Projektarbeit wird in deutschen Unternehmen immer wichtiger. Der Erfolg eines Projekts hängt dabei maßgeblich von einer guten Planung ab. Damit alles reibungslos abläuft, wird vor Beginn eines Projekts eine Umfeldanalyse durchgeführt. Was genau darunter zu verstehen ist und wie diese Analyse durchgeführt wird, erklären wir Ihnen in diesem Artikel – auch anhand eines konkreten Beispiels.
Das Wichtigste im Überblick
- Definition: Die Umfeldanalyse identifiziert und untersucht alle internen und externen, sozialen und sachlichen Einflussfaktoren auf ein Projekt.
- Chancen und Risiken eines Projekts können so frühzeitig erkannt und abgeschwächt bzw. gezielt genutzt werden.
- Analysen, die Bestandteil der Umfeldanalyse sind, umfassen die PESTEL-Analyse, die Risikoanalyse und die Stakeholderanalyse.
Was ist eine Umfeldanalyse?
Eine Umfeldanalyse ist ein wichtiges Instrument im Projektmanagement sowie in der strategischen Planung von Unternehmen. Sie wird auch Umweltanalyse bzw. Projektumfeldanalyse genannt.
In der Umfeldanalyse werden die wichtigsten Einflussfaktoren auf ein Projekt identifiziert, untersucht und visualisiert – also beispielsweise politische, wirtschaftliche, soziale, technologische, ökologische und rechtliche Rahmenbedingungen sowie auch Personengruppen, die den Verlauf oder Erfolg des Projekts positiv oder negativ beeinflussen können.
Die Umfeldanalyse ist wichtig, weil es bei Projekten zahlreiche Einflüsse und Faktoren gibt, die deren Verlauf und Erfolg maßgeblich bestimmen können. Durch die Analyse dieser Einflüsse können Chancen und Risiken besser erkannt und eingeschätzt werden, was eine gezielte Planung und Steuerung des Projekts ermöglicht.
Solche Methoden und Analysen werden auch zukünftig im Arbeitsalltag immer wichtiger, da die Arbeit in Projekten in Deutschland seit Jahren steigt: Laut der GPM-Studie aus dem Jahr 2023 wurde etwa ein Drittel (34,5 %) der gesamten Arbeit in Projekten geleistet, was einer Bruttowertschöpfung von rund 1,2 Billionen Euro entspricht und die zunehmende Bedeutung von Projektarbeit in der deutschen Wirtschaft deutlich macht.
Was gehört zur Umfeldanalyse und welche Faktoren sind zu berücksichtigen?
Die Umfeldanalyse umfasst alle Rahmenbedingungen, Faktoren und Einflüsse, äußere (externe) wie innere (interne), die Einfluss auf das Projekt haben und haben könnten.
Leitend für die Analyse bei dieser Projektmanagement-Methode ist die Kernfrage
Worauf müssen wir bei diesem Projekt alles achten?
Die Analyse gliedert die direkten Einflussfaktoren der Projektumwelt in zwei Hauptbereiche, die jeweils weiter in interne und externe Faktoren unterteilt werden.
1. Soziale Faktoren
Dieser Bereich bezieht sich auf alle Personen und Personengruppen (die Stakeholder) im Umfeld des Projekts, die direkt oder indirekt am Projekt beteiligt sind oder ein Interesse am Projekt haben.
| Unterteilung | Beschreibung | Beispiele |
| Interne Soziale Faktoren | Alle Personen oder Gremien innerhalb des Unternehmens, die Einfluss auf das Projekt nehmen. | Das Projektteam, die Geschäftsleitung, der Betriebsrat, Mitarbeitende von Fachabteilungen. |
| Externe Soziale Faktoren | Alle Personen oder Organisationen außerhalb des Unternehmens, die Einfluss nehmen. | Kund*innen, Lieferanten, Konkurrenz, Behörden (z. B. Bauamt), Anwohner*innen oder die Öffentlichkeit. |
2. Sachliche Faktoren
Dieser Bereich umfasst alle konkreten Rahmenbedingungen im Projektumfeld, die aber keine Personen sind.
| Unterteilung | Beschreibung | Beispiele |
| Interne Sachliche Faktoren | Vorhandene Ressourcen, Vorgaben und Prozesse innerhalb des Unternehmens. Diese können direkt beeinflusst und verändert werden. | Budget und Finanzmittel, vorhandene Tools und Software, Unternehmensrichtlinien, feste Prozessvorgaben oder fehlendes Know-how. |
| Externe Sachliche Faktoren
(Identifizierung mittels PESTEL-Analyse) |
Äußere Regeln, Gesetze und Marktdaten, die das Projekt direkt betreffen, aber vom Unternehmen selbst nicht direkt beeinflusst werden können. | Aktuelle Gesetzeslage (z. B. Datenschutzrichtlinien), notwendige Marktdaten, Standortbedingungen, Markttrends (z. B. Nachhaltigkeit) oder Umweltauflagen. |
Analysen im Kontext der Umfeldanalyse
1. PESTEL-Analyse
Insbesondere im Zusammenhang mit der Umfeldanalyse wird zur Identifizierung der externen sachlichen Faktoren – die man auch als das Makroumfeld des Projekts bezeichnen kann – die PESTEL-Analyse (oder auch die Light-Version, die STEP-Analyse) verwendet.
PESTEL ist eine Abkürzung, die für die sechs Hauptkategorien der externen Einflussfaktoren steht, die dabei analysiert werden:
| Buchstabe | Faktor | Fokus |
| P | Politisch | Stabilität, Gesetze, Regierungsvorgaben |
| E | Ökonomisch | Wirtschaftswachstum, Kaufkraft, Zinsen |
| S | Sozio-Kulturell | Gesellschaftliche Trends, Werte, Demografie |
| T | Technologisch | Innovationen, Digitalisierung, Forschung |
| E | Ökologisch | Umweltauflagen, Klimawandel, Nachhaltigkeit |
| L | Legal/Rechtlich | Spezifische Gesetze, Normen, Arbeitsrecht |
Für detaillierte Informationen, wie genau diese Analyse durchgeführt wird, lesen Sie auch unseren Blogbeitrag zur PESTEL-Analyse: Definition, Einflussfaktoren und Durchführung.
Was ist eine Stakeholder- und Umfeldanalyse?
Die sozialen Faktoren, also Personen oder Gruppen, die das Projekt beeinflussen, werden im Rahmen der Umfeldanalyse gesammelt. Diese bilden die Grundlage für die Stakeholderanalyse, in der dann detailliert bewertet wird, wer betroffen ist, wer Einfluss hat und wie Kommunikation oder Einbindung gestaltet werden sollte.
Risikoanalyse im Kontext der Umfeldanalysen
Aus den Ergebnissen der Umfeldanalyse lassen sich Risiken identifizieren, die im Projektverlauf auftreten könnten. Auf dieser Grundlage werden im Rahmen der Risikoanalyse bereits bei der Projektplanung Maßnahmen zur Vermeidung oder Abschwächung dieser Risiken festgelegt.
Beispiele:
- Gesetzesänderungen oder neue regulatorische Vorgaben → Anpassung von Prozessen, Schulung des Teams, frühzeitige Einbindung von Rechtsexpert*innen
- Wetter oder Standortbedingungen → Pufferzeiten einplanen, alternative Lieferanten prüfen, Notfallpläne für extreme Wetterereignisse erstellen
- Engpässe bei Personal oder Ressourcen → Kapazitätsplanung, externe Unterstützung einplanen
Vor allem bei der Analyse der sozialen und internen Faktoren kann die HR-Software wie die von Factorial unterstützen. Sie bietet Funktionen wie Ressourcenplanung, Abwesenheitsmanagement, Skill-Übersicht und Echtzeit-Dashboards, die eine effiziente Verwaltung und Planung von Personalressourcen ermöglichen. Durch den Einsatz solcher Tools können Unternehmen proaktiv auf identifizierte Risiken reagieren und ihre Projekte erfolgreicher umsetzen.
Beispielsweise können Sie über das Abwesenheitsmanagement Urlaubs- und Krankmeldungen vollständig steuern und einsehen. Durch die integrierten Genehmigungsworkflows wird die Planungssicherheit erhöht.
Mit der Skill-Übersicht von Factorial haben Sie die Möglichkeit, die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden zu erfassen und sofort zu erkennen, ob die richtigen Fähigkeiten für ein bestimmtes Projekt vorhanden sind oder ob Schulungsbedarf besteht. Hier kann Factorial direkt helfen: Entweder über das Schulungsmanagement, um gezielt Weiterbildungen einzuplanen, oder – falls neues Personal eingestellt werden muss – über das Bewerbungsmanagement, um passende Kandidat*innen direkt für das jeweilige Projekt zu finden.
Durchführung & Beispiel: Umfeldanalyse Marketing
Schauen wir uns im Folgenden ein grobes Beispiel für eine Umfeldanalyse im Projektmanagement an. Nehmen wir dafür ein Beispiel aus dem Bereich Marketing:
Umfeldanalyse Beispiel: Eine Café-Kette plant die Eröffnung eines neuen Standorts im Sommer. Um die verschiedenen äußeren sowie inneren Einflüsse und Rahmenbedingungen zu identifizieren und Chancen sowie Risiken für das Vorhaben abzuleiten, wird eine Umfeldanalyse durchgeführt. Dabei werden zunächst alle Aspekte gesammelt und dann übersichtlich aufbereitet. Es ergibt sich schließlich folgendes Bild:
Intern – Sozial:
- Projektteam Expansion: Plant Marketing & Event; Verzögerungen können Eröffnung verzögern.
- Filialleitung & Mitarbeitende: Schulung und Kundenservice; unzureichende Schulung kann Serviceprobleme verursachen; ggf. neues Personal einstellen.
- Geschäftsführung: Budgetfreigaben & Standortentscheidungen; langsame Entscheidungen verzögern Projekt.
Extern – Sozial:
- Kund*innen: Erwartungen, Feedback und Wahrnehmung; positives Feedback steigert Reichweite, negatives kann Image schädigen.
- Influencer & Medien: Promotion und Reichweite; gute Kooperationen erhöhen Aufmerksamkeit, schlechte Zusammenarbeit gefährdet Ziele.
- Lieferanten / Partner: Stellen Materialien, Einrichtung und Waren bereit; Lieferverzögerungen können die Eröffnung verzögern oder die Qualität beeinträchtigen.
Intern – Sachlich:
- Budget: 50.000 € für Marketing & Event; bestimmt, welche Maßnahmen und Eventgröße umgesetzt werden können.
- Tools / Ressourcen: Vorhandene Marketing- und Planungstools; dienen der Umsetzung der Kampagne und Organisation der Eröffnung.
- Vorhandene Ressourcen: Werbematerialien, Logo und Markenassets; werden für Marketingkampagne und Event genutzt.
Extern – Sachlich:
- Standortfaktoren: Lage in Fußgängerzone, Verfügbarkeit von Parkplätzen, Nähe zu Konkurrenzcafés; beeinflusst Besucherzahlen und Erreichbarkeit für Kund*innen.
- Markttrends: Nachfrage nach Kaffee, Snacks und saisonalen Angeboten im Sommer; bestimmt, welche Produkte und Aktionen für die Zielgruppe relevant sind.
- Rechtliche Vorgaben: Genehmigungen, Hygienestandards, Werberecht; Nichteinhaltung kann Strafen oder Verzögerungen bringen.
Auf Basis dieser Umfeldanalyse lassen sich für das Projekt folgende Chancen und Risiken ableiten: Chancen ergeben sich durch gezielte Marketingmaßnahmen, Kooperationen mit Influencern, eine gut gewählte Lage und motiviertes, geschultes Personal, die zu hoher Kundenzufriedenheit und Aufmerksamkeit führen können. Risiken ergeben sich aus möglichen Verzögerungen bei Bau, Genehmigungen oder Lieferungen, Engpässen beim Personal, unzureichender Schulung, Wetterabhängigkeiten bei Sommeraktionen, Wettbewerb durch andere Cafés oder negativem Kundenfeedback.
