Projektmanagement ist jedem ein Begriff, der schon einmal an einem größeren Projekt mit verschiedenen Beteiligten gearbeitet hat. Und das über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg. Worum es dabei genau geht, welche Phasen, Rollen und Tools es dabei gibt, betrachten wir in diesem Artikel näher.
Key Facts
- Projektmanagement ist ein systematischer Ansatz. Die Umsetzung eines Projekts innerhalb eines festgelegten Zeitraums ist dabei das ausgemachte Ziel.
- Es gibt verschiedene Phasen und Methoden, die je nach Projektart und spezifischen Anforderungen variieren können. Nützlich kann dabei eine Projektmanagement-Software sein.
- Die Rolle der Projektmanager*innen ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Weiterbildung und die richtigen Werkzeuge können helfen, diese Rolle effektiv auszufüllen.
- Was ist Projektmanagement?
- Phasen des Projektmanagements
- Die Bedeutung effektiver Kommunikation im Projektmanagement
- Projektmanagement-Methoden
- Projektmanagement-Weiterbildung
- Projektmanagement-Tools und -Software
- Die Rolle des Projektmanagers
- Fazit
Was ist Projektmanagement?
Ganz allgemein bezeichnet Projektmanagement die Planung, Steuerung und Umsetzung, die nötig sind, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Das beinhaltet also auch Wissen bzw. Werkzeuge, die man braucht, um die Projektanforderungen und spezifische Ziele zu erfüllen. Projektmanagement ist auch Teil einer erfolgreichen Personalführung.
Phasen des Projektmanagements
Im Normalfall durchläuft ein Projekt fünf Phasen:
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Initiierung:
Das Projekt wird mit einer Idee geboren. Aus einer Idee werden dann konkrete Ziele abgeleitet. Nur so kann man später auch den Erfolg des Projekts messen. Dann wird das Projektteam gebildet.
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Planung:
Sobald das Team feststeht, geht es nun an die Aufstellung der Aufgaben, eines Zeitplans und die Ressourcen für das Projekt werden genau festgelegt. Visuell kann das in einem Gantt-Diagramm bzw. Gantt-Chart dargestellt werden.
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Ausführung:
In dieser Phase findet die Durchführung statt: Die geplanten Aufgaben werden unter Führung der Projektleiter*innen umgesetzt. Diese sind auch dafür verantwortlich, dass der Zeitplan eingehalten wird.
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Abschluss:
In der letzten Phase wird das Projekt abgeschlossen. Erst nach diesem letzten Schritt kann man das Projekt bewerten.
Die Bedeutung effektiver Kommunikation im Projektmanagement
Einer der wichtigsten Aspekte des Projektmanagements, der oft außer Acht gelassen wird, ist die Kommunikation. Effektive Kommunikation spielt in jeder Phase des Projektmanagements eine entscheidende Rolle und ist das Herzstück jedes erfolgreichen Projekts und somit auch der Führung Ihrer Mitarbeiter.
In jeder der Projektphasen sollten Sie sicherstellen, dass alle im Team auf demselben Wissensstand sind und genau wissen, was ihre Aufgabe im Projekt ist. Jedem Teammitglied sollte klar sein, was das Ziel ist, um Aufgaben auch entsprechen priorisieren zu können.
Kommunikation ist dabei aber keine Einbahnstraße. Sie sollten ebenso auf das Feedback Ihres Teams hören. Insbesondere, was die Auslastung im Zusammenhang mit dem Projekt betrifft. Keinem ist geholfen, wenn Ihr Team überarbeitet und überfordert ist und darunter die Produktivität leidet.
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Projektmanagement-Methoden
Genug zum Ablauf, jetzt widmen wir uns verschiedenen Methoden, die Ihr Projektmanagement auf ein neues Level heben können und Ihnen in der Praxis helfen.
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Wasserfall-Methode:
Wie bei einem Wasserfall findet hier jede Phase des Projekts linear nacheinander statt. Die vorhergehende Phase muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt. Sie ist das Gegenstück zum agilen Ansatz.
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Agiles Projektmanagement:
Im Gegensatz zur Wasserfall-Methode steht hier Flexibilität und Anpassungsfähigkeit im Fokus. Projekte können sich hier ständig ändern. Nichts wird fix von Anfang bis Ende durchgeplant.
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Schlankes Projektmanagement:
Dieser Ansatz ist auch bekannt als „Lean-Projektmanagement“. Um möglichst „schlank“ zu bleiben, werden bei dieser Methode unnötige Prozesse eingespart. Gleichzeitig soll in jeder Phase des Projekts ein zusätzlicher Mehrwert entstehen. Kurzum: Überschüssige Arbeit wird identifiziert und eliminiert.
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RACI-Matrix:
Bei der RACI-Matrix werden Rollen und Verantwortlichkeiten deutlich dargestellt.
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PRINCE2 (Projects In Controlled Environments):
PRINCE2 beantwortet genau, was, von wem und wann im Projekt gemacht werden soll, während das „wie“ ausgeklammert wird.
Projektmanagement-Weiterbildung
Wer immer auf dem Laufenden bleiben will, was Projektmanagement angeht, findet hier eine Übersicht über vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten in Deutschland. Zu den bekanntesten Zertifizierungen im Projektmanagement gehören etwa der Project Management Professional (PMP) und der Certified Associate in Project Management (CAPM).
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Projektmanagement-Tools und Projektmanagement-Software
Es gibt eine Vielzahl von Tools und Projektmanagement Softwares, die bei der Projektdurchführung von Nutzen sein können. Eine Projektmanagement-Software oder ein Projektmanagement Tool kann Ihnen bei vielen Aufgaben helfen. Außerdem können sie die Zusammenarbeit im Team fördern. Microsoft Project, Asana, Trello und Jira sind nur einige Beispiele für Projektmanagement Softwares.
Die Rolle des Projektmanagers
Letztendlich kommt die wohl wichtigste Rolle im Projektmanagement dem Projektmanager zu. Die gesamte Planung liegt immerhin in seiner Verantwortung, genauso wie die Durchführung. Ebenso muss er sicherstellen, dass alles auf Schienen läuft und ein offenes Ohr für etwaige Probleme haben, die er dann zu lösen hat,
Projektmanagement-Kompetenzen: Schlüsselqualifikationen für erfolgreiche Projektmanager
Wer im Projektmanagement erfolgreich sein will, muss einige Schlüsselqualifikationen mitbringen. Einige der relevantesten Projektmanagement-Kompetenzen sind:
Kommunikation
Communication is key. Projektmanager müssen sich mündlich und schriftlich verständlich und klar ausdrücken können. Und das auf verschiedensten Ebenen: im Gespräch mit Investoren und CEOs genauso wie im Austausch mit Fabrikmitarbeiter*innen.
Führung:
Starke Führungsqualitäten machen gute Projektmanager aus. Schnelle Entscheidungen, die Motivation des Teams und das Lösen von Konflikten liegen an der Tagesordnung.
Organisation:
Wer kein Organisationstalent hat, ist auch in der Rolle als Projektmanager falsch. Die ganze Organisation des Projekts obliegt dieser Rolle. So müssen neben Terminen auch Ressourcen und der reibungslose Ablauf organisiert werden.
Problemlösung:
Im Laufe des Projekts treten mit Sicherheit Probleme auf. Dafür müssen Projektmanager gewappnet sein und schnell mit den richtigen Lösungen reagieren.
Flexibilität:
Dass nicht immer alles nach Plan läuft, ist klar. Daher sollten Projektmanager auch anpassungsfähig und resilient sein. Eine flexible Herangehensweise wird bei vielen Hindernissen vonnöten sein.
Teamarbeit:
Projektmanager arbeiten nicht in einem Vakuum. Um sie herum gibt es ein Team an verschiedenen Mitarbeitenden und Stakeholdern, die alle an einem Strang ziehen müssen. Menschen, die keine Teamplayer sind, sind hier fehl am Platz.
Wenn Sie jemandem im Team haben, der über diese Schlüsselqualifikationen verfügt, sollten Sie darüber nachdenken, der Person mehr Projektverantwortung zu geben!
Fazit: Erfolg bei Projekten durch richtiges Management
Projektmanagement spielt in allen Unternehmen eine wichtige Rolle. Und auch der Unternehmenserfolg hängt wesentlich davon ab. Gerade deswegen sollten Sie dafür sorgen, dass in Ihrer Organisation die richtigen Kenntnisse, Fähigkeiten und Instrumente zur Verfügung stehen, um Projekte gut über die Runden zu bringen. Eine entsprechende Ausbildung bzw. Weiterbildungen und der Einsatz der richtigen Software können dabei helfen, diese Aufgabe effizient zu bewältigen.
Um die entsprechenden Kompetenzen und Potenziale für das Projektmanagement in Ihrem Team zu identifizieren, kann Ihnen eine Software wie Factorial nützen. Damit haben Sie immer einen Überblick darüber, wo Potenziale oder Aufholbedarf bestehen und können die jeweiligen Talente fördern oder passende Weiterbildungen anbieten.
FAQs zum Projektmanagement
Welche Aufgaben umfasst Projektmanagement?
Projektmanagement umfasst die Planung, Organisation und Verwaltung von Ressourcen zur Erreichung eines bestimmten Ziels innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens. Es umfasst die Initiierung, die Planung, die Durchführung, die Kontrolle und den Abschluss der Arbeit eines Teams.
Welche Bereiche gibt es im Projektmanagement?
Es gibt verschiedene Bereiche des Projektmanagements, unter anderem das Risikomanagement, das Qualitätsmanagement, das Kostenmanagement, das Zeitmanagement und das Kommunikationsmanagement.
Wie geht Projektmanagement?
Das Projektmanagement beginnt mit der Definition des Projekts und der Festlegung der Ziele des Projekts. Anschließend wird ein Projektplan erstellt. Darin werden die Aufgaben, der Zeitplan, das Budget und die Ressourcen festgelegt. Die Ausführungsphase ist die Phase der Durchführung der Arbeiten und der Überwachung des Fortschritts. Korrekturmaßnahmen werden ergriffen, wenn Abweichungen auftreten. Zum Schluss wird das Projekt zum Abschluss gebracht und eine abschließende Bewertung durchgeführt.
