Spätestens seit der Pandemie haben wir gelernt: Unternehmen müssen bestehende Arbeitszeitmodelle neu durchdenken. Flexiblere und moderne Modelle müssen her.
Doch was bedeutet das genau und was müssen Führungskräfte und Personalverantwortliche im Hinblick auf diesen Wandel berücksichtigen?
Wichtige Fakten
- Das eine Arbeitszeitmodell gibt es nicht mehr: Die Zukunft liegt in einem System vernetzter, individueller Arbeitszeitmodelle, die auf unterschiedliche Lebensphasen und Bedürfnisse der Beschäftigten zugeschnitten sind.
- Flexibilität als Top-Priorität: Für 76 % der Unternehmen in Deutschland sind laut der Randstad-ifo-Personalleiterbefragung Anfang 2025 flexible Arbeitszeiten der wichtigste Anreiz, um neue Fachkräfte zu gewinnen [1].
- Gesetzlicher Rahmen im Wandel: Mit der erwarteten Reform des Arbeitszeitgesetzes 2026 wird die Umstellung von einer täglichen auf eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden geplant, was die Flexibilität für Unternehmen und Beschäftigte erhöht [2].
Wir haben dazu mit Arbeitszeit- und Workforce-Management-Experte Guido Zander gesprochen. Er ist geschäftsführender Partner bei der SSZ Beratung und arbeitet bereits seit über 25 Jahren in der strategischen und operativen Beratung von unterschiedlichsten Unternehmen. Seine Themen sind Arbeitszeit, Workforce Management sowie Workforce Analytics.
Herr Zander, wie kam es dazu, dass Sie sich auf das Thema Arbeitszeit spezialisiert haben?
Streng genommen bin ich mit dem Thema bereits seit 1995 vertraut. Nach meinem Studium im Bereich Wirtschaftsinformatik habe ich zunächst für einen Softwarehersteller gearbeitet. Der Fokus lag hierbei auf der automatisierten Arbeitszeiterfassung.
Von dort aus bin ich in die Rolle des Beraters gerutscht und habe festgestellt: Während Unternehmen hinsichtlich der Zeitwirtschaft genau wissen, was sie brauchen, herrscht bei weiterführenden Themen wie unter anderem der Personaleinsatzplanung absolute Orientierungslosigkeit.
Es war also die Nachfrage, die uns dazu geführt hat, uns 2004 selbstständig zu machen. Es gab zu diesem Zeitpunkt noch niemanden, der sich dem Thema ohne Softwarelösung und mit alleinigem Fokus auf die Organisation angenommen hatte. Arbeitszeitmodelle, Lebensarbeitszeitmodelle, Analysen und Personalbedarfsplanung – all das machen wir heute erfolgreich für 350 Unternehmen.
Heute ist das Thema Arbeitszeit und Workforce Management mehr für mich als nur das Erfüllen einer Nachfrage. Es ist zu einer Passion geworden. Wir entwickeln Modelle sowohl für Unternehmen als auch für Beschäftigte und können somit etwas bewegen. Unsere Arbeit erfüllt einen klaren Zweck.
Welche Entwicklungen und Trends prägen die Arbeitszeitmodelle aktuell?
Darauf möchte ich zweigeteilt antworten: Die Möglichkeiten, die heutzutage gegeben sind, sind dramatisch anders im Vergleich zu damals. Aber: Trotzdem kann man sagen, dass rund 80 % der Unternehmen nach wie vor an alten Schemata festhalten, obwohl die Notwendigkeit, etwas zu ändern, für alle noch stärker geworden ist.
Mehr Flexibilität durch neue Werte der Beschäftigten
Besonders die Nachfrage nach Flexibilität ist drastisch angestiegen. Das liegt u.a. daran, dass sich Beschäftigte und deren Werte verändert haben. Während sich lange Zeit das Leben an die Arbeit angepasst hat, müssen sich Arbeitszeitmodelle heutzutage nach dem Leben der Beschäftigten richten.
Joggen während der Mittagspause, ein schneller Gang zum Supermarkt statt Kaffeepause – Work-Life-Integration nennt sich dieses Prinzip in der Fachsprache und stößt besonders bei jüngeren Beschäftigten auf Begeisterung.
Weiterhin hat sich auch das Rollenbild verändert. Während der Familienvater als zuverlässige Arbeitskraft galt, da die Mutter zu Hause alles im Griff hatte, wünscht sich der moderne Vater Flexibilität, um mehr Zeit mit der Familie verbringen zu können.
Wir lernen: Neue Werte beeinflussen die Arbeitswelt und dessen Modelle. Das gilt auch für Berufsfelder, in denen es für Unternehmen nicht so einfach ist, eine solche Flexibilität zu gewährleisten. Das ist übrigens bei rund 60 % aller Berufe der Fall. Flexibilität in der Pflege oder in der Produktion? Ja, auch hier erwarten Beschäftigte mitarbeiter- und familienfreundliche Lösungen, was in der Praxis jedoch oft vernachlässigt wird.
Diese Entwicklung wird durch den anhaltenden Fachkräftemangel weiter beschleunigt. Laut einer Umfrage des ifo Instituts von 2025 sehen drei Viertel der Unternehmen in flexiblen Arbeitszeiten den stärksten Anreiz zur Gewinnung neuer Talente [1]. Das zeigt, dass Flexibilität kein „Nice-to-have“ mehr ist, sondern ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.
Demografischer Wandel
Darüber hinaus spielt auch der demografische Wandel eine Rolle. Beschäftigte werden immer älter. Stress, Schichtarbeit und zu viel Arbeit können auf Dauer zu vermehrten Krankheitsfällen führen. Mit welchen Modellen kann diese Belastung verringert werden?
Der Veränderungsdruck auf Unternehmen ist groß.
Im Allgemeinen sind Unternehmen also unter Druck, Arbeitszeitmodelle zu verändern. Und trotzdem: Gleitzeitmodelle und Schichtpläne aus den 90er-Jahren bestehen nach wie vor. Lösungen sind oft noch nicht in Sicht.
Während es in der Vergangenheit ein Arbeitszeitmodell gab, an das sich alle angepasst haben, müssen heute verschiedene Arbeitszeitmodelle her, die Flexibilität für Beschäftigte in unterschiedlichen Lebensphasen gewährleisten: individuelle Modelle für ältere Angestellte, junge Eltern und Young Professionals.
Doch aufgepasst: Wichtig dabei ist auch, Beschäftigte nicht mit neuen Modellen zu überfordern.
Wie hat die Pandemie die Anforderungen an Arbeitsort und -zeit verändert?
Seit der Pandemie liegt die Challenge nicht mehr nur darin, flexible Arbeitszeit, sondern auch einen flexiblen Arbeitsort anzubieten.
Unternehmen müssen sich anpassen und Prozesse neu durchdenken. Was erwarten sie von ihren Angestellten und was müssen sie ihnen dafür mit auf den Weg geben?
Man ist offener geworden für Neues.
Die gute Nachricht: Die Haltung der Unternehmen hat sich verändert. Während noch vor zwei Jahren viele Unternehmen die Arbeit im Homeoffice als absoluten Untergang angesehen haben, ziehen Führungskräfte heute das Fazit: „Das klappt ja doch ganz gut mit dem Homeoffice“.
Trotz vieler Vorteile bin ich dennoch kein Fan vom gesetzlich verbrieftem Recht auf Homeoffice für alle. Der Grund: Es gibt auch Beschäftigte, die damit nicht umgehen können und sich zu Hause zu sehr ablenken lassen. Eine Homeoffice-Lösung muss für jedes Unternehmen individuell entwickelt werden, da die jeweiligen Voraussetzungen sehr unterschiedlich sind.
Welche Arbeitszeitmodelle sehen Sie in der Zukunft und warum?
Neben den bereits etablierten Modellen wie Gleitzeit oder Teilzeit gewinnen weitere Konzepte an Bedeutung, die Unternehmen kennen sollten. Dazu gehören unter anderem:
- Jahresarbeitszeit: Hier wird ein jährliches Stundenkontingent vereinbart, das flexibel je nach Auftragslage aufgeteilt wird. Dies ermöglicht es, saisonale Spitzen abzufedern, ohne konstant Überstunden aufzubauen.
- Lebensarbeitszeitkonto (Zeitwertkonto): Beschäftigte können über einen langen Zeitraum Arbeitszeit oder Gehaltsbestandteile ansparen, um diese später für längere Freistellungsphasen wie ein Sabbatical oder einen früheren Renteneintritt zu nutzen.
- Funktionszeit: Statt fester Kernarbeitszeiten werden Service- oder Erreichbarkeitszeiten für ein Team oder eine Abteilung definiert. Innerhalb dieses Rahmens organisieren die Beschäftigten ihre Anwesenheit selbstständig.
Mehrere individuelle Modelle statt der einen Universallösung
Das eine Arbeitszeitmodell wird es so nicht geben. Mehrere in ein System miteinander vernetzte Arbeitszeitmodelle sind die Zukunft. Verschiedene Modelle deswegen, damit individuelle Bedürfnisse von Unternehmen und Beschäftigten berücksichtigt werden können.
Ein universelles Modell, das für das gesamte Unternehmen gut funktioniert und von allen angenommen wird, gibt es nicht.
Hybrides Arbeiten als ein Modell der Zukunft
Hybrides Arbeiten ist das Modell der Zukunft.
Hybrides Arbeiten ist das Modell der Zukunft. Feststeht: Wer kein hybrides Arbeiten anbietet, wird es schwer haben, künftig neue Fachkräfte zu rekrutieren.
Wie das Modell genau aussieht? Eine Patentlösung gibt es nicht und daher sollte es auch kein gesetzlich vorgegebenes Korsett geben. Pauschal zu sagen, die Belegschaft z.B. drei Tage von zu Hause aus und den Rest der Woche im Büro arbeiten zu lassen, ist schlichtweg falsch.
Um ein hybrides Modell zu implementieren, muss jedes Unternehmen für sich selbst zunächst die konkreten Bedürfnisse analysieren. Es gibt kein einheitliches hybrides Modell, das für alle Betriebe und Organisationen funktioniert.
Welche Rolle spielt die Digitalisierung dabei?
Digitalisierung ist ein Wegbereiter für neue Arbeitszeitmodelle.
Fakt ist, ohne Digitalisierung ist eine Umstellung der Arbeitszeitmodelle, wie sie heute gefragt ist, nicht möglich. Um komplexe Änderungen innerhalb von Unternehmen umzusetzen, benötigt man die Unterstützung von Softwarelösungen. Wer resistent gegenüber Mitarbeitenden-Apps und Einsatzplanungstools bleibt, wird auf dem Weg hin zu neuen Systemen ins Straucheln kommen.
Eine moderne HR-Software wie Factorial ist hierbei unerlässlich. Sie ermöglicht nicht nur die gesetzeskonforme und digitale Erfassung der Arbeitszeiten für alle Modelle, sondern vereinfacht auch die Verwaltung komplexer Schichtpläne und individueller Arbeitszeitkonten. So behalten Personalverantwortliche den Überblick und stellen sicher, dass alle gesetzlichen und vertraglichen Regelungen eingehalten werden.
Wie können Unternehmen moderne Arbeitszeitmodelle erfolgreich implementieren?
Erst die Arbeit, dann das Vergnügen
Wer sich an die Implementierung neuer Arbeitszeitmodelle macht, dem sollte bewusst sein, dass dieser Prozess bestens vorbereitet sein sollte. Bevor es losgeht, sind Analysen in Bezug auf Bedarf, Arbeitszeitverhalten, bestehende Prozesse und Regelungen das A und O. Dabei sollten Sie die gesamte Belegschaft mit ins Boot nehmen: Betriebsrat, Führungskräfte, Beschäftigte, das oberste Management – alle müssen am Ende an einem Strang ziehen, um neue Modelle erfolgreich umzusetzen.
Um mehr über die Bedürfnisse und Wünsche der Beschäftigten zu erfahren, empfehle ich Interviews mit Beschäftigten. Im Gegensatz zu Umfragen sind Interviews tiefgründiger und geben direkte Impulse zur Lösung.
Stellen Sie sich darüber hinaus folgende Fragen und formulieren Sie konkrete Ziele:
- Wo wollen Sie hin? Wie soll Ihr Unternehmen in 5 Jahren in Bezug auf Arbeitszeit und Unternehmenskultur aussehen?
- Bin ich offen und bereit dafür, diesen Schritt zu gehen?
- Wie viel Zeit brauche ich dafür? Seien Sie dabei realistisch.
- Welche Software, Tools und Ressourcen benötige ich für diesen Wandel?
- Setzen Sie ein Modell erst in einem abgegrenzten Bereich um und investieren Sie alle Ihre Energie in eine erfolgreiche Umsetzung. Wenn dann der Rest der Belegschaft auch so arbeiten möchte, wird die Umsetzung gelingen.
Generell gilt: Seien Sie aktiv und bleiben Sie aufmerksam.
Schritt für Schritt
Sobald Sie die Ziele genau festgelegt haben, gehen Sie sie in Etappen an. Nehmen Sie dabei die gesamte Belegschaft Schritt für Schritt mit.
Fazit
Letztendlich muss jedes Unternehmen seinen eigenen Weg hin zu den richtigen Arbeitszeitmodellen finden. Dabei sollte sowohl der individuelle Bedarf, aber besonders auch die Bedürfnisse der Beschäftigten berücksichtigt werden.
Eine einmalige Änderung der Arbeitszeitmodelle reicht aber nicht. Das Umfeld ändert sich heute so schnell, dass bestehende Arbeitszeitmodelle kontinuierlich evolutionär an die neuen Bedürfnisse angepasst werden müssen. Auf lange Sicht sind Unternehmen somit erfolgreicher. Auch Modelle wie die 4-Tage-Woche gewinnen an Popularität, erfordern jedoch eine sorgfältige Planung und Anpassung der betrieblichen Prozesse.
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FAQ
Was gibt es für Arbeitszeitmodelle?
Zu den gängigsten Modellen zählen Vollzeit, Teilzeit, Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit, Schichtarbeit und hybride Arbeitsformen. Moderne Unternehmen kombinieren oft mehrere Varianten, um flexibel zu bleiben. Eine HR-Software wie Factorial hilft dabei, diese unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle und die dazugehörige Zeiterfassung effizient und fehlerfrei zu verwalten.
Was ist ein 2/2/3-3-Arbeitszeitmodell?
Das 2-2-3-Modell ist ein rotierendes Schichtsystem, das oft im 24/7-Betrieb eingesetzt wird. In einem typischen zweiwöchigen Zyklus arbeiten Mitarbeitende beispielsweise 2 Tage, haben 2 Tage frei, arbeiten 3 Tage, haben dann 2 Tage frei und arbeiten wieder 2 Tage. Dies ermöglicht längere zusammenhängende Freizeitblöcke.
Welche Arbeitszeitmodelle gibt es mit einer 35-Stunden-Woche?
Eine 35-Stunden-Woche kann flexibel gestaltet werden. Gängige Modelle sind die klassische 5-Tage-Woche mit täglich 7 Stunden oder eine 4-Tage-Woche mit längeren Arbeitstagen. Auch Gleitzeitregelungen können auf dieser Basis vereinbart werden, um die Arbeitszeit an individuelle Bedürfnisse anzupassen und die Work-Life-Balance zu fördern.
Welche Dienstmodelle gibt es?
Gängige Dienstmodelle umfassen das klassische 3-Schicht-System (Früh-, Spät-, Nachtschicht), Wechselschichtmodelle und rollierende Systeme, bei denen sich die Arbeitstage zyklisch verschieben. Zudem gibt es Modelle wie Bereitschaftsdienst oder Rufbereitschaft, die je nach betrieblichem Bedarf eingesetzt werden, um eine durchgehende Serviceabdeckung zu sichern.
