Montag Morgen 7 Uhr. In einer Stunde soll der Mitarbeiter auf der Arbeit erscheinen. Doch nichts will so richtig klappen. Das Kind möchte sich nicht anziehen lassen, der Abschied im Kindergarten fällt heute länger aus und auf dem Weg zur Arbeit steht der Mitarbeiter im Stau. Von einem entspannten Start in den Arbeitstag kann nicht die Rede sein. Wenn sich dann auch noch der Chef über die 10-minütige Verspätung beschwert, ist das Schlamassel perfekt.
Dieses Problem kennen wohl viele Arbeitnehmer und es lässt sich mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, wie der Gleitzeit beheben. Wie sie gut funktionieren kann und welche Vorteile Gleitzeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer mit sich bringt, erklären wir in diesem Artikel.
Inhaltsangabe
Neue Arbeitszeitmodelle: Was ist Gleitzeit?
Als neues Arbeittszeitmodell ist Gleitzeit ein flexibles Modell (auch Flexi Zeit, Flexzeit bzw. FLAZ genannt), bei dem es Mitarbeitern freisteht, wann sie zur Arbeit erscheinen und wann sie Feierabend machen. Dabei geht es vor allem um die Verteilung der vertraglich geregelten Arbeitszeit, denn diese muss trotz Spielraum eingehalten werden.
Damit Arbeitgeber und Arbeitnehmer den Überblick trotz Gleitzeit nicht verlieren und trotzdem ein strukturierter Arbeitsalltag möglich ist, gibt es häufig eine Kernarbeitszeit. Außerdem ist es nötig die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeitenden genau zu erfassen, z.B. mit einer Zeiterfassung-App, damit das Modell in Ihrem Unternehmen funktionieren kann.
Welche Gleitzeitmodelle gibt es?
Bei der gleitenden Arbeitszeit unterscheidet man zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Gleitzeitmodell.
Einfache Gleitzeit
Bei der einfachen Gleitzeit ist die Dauer des Arbeitstages so lang, wie im Arbeitsvertrag festgelegt. Ein 8-Stunden-Tag bleibt ein 8-Stunden-Tag. Mitarbeiter können lediglich entscheiden, wie sie diese 8 Stunden über den Tag verteilen. Sie können selbst festlegen, wann sie ihren Arbeitstag beginnen (Mit COVID-19 ist diese Zeiterfassung im Home Office zur norm geworden.)
Qualifizierte Gleitzeit
Mit der qualifizierten Gleitzeit können sich Arbeitnehmer gemäß Gleitzeit Definition nicht nur die Verteilung ihrer Arbeitszeit über den Tag aussuchen. Sie können auch selbst bestimmen, wie viele Stunden pro Tag sie arbeiten. In ihren Verträgen sind die wöchentlichen, monatlichen oder sogar jährlichen Arbeitsstunden festgelegt. Diese können sie sich dementsprechend frei einteilen. Ein Zeiterfassungssystem ist vor allem bei diesem Gleitzeit-Modell sehr empfehlenswert.
Gleitzeit und Kernarbeitszeit
Was ist die Kernarbeitszeit? Die Kernarbeitszeit ist die Arbeitszeit, zu der alle Arbeitnehmer immer anwesend sein müssen. Es ist wichtig, dass es diese Regelung gibt, damit es Zeiten gibt, in denen alle Mitarbeiter anwesend sind. Gibt es sie nicht, kann es passieren, dass niemand anwesend ist. Das kann dann zum Problem werden, wenn niemand da ist, um Kunden oder Partner zu betreuen.
Ist die Kernarbeitszeit beispielsweise von 10 bis 14 Uhr, müssen Mitarbeiter spätestens um 10 Uhr mit ihrer Arbeit beginnen und dürfen frühestens um 14 Uhr wieder nach Hause gehen. Davor und danach ist es den Mitarbeitern im Sinne der Gleitzeit Definition überlassen, wann Sie ins Büro kommen und wieder gehen, solange sie zwischen 10 und 14 Uhr anwesend sind und ihre vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten von “x” Stunden einhalten.
Eine Ausnahme ist die Teilzeit. Teilzeitkräfte können trotz Kernarbeitszeit früh am Morgen oder spät am Abend arbeiten – je nach Schicht.
Gleitzeit mit Funktionszeit
Eine Alternative zur Kernarbeitszeit ist die Funktionszeit. Dabei wird die Arbeitszeit nicht nach Kernarbeitszeit, sondern nach der Funktion des Arbeitnehmers definiert. Ein Beispiel für die Funktionsarbeitszeit ist die Zeitspanne, in der ein Mitarbeiter für Kunden, Lieferanten o.Ä. erreichbar sein muss. Es geht also darum, dass die Funktion, also Arbeit, abgedeckt ist.
Gleitzeit mit Jahresarbeitszeit
In manchen Unternehmen wird die Arbeitszeit nicht täglich oder wöchentlich festgelegt, sondern jährlich. Arbeitnehmer können also entscheiden, wann und wie lange sie arbeiten, solange die Sollarbeitszeit am Ende des Jahres geleistet wurde.
Gleitzeit und der Arbeitsvertrag
Wie viel Flexibilität Arbeitnehmer mit der Gleitzeitregelung haben, ist in ihrem Arbeitsvertrag festgelegt. In manchen Unternehmen können Mitarbeiter komplett frei entscheiden, wie sie ihre Stunden einteilen, in anderen muss die Arbeitszeit pro Tag eingehalten werden. Sie kann jedoch in einem bestimmten Zeitrahmen flexibel gestaltet werden.
Das sagt das Gesetz zur Gleitzeit in Deutschland
Führt ein Unternehmen eine Gleitzeitregelung ein, muss der Betriebsrat hinzugezogen werden. Dieser muss unbedingt an der Einführung der neuen Regelung beteiligt werden. Das ist gesetzlich so vorgeschrieben. Laut § 87 Betriebsverfassungsgesetz dürfen die Mitglieder des Betriebsrats darüber mit entscheiden.
Rechte und Pflichten bei der Gleitzeit
Kann ein Unternehmen einfach so Gleitzeit einführen?
Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht. Stimmt der Betriebsrat der Einführung einer Gleitzeit zu, kann diese umgesetzt und in der Betriebsvereinbarung festgelegt werden.
Wenn der Betriebsrat gegen die Implementierung einer Gleitzeit ist, kann der Arbeitgeber mit einem Einigungsstellenverfahren eine Betriebsvereinbarung erzwingen. Daran nehmen vier, sechs oder acht Beisitzer teil, die zur Hälfte von der Arbeitgeberseite und zur Hälfte von der Betriebsratsseite kommen. Zusätzlich wird ein neutraler Vorsitzender hinzugezogen. Im besten Fall einigen sich alle Beisitzer, so dass die Gleitzeit samt genauer Definition schriftlich festgehalten werden kann.
Hat ein Unternehmen keinen Betriebsrat, greift das Direktionsrecht. Der Arbeitgeber kann dann die gleitende Arbeitszeit einführen und den Mitarbeitern die entsprechenden Regelungen und Neuerungen mitteilen.
Wichtig: Ein Recht auf Gleitzeit haben Arbeitnehmer nicht.
Gleitzeitregelungen
Was ist der Gleitzeitrahmen?
Neben der Kernarbeitszeit gibt es auch den Gleitzeitrahmen, der den Mitarbeitern Spielraum für ihre Arbeitszeiten gibt (Praktisch für kurzfristige Beschäftigung, Designer oder Programmierer). Innerhalb eines Zeitraums von beispielsweise 7 bis 20 Uhr können Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit frei gestalten.
Gibt es auch Ausnahmen?
Bei der Festlegung der Gleitzeitregelungen gibt es auch Ausnahmen. Wenn betriebliche Gründe gegen die gleitende Arbeitszeit sprechen, müssen Mitarbeiter schonmal darauf verzichten, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter einen kranken Kollegen vertreten muss.
Die Vor- und Nachteile von Gleitzeit
Für Arbeitnehmer
Die Vorteile der Gleitzeit für Arbeitnehmer
Das Gleitzeitmodell gilt als starkes Benefit, da es zahlreiche Vorteile für Arbeitnehmer mit sich bringt:
- Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Arbeitnehmer können Termine besser koordinieren und Berufliches und Privates unter einen Hut bringen. Besonders für Familien ist dies ein unschlagbares Argument für Gleitzeit.
- Stressfreie Gestaltung der Arbeitswege: Niemand fährt gerne im Berufsverkehr, weder mit dem Auto noch mit Bus oder der Bahn. Wer nicht mehr pünktlich um 8 Uhr im Büro erscheinen muss, kann auch mal eine halbe Stunde später losfahren und den Stau oder überfüllte öffentliche Verkehrsmittel umgehen.
- Individuelle Lebensstile werden berücksichtigt: Die einen starten am liebsten so früh wie möglich in den Tag und sind morgens am produktivsten. Andere schlafen lieber aus und arbeiten in den späten Nachmittag und die Abendstunden hinein. Mit dem Gleitzeitmodell kann jeder seinen Tag so gestalten, wie es für ihn oder sie am besten ist.
- Mehr Motivation und Produktivität: Durch mehr Flexibilität und Eigenverantwortung wird den Mitarbeitern auch ein höheres Maß an Autonomie zugeteilt. Sie fühlen sich in ihrem Job wertgeschätzt, was wiederum dazu führt, dass Mitarbeiter in Gleitzeit motivierter und produktiver arbeiten.
Die Nachteile der Gleitzeit für Arbeitnehmer
Zunächst fallen einem nur die positiven Merkmale der Gleitzeit ein. Doch auch die möglichen Nachteile müssen Arbeitnehmern wie Arbeitgebern bewusst sein.
- Erschwerte Zusammenarbeit: Da die Mitarbeiter nur in einem kurzen Zeitrahmen zur gleichen Zeit anwesend sind, können sich Meetings und Absprachen als schwieriger gestalten. Auch der Teamgeist kann nachlassen, da sich Kollegen nur in kurzen Zeitspannen am Tag sehen.
- Transparenz: Welcher Kollege arbeitet an welchen Aufgaben und Projekten? Dadurch, dass sich die unterschiedlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter über den Tag verteilen, wird die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern immer wichtiger.
- Zeiterfassung: Mitarbeiter müssen bei der Gleitzeit selbst darauf achten, dass sie ihre vertraglich geregelten Arbeitszeiten einhalten und nicht zu viele Minus- oder Überstunden sammeln, gerade beim Wechsel von Vertrauensarbeitszeit zur Zeiterfassung kann dies anfangs schwierig sein.
Für Arbeitgeber
Die Vorteile der Gleitzeit für Arbeitgeber
Die Gleitzeit hat jedoch nicht nur Vorteile für Arbeitnehmer. Auch Arbeitgeber profitieren vom flexiblen Arbeitszeitmodell.
- Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter: Motivierte Mitarbeiter arbeiten effektiver und kommen gerne zur Arbeit.
- Besserer Ruf des Unternehmens als Arbeitgeber: Unternehmen mit hoher Mitarbeiterzufriedenheit und einem hohen Ansehen auf dem Arbeitsmarkt können auch die besten Talente für sich gewinnen.
- Langfristige Planung durch loyale Mitarbeiter: Mitarbeiter die sich wertgeschätzt fühlen und mehr Autonomie am Arbeitsplatz haben, bleiben auch länger im Unternehmen.
Die Nachteile der Gleitzeit für Arbeitgeber
Die Nachteile halten sich für Arbeitgeber in Grenzen. Dennoch gibt es mögliche Hindernisse für die Einführung der Gleitzeit:
- Mehr Bedarf für Transparenz, Kommunikation und bessere Absprachen unter den Mitarbeitern
- Mehr Kosten und bzw. Verwaltungsaufwand bei der Zeiterfassung
- Weniger Struktur und eine unübersichtlichere Planung der Arbeitsabläufe
Gleitzeit am Beispiel
Frau Müller arbeitet in einem Unternehmen, in dem ein Gleitzeitrahmen von 7 bis 20 Uhr festgelegt ist. Die Kernarbeitszeit liegt in einer Zeitspanne von 10:30 bis 14:30 Uhr. Sie muss also in der Zeit von 10:30 bis 14:30 Uhr anwesend sein, so wie alle anderen Mitarbeiter ebenfalls anwesend sein müssen. Bei einem 8-Stunden-Arbeitstag plus 30 Minuten Pause kann Frau Müller von der Gleitzeit Gebrauch machen und um 10 Uhr im Büro erscheinen und um 18:30 Uhr Feierabend machen.
So funktioniert die Zeiterfassung mit Gleitzeit
Damit Mitarbeiter und die Personalabteilung die Arbeitszeiten im Blick behalten, führen Unternehmen gleichzeitig mit der gleitenden Arbeitszeit Arbeitszeitkonten zur Arbeitszeiterfassung ein. Dadurch können die geleisteten Arbeitsstunden elektronisch erfasst werden und man erhält trotz Gleitzeit einen genauen Überblick über gesammelte Über- und Minusstunden, die man später abfeiern oder nacharbeiten kann.
Haben Sie einen Handwerksbetrieb, in dem Ihre Mitarbeiter meist im Außendienst tätig sind? Dann könnte Sie dieser Artikel über Arbeitszeiterfassung im Außendienst interessieren.
Können Überstunden gemacht werden?
In der Regel ist im Arbeits- oder Tarifvertrag festgehalten, wie Überstunden zu behandeln sind. Mehrarbeit, die während der Gleitzeit entstanden ist, sind genauso zu behandeln. Entweder sie werden ausbezahlt (spätestens bei der Kündigung) oder als zusätzliche Urlaubstage abgefeiert.
Generell gilt: In der Gleitzeitvereinbarung sollte festgehalten werden, wie Überstunden gehandhabt werden. Wann dürfen Überstunden abgefeiert oder ausgezahlt werden und wann verfallen sie?
Pausenregelung in der Gleitzeit
Auch bei einer Gleitzeitregelung sind die gesetzlichen Pausenzeiten einzuhalten. Auch beim qualifizierten Gleitzeitmodell, bei dem sich Mitarbeiter die Arbeitszeit und -dauer selbst einteilen können, muss mithilfe der Zeiterfassung auf die eingehaltenen Pausenzeiten geachtet werden. Denn gemäß § 4 Arbeitszeitgesetz gelten bestimmte Arbeitspausen für bestimmte Arbeitszeiten.
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