Die 4 Tage Woche gewinnt immer mehr an Bedeutung und sorgt insbesondere im HR Bereich vermehrt für Diskussionen. In unserem Blogartikel gehen wir auf die Vor- und Nachteile der 4 Tage Woche ein und stellen Beispiele vor, in denen dieses Arbeitsmodell bereits Anwendung findet.
- 4 Tage Woche: Wie funktioniert das Modell?
- Welche Vor- und Nachteile gibt es?
- Expertenmeinungen zum Thema
- Welche Länder haben das Modell schon getestet?
- 4 Tage Woche in Deutschland: Das kommt auf HR zu
4 Tage Woche: Wie funktioniert das Modell?
Das Modell der vier Tage Woche ist ein Arbeitsmodell, bei dem an vier Tagen in der Woche gearbeitet wird. Die anderen drei Tage der Woche sind frei. Das Modell löst damit die 5-Tage Woche ab. Doch wie genau funktioniert dieses Modell?
Bei der Anwendung einer 4 Tage Woche stehen Arbeitgebern zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Sie können zunächst die Wochenarbeitszeit reduzieren und auf eine 32-Stunden-Woche statt 40 Stunden umstellen. Ihre Arbeitnehmenden würden dann 8 Stunden am Tag arbeiten und würden von einem zusätzlichen freien Tag profitieren.
- Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die tägliche Arbeitszeit zu erhöhen, um so in Summe wieder auf die 40 Stunden pro Woche zu kommen. In bestimmten Branchen ist es schwierig, die gesamte Arbeitszeit zu verkürzen, weshalb dann diese Variante eine Alternative darstellt. In dem Falle würde man dann die im Vertrag vorgesehenen 40 Stunden auf 4 Tage verteilen. Dies hängt weitgehend von den Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens und den Mitarbeitenden ab. Als Beispiel zur Berechnung der Arbeitszeit würde eine 40-Stunden-Woche über 4 Tage einem Arbeitstag von 10 Stunden pro Tag entsprechen.
Gemäß § 3 Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmenden acht Stunden jedoch nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
Good to know: Die übliche Version bei der Anwendung einer 4 Tage Woche ist die Erstgenannte, bei der die wöchentliche Arbeitszeit reduziert wird. Dabei müssen natürlich einige Voraussetzungen gegeben sein, damit das neue Modell funktionieren kann.
Nutzen Sie Factorial, um den Überblick über die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeitenden zu behalten.
Voraussetzungen für das neue Arbeitsmodell
Wenn Unternehmen entscheiden, eine 4-Tage-Woche einzuführen, müssen sie bestimmte Punkte beachten. Es ist wichtig, dass Sie als Arbeitgeber gut vorbereitet sind und wissen, worauf Sie achten müssen. Einige der wichtigsten Punkte, die bei der Einführung einer 4-Tage-Woche zu beachten sind, sind:
1. Arbeitszeit
Der erste Schritt bei der Einführung einer 4-Tage-Woche ist es, sich Gedanken über die reguläre Arbeitszeit zu machen. Wenn Unternehmen von fünf auf vier Tage pro Woche umstellen, bedeutet dies normalerweise, dass die Mitarbeitenden länger an jedem Tag arbeiten müssen oder mehr Arbeit und Aufgaben in einer kürzeren wöchentlichen Arbeitszeit unterbringen müssen.
Dies kann zu verschiedenen Herausforderungen für das Unternehmen und seinen Mitarbeitenden führen. Daher ist es wichtig, im Voraus mit den Beschäftigten zu besprechen, welche Lösung am besten für alle Beteiligten geeignet ist.
2. Vergütung
Wenn eine Reduzierung der regulären Arbeitszeit stattfindet, sollten Unternehmen auch über die Vergütung der Mitarbeitenden nachdenken. Denn das Gehalt Ihrer Mitarbeitenden sollte nicht unter der Umstellung auf eine 4 Tage Woche leiden. Im Normalfall bleibt das Gehalt der Mitarbeitenden gleich. Dazu müssen jedoch weiterhin die gleichen Ergebnisse erzielt werden, was zu unserem nächsten Punkt führt.
3. Klare Definition der zu erreichenden Ziele
Die Umstellung auf eine 4-Tage-Woche funktioniert nur, wenn die Produktivität der Mitarbeitenden erhalten wird oder sich sogar noch verbessert. Um dies messen zu können, müssen jedoch Ziele formuliert werden, an denen sich Ihre Mitarbeitenden orientieren können. Diese Art der Arbeitsweise nennt sich ergebnisorientiert und ist eine New Work Arbeitsform.
4. Produktivität
Obwohl einige Unternehmen befürchten, dass ihre Produktivität unter einer 4-Tage-Woche leiden könnte, zeigen Studien häufig das Gegenteil. In vielerlei Hinsicht kann die Produktivität steigen – insbesondere wenn Mitarbeitende mehr Zeit haben, um ihre Aufgaben effizienter zu erledigen und sich mehr Zeit nehmen können, um in anderen Bereichen des Unternehmens voranzukommen oder neue Projekte anzugehen. Dazu sollten Sie jedoch auch die Zeitdauer und Wichtigkeit von Meetings überdenken, sodass keine wertvolle Zeit verloren geht.
Tipp: Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren Mitarbeitenden helfen, Ihre Produktivität beizubehalten und stellen Sie die notwendigen Mittel bereit.
5. Gesetzliche Bestimmungen
Es ist auch wichtig zu überprüfen, welche gesetzlichen Regelungen gelten und inwiefern diese mit der Einführung einer 4 Tage Woche zusammenpassen. Nehmen Sie daher rechtliche Beratung in Anspruch, bevor Sie Entscheidungen beispielsweise in Bezug auf die Arbeitszeit treffen. Wie schon weiter oben erwähnt, können Sie sich auch selbst im Arbeitszeitgesetz über aktuelle Regelungen informieren.
5. Erfolgreiche Testphase
Um zu wissen, ob dieses Modell für Sie geeignet ist, sollten Sie eine Testphase durchführen und analysieren. Dabei sollten Sie sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch die Produktivität genauer betrachten. Während der Testphase ist es sinnvoll, verschiedene Formen auszuprobieren, um zu sehen, welche am besten geeignet sind.
6. Feedbackgespräche
Sorgen Sie dafür, noch vor der Übergangsphase ausreichende Feedbackgespräche mit Ihren Beschäftigten zu führen. Nur so können Schwierigkeiten, negative und positive Aspekte und Nutzeneffekte analysiert werden. Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden um ehrliches Feedback, um eine optimale Lösung finden zu können.
7. Planung der Übergangsphase
Für die Übergangsphase sollten Sie genug Zeit einplanen. Es müssen Mitarbeitende, Kunden und Partner informiert werden und bestehende fixe Termine verlegt werden. Damit es zu keinem Chaos kommt, ist es am besten, sich rechtzeitig um alles zu kümmern.
Sie sind sich nun den Voraussetzungen für eine 4 Tage Woche bewusst. Doch die Umstrukturierung und Veränderung innerhalb Ihres Unternehmens kann sowohl Vor- als auch Nachteile haben. Welche das sind, stellen wir im Folgenden dar.
Welche Vor-und Nachteile gibt es?
Vorteile
Wenn eine 4 Tage Woche erfolgreich und durchdacht implementiert wird, können nicht nur Ihre Arbeitnehmenden, sondern auch Sie als Arbeitgeber von einer Menge an Vorteilen profitieren.
Mehr Freizeit für Mitarbeitende
Für Ihre Arbeitnehmenden bedeutet eine 4-Tage-Woche mehr Freizeit, mehr Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance. Die verkürzte Arbeitswoche beinhaltet die Möglichkeit, mehr Zeit mit Familie und Freunden zu verbringen oder sich auf andere Aktivitäten zu konzentrieren. In vielerlei Hinsicht unterstützt dies die körperliche und geistige Gesundheit der Mitarbeitenden und hilft dabei, produktiver zu sein und bessere Leistungen zu erzielen.
Förderung der körperlichen und mentalen Gesundheit
Die 4 Tage Woche ist förderlich sowohl für die körperliche als auch die mentale Gesundheit der Mitarbeitenden. Bei der Entscheidung sollten deshalb die HR Abteilung und die Verantwortlichen des Gesundheitsmanagements hinzugezogen werden. Es kann durch die verkürzte Arbeitszeit Stress reduziert und mehr Zeit für Erholung geschaffen werden. Dadurch können psychische Krankheiten wie Burnout oder Depressionen vermindert werden.
Reduzierung der Fehlzeiten
Ein weiterer Pluspunkt für Arbeitgeber! Mit diesen optimalen Arbeitsbedingungen verspüren Mitarbeitende mehr Freude an ihrer Arbeit. Sie werden daher seltener fehlen und es wird zu einer Reduzierung der Fehlzeiten kommen.
Höhere Produktivität
Durch die gewonnene Zeit im Monat haben Beschäftigte die Möglichkeit, sich zu regenerieren und persönliche Dinge außerhalb des Berufslebens zu erledigen. Dadurch können sie sich besser konzentrieren, wenn sie arbeiten, was letztlich zu einer höheren Produktivität führt.
Geringere Kosten für Bürogebäude
Zudem sinken die Kosten für Ausgaben wie Strom und Wartungsarbeiten an den Bürogebäuden, da sie an den Tagen geschlossen bleiben. Eine weitere Möglichkeit ist, das Büro am freien Tag als Coworking Space zu vermieten und dadurch möglichst effizient zu nutzen. Außerdem wirkt sich die Einsparung positiv auf die Umwelt und Ihren CO2-Fußabdruck aus!
Nachteile
Sie sehen, wenn die 4 Tage Woche gut umgesetzt und geplant wird, kann die Umstellung viele Vorteile mit sich bringen. Allerdings kann das Modell auch Nachteile aufweisen. Denn es gibt einige Herausforderungen beim Einführen der neuen Arbeitsweise.
Arbeitsüberlastung
Mit weniger Zeit für die Erledigung ihrer Aufgaben würden Mitarbeiter schnell unter Wasser geraten und mit zu viel Arbeit enden. Und damit erhöhter Stress und schlechte Leistung.
Komplizierte Reorganisation
Mit der 4-Tage-Woche muss die Organisationsstruktur des Unternehmens neu gedacht werden. Das kann zu langwierigen Prozessen und Verstrickungen führen.
Work Overload und fehlende Priorisierung
Mit weniger Zeit können einige Mitarbeitende Schwierigkeiten haben, alle ihnen anvertrauten Aufgaben auszuführen. Vor allem, wenn sie nicht wissen, wie sie Prioritäten setzen sollen. Dann werden Aufgaben mitunter vergessen oder die Qualität leidet unter der Überforderung der Mitarbeitenden.
Fazit
Insgesamt ist die 4-Tage-Woche ein interessantes Konzept mit viel Potenzial und vielversprechenden Ergebnissen in Bezug auf Produktivität sowie allgemeines Wohlbefinden von Mitarbeitern. Expertenmeinungen deuten darauf hin, dass es richtig angewendet vorteilhaft sein kann – man sollte jedoch beachten, dass es eine gründliche Vorplanung erfordert.
Expertenmeinungen zum Thema
Die 4 Tage Woche ist ein viel diskutiertes Modell. Deswegen haben wir zwei Expertenmeinungen für Sie dargestellt, um Ihnen verschiedene Sichtweisen aufzuzeigen.
Wenn es um die 4 Tage Woche in verschiedenen Branchen geht, warnt Matthias Bianchi vom Deutschen Mittelstandsbund:
Die Vier- oder Dreitagewoche eignet sich heute nicht für eine flächendeckende Anwendung in kleinen oder mittleren Unternehmen. Überall dort, wo seriell gearbeitet oder produziert wird, stoßen solche Modelle schnell an ihre Grenzen. Generell empfehlen wir unseren Mitgliedsunternehmen, individuelle und möglichst flexibel gestaltete Arbeitszeitregelungen zu finden – jedes Unternehmen ist einzigartig. Modelle wie die Vier-Tage-Woche können dabei zwar als Orientierung dienen, sollten aber nicht als ein enges Korsett verstanden werden.
Lieber individuell angepasste Arbeitszeiten statt einer Vier-Tage-Woche. Dafür hat sich Marcel Fratzscher, Präsident des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW), ausgesprochen:
Die Vier-Tage-Woche kann nicht alle bestehenden Probleme lösen. Für manche Menschen kann das gut funktionieren. Wir sollten die Diskussion aber nicht darauf verengen, sondern auch andere Modelle zulassen.
Welche Länder haben das Modell schon getestet?
In den letzten Jahren haben viele Länder mit dem Konzept der 4-Tage-Woche experimentiert – mit unterschiedlichen Ergebnissen:
Island zum Beispiel war eine der ersten Nationen, die das Modell der 4 Tage Woche ausprobierte. Zwischen 2015 und 2019 boten das Rathaus von Reykjavik und die Regierung 2.500 Isländern an, 4 von 5 Tagen zu arbeiten.
Nach den Schlussfolgerungen der Studie hat sich nicht nur die Gesundheit der Mitarbeitenden verbessert, sondern auch die Produktivität erhöht. Die isländischen Gewerkschaften haben in der Folge die Arbeitszeiten neu verhandelt: Heute haben 86 Prozent der Isländerinnen und Isländer einen Rechtsanspruch auf reduzierte Stunden.
Im März 2020 testete eine kanadische Agentur namens The Leadership Agency, die Methode angesichts der chronischen Müdigkeit ihrer Mitarbeitenden. 9 Mitarbeitende nahmen an diesem Experiment teil und mit einem eindeutigen Ergebnis: Das Unternehmen behauptet, seinen Umsatz verdoppelt zu haben.
Auch Microsoft in Japan experimentierte mit der 4-Tage-Woche. Außerdem setzte das Unternehmen eine Obergrenze für Meetings: Sie durften nicht länger als 30 Minuten dauern. Mehr als 90 Prozent der Angestellten äußerten sich nach dem einmonatigen Test positiv über die Vier-Tage-Woche und erklärten, das Experiment habe ihnen gefallen. Das Unternehmen steigerte seine Produktivität direkt um 40 %.
Belgien – 4 Tage Woche
Die belgische Regierung hat den Schritt bereits gewagt. Belgien führte bereits Anfang 2022 das Recht auf eine 4 Tage Woche bei gleicher Arbeitszeit ein. Das bedeutet: Arbeitnehmende können ihre Arbeitszeit flexibel auf vier oder fünf Arbeitstage verteilen.
Möglich macht das eine Verlängerung der täglichen Arbeitszeit. Wer also bei einer 40-Stunden-Woche nur vier Tage arbeiten will, der muss täglich zehn Stunden arbeiten. Das Modell soll der Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben zugutekommen.
„Der erste Pfeiler ist, den Arbeitenden mehr Flexibilität, mehr Freiheit zu geben.“ – Premierminister Alexander De Croo
Experiment von Day Week Global
In einer Zeitspanne von sechs Monaten haben 33 verschiedene Unternehmen mit Angestellten der Länder USA, dem Vereinigten Königreich, Irland, Australien, Neuseeland und Kanada die 4-Tage-Woche im Jahr 2022 ausgetestet.
Dabei ging es darum, die Work-Life-Balance der Arbeitnehmenden zu verbessern und dabei die Produktivität beizubehalten. Die Unternehmen waren dabei nicht zu der 4-Tage-Woche verpflichtet, sondern konnten auch flexible Zeit-Reduktionen wählen, solange Angestellte die gleiche Bezahlung erhielten. Die Recherchearbeit hat ein Team aus Mitgliedern des Boston College, des Universitäts College Dublin und der Cambridge Universität übernommen.
Fazit: Das Modell der 4-Tage-Woche ist eine moderne und innovative Lösung, die viele Unternehmen in Betracht ziehen, um glücklichere und produktivere Mitarbeitende zu beschäftigten. Viele Unternehmen in verschiedenen Ländern haben das Modell ausprobiert und festgestellt, dass der Anstieg der Produktivität bei gleichbleibender Qualität nachweisbar war.
4 Tage Woche in Deutschland: Das kommt auf HR zu
Auch Arbeitnehmende in Deutschland träumen von einer Vier Tage Woche. Wie eine Forsa-Umfrage im Auftrag von RTL und ntv zeigt, fänden es 71 Prozent der Beschäftigten gut, wenn Deutschland das „belgische Modell“ übernehmen würde.
Vor allem bei den 30- bis 44-Jährigen Beschäftigten und den Befragten mit höherem Bildungsabschluss stößt dieses Modell auf Zustimmung. Nur 22 Prozent wären von einer verkürzten Arbeitswoche bei gleicher Arbeitszeit nicht begeistert, heißt es in einer Mitteilung des Senders. Hätten die Deutschen die Wahl, würden sich 59 Prozent der Erwerbstätigen der Umfrage zufolge für eine Vier Tage Woche entscheiden.
Wie man sieht, ist also durchaus eine Wunsch nach einer 4 Tage Woche bei deutschen Arbeitnehmenden vorhanden. Es gibt zwar auch in Deutschland bereits Unternehmen, die mit einer Vier Tage Woche experimentieren. Es ist allerdings aktuell nicht absehbar, dass in nächster Zeit konkrete Gesetze oder Regelungen veranlasst werden.
Was bedeutet das für HR?
Unternehmen, Führungskräfte und HR müssen also selbständig beurteilen, ob das Modell Sinn ergibt im eigenen Unternehmen. Dabei können Mitarbeiterbefragungen und Feedback-Gespräche sinnvoll sein. Nachdem ermittelt wurde, ob Bedarf an dem Versuch einer 4 Tage Woche besteht, sollten Voraussetzungen geprüft und eine Testphase eingeführt werden. Nach der Auswertung der Ergebnisse in dieser Phase können Sie dann entscheiden, ob Sie die 4 Tage Woche einführen möchten oder nicht.
Bedenken Sie, dass es noch viele weitere flexiblere und neue Arbeitszeitmodelle gibt, die Ihren Arbeitnehmer*innen zugute kommen können. Denn flexiblere Arbeitszeiten können die gleichen Vorteile wie die 4 Tage Woche aufweisen. Dazu gehören beispielsweise auch das Modell der hybriden Arbeit und die Gleitzeit. Auch hierfür sind Mitarbeiterbefragungen sinnvoll.
Nutzen Sie Factorial, um regelmäßige Mitarbeiterbefragungen durchzuführen.
