In Zeiten der Globalisierung und der zunehmenden Vernetzung von Unternehmen nehmen Dienstreisen einen immer größeren Stellenwert ein. Geschäftliche Reisen sind dabei nicht nur in organisatorischer Hinsicht eine Herausforderung, sondern auch in finanzieller – vor allem mit Blick auf die gestiegenen Reise- und Unterbringungskosten. Ein sorgfältig durchdachtes und lückenloses Reisemanagement (travel mgmt) ist daher für jedes Unternehmen ein wichtiger Wirtschaftsfaktor. Was ein gutes nationales und globales Reisemanagement ausmacht und welche Rolle dabei Travel Manager*innen und Travel Management Software-Lösungen spielen, erfahren Sie in folgendem Ratgeber.
Key Facts
- Unter dem Begriff Reisemanagement wird die komplette Organisation einer Geschäftsreise verstanden – von der Planung über die Buchung bis hin zur abschließenden Auswertung.
- Ein gutes Travel Management steigert die Kosteneffizienz von Geschäftsreisen, ohne den Komfort, die Zufriedenheit und Sicherheit der Beschäftigten zu beeinträchtigen.
- In größeren Unternehmen übernehmen Travel Manager*innen die Organisation und Auswertung sämtlicher Dienstreisen, um den Planungsaufwand für Geschäftsreisende so gering wie möglich zu halten.
- Was ist Reisemanagement?
- Was macht ein*e Travel Manager*in?
- Welche Rolle spielen Corporate Travel Policies für das Reisemanagement von Unternehmen?
- 5 Best Practices für ein effizientes Reisemanagement
- Wie kann ein digitales Reisemanagement-Tool beim Travel Management helfen?
Was ist Reisemanagement?
Reisemanagement, auch als Travel Management (travel mgmt) bezeichnet, umfasst alle Aufgaben und Prozesse, die mit der Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Geschäftsreisen in einem Unternehmen verbunden sind. Es beinhaltet den gesamten Zyklus einer Dienstreise, von der Planung über die Buchung bis hin zur Erfassung und Bearbeitung der Reisekosten.
Zu den Hauptaufgaben des Reisemanagements gehören:
- Reise planen, Anbieter (z. B. Hotels) prüfen und Preise vergleichen
- Planung der Hin- und Rückfahrt inklusive sämtlicher Anschlussverbindungen
- Vergabe von Dienstwagen bzw. Organisation von Mietwagen am Zielort der Dienstreise
- Abstimmung der Reisedaten und Transfers auf geschäftliche Termine
- Meeting- und Eventplanung (Messen, Seminare, Kongresse etc.)
- Travel Risk Management (erforderliche Versicherungen, Besonderheiten am Zielort, Alternativpläne bei Zug-, Flugausfall etc.)
- Verwaltung der Reisekosten und Auswertung von Belegen für die Spesenabrechnung
- Erstellung einer Reisekostenabrechnung für die Steuererklärung
- Ermittlung von Sparpotenzialen
Was macht ein*e Travel Manager*in?
Viele Unternehmen beschäftigen speziell für das Reisemanagement interne Travel Manager*innen. Dies gilt insbesondere für größere und national/international vernetzte Unternehmen, in denen Geschäftsreisen an der Tagesordnung sind. Travel Manager*innen tragen Verantwortung für ein effektives und unternehmensorientiertes Reisemanagement, welches dazu beitragen soll, die Reisekosten nachhaltig zu senken, ohne dass die Beschäftigten dadurch Einbußen in puncto Komfort oder Sicherheit in Kauf nehmen müssen. Somit tragen sie nicht nur organisatorische, sondern auch soziale Verantwortung.
Travel Manager*innen müssen über ein ausgeprägtes organisatorisches Talent verfügen. Schließlich fließen in die Planung von Geschäftsreisen viele Faktoren mit ein. Bereits die Planung der Anreise birgt jede Menge Fallstricke – beispielsweise sollten die Wartezeiten beim Umsteigen möglichst kurz sein, während es zugleich wichtig ist, im Falle von Verspätungen über einen ausreichend großen zeitlichen Puffer zu verfügen.
Darüber hinaus nehmen Reisemanager*innen auch die Unterkünfte am Reiseziel genau in den Blick und prüfen, ob diese die Anforderungen an die jeweilige Geschäftsreise erfüllen – etwa hinsichtlich vorhandener Tagungsräume oder erforderlicher Technik. Auch Termine vor Ort müssen von Travel Manager*innen gewissenhaft organisiert werden – geschäftliche Veranstaltungen ebenso wie wichtige Seminare, Messen oder Kongresse.
Ist die Geschäftsreise abgeschlossen, sind Travel Manager*innen für deren Auswertung verantwortlich. Das heißt: Sie prüfen, ob die Höhe der entstandenen Reisekosten angemessen ist und wo Sparpotenziale bestehen. So lassen sich die Kosten für Dienstreisen oftmals durch die Kombination mehrerer Reisen oder durch Kooperationen mit ausgewählten Hotels senken.
Auch das Thema Nachhaltigkeit bei Geschäftsreisen nimmt in der modernen Unternehmenswelt einen immer größeren Stellenwert ein und muss berücksichtigt werden. Dies gilt natürlich insbesondere dann, wenn sich ein Unternehmen Umweltbewusstsein auf die Fahne geschrieben hat und umweltverträgliche Geschäftsreisen zum Renommee beitragen.
Welche Rolle spielen Corporate Travel Policies für das Reisemanagement von Unternehmen?
Corporate Travel Policies, auch als Geschäftsreiserichtlinien oder Reiserichtlinien bekannt, sind offizielle Dokumente, die Regeln und Verfahren für Geschäftsreisen in einem Unternehmen festlegen. Sie dienen als Leitfaden für Mitarbeitende und Management, um den gesamten Prozess von Geschäftsreisen zu strukturieren und zu optimieren.
Sie übernehmen folgende Funktionen:
- Sie schaffen klare Regeln für Geschäftsreisen – etwa in Bezug auf zulässige Kosten, bevorzugte Anbieter und genehmigte Buchungsmethoden. Das sorgt für mehr Transparenz und reduziert Unsicherheiten bei der Reiseplanung.
- Die Reiserichtlinien eines Unternehmens können Budgetgrenzen aufzeigen, damit sich die Reisekosten in einem gewissen Rahmen bewegen. Auch unvorhergesehene Ausgaben lassen sich so effektiv vermeiden.
- Einheitliche Corporate Travel Policies reduzieren den administrativen Aufwand und gestalten das Travel Management effizienter.
- Sie stellen außerdem sicher, dass Beschäftigte auf Dienstreisen sicher und gesetzeskonform unterwegs sind.
- Auch ökologische Aspekte können in die Reiserichtlinien aufgenommen werden. So kann festgelegt werden, dass umweltfreundliche Transportmittel gewählt werden sollen, wann immer dies möglich ist.
5 Best Practices für ein effizientes Reisemanagement
Ein strukturiertes Reisemanagement sorgt nicht nur für geringere Kosten, sondern auch für mehr Effizienz und Sicherheit auf Geschäftsreisen. Unternehmen, die klare Prozesse definieren und moderne Technologien nutzen, profitieren von einer besseren Kontrolle der Reisekosten und einer höheren Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden.
Hier sind fünf Best Practices, um das Travel Management zu optimieren:
- Klare Reiserichtlinien festlegen
Einheitliche Corporate Travel Policies schaffen Transparenz, vermeiden Unsicherheiten und sorgen dafür, dass Reisekosten im Budget bleiben. - Reisekosten kontinuierlich analysieren
Eine regelmäßige Überprüfung der Reisekosten hilft, Trends zu erkennen und Einsparpotenziale zu nutzen, etwa durch bevorzugte Anbieter (z. B. durch abgeschlossene Partnerschaften) oder Sammelbuchungen. - Nachhaltigkeit in den Fokus rücken
Die Förderung umweltfreundlicher Transportmittel und die Reduzierung unnötiger Reisen tragen zur Nachhaltigkeit und zum positiven Unternehmensimage bei. - Reisesicherheit gewährleisten
Klare Notfallpläne, Versicherungen und Schulungen sorgen für die Sicherheit der Mitarbeitenden und minimieren Risiken auf Geschäftsreisen. - Digitale Reisemanagement-Tools nutzen
Automatisierte Systeme für Buchungen, Spesenabrechnungen und Berichte vereinfachen Prozesse und reduzieren den administrativen Aufwand erheblich.
Wie kann ein digitales Reisemanagement-Tool beim Travel Management helfen?
Ein Reisemanagement-Tool kann Travel Manager*innen und Geschäftsreisenden die Organisation, Durchführung und Auswertung von Dienstreisen erheblich erleichtern. Unabhängig davon, wer für das Reisemanagement verantwortlich ist, ist es sinnvoll, auf digitale Lösungen zurückzugreifen, beispielsweise auf die Software zur Reisekostenabrechnung von Factorial und die praktische mobile App. Ob Reisekostenabrechnung, Ausgabenmanagement oder digitale Zeiterfassung: Mit den Software-Lösungen von Factorial sind Sie an der richtigen Stelle. Außerdem verfügt das All-in-One-Tool über eine Integration zu Travelperk, einem Anbieter für ist ein komfortables, lückenloses und digitales Reisemanagement.
