In vielen Unternehmen wird mittlerweile die Kaizen-Methode angewandt. Ihr Vorteil liegt in der schrittweisen Umsetzung von Veränderungen, die sich deutlich leichter in den Arbeitsalltag integrieren lassen als einmalige große Veränderungen. Welche Prinzipien diese aus Japan stammende Methode genau ausmachen und wie sie funktioniert, erklären wir im folgenden Artikel.
Das Wichtigste im Überblick:
- Kaizen ist eine Philosophie, bei der Prozesse und Abläufe in Unternehmen durch kontinuierliche Verbesserungen statt durch radikale Veränderungen optimiert werden.
- Beim Kaizen geht es darum, Prozesse zu optimieren, Qualität zu steigern und Verschwendung zu reduzieren.
- Kaizen ist besonders vorteilhaft, weil Veränderungen in kleinen, schrittweisen Etappen umgesetzt werden. Dies ist sinnvoll, wenn man Studienergebnisse bedenkt: Laut dem Change Management Kompass 2025 erreichen sieben von zehn Unternehmen ihre Transformationsziele nicht.
Ziele und Definition: Was ist das Kaizen-Prinzip?
Kaizen ist ein Prinzip, das nach dem Zweiten Weltkrieg bei Toyota in Japan entwickelt wurde. Es entstand parallel zum Lean Management, einem Ansatz zur Steigerung der Effizienz und zur Vermeidung von Verschwendung in Prozessen.
Beim Kaizen geht es darum, Prozesse kontinuierlich zu verbessern, indem kleine, aber stetige Veränderungen eingeführt werden. Statt radikaler Veränderungen geht es vor allem um fortlaufende Optimierungen.
Ziel der Methode ist neben der kontinuierlichen Verbesserung und der Qualitätssteigerung auch die Erhöhung der Produktivität, die Reduktion von Verschwendung sowie die aktive Einbeziehung der Mitarbeitenden in den Verbesserungsprozess.
Außerhalb Japans wurde das Konzept Kaizen vor allem durch den Managementberater Masaaki Imai bekannt, der das Buch „Kaizen: Der Schlüssel zum Erfolg der Japaner“ veröffentlichte.
Kaizen: Bedeutung
Kaizen ist ein japanisches Wort und setzt sich zusammen aus „Kai“ (Veränderung) und „Zen“ (zum Besseren). Es bedeutet also eine Veränderung hin zum Besseren. Kaizen ist nicht nur eine Methode, sondern beschreibt auch eine Grundhaltung, die sich auf allen Unternehmensebenen widerspiegelt: Alle Mitarbeitenden sollen kontinuierlich nach Verbesserungsmöglichkeiten suchen und Verantwortung für ihre Aufgaben übernehmen. Deshalb spricht man neben der Methode oft auch von der Kaizen-Philosophie, weil es um eine langfristige Einstellung und Unternehmenskultur geht, nicht nur um einzelne Maßnahmen.
Was sind die 5 Grundlagen des Kaizen-Prinzips?
Grundlage der Kaizen-Methode sind fünf Prinzipien, die auf allen Ebenen und von allen Mitarbeitenden kontinuierlich im Unternehmen angewendet werden sollen. Die fünf Grundprinzipien von Kaizen sind:
Kundenzufriedenheit
Nur wenn die Kund*innen zufrieden sind, kann ein Unternehmen erfolgreich sein. Kundenorientierung gehört daher zu den fünf zentralen Grundlagen. Mitarbeitende sollen sich an den Bedürfnissen der internen und externen Kund*innen ausrichten und ihr Handeln danach gestalten.
Qualitätsorientierung
Die Qualität sollte immer höchste Priorität haben. Um dieses Ziel bei Kaizen zu erreichen, wird die Qualität kontinuierlich überwacht, beispielsweise anhand von Qualitätsindikatoren.
Prozessorientierung
Bei Kaizen steht nicht das ergebnisorientierte Management im Vordergrund, sondern die Prozesse, die zum Ergebnis führen. Prozesse werden dokumentiert und überwacht, um sie stetig zu verbessern. Dies gilt sowohl für Kernprozesse, die das Kerngeschäft betreffen, als auch für unterstützende Prozesse, wie beispielsweise im HR-Bereich.
Kritikorientierung
Von allen im Unternehmen ist konstruktive Kritik und das Vorschlagen von Verbesserungen stets erwünscht. Ein bekanntes Werkzeug hierfür ist der PDCA-Zyklus (Plan–Do–Check–Act / Planung, Tätigkeit, Kontrolle und Optimierung), der die kontinuierliche Verbesserung unterstützt.
Standardisierung
Hat sich eine Verbesserung im Rahmen der Kaizen-Methode als effektiv und praxistauglich erwiesen, wird sie standardisiert und dauerhaft in den Betriebsablauf integriert. Standardisierung bedeutet hier, dass bewährte Arbeitsweisen festgeschrieben und für alle nachvollziehbar gemacht werden, damit die Verbesserungen langfristig erhalten bleiben. Um diese Standards zu sichern, wird häufig der SDCA-Zyklus (SDCA: Standardize–Do–Check–Act) angewendet.
Methoden der Kaizen-Philosophie: PDCA-Zyklus, SDCA-Zyklus und 5S
Damit Kaizen richtig und erfolgreich im Unternehmen angewendet werden kann, werden verschiedene Methoden eingesetzt. Dazu gehören insbesondere der PDCA-Zyklus, der SDCA-Zyklus und das 5S-Prinzip.
PDCA-Zyklus
Der PDCA-Zyklus ist ein Werkzeug zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen. Er besteht aus vier aufeinanderfolgenden Phasen, die iterativ, also immer wiederkehrend, durchlaufen werden:
- Plan (Planen):
In dieser Phase werden der Ist-Zustand analysiert, der Soll-Zustand definiert sowie Maßnahmen und geeignete Messgrößen zur Verbesserung festgelegt. - Do (Umsetzen):
Die in der Planungsphase entwickelten Maßnahmen werden umgesetzt. - Check (Überprüfen):
Es wird überprüft, ob die umgesetzten Maßnahmen den gewünschten Erfolg gebracht haben. Die Ergebnisse werden mit den festgelegten Zielen verglichen. - Act (Handeln):
Auf Grundlage der Überprüfung werden Schlussfolgerungen gezogen. Erfolgreiche Maßnahmen können standardisiert werden – dadurch entsteht der Übergang zum SDCA-Zyklus. Wenn die Ziele noch nicht erreicht wurden, beginnt ein neuer PDCA-Zyklus mit angepassten Maßnahmen.
Gerade beim PDCA-Zyklus kann eine HR-Software wie von Factorial unterstützen, indem sie Kennzahlen (KPIs) wie Arbeitszeiten, Abwesenheitsquoten, Time-to-Hire, eNPS oder auch die Fluktuationsrate im Unternehmen automatisch erfasst und visualisiert. Dadurch wird eine datenbasierte Überprüfung der Verbesserungsmaßnahmen in der Plan- und Check-Phase ermöglicht sowie die systematische Standardisierung erfolgreicher Prozesse in der Act-Phase unterstützt.
Ist 5S Kaizen?
Die 5S-Methodik ist ein zentraler Bestandteil der Kaizen-Philosophie. Sie schafft die Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen, indem sie Ordnung, Sauberkeit und Struktur am Arbeitsplatz fördert. Das Ziel besteht darin, Arbeitsplätze so zu gestalten, dass jeder Mitarbeitende effizient, sicher und fehlerfrei arbeiten kann.
5S steht für:
- Seiri (Sortieren):
Unnötige Gegenstände, Materialien oder Werkzeuge, die für die tägliche Arbeit nicht gebraucht werden, werden entfernt. - Seiton (Systematisieren):
Alle benötigten Dinge erhalten einen festen Platz, sodass sie leicht auffindbar und schnell erreichbar sind. - Seiso (Sauberkeit):
Der Arbeitsplatz wird regelmäßig gereinigt und in Ordnung gehalten. - Seiketsu (Standardisieren):
Es werden klare Standards für Ordnung und Sauberkeit festgelegt, damit die zuvor erreichten Verbesserungen dauerhaft bestehen bleiben. - Shitsuke (Selbstdisziplin):
Selbstdisziplin bedeutet, die festgelegten Standards konsequent einzuhalten und zur Gewohnheit werden zu lassen. Nur so kann der 5S-Prozess langfristig erfolgreich sein.
Voraussetzungen, Vorteile und Herausforderungen der Kaizen-Methode
Damit die Kaizen-Methode effektiv ist, muss sie mitarbeiterorientiert umgesetzt werden. Mitarbeitende sollen sich bestärkt fühlen, eigene Ideen einzubringen und auch konstruktive Kritik zu äußern. In stark autoritären oder hierarchisch geprägten Unternehmen funktioniert Kaizen daher meist weniger gut.
Hilfreich sind hier regelmäßiges Feedback – etwa durch 360°-Feedback (Tipp: Auch hierbei kann eine HR-Software wie Factorial unterstützen) – sowie eine vertrauensvolle und offene Kommunikationskultur, die fest in der Unternehmenskultur verankert ist.
Vorteile:
Ganz klar: Die oben genannten Ziele und Vorteile – wie kontinuierliche Verbesserung, höhere Qualität und Effizienz – zeigen, dass Kaizen Unternehmen langfristig stärkt. Darüber hinaus führt Kaizen dazu, dass Mitarbeitende offener für Change-Prozesse werden. Da Veränderungen im Rahmen von Kaizen in kleinen, schrittweisen Etappen erfolgen, wirken sie weniger bedrohlich. So hilft Kaizen, Unsicherheiten abzubauen und eine positive Einstellung gegenüber Veränderungen zu fördern.
Kaizen eignet sich besonders gut, weil die Veränderungen in kleinen Schritten erfolgen. Große, einmalige Transformationen scheitern in der Praxis häufig: Laut dem Change Management Kompass 2025 von Porsche Consulting erreichen sieben von zehn Unternehmen im deutschsprachigen Raum ihre Transformationsziele nicht. Kaizen bietet hier einen kontinuierlichen, risikoarmen Weg zum Wandel.
Herausforderungen:
In stark hierarchisch oder funktional getrennten Unternehmen müssen oft zunächst umfassende Veränderungen in der Organisation durchgeführt werden, bevor die Kaizen-Methode effektiv umgesetzt werden kann. Dies kann zeitaufwendig und kostenintensiv sein.
Außerdem hängt der Erfolg von Kaizen hängt stark von der Motivation, Beteiligung und Selbstdisziplin der Mitarbeitenden ab. Ohne Engagement auf allen Ebenen können Verbesserungsprozesse nur begrenzt Wirkung entfalten.
Auch die Tatsache, dass Kaizen auf kontinuierliche, schrittweise Verbesserungen ausgelegt ist, kann für einige Mitarbeitende demotivierend wirken.
