Geschäftsreisen gehören zum Alltag in vielen Unternehmen. In diesem Zusammenhang entstehen oft Kosten, die im normalen Arbeitsalltag so nicht anfallen würden: die Reisekosten. Für eine transparente und standardisierte Regelung der Abläufe rund um die Buchung sowie Budgets empfiehlt sich die Erstellung einer Reisekostenrichtlinie. Was diese genau ist und was sie beinhalten sollte, erklären wir im folgenden Blog.
In Kürze:
- Eine Reisekostenrichtlinie ist ein unternehmensinternes Dokument, das festlegt, welche Ausgaben bei Geschäftsreisen erstattet werden und wie die Abrechnung erfolgt.
- Sie regelt Budgetgrenzen für Transport, Unterkunft und Verpflegung, definiert Genehmigungsprozesse und schafft Transparenz für Mitarbeitende und Buchhaltung.
- Der Einsatz moderner Software (wie Factorial) reduziert die Bearbeitungszeit pro Abrechnung von über 30 Minuten auf unter 5 Minuten, indem sie Belege KI-gestützt erkennt, Pauschalsätze für 2026 automatisch berechnet und die Einhaltung der Richtlinien in Echtzeit prüft.
Was ist eine Reisekostenrichtlinie?
Definition und Zweck
Bei einer Reisekostenrichtlinie handelt es sich um ein Dokument, in dem der Umgang und die Regeln eines Unternehmens in Bezug auf Geschäftsreisen und die mit ihnen auftretenden Kosten festgelegt sind. Da während einer Dienstreise häufig Kosten entstehen, die Beschäftigte zunächst vorstrecken, regelt eine Reisekostenrichtlinie, unter welchen Bedingungen und in welchem Umfang die Erstattung der Reisekosten erfolgt sowie wie der Ablauf dafür gestaltet ist.
Der Zweck einer Reisekostenrichtlinie ist also vor allem:
- Transparenz für alle Beteiligten schaffen.
- Klare Vorgaben definieren, um Missbrauch zu vermeiden.
- Den Aufwand bei der Bearbeitung der Reisekostenabrechnung zu minimieren.
- Prozesse standardisieren.
Unterschied zur Reiserichtlinie
Die Reisekostenrichtlinie regelt ausschließlich finanzielle Aspekte (Budgets, Erstattungen, Abrechnungsprozesse). Die umfassendere Reiserichtlinie deckt den gesamten Reiseprozess ab – von Buchungsverfahren über Notfallkontakte bis zu Verhaltensregeln
Welche Vorteile bringt eine Reisekostenrichtlinie für mein Unternehmen?
Gesetzliche Grundlage: Nach § 670 BGB haben Arbeitnehmende grundsätzlich Anspruch auf Erstattung ihrer Reisekosten. Die Erstellung einer Reisekostenrichtlinie ist zwar keine Pflicht, schafft aber Rechtssicherheit für beide Seiten. Unternehmen legen darin fest, welche Kosten in welchem Umfang erstattet werden. Übernehmen Arbeitgebende die Reisekosten nicht, können Mitarbeitende diese allerdings in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten absetzen.
Für Betriebe – und das sind immerhin die meisten –, die die Reisekosten ihrer Beschäftigten erstatten und regelmäßig Reisekostenabrechnungen durchführen, lohnt sich das einmalige Erstellen einer Reisekostenrichtlinie. Denn so werden diese Prozesse optimiert: Die für die Abrechnung der Reisekosten zuständigen Personen müssen nicht jedes Mal erneut nachschauen, welche Regelungen eigentlich gelten – also beispielsweise, bis zu welcher Höhe die Kosten erstattet werden –, da diese Informationen übersichtlich in der Reisekostenrichtlinie festgehalten sind.
Insbesondere wenn die Reisekostenrichtlinie online einsehbar ist, können Mitarbeitende auf Geschäftsreisen jederzeit darauf zugreifen. So wissen diese stets, welche Kosten aktuell in welcher Höhe übernommen werden.
Hinweis: Laut der aktuellen Global Business Travel Survey 2025 von SAP Concur sind 69 % der Travel Manager der Meinung, dass die aktuellen Budgets den Anforderungen an moderne Geschäftsreisen nicht mehr gerecht werden. Gleichzeitig zeigt die Studie einen klaren Trend zur Technologisierung: Unternehmen setzen verstärkt auf Künstliche Intelligenz, um Transaktionen automatisiert zu prüfen und die Reisekostenabrechnung so zu vereinfachen, dass fehlende Posten im Budget vermieden und die Mitarbeitenden spürbar entlastet werden.
Diese Anforderungen lassen sich ideal mit der HR-Software von Factorial umsetzen: Durch die Kombination des KI-Assistenten One , der Fragen zu Limits und Vorgaben sofort beantwortet , mit den umfassenden Expenses-Funktionen (wie der KI-gestützten Texterkennung und automatisierter Regelprüfung ), wird der gesamte Prozess von der Buchung bis zur Erstattung nahtlos digitalisiert.
Was beinhaltet eine Reisekostenrichtlinie?
Als Reisekosten werden alle Ausgaben bezeichnet, die im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Reise entstehen. Dazu gehören zum Beispiel Verpflegungs-, Fahrt- und Übernachtungskosten.
Die Reisekostenrichtlinie sollte folgende Punkte enthalten:
1. Beantragung und Planung von Geschäftsreisen
Sie sollten festlegen, welche Prozesse und Abläufe gelten, wenn Mitarbeitende eine Geschäftsreise beantragen. Wer ist dafür zuständig? Erfolgt der Antrag online oder muss ein Formular händisch ausgefüllt werden? Wie lange im Voraus muss eine solche Reise beantragt werden? Können die Geschäftsreisenden ihre Flüge und Unterkünfte selbst buchen, oder gibt es hierfür eine zuständige Person? Erfolgt die Buchung über eine sogenannte Travel-Management-Plattform?
Außerdem sollte festgelegt werden, wer über die Abwesenheit aufgrund einer Geschäftsreise informiert werden muss, bis wann dies zu erfolgen hat und wie mit Überstunden und allgemein der Arbeitszeit in diesem Zusammenhang umgegangen wird.
(Dieser erste Teil ist streng genommen bereits Teil der umfangreicheren Reiserichtlinie. Da die Übergänge aber fließend sind und auch bereits in der Planung und Buchung die Frage der Kosten berührt wird, nehmen wir diesen Punkt hier auf.)
Ausgabenkategorien
An dieser Stelle listen Sie auf, welche Ausgaben Ihr Unternehmen den Geschäftsreisenden erstattet. Sie sollten also definieren, welche maximale Höhe und welche Bedingungen für die verschiedenen Ausgaben gelten. Sollte beispielsweise, wenn möglich, die Anfahrt mit dem Zug einem Flug vorgezogen werden? Wie hoch darf ein Zugticket bzw. ein Flug maximal kosten?
Zu den verschiedenen Ausgabenkategorien, deren Inhalte Sie definieren sollten, gehören:
- Transport-/Anfahrtskosten: Flüge, Bahn- und Taxifahrten, Anreise mit dem eigenen Auto, Anreise mit dem Firmenwagen, eventuell Mietwagen vor Ort.
- Unterkunft: Gibt es Budgetlimits für die Übernachtungskosten?
- Verpflegungsmehraufwendungen: Spesen, wie beispielsweise Restaurantbesuche.
- Auslandsreisen: Welches Budget gilt hier?
- Reisenebenkosten: Hierzu gehören erstattungsfähige Nebenkosten wie Parkgebühren oder Trinkgelder.
Nicht erstattungsfähige Ausgaben
Explizit sollten Sie in der Reiserichtlinie außerdem die Ausgaben nennen, die nicht erstattungsfähig sind. Das können beispielsweise persönliche Ausgaben wie Shopping, Wellness oder Ausflüge sein. Ebenso können Upgrades wie ein Flug in der ersten Klasse oder ein Hotelzimmer-Upgrade ausgeschlossen werden. Dazu können auch alkoholische Getränke gehören, sofern die Reiserichtlinien des Betriebs den Konsum von Alkohol während Geschäftsreisen für die Reisenden nicht erlauben.
Ablauf der Rückerstattung
Schließlich sollte in der Richtlinie auch eine Übersicht über die Regelungen zur Rückerstattung nicht fehlen. Also: Wo konkret können die Reisenden ihre Rechnungen einreichen? Müssen sie überhaupt Rechnungen einreichen, oder werden die Kosten pauschal abgerechnet? Gibt es eine HR-Software, wie bereits oben am Beispiel von Factorial vorgestellt, über die Mitarbeitende ihre Ausgaben ganz einfach notieren und Rechnungen ggf. hochladen können? Gibt es eine Frist, bis wann die Rechnungen vorliegen müssen?
Sonder- und Ausnahmeregelungen
Unter Umständen kann es sinnvoll sein, in der Richtlinie gesonderte Bedingungen für Führungskräfte festzulegen. Diese haben oft höhere Budgets und dürfen, gerade wenn sie häufig reisen, beispielsweise in der ersten Klasse fliegen oder höherwertige Unterkünfte buchen, um den Reisekomfort und die Effizienz bei Geschäftsreisen zu erhöhen.
Auch Regelungen zu Auslandsreisen können unter diesem Punkt festgelegt werden.
Sanktionen
Schließlich sollten Sie auflisten, was im Falle von Zuwiderhandlungen geschieht.
Digitale Tools: Welche Tools helfen, Fehler im Reisekostenabrechnungsprozess zu reduzieren?
Um Fehler wie manuelle Rechenfehler, vergessene Belege oder die Anwendung veralteter Pauschalsätze zu vermeiden, setzen Unternehmen heute auf spezialisierte HR-Software. Moderne Lösungen wie Factorial reduzieren den administrativen Aufwand erheblich und senken die Bearbeitungszeit pro Abrechnung von über 30 Minuten auf unter 5 Minuten.
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Automatisierte Prozesse: Mitarbeitende scannen Belege einfach per App mit KI-gestützter Texterkennung. Die Software füllt Felder automatisch aus und ordnet Kategorien sowie Buchhaltungskonten direkt zu.
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Echtzeit-Compliance & Intelligente Regeln: Das System prüft Ausgaben sofort gegen hinterlegte Richtlinien. Intelligente Regeln stoppen Vorgabenverstöße automatisch, bevor Geld verloren geht, während mehrstufige Genehmigungsabläufe für volle Kontrolle sorgen.
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Integrierte Spesenpauschalen: Factorial automatisiert die offiziellen Vorgaben des BMF. Die für 2026 gültigen Pauschbeträge (z. B. 14 € / 28 € im Inland) sowie Mahlzeitenkürzungen werden basierend auf den Reisedaten automatisch berechnet.
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Analytics und Reporting: Ein Echtzeit-Dashboard bietet Transparenz über alle Kostenmuster. Unternehmen können Budgets steuern, Warnmeldungen filtern und Daten direkt in ERP- oder Buchhaltungssysteme exportieren.
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Effiziente Erstattung: Die Auszahlung erfolgt beschleunigt über SEPA-Überweisungen oder durch die direkte Anbindung an die Lohnabrechnung.
Laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2025 setzen bereits 82 % der deutschen Großunternehmen auf solche vollintegrierten Plattformen, die Buchung, Genehmigung und Abrechnung nahtlos vereinen.
Neugierig geworden? Werfen Sie einen Blick auf unsere Reisekosten-Funktionen sowie weitere Features unserer All-in-one-Software.
Wie erstelle ich eine Reisekostenrichtlinie? + Reisekostenrichtlinie Muster
Wenn Sie die oben genannten Punkte alle ausgearbeitet haben, können Sie die Reisekostenrichtlinie erstellen. Folgende Punkte sollten Sie chronologisch behandeln:
Checkliste/Vorlage
- Geltungsbereich: Für welche Mitarbeitenden, für welche Abteilungen etc. gilt die Richtlinie?
- Beantragungsregelung
- Reiseplanung
- Leitfaden zur Nutzung von Verkehrsmitteln (Verkehrsmittel, Budget etc.)
- Ablauf und Zuständigkeit der Reisebuchung
- Ablauf der Reisekostenabrechnung sowie geltende Pauschbeträge
- Sonder- und Ausnahmeregelungen
Muster
Für ein konkretes Muster empfehlen wir Ihnen, einen Blick ins Internet zu werfen, wo eine Vielzahl an Vorlagen zur Einsicht bereitsteht, an denen Sie sich bei der Erstellung orientieren können.
Zum Beispiel eine Reisekostenrichtlinie von RTL oder eine Reisekostenrichtlinie der Akademie Union.
