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Welches sind die gesetzlichen Vorgaben zur Zeiterfassung?

Wenn Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen möchten, gibt es einige Dinge, die Sie beachten und Gesetze, die Sie kennen sollten.

Dazu gehört allen voran das Urteil des Europäischen Gerichtshofes zur Zeiterfassungspflicht. Aber auch Fragen, wie: „Was ist eigentlich bei der Zeiterfassung erlaubt?„,  „Was gilt es bezüglich der DSGVO zu beachten?“ oder „Was hat es mit dem Arbeitszeitkonto auf sich?” beschäftigen viele Personalmanager und Unternehmen.

Wir haben Ihnen hier alle wichtigen Informationen und Beiträge zusammengestellt, die es zu den Gesetzen und rechtlichen Vorgaben bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten gibt.

Arbeitszeiterfassung: Wo wird die Arbeitszeit geregelt?

Generell wird die Arbeitszeit von Arbeitnehmern in Deutschland im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Hier sind alle Regelungen bezüglich der Arbeitszeit, der gesetzlichen Pausen und Ruhezeiten, Nacht- und Schichtarbeitern und vieles mehr aufgeführt.

Für manche Gruppen, darunter Minderjährige, Beamte oder leitende Angestellte, fallen allerdings Sonderregelungen an. Die Beschäftigten dieser Gruppe werden im § 18 des ArbZG aufgelistet.

Was ist der Zweck des Arbeitszeitgesetzes?

Das Arbeitszeitgesetz verfolgt gemäß § 1 ArbZG den folgenden Zweck:

  • Die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer in Deutschland
  • Die Verbesserung der Rahmenbedingungen für flexible Arbeitszeiten
  • Die Einhaltung von gesetzlichen Feiertagen

Damit bewahrt der deutsche Gesetzgeber nicht nur die Arbeitnehmer vor Ausbeutung und schützt die Gesundheit der Arbeitnehmer, sondern ermöglicht es auch Unternehmen eine flexible Arbeitszeitgestaltung umzusetzen, ohne das Wohlbefinden des Personals zu gefährden.

Wie hoch ist die maximale Arbeitszeit?

Die Arbeitszeit von Mitarbeitern darf bei einer 6-Tage Woche nicht mehr als acht Stunden betragen. Sie kann unter Umständen auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Monaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden pro Werktag nicht überschritten werden.

Gibt es eine Zeiterfassungspflicht? 

Bisher sind Arbeitgeber bereits dazu verpflichtet gewesen, die Stunden zu erfassen, welche die werktägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter überschreiten.

Wie genau diese Zeiterfassung umgesetzt wird, entscheidet das Unternehmen selbst und hat die freie Wahl zwischen den verschiedenen Zeiterfassungssystemen. Wichtig ist, dass die Nachweise zwei Jahre lang aufbewahrt werden und vorgezeigt werden können.

Es gibt aber bestimmte Bereiche, in denen das Gesetz eine vollständige Erfassung der Arbeitszeiten vorschreibt:

  • Geringfügig Beschäftigte gem. Mindestlohngesetz
  • Berufe gem. Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz

Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof allerdings entschieden, dass die Erfassung der Arbeitszeit für Unternehmen in der EU verpflichtend ist. Die Ausgestaltung dieses Gesetz auf Landesebene ist noch offen.

Was ist bei der Zeiterfassung erlaubt?

Viele Unternehmen setzen die Arbeitszeiterfassung bereits seit langer Zeit um, andere hingegen sind noch dabei ein Zeiterfassungssystem einzuführen. Bei der Erfassung der Arbeitszeit gibt es natürlich auch Dinge, die nicht erlaubt sind, da Sie die Rechte der Mitarbeiter verletzen oder gegen die DSGVO verstoßen.

So dürfen keine persönliche Daten, wie zum Beispiel Fingerabdrücke der Mitarbeiter, erfasst werden, die nicht zwingend für die Zeiterfassung notwending sind. Dies ist nur mit der ausdrücklichen Zustimmung der Mitarbeiter erlaubt.

Führung eines Arbeitszeitkontos

Das Arbeitszeitkonto ist eine gute Maßnahme, um die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter im Blick zu behalten und diese dann entsprechend auszugleichen, entweder über eine Auszahlung oder zusätzlichen Urlaubstagen. Dabei gibt es verschiedene Arten, ein Arbeitszeitkonto aufzubauen: Jahresarbeitszeitkonto, Langzeitkonto, Ampelkonto oder Zeitwertkonto.

Für wen das Arbeitszeitkonto empfohlen ist, welches die Höchstgrenze ist, was mit Minusstunden passiert und welche Vor- un Nachteile es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Gesetzliche Pausenregelungen

Besonders wichtig im Bezug auf die Arbeitszeit der Mitarbeiter, ist die Einhaltung der gesetzlichen Pausenregelungen. Die Länge der Pause variiert, je nachdem, wie viele Stunden pro Tag gearbeitet wird. Dabei gibt es auch Sonderregelungen für Jugendliche unter 18 Jahren.

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