Mitarbeitergespräch: Vorlage und Tipps

Wer seine Rolle als Führungskraft ausfüllen möchte, muss nicht nur mit gutem Vorbild vorangehen, sondern allen voran den eigenen Mitarbeitenden zuhören. Kommunikation ist am Arbeitsplatz essenziell – ganz egal ob innerhalb eines kleinen Teams, bei Start-ups, internationalen Konzernen oder traditionellen Familienbetrieben. Die gute Nachricht: Kommunikation ist ein Soft Skill, der sich erlernen und trainieren lässt – unsere Vorlage für ein Mitarbeitergespräch hilft Ihnen dabei.

Kurz erklärt

1. Ein Mitarbeitergespräch kann aus unterschiedlichen Gründen stattfinden: Für Feedback, angemessene Kritik, eine Reintegration nach längerer Krankheit oder schlicht, um die Ziele und Wünsche der Mitarbeitenden zu besprechen.
2. Das Personalgespräch soll die Ist-Situation verbessern. Erwartungshaltungen werden wechselseitig ausgetauscht, die persönliche ebenso wie fachliche Entwicklung von Mitarbeitenden steht im Fokus. Das motiviert, stärkt die Arbeitnehmendenbindung und reduziert damit Mitarbeiterfluktuation.
3. Unsere Vorlage zum Mitarbeitergespräch ist kostenlos und dient Ihnen als 360-Grad-Leitfaden, um Mitarbeitergespräche souverän und effektiv zu meistern – dann können selbige zu einem echten Zufriedenheits- und Produktivitätsmotor avancieren.

• Wie sieht ein gutes Mitarbeitergespräch aus?
• Vorlage Mitarbeitergespräch kostenlos: Der Factorial Leitfaden für erfolgsorientierte Personalgespräche

Wie sieht ein gutes Mitarbeitergespräch aus?

Bevor wir uns der detaillierten Mitarbeitergespräch-Vorlage widmen, möchten wir Ihnen einige grundlegende Tipps mit auf den Weg geben. Diese sind in jeder Phase des späteren Gesprächs, sowie davor und danach, im Hinterkopf zu behalten. Sie stellen die Weichen auf eine gute, ertragreiche und für beide Seiten zufriedenstellende Kommunikation.

Achten Sie bei einem Mitarbeitergespräch darauf:

• Bleiben Sie stets freundlich, objektiv und sachlich.
• Verwenden Sie positive Formulierungen, auch wenn Sie Kritik äußern.
• Formulieren Sie Ihre Erwartungshaltung klar und präzise.
• Sehen Sie von Pauschalisierungen ab, sprechen Sie in der Ich-Form und gehen Sie individuell auf die Mitarbeitenden ein.
• Hören Sie wirklich zu und akzeptieren Sie gegebenenfalls auch andere Ansichten oder nehmen Sie sich Zeit, diese zumindest zu beurteilen.
• Humor ist nicht verboten und kann helfen, das Eis zu brechen.

Das waren zunächst die Dos. Wie sieht es mit den Don’ts aus? Was gehört nicht in ein Mitarbeitergespräch?

• Private und intime Fragen sind natürlich ein Tabu.
• Spontane oder unvorbereitete Kritik schafft nur unnötige, unüberlegte Eskalation.
• Vergleiche mit anderen Mitarbeitenden, vor allem solche negativer Natur, gehören nicht in ein Personalgespräch.
• Versprechen, die Sie nicht hundertprozentig halten können, sollten gar nicht erst abgegeben werden.
• Unverhältnismäßiger Druck führt selten zu einem positiven Resultat.

Und nicht zuletzt: Sehen Sie von langen Monologen ab. Die fallen nicht nur später im Gesprächsprotokoll negativ auf, sie sind bei einem Mitarbeitergespräch auch fehl am Platz – denn dies sollte immer ein Dialog sein, kein Vortrag.

Vorlage Mitarbeitergespräch kostenlos: Der Factorial Leitfaden für erfolgsorientierte Personalgespräche

Laut dem aktuellen „2024 Workingplace Learning Report“ von LinkedIn sind sich HR-Profis in einer Sache einig: 91 % der Befragten gaben an, dass Soft Skills künftig immer wichtiger werden – allen voran soziale Kompetenz, Präsentations- und Problemlösungskompetenz sowie eine mitarbeiterorientierte Führung.

Unsere Mitarbeitergespräch-Vorlage begleitet Sie nicht nur durch das eigentliche Gespräch, sie kann genauso gut als ein Instrument zur Optimierung Ihrer eigenen Soft Skills begriffen werden. Vor allem frisch gebackenen Führungskräften empfehlen wir: Halten Sie sich bei Ihren ersten geführten Gesprächen an den nachfolgenden Leitfaden.

Drei große Etappen durchlaufen Sie dafür:

1. Die Vorbereitungsphase
2. Die Durchführungsphase
3. Die Reflektions- und Nachbereitungsphase

Das eigentliche Gespräch findet natürlich in der zweiten Etappe statt, die beiden anderen Phasen sind aber nicht minder wichtig.

1. Die Vorbereitung

Die Vorbereitungsphase können Sie für eine möglichst klare Planung des Gesprächs in drei Teilgebiete aufteilen – die organisatorische, inhaltliche und Eigenvorbereitung.

Am Anfang steht die Organisation:

• Legen Sie einen Termin mit ausreichend Vorlaufzeit, wenigstens ein bis zwei Wochen, fest.
• Wählen Sie den Ort aus und kümmern Sie sich gegebenenfalls darum, beispielsweise bei einem Meetingraum, dass dieser zum Gesprächszeitpunkt für Sie frei ist.
• Laden Sie den/die betroffene Mitarbeiter*in wahlweise schriftlich oder mündlich ein.
• Sofern ein Gesprächsprotokoll durch einen Dritten geführt wird, ist natürlich auch dieser einzuplanen.

Anschließend geht es an Gesprächsinhalt:

• Berücksichtigen Sie den Grund für das Gespräch – beispielsweise Konflikte, sehr gute oder schlechte Leistungen, Prozessveränderungen oder die Nichteinhaltung von Vorgaben.
• Formulieren Sie in Abhängigkeit zu dem Grund das designierte Ziel für dieses Gespräch: Was soll erreicht werden?
• Überlegen Sie sich, ob Sie bestimmte Materialien beim Gespräch einbringen möchten und bereiten Sie diese entsprechend vor.

Abschließend geht es an die Eigenvorbereitung:

• Werfen Sie zur Sicherheit noch einmal einen Blick in die digitale Personalakte bei Factorial des jeweiligen Mitarbeiter*in.
• Überlegen Sie sich, wie Ihr Gegenüber charakterlich tickt und wie er oder sie auf den vorgebrachten Gesprächsinhalt reagieren könnte.
• Reflektieren Sie selbst noch einmal: Ist der/die Mitarbeiter*in schnell reizbar und Sie selbst womöglich auch, kann eine emotionale Eigenvorbereitung darauf schon im Vorfeld viel „Zündstoff“ aus dem Gespräch nehmen.

Tipp: Mit Der Business Management Software Factorial können Sie Mitarbeitergespräche nicht nur effizient organisieren und mit KI zusammenfassen, sondern den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter*innen tracken, deren Zufriedenheit (anonym) abfragen und bis zur nächsten Performance Review von Analysen und Auswertungen profitieren. Geht es noch einfacher?

2. Das Gespräch und die Gesprächsstruktur

Der Tag ist gekommen, nun geht es an das eigentliche Gespräch. Werfen Sie noch einmal einen Blick in unsere vorherigen Abschnitte zu den Themen „Wie sieht ein gutes Mitarbeitergespräch aus?“ und „Was gehört nicht in ein Mitarbeitergespräch?“. Mit dem aufgefrischten Wissen in petto, kann es nun auch schon losgehen.

Zunächst der Gesprächsbeginn:

• Schaffen Sie direkt durch eine freundliche Begrüßung eine angenehme Gesprächsatmosphäre.
• Nach ein wenig Small Talk oder etwas positivem Feedback können Sie direkt das Ziel des Gesprächs benennen.

Anschließend folgt der Kern des Gesprächs:

• Starten Sie mit einem kleinen Rückblick und einer Einschätzung der Ist-Situation.
• Geben Sie selbst differenziertes Feedback, auch zu geäußerten Einschätzungen durch die Mitarbeitenden.
• Greifen Sie das bereits benannte Ziel neu auf und erarbeiten Sie Lösungen.
• Achten Sie konsequent darauf, dass Ihr Gegenüber genügend Zeit für seine eigene Einschätzung erhält – das Gespräch ist ein Dialog!
• Greifen Sie Perspektiven und die künftige Karriereentwicklung auf.

Zum Abschluss des Gesprächs sollten beide Seiten das Gefühl haben, alles Notwendige gesagt zu haben. Anschließend können Sie aus dem bisherigen Gespräch ableitend Vereinbarungen und anzugehende Maßnahmen ausarbeiten. Versehen Sie diese zugleich mit einer Roadmap inklusive Meilensteine und einem festen Zeitplan zur Umsetzung. Setzen Sie einen positiven Akzent am Ende des Gesprächs und verdeutlichen Sie noch einmal, wie die Umsetzung des Besprochenen für alle Beteiligten zu einer (noch) besseren Situation führt.

Wichtig: Sofern keine weitere Person das Protokoll führte, sollten Sie dieses nach Abschluss des Gesprächs direkt selbst erstellen – dann ist das Gesagte noch frisch.

3. Die Nachbereitung: Reflektion und Dokumentation

Nun sitzen Sie und Ihre Mitarbeitenden wieder an ihrem festen Arbeitsplatz. Zeit für etwas Reflektion: Überlegen Sie sich, ob das Gespräch so verlief, wie Sie es sich vorgestellt haben. Reflektieren Sie auch, ob Sie irgendwann während des Gesprächs womöglich Fehler machten oder Dinge nicht so klar ansprachen, wie Sie sich das selbst gewünscht hätten. Halten Sie sich diese Erkenntnisse gegebenenfalls fest, um es beim nächsten Gespräch noch besser zu machen – auch die kontinuierliche Eigenentwicklung zeichnet eine gute Führungskraft aus.

Abschließend bleibt über die nächsten Wochen und Monate nur noch die Kontrolle der festgelegten Maßnahmen – zugleich können Sie unsere Mitarbeitergespräch-Vorlage fast schon direkt wieder aufschlagen, denn das nächste Meeting ist sicherlich nicht weit entfernt.