Wer auf Geschäftsreise geht, sollte sich dabei auf seinen Job konzentrieren können. Eine aufwendige Reiseplanung kostet viel Zeit und ist ineffizient. Vor allem für Unternehmen mit einem größeren Reisevolumen können dabei professionelle Softwares oder gar interne Travel Manager Sinn ergeben. Wie modernes Business Travel Management funktioniert und warum es wichtig ist, die internen Reiseprozesse zu überdenken, erfahren Sie in diesem Leitfaden.
Key Facts
- Travel Management umfasst die gesamten Aufgaben, die im Zusammenhang mit Geschäftsreisen anfallen: die Suche nach dem günstigsten Angebot, die Buchung, die Abrechnung der Reisekosten und die Optimierung interner Abläufe.
- Für Unternehmen mit einem großen Aufkommen an Geschäftsreisen lohnt sich die Anschaffung professioneller, digitaler Travel Management Systeme. Damit können komplizierte Buchungsvorgänge vereinfacht, Kommunikations- und Zeitaufwand reduziert und Genehmigungsprozesse beschleunigt werden.
- Ein Travel Manager kann ein hervorragender Service für Dienstreisende sein und kümmert sich um alle Details. Er ist das Bindeglied zwischen den Reisenden und den entsprechenden Abteilungen. Er unterstützt sie bereits in der Vorbereitung und Buchung und anschließend bei der Abwicklung und Bearbeitung der Reisekosten.
- Was ist Travel Management?
- Für wen lohnt sich ein Business Travel Management System?
- Die Rolle des Travel Managers
- Herausforderungen im Travel Management
- Erfolgsfaktoren von Travel Management
- Travel Management Software: Die Lösung für effizientes Reisemanagement
- Fazit
Was ist Travel Management?
Geschäftsreisemanagement ist mehr als nur die Buchung des Fluges und des Hotelzimmers. Es umfasst die gesamten Aufgaben, die im Zusammenhang mit Geschäftsreisen anfallen: die Suche nach dem preiswertesten Angebot, die Buchung, die Reisekostenabrechnung und die Optimierung interner Abläufe. Die Kunst dabei ist es, eine effiziente und kostendeckende Planung zu gewährleisten, ohne die Bedürfnisse der Reisenden außer Acht zu lassen. Zudem kennt er oder sie sich mit den rechtlichen Grundlagen des Bundesreisekostengesetzes aus.
Bei größeren Unternehmen und Konzernen gehören auch Fuhrparkmanagement und die Kontrolle der Fahrtenbücher, aber auch Organisationen von Messen und anderen Großveranstaltungen. Das Travel Management ist eine Schnittstelle zwischen den Reisenden, der Finanz- und der Personalabteilung.
Für Unternehmen, deren Mitarbeitende regelmäßig geschäftlich unterwegs sind, ist ein gut strukturiertes Travel Management fast ein Muss. Einige Unternehmen leisten sich dafür einen eigenen Travel Manager.
Für wen lohnt sich ein Business Travel Management System?
Vor allem in der Beratung, in Kanzleien, Medien und im produzierenden Gewerbe stehen viele Dienstreisen an. Letztlich hängen Sinn oder Unsinn eines Travel Managements vom Reisevolumen der Mitarbeitenden ab. Kleine Firmen können schon ab einem jährlichen Reisevolumen von 30.000 € von einem Travel Management System profitieren, das Kosten spart, ohne die Wünsche der Reisenden zu ignorieren. Denn: Komplizierte Buchungsvorgänge können damit vereinfacht, Kommunikations- und Zeitaufwand reduziert und Genehmigungsprozesse beschleunigt werden.
Die Rolle des Travel Managers
Ob sich ein Travel Manager lohnt, ist für jedes Unternehmen eine individuelle Kosten-Nutzen-Rechnung. Ein*e Reisemanager*in ist verantwortlich für das Planen der Reiseabläufe sowie die Durchführung und Analyse von Reisedienstleistungen dazu. Dies kann sowohl extern als auch intern gelöst werden. Bei internen Lösungen übernimmt häufig das Office Management diese Aufgabe. Externe Fachkräfte können über entsprechende Agenturen gebucht werden. Abhängig von der Unternehmensgröße und Volumen der Dienstreisen benötigen Firmen und Betriebe also nicht zwingend einen eigenen Travel Manager, der die Aufgaben im Travel Management übernimmt.
Herausforderungen im Travel Management
Die Anforderungen an das Corporate Travel Management ändern sich ständig. Es geht oft nicht mehr nur darum, Reisen zu organisieren, sondern immer stärker müssen auch Prozesse optimiert werden. Für viele Unternehmen heißt die Schlussfolgerung: Outsourcing oder digitale Anwendungen. Andere nehmen das Travel Management selbst in die Hand. Doch oft sind sie dabei überfordert. Der Aufwand der Reiseplanung und Reisekostenabrechnung ist oft enorm. Und während der Dienstreise, auf der sie sich eigentlich auf das Geschäft konzentrieren sollen, sind sie bei Problemen auf sich allein gestellt.
Im Vorfeld der Reise kommen durch schlechte interne Kommunikation zwischen den zuständigen Abteilungen oft mangelnde Flexibilität und langwierige Genehmigungsprozesse dazu. Und die Reisenden müssen die günstigsten Preise suchen. Das kostet ebenfalls wertvolle Arbeitszeit. Intransparente Richtlinien tun ihr Übriges.
Hier können ein Travel Manager und ein Business Travel Management System den Aufwand für die Reisenden deutlich reduzieren.
Erfolgsfaktoren von Travel Management
Geschäftsreisen sollen effizient und erfolgreich für das Unternehmen sein. Wer im Vorfeld aufwendige Schritte für die Buchung durchlaufen und sich selbst um sein Travel Management kümmern muss, verschwendet seine Arbeitszeit, statt sich auf seinen Job zu konzentrieren. Planänderungen während der Reise und eine anschließende Reisekostenabrechnung kosten weitere Zeit.
Hier sind einfache und transparente digitale Prozesse und Travel Management Systeme die Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Reisen. Eine Betreuung der Mitarbeitenden während der Reise ist ein weiterer wichtiger Faktor. In mobilen Apps können alle wichtige Daten der Reise gespeichert werden. So können alle Belege schon während der Reise digital erfasst und die Reisekostenabrechnung problem- und papierlos begonnen werden. Auch klare und transparente Reiserichtlinien erleichtern allen Beteiligten die Arbeit, da sie Genehmigungsprozesse abkürzt und Buchungsprozesse beschleunigt.
Travel Management Software: Die Lösung für effizientes Reisemanagement
Mit einer Travel Management Software können Sie die Organisation von Geschäftsreisen effizienter gestaltet werden. Mit ihren Leistungen lassen sich spezifische Vorgänge und Daten zentralisieren und Buchungen sowie Reisekostenabrechnung vereinfachen.
Zudem gibt es bestimmte Tools, die auf verschiedene Bereiche individuell zugeschnitten sind. Diese unterstützen alle Reisenden, aber auch die Buchhaltung und Personalabteilung bei der Organisation von Dienstreisen und den anschließenden Details des Abrechnungsprozesses. Da alle Informationen digitalisiert werden und jederzeit verfügbar sind, wird der gesamte Prozess transparenter und erleichtert auch die Abrechnung. Bei einer Cloud-Lösung haben alle Beteiligten permanenten Zugriff und Einblick in die Reisedaten.
Die Reisesoftware von Factorial
Auch wir haben jetzt ein eigenes Modul für die Reisekosten- und Spesenabrechnung. Damit lassen sich Tages- und Kilometerpauschalen ganz einfach und effizient verwalten.
Vorab konfigurierte Pauschalsätze garantieren die Einhaltung der lokalen Vorschriften und minimieren rechtliche Risiken. Zudem ermöglicht das Modul eine schnelle Rückerstattung von Tages- und Kilometerpauschalen direkt über die Gehaltsabrechnung, dank der DATEV-Integration. Und Ihre Teammitglieder können Tages- und Kilometerpauschalen bequem von überall erfassen – im Büro am Desktop oder unterwegs über die mobile App.
Die Bestimmung des passenden Tools ist keine leichte Aufgabe. Es gilt, die Anforderungen des Unternehmens zu definieren und die passende Lösung zu finden. Dabei ist es wichtig, den Technologiebedarf, das Budget und die Sicherheitsprofile des Anbieters zu berücksichtigen.
Fazit
Effizientes Reisemanagement spart Unternehmen Zeit und Kosten, indem es Buchungen, Genehmigungen und Abrechnungen optimiert. Digitale Lösungen erleichtern die Organisation und verbessern die Transparenz. Unsere Factorial-App ermöglicht Reisenden eine einfache Verwaltung von Reisekosten und Spesen. Sie automatisiert Schritte, integriert sich nahtlos in Gehaltsabrechnungen und ermöglicht eine mobile Erfassung. So wird Geschäftsreisenden der Verwaltungsaufwand erheblich erleichtert.
