Vor der Festlegung der Maßnahmen und Methoden stehen jedoch die Identifikation und die Auswahl der relevanten Prozesse. Bei der Identifikation der zu verbessernden Prozesse sollten Sie sich für eine Alternative zwischen Top Down oder Bottom Up entscheiden.
Top Down
- Ausgangspunkt: Geschäftsstrategie, Geschäftsfelder und Kundengruppen,
- Kundenanforderungen, (geplantes) Leistungsangebot
- Ableitung der primären Geschäftsprozesse und deren Teilprozesse
- Ableitung der sekundären Geschäftsprozesse
Bottom Up
- Ausgangspunkt Aktivitäten der untersten Prozessebene
- Detail-Analyse nach organisatorischen oder technischen Gesichtspunkten
- Bildung von ähnlichen Gruppen
- Zusammenfassung zu Arbeitsschritten, Prozessschritten, Teilprozessen, Geschäftsprozessen
Wenn Sie sich für eine Alternative entschieden haben, geht es weiter mit der Auswahl einer geeigneten Methode. Einige der bekanntesten Methoden stellen wir Ihnen im Folgenden vor:
Kaizen
Eine der bekanntesten Methoden ist die Anwendung von Kaizen. Kaizen ist ein aus Japan stammendes Managementkonzept. Mit einfachen Mitteln sollen die Prozesse kontinuierlich verbessert und schließlich perfektioniert werden. Heute gilt Kaizen in der Wirtschaft weltweit als ein wichtiges Hilfsmittel in der langfristigen Wettbewerbsstrategie eines Unternehmens.
Übersetzt bedeutet Kaizen so viel wie:
KAI = Veränderung
ZEN = zum Besseren
Das Ziel ist hierbei die kontinuierliche Verbesserung von jedem Mitarbeitenden, immer und überall.
Six Sigma
Six Sigma ist ein systematisches Vorgehen zur Prozessverbesserung unter Anwendung analytischer und statistischer Methoden. Das Besondere an Six Sigma im Vergleich zu anderen Prozessverbesserungsmethoden ist der mathematische Ansatz. Es wird davon ausgegangen, dass jeder Geschäftsprozess als eine mathematische Funktion beschrieben werden kann.
DMAIC steht für den Kernprozess des Qualitätsmanagement-Ansatzes Six Sigma und beschreibt folgende Phasen:
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Define
In dieser Phase wird der Ist-Zustand festgestellt und Ziele definiert. Außerdem werden die Rahmenbedingungen wie Kosten und Zeit definiert.
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Measure
Es geht in dieser Phase um Zahlen, Daten und Fakten. Messen bedeutet in diesem Schritt, dass die derzeitige Ausprägung der Leistungsmerkmale festgestellt wird.
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Analyse
In der Phase der Analyse wird herausgearbeitet, welche Ursachen das Problem hat. Es werden hierzu Ursachen-Wirkungs-Beziehungen zwischen In- und Outputs dargestellt.
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Improve
In diesem Schritt geht es darum, wie das Problem eliminiert werden kann. Dazu werden geeignete Lösungen erarbeitet. Zwischen den verschiedenen Lösungsmöglichkeiten wird dann anhand von Kriterien eine Lösung ausgewählt und umgesetzt.
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Control
Die letzte Phase beinhaltet die Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen und die Schulung der Beteiligten über den neuen Prozess.
Wichtig! Der Kunde sollte immer im Mittelpunkt stehen. Bei Six Sigma geht es darum, den Kunden einen möglichst hohen Nutzen zu bieten. Deshalb sollte Ihr Team viel Zeit darauf verwenden, die Zielgruppe zu analysieren, um Kundenwünsche gezielt umsetzen zu können.
Lean Management
Lean Management ist eine Management- und Organisationsmethode, die darauf abzielt, die Leistung eines Unternehmens und insbesondere die Qualität und Rentabilität seiner Produktion zu verbessern.
Es gibt hierbei 5 Leitprinzipien des Lean Managements:
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Identifizierung von Kunden und ihrem Mehrwert
Stellen Sie dar, weshalb Ihr Produkt einzigartig ist und was es dem Kunden bietet. Definieren Sie den genauen Wert und die Vorteile, die Ihr Kunde durch Ihr Produkt erlangt. Ergänzen Sie Ihr Angebot anhand der Bedürfnisse Ihrer Kunden.
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Abbildung der Wertschöpfungskette
In diesem Schritt bilden Sie den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens ab. Er sollte alle Aktionen und Personen umfassen, die an dem Prozess beteiligt sind. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, die Schritte im Prozess zu identifizieren, die keinen Mehrwert schaffen.
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Erstellung eines kontinuierlichen Arbeitsablaufs
Sobald Sie Ihre Wertschöpfungskette im Blick haben, müssen Sie dafür sorgen, dass die Arbeitsabläufe der einzelnen Teams reibungslos funktionieren.
Denn die Entwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung erfordert oft abteilungsübergreifende Teamarbeit. Dabei kann es jederzeit zu Engpässen und Unterbrechungen kommen. Wenn Sie jedoch die Aufgaben in kleinere Teile zerlegen und den Arbeitsablauf visualisieren, können Sie Hindernisse im Prozess leicht erkennen und beseitigen.
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Schaffung eines Traktionssystems
Ein solider Arbeitsablauf ermöglicht es Ihren Teams, ihre Aufgaben viel schneller und mit weniger Aufwand zu erledigen. Um diese Stabilität zu gewährleisten, muss jedoch darauf geachtet werden, dass im Rahmen der Lean-Methodik ein sogenanntes Traktionssystem geschaffen wird. In einem solchen System wird nur dann Arbeit produziert, wenn auch Bedarf besteht.
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Kontinuierliche Verbesserung
Wenn Sie alle oben genannten Schritte durchgeführt haben, haben Sie Ihr Lean-Management-System aufgebaut. Denken Sie jedoch daran, dass Ihr System nicht für sich alleine steht. Bei jedem der vorangegangenen Schritte können Probleme auftreten. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter auf allen Ebenen in die kontinuierliche Verbesserung des Prozesses einbezogen werden.
Information: Obwohl es ursprünglich aus der Automobilindustrie stammt, ist Lean Management heute weit verbreitet, unabhängig von der Branche und Unternehmensgröße.
Klassisches vs. Agiles Prozessmanagement
Klassisches Prozessmanagement steht für detaillierte Planung, Struktur, Klarheit und Sicherheit. Agilität steht dagegen für Offenheit, Flexibilität, Schnelligkeit und Anpassungsfähigkeit. Doch wann sollten Sie sich mit dem Thema Agilität beschäftigen?
Die heutige Welt ist von ständigen Veränderungen geprägt. In dieser sich schnell verändernden Welt ist es als Unternehmen oft schwer, sich anzupassen und zu überleben. Man bezeichnet diese Welt auch als VUCA-Welt.
Volatilität
Unsicherheit
Komplexität
Ambiguität
Die sogenannte VUKA-Welt hat einen starken Einfluss auf die Prozesse der Unternehmen. Um Dynamik und Flexibilität zu gewährleisten und die Herausforderungen der VUKA-Welt zu beherrschen, kommen agile Managementmethoden mit ihren Werten und Prinzipien zum Einsatz.
Hilfe bei der Entscheidungsfindung
Die Frage, ob klassisches oder agiles Prozessmanagement angewandt werden soll, beginnt mit der Analyse der Prozesse. Dabei müssen Sie feststellen, ob Ihre Prozesse stabil oder instabil sind.
Bei stabilen Prozessen eignet sich das klassische Prozessmanagement sehr gut, bei instabilen Prozessen sollten Sie sich eher für ein agiles Prozessmanagement entscheiden.
Agile Prozessmanagement Tools sind beispielsweise:
Achtung! Nicht jeder Prozess eignet sich für ein agiles Vorgehen. Abhängig von der vorliegenden Prozessstruktur kann eine Kombination von klassischen und agilen Methoden sinnvoll sein. So können Sie auf unbeständige und unsichere Einflussfaktoren reagieren.
Häufig gestellte Fragen und Antworten
Was versteht man unter Prozessmanagement?
Das Prozessmanagement hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeitsabläufe zu planen und zu verbessern. Einen Überblick darüber zu erhalten, wer etwas macht, wann jemand etwas macht und welche Ressourcen dabei verbraucht werden. Unternehmensstrategien, Ziele, Personalführung, Qualitätsmanagement, Projektmanagement, Risikomanagement und Finanzmanagement festzulegen und zu kontrollieren.
Was macht man im Prozessmanagement?
Zu den typischen Maßnahmen des Prozessmanagements zählen unter anderem: Klare Planung und Gestaltung der Managementprozesse, Durchführung von Aufgaben anhand festgelegter Managementprozesse, Überwachung und Dokumentation von Managementprozessen.
Was ist das Ziel von Prozessmanagement?
Zu den wichtigsten Zielen eines erfolgreichen Prozessmanagements gehören unter anderem: Steigerung der Effektivität und Effizienz von Geschäftsprozessen, Verbesserung und Erhöhung der Flexibilität, Steigerung der Qualität, Verringerung der Kosten, verbessertes Kundenverständnis und als Folge zufriedenere Kunden.
