Dienstreisen gehören für viele deutsche Arbeitnehmende zum Alltag. Doch sowohl auf Arbeitgeber- als auch auf Arbeitnehmerseite gibt es häufig Unklarheiten, insbesondere was die Arbeitszeitregelungen bei Dienstreisen betrifft. Wann ist eine Dienstreise Arbeitszeit? Welche Regelungen in diesem Bezug gelten, erfahren Sie im folgenden Blogbeitrag.
Key Facts
- Eine Dienstreise liegt vor, wenn die berufliche Tätigkeit nicht an der „ersten Tätigkeitsstätte“, sondern an einem anderen Ort ausgeübt wird, z. B. in einer anderen Stadt zwecks eines Kundentermins.
- Die Arbeitszeit während einer Dienstreise umfasst nur die Zeit, in der die Beschäftigten tatsächlich arbeiten.
- Reisezeiten während der regulären Arbeitszeit gelten als Arbeitszeit, während Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit je nach Verkehrsmittel und beruflicher Beanspruchung variieren.
- Was genau versteht man unter einer Dienstreise?
- Was zählt alles als Arbeitszeit?
- Ist eine Dienstreise Arbeitszeit?
- Arbeitszeit bei Dienstreisen – Welche Regelungen gelten wann?
Was genau versteht man unter einer Dienstreise?
Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn die berufliche Tätigkeit nicht an der „ersten Tätigkeitsstätte“ ausgeübt wird.
Als erste Tätigkeitsstätte gilt der Ort, an dem Arbeitnehmende ihrer täglichen oder regelmäßigen wöchentlichen beruflichen Tätigkeit nachgehen oder an dem diese mindestens ein Drittel ihrer Arbeitszeit tätigen. Dieser Ort wird auch als regelmäßige Arbeitsstätte bezeichnet.
Die Dienstreise ist also nicht mit dem Arbeitsweg zu verwechseln. Letzterer ist die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die Arbeitnehmende in der Regel täglich zur Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit zurücklegen. Im Arbeitsrecht zählt der Arbeitsweg nicht zur Arbeitszeit, sondern zur „Freizeit“ der Pendler*innen.
Beispiel für Dienstreise und Arbeitsweg
Die Dienstreise
Arbeitnehmer X soll im Auftrag seines Arbeitgebers einen Kunden in Köln zu einem Verhandlungsgespräch aufsuchen. Zu diesem Zweck fährt er morgens mit dem Zug von Berlin nach Köln. Es handelt sich um eine Dienstreise, da er seine berufliche Tätigkeit an einem anderen Ort als seiner regelmäßigen Arbeitsstätte ausübt.
Der Arbeitsweg
Wie immer fährt Arbeitnehmerin Y morgens mit der S-Bahn von ihrer Wohnung im Berliner Stadtteil Charlottenburg zum Alexanderplatz. Dort befindet sich der Sitz der Firma, für die sie arbeitet. Die Fahrt von ihrer Wohnung in Charlottenburg zum Büro gilt nicht als Dienstreise, sondern als Fahrt zur Arbeit außerhalb der Arbeitszeit.
Können Vorgesetzte eine Dienstreise anordnen?
Ja, Vorgesetzte können eine Dienstreise anordnen. Voraussetzung ist, dass die Dienstreise in direktem Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit steht.
Was zählt alles als Arbeitszeit?
Im Arbeitszeitgesetz (§ 2 ArbZG) ist genau geregelt, was mit Arbeitszeit gemeint ist und was nicht. Hiernach ist „Arbeitszeit im Sinne dieses Gesetzes […] die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen; Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern sind zusammenzurechnen. Im Bergbau unter Tage zählen die Ruhepausen zur Arbeitszeit.“
Pausen und der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte zählen also nicht dazu. Aber: Arbeiten Beschäftigte z. B. remote und erledigen ihre Aufgaben während einer Zugfahrt, zählt dies als Arbeitszeit. Ausschlaggebendend ist, ob es einen Auftrag von den Vorgesetzten gegeben hat oder nicht.
Ist eine Dienstreise Arbeitszeit?
Was genau als Arbeitszeit während einer Dienstreise gilt, ist wohl eine der häufigsten Fragen im Arbeitskontext. Kein Wunder, schließlich gehören Dienstreisen für viele Beschäftigte in Deutschland zum Alltag. Im Jahr 2023 wurden laut Statista 117 Millionen Geschäftsreisen in deutschen Unternehmen durchgeführt.
Grundsätzlich gilt, dass nicht die gesamte Zeit der Dienstreise als Arbeitszeit gilt. Als Arbeitszeit während einer Dienstreise gilt die Zeit, in der die Beschäftigten tatsächlich arbeiten.
Für die An- und Abreise gelten jedoch häufig andere Regelungen. Obwohl es sich dabei nicht um Arbeitszeit im eigentlichen Sinne handelt, hat ein Verwaltungsgericht kürzlich entschieden, dass die Reisezeit während einer Dienstreise als Arbeitszeit anzusehen ist.
Doch schauen wir uns die einzelnen Szenarien in Bezug auf Arbeitszeit für Dienstreisen im Einzelnen an.
Tipp: Die Arbeitszeit ist nicht das Einzige, das sie auf einer Dienstreise erfassen müssen – Faktoren wie Kilometerpauschale, Ausgaben und Tagespauschalen spielen im Zusammenhang mit der Reisekostenerstattung ebenfalls eine wichtige Rolle. Eine HR-Software wie die von Factorial kann Sie hierbei unterstützen und Ihren Mitarbeitenden viel Zeit und Aufwand sparen. Klingt das interessant für Sie? Dann starten Sie noch heute kostenlos.
Arbeitszeit bei Dienstreisen – Welche Regelungen gelten hier?
Arbeitszeitregelungen auf Dienstreisen
Das Arbeitszeitgesetz enthält genaue Regelungen zur Arbeitszeit.
Grundsätzlich darf die tägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten, kann aber in Ausnahmefällen auf bis zu zehn Stunden verlängert werden. Dies ist jedoch nur zulässig, wenn innerhalb von vier Monaten der Durchschnitt von acht Stunden pro Tag nicht überschritten wird.
Darüber hinaus legt das Gesetz die wöchentliche Höchstarbeitszeit fest. Diese beträgt 48 Stunden, wobei in Ausnahmefällen bis zu 60 Stunden zulässig sind, sofern innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Ausgleich erfolgt.
Schließlich enthält das Arbeitszeitgesetz genaue Angaben zu den vorgeschriebenen Ruhezeiten:
- Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden ist eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten einzuhalten.
- Wird mehr als neun Stunden gearbeitet, ist eine Ruhepause von mindestens 45 Minuten gesetzlich vorgeschrieben.
- Zwischen Arbeitsende und Arbeitsbeginn muss eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden liegen. Ausnahmen gibt es für bestimmte Branchen, z. B. dem Gesundheitswesen.
Maximale Arbeitszeiten für Dienstreisezeiten?
Das Arbeitszeitgesetz findet auch auf Dienstreisen Anwendung. Das bedeutet, dass die Arbeitszeit bei Dienstreisen in Ausnahmefällen zehn Stunden betragen kann, wenn sie innerhalb der oben genannten Frist ausgeglichen wird.
Tipp: Die Arbeitszeiterfassung kann schnell unübersichtlich werden. Verlieren Sie nicht den Überblick und lassen Sie sich von digitalen Tools unterstützen. Factorial bietet hierfür eine intuitive, mobile und Desktop-basierte Lösung zur Arbeitszeiterfassung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und Abweichungen sichtbar macht.
Mitarbeitende können Arbeitszeiten per Klick, QR-Code oder ID-Stempel festhalten, inklusive Geolokalisierung und Erinnerungen für vergessene Stempelungen. Gerade auf Dienstreisen kann so die Arbeitszeit einfach online erfasst werden – und das sogar mit der mobilen App von Factorial.
Ausführlichere Informationen zum Thema Arbeit und Arbeitszeitgesetz finden Sie auch in unserem Artikel auf dem Blog zum Thema.
An- und Abfahrt auf Dienstreisen
Fahrten zwecks einer Dienstreise, die innerhalb der regulären Arbeitszeit liegen, gelten als Arbeitszeit, auch wenn Mitarbeitende in dieser Zeit nicht arbeiten (z. B. während einer Bahnfahrt). Liegen die Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit, ist die Sachlage nicht mehr ganz so eindeutig. Hierfür gibt es im Arbeitsrecht keine klare Regelungen.
Ob die An- und Abfahrt auf Dienstreisen zur Arbeitszeit gehört, hängt in diesen Fällen von der beruflichen Beanspruchung und der Wahl des Verkehrsmittels ab. Was bedeutet das genau?
Sind Arbeitnehmende mit einem Verkehrsmittel unterwegs, das sie nicht selbst lenken, ist entscheidend, ob sie die Zeit frei nutzen können. Müssen sie auf Anweisung der Vorgesetzten während der Fahrt dienstliche Aufgaben erledigen, z. B. Unterlagen einsehen oder telefonieren, gilt die Reisezeit als Arbeitszeit. Steht es ihnen jedoch frei, die Zeit privat zu nutzen (z. B. um zu entspannen oder Musik zu hören), gilt diese Zeit als Ruhezeit.
Anders sieht es aus, wenn Beschäftigte mit einem selbst gelenkten Fahrzeug unterwegs sind. Hier gilt die Fahrtzeit grundsätzlich als Arbeitszeit, da die aktive Teilnahme am Straßenverkehr geistig und körperlich anstrengend ist.
Wichtig: Eine Ausnahme gilt jedoch, wenn die Arbeitgebenden den Beschäftigten die Wahl des Verkehrsmittels überlassen oder aber z. B. eine Bahnfahrt vorschreiben, die Arbeitnehmenden sich aber für das Auto entscheiden. In diesem Fall ist dann die Reisezeit keine Arbeitszeit.
Zählen Fahrten zu einer Fortbildung als Dienstreise und als Arbeitszeit?
Fahrten zu einer Fortbildung zählen dann als Dienstreise, wenn die Fortbildung verpflichtend ist, also von den Vorgesetzten angeordnet worden ist. In einem solchen Fall gilt auch die Fortbildung selbst als Arbeitszeit.
Überstundenregelungen bei Dienstreisen
Bei Dienstreisen sind die oben genannten Regelungen des Arbeitszeitgesetzes zu beachten. Dies bedeutet, dass eine maximale Höchstarbeitszeit einzuhalten ist.
Ausnahmen gelten hier für:
- Leitende Angestellte gemäß § 3 des Betriebsverfassungsgesetzes und Chefärzt*innen
- Leitende Angestellte im öffentlichen Dienst und deren Stellvertretung
- Arbeitnehmende, die mit einer ihnen anvertrauten Person in einem gemeinsamen Haushalt leben und Pflegeverantwortung tragen
- Arbeiten im liturgischen Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften
Für diese gelten die Regeln des Arbeitszeitgesetzes nicht. Diese dürfen also tatsächlich mehr als zehn Stunden pro Tag arbeiten.
Dienstreisen mit Übernachtungen – was zählt hier als Arbeitszeit?
Müssen Arbeitnehmende während einer Dienstreise am Ort der Dienstreise übernachten, so gilt trotzdem nicht die gesamte Dienstreise als Arbeitszeit. Das bedeutet beispielsweise, dass die freie Zeit zwischen zwei Terminen nicht zur Arbeitszeit zählt.
Für Geschäftsessen gilt: Stehen sie in einem direkten beruflichen Zusammenhang, weil es sich um ein Abendessen mit Geschäftspartner*innen handelt, zählen sie ebenfalls zur Arbeitszeit.
Die Übernachtung selbst zählt allerdings nicht als Arbeitszeit.
Und was gilt bei Dienstreisen am Wochenende?
Findet eine Dienstreise an einem Wochenende statt, ist zusätzlich § 11 Arbeitszeitgesetz zu beachten, wonach mindestens 15 Sonntage im Jahr arbeitsfrei bleiben müssen. Die vorgeschriebenen Ruhezeiten dürfen durch die Sonntagsarbeit nicht überschritten werden. Werden Beschäftigte an einem Sonntag beschäftigt, haben diese außerdem Anspruch auf einen Ersatzruhetag, der innerhalb von zwei Wochen unter Einschluss des Arbeitstages zu gewähren ist.
Handelt es sich jedoch um eine längere Dienstreise, bei der die Mitarbeitenden das Wochenende über frei haben, so gilt das Wochenende nicht als Arbeitszeit.
Tipp: Bei Dienstreisen, die sich über mehrere Tage erstrecken oder außerhalb der regulären Arbeitszeiten liegen, kann es schnell zu Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz kommen. Umso wichtiger ist es, dass Vorgesetzte und Personalverantwortliche die Zeiten im Blick haben. Starten Sie jetzt kostenlos mit Factorial und finden Sie heraus, wie einfach HR-Prozesse eigentlich sein können.
