Personalübersicht-Vorlage: Kostenlos zum Download

Die Personalübersicht ist eine wichtige Sammlung von Mitarbeiterdaten im HR-Management. Doch was genau gehört in dieses Dokument  und wozu dient es? Wie ist dieses Dokument aufgebaut. Das alles erklären wir Ihnen im folgenden Artikel und stellen Ihnen gleich eine anpassbare Personalübersicht-Vorlage für Ihre individuellen Anforderungen bereit.

Das Wichtigste in Kürze

1. Die Personalübersicht-Vorlage enthält alle wichtigen Mitarbeiterinformationen und kann darüber hinaus um betriebliche Anforderungen spezifisch erweitert werden – etwa um Leistungen, Abwesenheiten oder Dienstpläne.
2. Die Personalübersicht lässt sich in Excel erstellen, kann aber auch vollständig durch digitale HR-Lösungen übernommen und direkt mit anderen Funktionen wie Analyse, Reporting oder Personalplanung verknüpft werden.
3. Zu den grundlegenden Informationen einer Personalübersicht gehören unter anderem Daten wie Personalnummer, Kontaktdaten, Position im Unternehmen sowie der Name der Mitarbeitenden.

• Personalübersicht-Vorlage: Was ist eine Personalübersicht?
• Wozu wird eine Personalübersicht verwendet?
• Was gehört in eine Personalübersicht (z. B. in Excel)?
• Personalübersicht Vorlage zum Download?
• Tipps für die Personalübersicht-Vorlage

Personalübersicht-Vorlage: Was ist eine Personalübersicht?

Bei der Personalübersicht handelt es sich mitunter um eines der wichtigsten Dokumente der Personalabteilung.
In diesem Dokument, das meist im Excel-Format geführt wird, sind alle relevanten Informationen über die aktuell im Unternehmen Beschäftigten enthalten. Je nach Branche, Unternehmen oder Abteilung kann die Personalübersicht unterschiedliche Inhalte aufweisen.

Andere Bezeichnungen hierfür sind auch Mitarbeiterliste oder Stammdatenblatt der Beschäftigten.

Wozu wird eine Personalübersicht verwendet?

Bevor wir uns die Personalübersicht-Vorlage genauer anschauen, werfen wir einen Blick auf ihren Zweck. Die Personalübersicht erfüllt verschiedene Funktionen in der Personalabteilung. Zu den wichtigsten Zwecken zählen:

1. Übersicht und Personalverwaltung

Die Personalübersicht bietet einen schnellen und strukturierten Überblick darüber, welche Mitarbeitenden aktuell im Unternehmen beschäftigt sind.
Sie dient als Grundlage für zahlreiche administrative Tätigkeiten, wie beispielsweise:

• Vertragsmanagement
• Erstellung von Bescheinigungen
• Pflege von Personalstammdaten (z. B. Adresse, Bankverbindung, Arbeitszeitmodell, Arbeitszeiten)

2. Personalplanung

Für einen reibungslosen Betriebsablauf ist eine vorausschauende und bedarfsgerechte Personalplanung essenziell.
Auf Basis der Personalübersicht lassen sich unter anderem folgende Fragen beantworten:

• Sind genügend Mitarbeitende mit den richtigen Qualifikationen vorhanden?
• Gibt es Engpässe in bestimmten Abteilungen oder Funktionen?
• Welche Mitarbeitenden gehen bald in Ruhestand oder verlassen das Unternehmen?
• Wo besteht Bedarf für Neueinstellungen, Schulungen oder Versetzungen?

Die Übersicht unterstützt dabei, die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen; um also den optimalen Dienstplan zu erstellen.

Tipp Personalplaner plus Arbeitszeiterfassung: Statt einer Excel-Vorlage nutzen immer mehr Unternehmen digitale Lösungen wie Factorial für die Personalplanung.
Diese haben den Vorteil, dass verschiedene Funktionen innerhalb der HR-Abteilung miteinander kombiniert und integriert werden können.

So lässt sich bei Factorial beispielsweise die digitale Personalakte mit der Arbeitszeiterfassung verknüpfen.
Das bietet nicht nur eine bessere Übersicht über Krankmeldungen und Urlaubsstände, sondern schafft auch automatisch eine solide Grundlage für die Personal- oder auch Urlaubsplanung.

3. Controlling und Reporting

Die Personalübersicht liefert wichtige Daten für interne Auswertungen und strategische Entscheidungen im Personalwesen.
Beispiele hierfür sind:

• Analyse der Altersstruktur
• Überblick über Fluktuation und Krankenstand
• Verhältnis von Teilzeit- zu Vollzeitkräften
• Betriebszugehörigkeiten und Gehaltsentwicklungen

Diese Informationen bilden die Grundlage für kurz-, mittel- und langfristige Personalstrategien. Sie helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und gezielt auf Herausforderungen wie demografischen Wandel oder Fachkräftemangel zu reagieren.

4. Kommunikation

Das Mitarbeiterstammdatenblatt dient neben der Mitarbeiterverwaltung auch der reibungslosen Kommunikation.
Darin sind Kontaktdaten hinterlegt, aber auch Informationen wie Vertretungsregelungen, Abteilungszugehörigkeit und Ansprechpersonen.

Hinweis:

Viele dieser Aufgaben lassen sich heute durch den Einsatz moderner HR-Software automatisieren.
Mit digitalen Lösungen wie Factorial können Personalübersichten zentral gepflegt, Berichte automatisch generiert und administrative Prozesse effizient abgewickelt werden. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

Das bestätigt auch eine aktuelle Asconso-Studie. Hier gaben 73 Prozent der befragten HR-Verantwortlichen an, dass die bereits digitale Digitalisierung von HR-Prozessen eine mittlere bis sehr hohe Zeitersparnis bringt.

Was gehört in eine Personalübersicht (z. B. in Excel)?

Personalübersicht-Vorlage: Je nach Zweck kann eine Personalübersicht unterschiedliche Inhalte aufweisen. Mindestens sollten jedoch folgende Daten im Personalmanagement enthalten sein:

• Personalnummer
• Name der Mitarbeitenden
• Position / Abteilung / Team
• Kontaktdaten

Darüber hinaus können in Excel oder auch in digitalen Lösungen wie Factorial ganz einfach weitere Spalten hinzugefügt und damit zusätzliche, für das Unternehmen relevante Mitarbeiterdaten erfasst werden, z. B.:

• Weitere Stammdaten wie Adresse, Geburtsdatum, Bankverbindung
• Eintrittsdatum (z. B. zur Berechnung der Betriebszugehörigkeit)
• Qualifikationen
• Weiterbildungen und Schulungen
• Gehaltsstufe
• Historie im Unternehmen (z. B. vorherige Positionen oder Abteilungen oder auch Erfolge bzw. Herausforderungen (nützlich für bei einer Mitarbeiterbeurteilung)

Die Spalten einer Personalübersicht lassen sich – insbesondere in Excel – individuell anpassen und beliebig erweitern, je nach Bedarf des Unternehmens oder der jeweiligen Abteilung.

Beispiel Mitarbeiter X: Mitarbeiter Stammdaten

Personalübersicht Vorlage zum Download

Je nach betrieblichen Anforderungen stellen wir Ihnen von Factorial zwei verschiedene Muster für eine Personalübersicht zur Verfügung, die jeweils einen leicht unterschiedlichen Fokus haben – so können Sie wählen, was besser für Sie passt.

Mit unserer Vorlage eines Stelleneinsatzplans haben Sie eine ideale Übersicht darüber, welche Positionen von wem besetzt sind. Die Vorlage liegt in Tabellenform vor und Sie können ganz individuell weitere Spalten hinzufügen oder nicht benötigte Spalten löschen.

Der Stelleneinsatzplan ist als Excel-Liste angeordnet.

Tipp: Mit Factorial können Sie das Ganze auch noch übersichtlicher und optisch ansprechender gestalten. Mithilfe des Organigramms sind alle Positionen und Mitarbeitenden auf einen Blick sichtbar.

Wenn Sie im Personalmanagement den Fokus vor allem auf die konkrete Personalplanung legen möchten – möglicherweise in Kombination mit einem Urlaubsplaner – bieten wir Ihnen auch eine Vorlage zur konkreten Einsatzplanung an.
Damit können Sie nachvollziehen und zuordnen, wer wann und wo genau arbeitet, und sehen gleichzeitig wichtige Informationen zu den Mitarbeitenden, wie Personalnummer, Kontaktdaten für die Kommunikation und gegebenenfalls Qualifikationen.

Tipps für die Personalübersicht-Vorlage

Bei der Erstellung und dem Umgang mit der Personalübersicht-Vorlage sollten Sie unbedingt die Datenschutzrichtlinien beachten. Es handelt sich hierbei um sensible Informationen der Mitarbeitenden.
Beachten Sie beispielsweise, dass alle Dokumente, Zugriffe sowie Aspekte des Löschens DSGVO-konform sind.

Tipp: Auch das ist bei der digitalen Software-Lösung von Factorial automatisch enthalten. Dort sind Sie sicher, dass alle Mitarbeiterdaten DSGVO-geschützt sind.

Auch die Zugriffsrechte sollten so geregelt sein, dass eine Weitergabe und ein Missbrauch durch Dritte verhindert werden.

Achten Sie zudem darauf, regelmäßig ein Backup der Personalübersicht-Vorlage bzw. -Liste zu erstellen. Wenn diese Daten einmal verloren gehen, kann das schwerwiegende Beeinträchtigungen im Betriebsablauf verursachen.

Die Übersicht hat, wie der Name schon sagt, den Zweck, übersichtlich zu sein. Je mehr Daten Sie eingeben, desto mehr leidet die Übersichtlichkeit. Achten Sie daher darauf, dass die Liste nicht ausufert.

Mitarbeitende sollten außerdem im Umgang mit Excel geübt sein – entweder, weil Sie Personen einstellen, die dieses Wissen bereits besitzen, oder indem Sie Schulungen anbieten. Da Excel viel mit Formeln arbeitet, ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden die verschiedenen Formeln und Funktionen kennen, um einen einfachen Umgang mit der Vorlage zu gewährleisten.