In Unternehmen werden oft vertrauliche Informationen verarbeitet. Gleichzeitig arbeiten viele Betriebe mit externen Partnern, Unternehmen und auch Auftragnehmenden zusammen, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Zugang zu diesen Daten haben und Informationen austauschen. Damit die Weitergabe und der Umgang mit Unternehmensinformationen geschützt und gesichert werden, wird zunehmend eine sogenannte Geheimhaltungsvereinbarung (auf Englisch auch NDA – Non-Disclosure Agreement) zwischen den Vertragsparteien vereinbart. Was ein NDA ist, was in ihr stehen muss und was Sie dabei beachten sollten, erfahren Sie im folgenden Artikel.
Key Facts
- Eine NDA, auch Geheimhaltungsvereinbarung genannt, ist ein Vertrag, der den Umgang mit sensiblen Informationen im Rahmen einer Zusammenarbeit regelt.
- Sie verhindert die unbefugte Weitergabe beispielsweise von technischem Know-How, Kunden- oder Mitarbeiterdaten oder Geschäftsgeheimnissen.
- Es gibt verschiedene Arten von NDAs: einseitige, zweiseitige und mehrseitige.
- Was ist ein NDA?
- Zweck von einem NDA
- Wo kommt ein NDA zum Einsatz?
- Arten von NDAs
- Inhalt eines NDA – Was gehört in eine Verschwiegenheitserklärung?
- Muster und digitales Dokumentenmanagement
Was ist ein NDA?
Definition
Ein NDA ist ein Vertrag zwischen zwei oder mehreren Parteien, der im Rahmen ihrer beruflichen Zusammenarbeit die Geheimhaltung vertraulicher Informationen regelt und deren Weitergabe verhindert.
Geheimhaltungsvereinbarung Englisch
NDA ist eine Abkürzung und bedeutet auf Englisch „Non-Disclosure Agreement“, was auf Deutsch so viel wie „Geheimhaltungsvereinbarung“ oder auch „Vertraulichkeitsvereinbarung“ heißt. Ein weiteres Synonym ist auch „Geheimhaltungsvertrag“.
Zweck von einem NDA
Bei einem NDA-Vertrag geht es also um den Schutz sensibler und vertraulicher Informationen von Unternehmen. In der Regel handelt es sich dabei um folgende Informationen, die vor einer Weitergabe und unbefugten Nutzung Dritter geschützt werden sollen:
- Geschäftsgeheimnisse wie Innovationen (z. B. Prototypen oder Designs)
- Sensible Daten wie Mitarbeiter- oder Kundendaten
- Finanzielle Informationen wie Budgets, Investitionspläne oder Umsatzprognosen
- Strategische Pläne zu Marktanalysen, Expansionsstrategien oder neuen Geschäftsfeldern
- Technisches Know-how wie Produktionsverfahren, Algorithmen oder Softwarecodes
- Vertragsdetails zu Kooperationen, Lieferantenbeziehungen oder Lizenzvereinbarungen
Hinweis: Ein NDA wird nicht nur im beruflichen Umfeld genutzt, sondern auch in anderen Bereichen. Besonders prominente Personen lassen ihre Assistent*innen oder Haushaltshilfen oft eine solche Vereinbarung unterschreiben. Ebenso findet eine Verschwiegenheitserklärung Anwendung in Scheidungsverfahren oder bei sensiblen familiären Angelegenheiten.
Wo kommt ein NDA zum Einsatz?
Die Geheimhaltungserklärung wird im beruflichen Kontext insbesondere in folgenden Situationen genutzt:
- Bei gemeinsamen Entwicklungen, beispielsweise von Produkten, bei denen externes Personal mit Expert*innenwissen hinzugezogen wird. Diese Personen werden verpflichtet, keine vertraulichen Informationen zur Entwicklung der Technologien oder Produkte weiterzugeben.
- In Vertragsverhältnissen, etwa bei Arbeitsverhältnissen zwischen Auftraggebenden und Auftragnehmenden oder in der Zusammenarbeit mit Freelancern, stellt das NDA sicher, dass sensible Informationen im Rahmen der Tätigkeit nicht offengelegt werden.
Beispiel: Ein Webdesigner erhält während eines Projekts Zugang zu vertraulichen Unternehmensinformationen, etwa zur geplanten Markteinführung eines neuen Produkts oder zu internen Strategien für das Branding. Ein NDA schützt davor, dass er diese Informationen an Dritte weitergibt oder selbst für eigene Projekte nutzt. Ebenso kann eine Texterin, die Werbekampagnen für eine Firma erstellt, durch einen NDA-Vertrag verpflichtet werden, noch nicht veröffentlichte Marketingstrategien geheim zu halten.
- Auch bei Verhandlungen kann eine Vertraulichkeitsvereinbarung eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass Verhandlungsergebnisse nicht nach außen dringen.
Arten von NDAs
Dabei gibt es nicht nur eine Art von Verschwiegenheitserklärung. Je nachdem, wie viele Vertragsparteien zur Verschwiegenheit verpflichtet werden sollen, unterscheidet sich das NDA (Non-Disclosure Agreement).
So gibt es beispielsweise einseitige NDAs.
Bei dieser Form wird nur der Auftragnehmende zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Auftraggebenden geben zwar vertrauliche Informationen preis, sind jedoch nicht zur Geheimhaltung verpflichtet.
Diese Form kommt besonders dann zum Einsatz, wenn nur eine Partei Daten offenlegt. Das kann zum Beispiel in Bewerbungsgesprächen der Fall sein, wenn Geschäftsideen potenziellen Investor*innen vorgestellt werden, oder auch in der Zusammenarbeit mit Selbstständigen, die bestimmte Dienstleistungen anbieten, wie Texterstellung, Websitedesign oder Buchhaltung.
Darüber hinaus gibt es auch zweiseitige und mehrseitige Verschwiegenheitserklärungen.
Bei einer zweiseitigen Geheimhaltungsvereinbarung verpflichten sich beide Parteien zum Stillschweigen über vertrauliche Informationen. Diese Form kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn es um Joint Ventures oder gemeinsame Entwicklungen geht, bei denen das Know-how beider Firmen oder finanzielle Mittel eingebracht werden. Auch in Forschungskooperationen oder bei der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Mitarbeiter*innen ist ein zweiseitiges NDA üblich.
Das mehrseitige NDA kommt schließlich dann zum Einsatz, wenn mehr als zwei Parteien zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Dies ist häufig der Fall bei größeren Projekten, bei denen mehrere Unternehmen oder Organisationen zusammenarbeiten, zum Beispiel bei großen Forschungsprojekten, Unternehmensfusionen oder bei Kooperationen, bei denen viele verschiedene Akteure beteiligt sind.
Inhalt eines NDA – Was gehört in eine Verschwiegenheitserklärung?
Grundsätzlich kann der Inhalt von den Parteien selbst bestimmt werden. Die Parteien haben Vertragsfreiheit. Allerdings sollten wie bei jedem Vertrag bestimmte wesentliche Punkte unbedingt enthalten sein.
Dazu gehören:
- Beteiligte Vertragsparteien
- Welche Informationen sollen geschützt werden?
- Was dürfen die Parteien mit den Informationen tun und was nicht?
- Gibt es Ausnahmen?
- Wie lange gilt das NDA? Gilt sie dauerhaft oder nur für einen bestimmten Zeitraum?
- Folgen: Welche rechtlichen Konsequenzen gibt es, wenn sich eine der Vertragsparteien nicht an den Geheimhaltungsvertrag hält? Es können zum Beispiel Strafen, Unterlassungsansprüche oder Schadensersatzansprüche vereinbart werden.
Muster und digitales Dokumentenmanagement
Grundsätzlich sollten Sie sich bei einem NDA immer rechtlich beraten lassen, gerade weil es um sehr sensible Daten geht. Daher sollten die Unterlagen auch zu 100 Prozent korrekt sein. Allerdings kann eine Muster-Geheimhaltungsvereinbarung als Vorlage dienen.
Geheimhaltungsvereinbarung Vorlage Word
Beispielsweise stellt Factorial ein kostenloses Muster im Word-Format zur Verfügung.
Tipp: Eine HR-Software kann Ihnen ebenfalls einiges an Arbeit abnehmen. So können Sie zum Beispiel im Dokumentenmanagement-Tool von Factorial die E-Signature-Funktion nutzen, was besonders bei Vereinbarungen sinnvoll ist, bei denen die Vertragsparteien nicht am gleichen Ort sind. Gleichzeitig hilft das Tool, alle Dokumente und Unterlagen übersichtlich an einem Ort zu speichern und von überall darauf zuzugreifen. Zudem können Sie die Zugriffsrechte auf die Dokumente konfigurieren, sodass nur die berechtigten Personen Zugang haben.
