Wer auf Geschäftsreise geht, sollte sich dabei auf seinen Job konzentrieren können. Eine aufwendige Reiseplanung kostet viel Zeit und ist ineffizient. Vor allem für Unternehmen mit einem größeren Reisevolumen können dabei professionelle Softwares oder gar interne Travel Manager Sinn ergeben. Wie modernes Business Travel Management funktioniert und warum es wichtig ist, die internen Reiseprozesse zu überdenken, erfahren Sie in diesem Leitfaden.
Das Wichtigste im Überblick:
- Travel Management umfasst alle Aufgaben rund um Geschäftsreisen: Planung, Buchung, Reisekostenabrechnung, Duty of Care (Fürsorgepflicht) und die Optimierung interner Abläufe. Moderne Travel Management Systeme integrieren dabei zunehmend KI-gestützte Automatisierung und Nachhaltigkeitsmonitoring.
- Für Unternehmen mit einem großen Aufkommen an Geschäftsreisen lohnt sich die Anschaffung professioneller, digitaler Travel Management Systeme. Damit können komplizierte Buchungsvorgänge vereinfacht, Kommunikations- und Zeitaufwand reduziert und Genehmigungsprozesse beschleunigt werden.
- Travel Manager können ein hervorragender Service für Dienstreisende sein. Sie sind das Bindeglied zwischen den Reisenden und den entsprechenden Abteilungen.
Was ist Travel Management?
Geschäftsreisemanagement ist mehr als nur die Buchung des Fluges und des Hotelzimmers. Es umfasst die gesamten Aufgaben, die im Zusammenhang mit Geschäftsreisen anfallen: die Suche nach dem preiswertesten Angebot, die Buchung, die Reisekostenabrechnung und die Optimierung interner Abläufe. Die Kunst dabei ist es, eine effiziente und kostendeckende Planung zu gewährleisten, ohne die Bedürfnisse der Reisenden außer Acht zu lassen. Zudem kennt er oder sie sich mit den rechtlichen Grundlagen des Bundesreisekostengesetzes aus.
Bei größeren Unternehmen und Konzernen gehören auch Fuhrparkmanagement und die Kontrolle der Fahrtenbücher, aber auch Organisationen von Messen und anderen Großveranstaltungen. Das Travel Management ist eine Schnittstelle zwischen den Reisenden, der Finanz- und der Personalabteilung.
Für Unternehmen, deren Mitarbeitende regelmäßig geschäftlich unterwegs sind, ist ein gut strukturiertes Travel Management fast ein Muss. Einige Unternehmen leisten sich dafür eigene Travel Manager.
Ab wann lohnt sich ein Travel Management System für KMU?
Vor allem in der Beratung, in Kanzleien, Medien und im produzierenden Gewerbe stehen viele Dienstreisen an. Letztlich hängen Sinn oder Unsinn eines Travel Managements vom Reisevolumen der Mitarbeitenden ab.
Laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2025 profitieren Unternehmen bereits ab einem jährlichen Reisevolumen von 30.000 € erheblich von digitalen Systemen. Während aktuell 32 % der deutschen Betriebe KI-gestützte Tools nutzen, prognostiziert der Verband bis 2026 einen Anstieg auf 63 %. Dieser Trend zeigt deutlich: Die Automatisierung wird zum Standard, um Fehler zu minimieren und die Effizienz im Mittelstand zu steigern.
Die Rolle des Travel Managers
Ob sich ein Travel Manager lohnt, ist für jedes Unternehmen eine individuelle Kosten-Nutzen-Rechnung. Reisemanager sind verantwortlich für das Planen der Reiseabläufe sowie die Durchführung und Analyse von Reisedienstleistungen dazu. Dies kann sowohl extern als auch intern gelöst werden. Bei internen Lösungen übernimmt häufig das Office Management diese Aufgabe. Externe Fachkräfte können über entsprechende Agenturen gebucht werden. Abhängig von der Unternehmensgröße und Volumen der Dienstreisen benötigen Firmen und Betriebe also nicht zwingend eigene Travel Manager, die die Aufgaben im Travel Management übernehmen.
Welche Herausforderungen bestehen im Travel Management?
Die Anforderungen an das Corporate Travel Management ändern sich ständig. Es geht oft nicht mehr nur darum, Reisen zu organisieren, sondern immer stärker müssen auch Prozesse optimiert werden. Für viele Unternehmen heißt die Schlussfolgerung: Outsourcing oder digitale Anwendungen. Andere nehmen das Travel Management selbst in die Hand. Doch oft sind sie dabei überfordert. Der Aufwand der Reiseplanung und Reisekostenabrechnung ist oft enorm. Und während der Dienstreise, auf der sie sich eigentlich auf das Geschäft konzentrieren sollen, sind sie bei Problemen auf sich allein gestellt.
Im Vorfeld der Reise kommen durch fragmentierte Systeme und fehlende Digitalisierung oft mangelnde Flexibilität und langwierige Genehmigungsprozesse hinzu. Laut TravelPerk-Studie 2025 waren 89 % der Geschäftsreisenden von Reiseunterbrechungen betroffen – deutsche Unternehmen verlieren dadurch schätzungsweise 1,3 Milliarden Euro jährlich. 70 % der Reisenden in Deutschland berichten von höherem Stress durch Störungen.
Hier entlastet die HR-Software Factorial die Reisenden, indem Genehmigungen und Abrechnungen digitalisiert werden – so bleibt trotz Reiseunterbrechungen zumindest der administrative Aufwand minimal.
Erfolgsfaktoren von Travel Management
Geschäftsreisen sollen effizient und erfolgreich für das Unternehmen sein. Wer im Vorfeld aufwendige Schritte für die Buchung durchlaufen und sich selbst um sein Travel Management kümmern muss, verschwendet seine Arbeitszeit, statt sich auf seinen Job zu konzentrieren. Planänderungen während der Reise und eine anschließende Reisekostenabrechnung kosten weitere Zeit.
Hier sind einfache und transparente digitale Prozesse und Travel Management Systeme die Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Reisen. Eine Betreuung der Mitarbeitenden während der Reise ist ein weiterer wichtiger Faktor. In mobilen Apps können alle wichtige Daten der Reise gespeichert werden. So können alle Belege schon während der Reise digital erfasst und die Reisekostenabrechnung problem- und papierlos begonnen werden. Auch klare und transparente Reiserichtlinien erleichtern allen Beteiligten die Arbeit, da sie Genehmigungsprozesse abkürzt und Buchungsprozesse beschleunigt.
Travel Management Software: Die Lösung für effizientes Reisemanagement
Mit einer Travel Management Software können Sie die Organisation von Geschäftsreisen effizienter gestaltet werden. Mit ihren Leistungen lassen sich spezifische Vorgänge und Daten zentralisieren und Buchungen sowie Reisekostenabrechnung vereinfachen.
Zudem gibt es bestimmte Tools, die auf verschiedene Bereiche individuell zugeschnitten sind. Diese unterstützen alle Reisenden, aber auch die Buchhaltung und Personalabteilung bei der Organisation von Dienstreisen und den anschließenden Details des Abrechnungsprozesses. Da alle Informationen digitalisiert werden und jederzeit verfügbar sind, wird der gesamte Prozess transparenter und erleichtert auch die Abrechnung. Bei einer Cloud-Lösung haben alle Beteiligten permanenten Zugriff und Einblick in die Reisedaten.
Wie kann ich Reisekostenerstattungen mit Software optimieren?
Die Antwort liegt in der Automatisierung und Zentralisierung. Werden Prozesse digitalisiert, sinkt die Fehlerquote und die Geschwindigkeit steigt massiv. Der Vergleich zeigt den direkten Impact:
| Aspekt | Manuell | Digital |
| Zeitaufwand | 30 Min. / Abrechnung | < 5 Min. pro Abrechnung |
| Erfassung | Papier & Excel | Mobil per App & KI-Scan |
| Sicherheit | Rechtliches Risiko | BGB-konform (§ 618) |
| Kontrolle | Unübersichtlich | Echtzeit Reise-Tracker |
| Auszahlung | Langwierig | DATEV & SEPA Export |
Die Reisesoftware von Factorial
Mit dem spezialisierten Modul für Reisekosten und Spesen macht Factorial Schluss mit manuellem Verwaltungsaufwand. Die Software transformiert den gesamten Prozess von der Belegerfassung bis zur Erstattung in einen nahtlosen, digitalen Workflow.
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Automatisierung statt Zettelwirtschaft: Dank KI-gestützter Texterkennung werden Belege mobil oder am Desktop gescannt und Felder automatisch ausgefüllt. Das reduziert die Bearbeitungszeit pro Abrechnung von über 30 Minuten auf unter 5 Minuten.
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Intelligente Compliance: Vorab konfigurierte Pauschalsätze für 2026 (z. B. 14 € / 28 €) sowie Kilometerpauschalen sind fest hinterlegt. Intelligente Regeln stoppen Richtlinienverstöße in Echtzeit, noch bevor Geld ausgegeben wird.
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Sicherheit & Fürsorgepflicht (Duty of Care): Gemäß § 618 BGB sind Arbeitgebende gesetzlich verpflichtet, Schutzmaßnahmen für Reisende zu ergreifen. Factorial unterstützt Sie dabei durch eine zentrale Reiseübersicht (Reise-Tracker): Im Notfall sehen Travel Manager sofort, welche Mitarbeitenden sich an welchem Ort befinden, und können proaktiv Unterstützung anbieten oder Umbuchungen einleiten.
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KI-Support rund um die Uhr: Unser AI Agent One beantwortet Mitarbeitenden Fragen zu Limits und Vorgaben sofort in der App. Das entlastet die Administration und verhindert Fehler durch Unwissenheit.
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Nahtlose Integration: Durch die offizielle DATEV-Schnittstelle und SEPA-Anbindung erfolgen Rückerstattungen sicher und beschleunigt direkt über die Lohnabrechnung.
Die Wahl des richtigen Tools ist entscheidend: Es geht nicht nur um das Budget, sondern darum, Technologiebedarf und Sicherheit in Einklang zu bringen. Mit Factorial setzen Sie auf eine Lösung, die Echtzeit-Transparenz bietet und mit Ihrem Unternehmen mitwächst.
Fazit
Effizientes Reisemanagement spart Unternehmen Zeit und Kosten, indem es Buchungen, Genehmigungen und Abrechnungen optimiert. Digitale Lösungen erleichtern die Organisation und verbessern die Transparenz. Unsere Factorial-App ermöglicht Reisenden eine einfache Verwaltung von Reisekosten und Spesen. Sie automatisiert Schritte, integriert sich nahtlos in Gehaltsabrechnungen und ermöglicht eine mobile Erfassung. So wird Geschäftsreisenden der Verwaltungsaufwand erheblich erleichtert.
Probieren Sie es noch heute aus!
