Dienstreisen sind für vernetzte Unternehmen unverzichtbar, stellen jedoch oft einen erheblichen Kostenfaktor dar. Angesichts gestiegener Preise und neuer gesetzlicher Anforderungen – wie der E-Rechnungspflicht seit 2025 – wird ein professionelles Reisemanagement (Travel Management) zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Es sichert nicht nur Kosteneffizienz, sondern gewährleistet auch Compliance und Mitarbeiterzufriedenheit. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Ihr Travel Management 2026 strategisch aufstellen.
Das Wichtigste in Kürze
- Definition: Reisemanagement (Travel Management) umfasst die strategische Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen sowie die Sicherstellung der Compliance durch Reiserichtlinien und digitale Prozesse.
- Rechtliche Neuerungen 2026: Seit Januar 2026 müssen A1-Bescheinigungen auch für Drittstaaten (Abkommensländer) elektronisch beantragt werden. Zudem gilt seit 2025 die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich.
- Durch klare Travel Policies und digitale Tools lassen sich Reisekosten senken und Prozesse automatisieren. Mit einer Software wie Factorial können Kosteneffizienz und Mitarbeiterzufriedenheit einfach sichergestellt werden.
- Nachhaltigkeit: Green Travel Policies gewinnen durch ESG-Reporting-Pflichten massiv an Bedeutung.
Was ist Reisemanagement?
Reisemanagement, auch als Travel Management (travel mgmt) bezeichnet, umfasst alle Aufgaben und Prozesse, die mit der Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Geschäftsreisen in einem Unternehmen verbunden sind. Es beinhaltet den gesamten Zyklus einer Dienstreise, von der Planung über die Buchung bis hin zur Erfassung und Bearbeitung der Reisekosten.
Zu den Hauptaufgaben des Reisemanagements gehören:
- Reise planen, Anbieter (z. B. Hotels) prüfen und Preise vergleichen
- Planung der Hin- und Rückfahrt inklusive sämtlicher Anschlussverbindungen
- Vergabe von Dienstwagen bzw. Organisation von Mietwagen am Zielort der Dienstreise
- Abstimmung der Reisedaten und Transfers auf geschäftliche Termine
- Meeting- und Eventplanung (Messen, Seminare, Kongresse etc.)
- Travel Risk Management (erforderliche Versicherungen, Besonderheiten am Zielort, Alternativpläne bei Zug-, Flugausfall etc.)
- Verwaltung der Reisekosten und Auswertung von Belegen für die Spesenabrechnung
- Erstellung einer Reisekostenabrechnung für die Steuererklärung
- Ermittlung von Sparpotenzialen
Ein modernes Reisemanagement integriert zudem zunehmend Aspekte wie Bleisure (Verbindung von Business und Leisure/Freizeitaktivitäten) und Workations. Auch die Einhaltung der E-Rechnungspflicht (Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen nach EN 16931) ist seit 2025 ein zentraler Bestandteil der administrativen Aufgaben.
Was macht ein*e Travel Manager*in?
Viele Unternehmen beschäftigen speziell für das Reisemanagement interne Travel Manager*innen. Dies gilt insbesondere für größere und national/international vernetzte Unternehmen, in denen Geschäftsreisen an der Tagesordnung sind. Travel Manager*innen tragen Verantwortung für ein effektives und unternehmensorientiertes Reisemanagement, welches dazu beitragen soll, die Reisekosten nachhaltig zu senken, ohne dass die Beschäftigten dadurch Einbußen in puncto Komfort oder Sicherheit in Kauf nehmen müssen. Somit tragen sie nicht nur organisatorische, sondern auch soziale Verantwortung.
Ein weiterer Fokus liegt auf der Compliance: Seit dem 1. Januar 2026 müssen A1-Bescheinigungen auch für Entsendungen in sogenannte Abkommensstaaten (z. B. USA, China) zwingend elektronisch beantragt werden. Die manuelle Papierform ist hier nicht mehr zulässig.
Travel Manager*innen müssen über ein ausgeprägtes organisatorisches Talent verfügen. Schließlich fließen in die Planung von Geschäftsreisen viele Faktoren mit ein. Bereits die Planung der Anreise birgt jede Menge Fallstricke – beispielsweise sollten die Wartezeiten beim Umsteigen möglichst kurz sein, während es zugleich wichtig ist, im Falle von Verspätungen über einen ausreichend großen zeitlichen Puffer zu verfügen.
Darüber hinaus nehmen Reisemanager*innen auch die Unterkünfte am Reiseziel genau in den Blick und prüfen, ob diese die Anforderungen an die jeweilige Geschäftsreise erfüllen – etwa hinsichtlich vorhandener Tagungsräume oder erforderlicher Technik. Auch Termine vor Ort müssen von Travel Manager*innen gewissenhaft organisiert werden – geschäftliche Veranstaltungen ebenso wie wichtige Seminare, Messen oder Kongresse.
Reisekostenkontrolle
Ist die Geschäftsreise abgeschlossen, sind Travel Manager*innen für deren Auswertung verantwortlich. Das heißt: Sie prüfen, ob die Höhe der entstandenen Reisekosten angemessen ist und wo Sparpotenziale bestehen. So lassen sich die Kosten für Dienstreisen oftmals durch die Kombination mehrerer Reisen oder durch Kooperationen mit ausgewählten Hotels senken.
Die Relevanz dieser Kostenkontrolle bestätigt die VDR-Geschäftsreiseanalyse: Zwar sank die Zahl der Dienstreisen 2024 leicht, die Gesamtausgaben stiegen jedoch auf 47,2 Milliarden Euro. Travel Manager*innen müssen daher Budgets präziser denn je steuern.
Auch das Thema Nachhaltigkeit bei Geschäftsreisen nimmt in der modernen Unternehmenswelt einen immer größeren Stellenwert ein und muss berücksichtigt werden. Dies gilt natürlich insbesondere dann, wenn sich ein Unternehmen Umweltbewusstsein auf die Fahne geschrieben hat und umweltverträgliche Geschäftsreisen zum Renommee beitragen.
Welche Rolle spielen Corporate Travel Policies für das Reisemanagement von Unternehmen?
Corporate Travel Policies, auch als Geschäftsreiserichtlinien oder Reiserichtlinien bekannt, sind offizielle Dokumente, die Regeln und Verfahren für Geschäftsreisen in einem Unternehmen festlegen. Sie dienen als Leitfaden für Mitarbeitende und Management, um den gesamten Prozess von Geschäftsreisen zu strukturieren und zu optimieren.
Sie übernehmen folgende Funktionen:
- Sie schaffen klare Regeln für Geschäftsreisen – etwa in Bezug auf zulässige Kosten, bevorzugte Anbieter und genehmigte Buchungsmethoden. Das sorgt für mehr Transparenz und reduziert Unsicherheiten bei der Reiseplanung.
- Die Reiserichtlinien eines Unternehmens können Budgetgrenzen aufzeigen, damit sich die Reisekosten in einem gewissen Rahmen bewegen. Auch unvorhergesehene Ausgaben lassen sich so effektiv vermeiden.
- Einheitliche Corporate Travel Policies reduzieren den administrativen Aufwand und gestalten das Travel Management effizienter.
- Sie stellen außerdem sicher, dass Beschäftigte auf Dienstreisen sicher und gesetzeskonform unterwegs sind.
- Auch ökologische Aspekte sind heute unverzichtbar: Laut VDR verfügen bereits 26 % der Unternehmen über eine Nachhaltigkeitsstrategie für Reisen – ein Anteil, der sich bis 2026 verdoppeln soll. Richtlinien sollten daher sogenannte Green Travel-Optionen (z. B. Bahn statt Inlandsflug) priorisieren (relevant für die CSRD-Berichtspflicht).
5 Best Practices für ein effizientes Reisemanagement
Ein strukturiertes Reisemanagement sorgt nicht nur für geringere Kosten, sondern auch für mehr Effizienz und Sicherheit auf Geschäftsreisen. Unternehmen, die klare Prozesse definieren und moderne Technologien nutzen, profitieren von einer besseren Kontrolle der Reisekosten und einer höheren Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden.
Hier sind fünf Best Practices, um das Travel Management zu optimieren:
- Klare Reiserichtlinien festlegen
Einheitliche Corporate Travel Policies schaffen Transparenz, vermeiden Unsicherheiten und sorgen dafür, dass Reisekosten im Budget bleiben. - Reisekosten kontinuierlich analysieren
Eine regelmäßige Überprüfung der Reisekosten hilft, Trends zu erkennen und Einsparpotenziale zu nutzen, etwa durch bevorzugte Anbieter (z. B. durch abgeschlossene Partnerschaften) oder Sammelbuchungen. - Nachhaltigkeit in den Fokus rücken
Die Förderung umweltfreundlicher Transportmittel und die Reduzierung unnötiger Reisen tragen zur Nachhaltigkeit und zum positiven Unternehmensimage bei. - Reisesicherheit gewährleisten
Klare Notfallpläne, Versicherungen und Schulungen sorgen für die Sicherheit der Mitarbeitenden und minimieren Risiken auf Geschäftsreisen. - Digitale Reisemanagement-Tools nutzen
Automatisierte Systeme für Buchungen, Spesenabrechnungen und Berichte vereinfachen Prozesse und reduzieren den administrativen Aufwand erheblich.
Wie kann ein digitales Reisemanagement-Tool beim Travel Management helfen?
Digitale Tools sind heute unverzichtbar, um Compliance-Vorgaben wie die E-Rechnung und A1-Bescheinigungen effizient zu managen. Die Software zur Reisekostenabrechnung von Factorial zentralisiert Ihr gesamtes Ausgabenmanagement: Mitarbeitende laden Belege per App hoch, Vorgesetzte genehmigen Reisen mit einem Klick und die Buchhaltung erhält alle Daten vorkontiert. Tagespauschalen geltend machen, Firmenkreditkarte nutzen, Ausgaben rechtzeitig erstattet bekommen – das könnte Ihr Reisemanagement-Tool sein:
Häufig gestellte Fragen zum Thema Reisemanagement
Was gehört alles zum Reisemanagement?
Das Reisemanagement deckt den gesamten Prozess einer Dienstreise ab: von der Genehmigung und Buchung (Transport, Hotel) über das Risikomanagement (Duty of Care) bis hin zur Reisekostenabrechnung und steuerlichen Verbuchung.
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Ist eine Reiserichtlinie gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, aber sie ist dringend zu empfehlen. Eine Reiserichtlinie (Travel Policy) schafft rechtliche Klarheit über Erstattungen, Pauschalen und Verhaltensregeln und hilft Arbeitgebern, ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen.
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Was ändert sich 2026 bei Geschäftsreisen?
Wichtige Änderungen sind die Pflicht zum elektronischen A1-Antrag für Abkommensstaaten (seit 01.01.2026) und die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich (Empfangspflicht seit 2025).
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Warum ist Travel Risk Management wichtig?
Arbeitgeber haben eine gesetzliche Fürsorgepflicht. Ein systematisches Risikomanagement schützt Mitarbeitende vor Gesundheits- und Sicherheitsrisiken im In- und Ausland.
